Das vergangene Jahr hat die Anforderungen an Board Manager spürbar verändert. KI, Regulierung und hybride Arbeitsmodelle haben das Aufgabenprofil umgeformt. Was früher vor allem Logistik war, ist heute Governance-Arbeit.
DiliTrust hat Board Manager aus verschiedenen Branchen befragt, um zu verstehen, wo die größten Herausforderungen liegen und wie sie damit umgehen. Fünf Themen stehen dabei klar im Vordergrund, und sie sind 2026 noch drängender als zuvor.
Key Takeaways
Was ist ein Board Manager?
Ein Board Manager, auf Englisch auch „General Secretary“ genannt, organisiert die Sitzungen der Führungs- und Kontrollgremien eines Unternehmens. Dazu gehören Agendaerstellung, Dokumentenmanagement, Protokollführung und die Koordination zwischen Vorstandsmitgliedern.
Mit steigenden regulatorischen Anforderungen und der Digitalisierung der Boardarbeit ist dieses Profil deutlich breiter geworden. Board Manager übernehmen heute zunehmend Aufgaben in den Bereichen Datenschutz, Compliance-Dokumentation und digitale Toolauswahl.
1. KI-Tools sinnvoll einsetzen
KI-gestützte Board Management Software automatisiert heute Dokumentenzusammenfassungen, Protokollerstellung und die mehrsprachige Übersetzung von Sitzungsunterlagen. Das Potenzial ist real. Die Herausforderung liegt weniger in der Technologie als in der Auswahl und dem verantwortungsvollen Einsatz.
Laut einer Umfrage der National Association of Corporate Directors (NACD) bezeichnen 47 % der Vorstandsmitglieder die Wahl der richtigen KI-Tools als aktuelle Herausforderung. Der Conference Board stellt in seinem Governance Report 2026 eine kritische Lücke zwischen dem Reden über KI-Governance und der tatsächlichen Umsetzung fest.
Board Manager stehen dabei vor drei konkreten Aufgaben:
Private KI für Boards unterscheidet sich von öffentlichen Modellen durch einen zentralen Punkt: Daten verlassen die Plattform nicht. Für Boardkommunikation ist das eine Grundvoraussetzung.
2. IT- und Cybersicherheitsrisiken managen
Mehr digitale Tools bedeuten mehr Angriffsfläche. Sensible Entscheidungen, vertrauliche Dokumente, Abstimmungsergebnisse: Alles, was früher im Papierordner archiviert wurde, ist heute digital zugänglich.
Die TÜV-Cybersecurity-Studie 2025 stellt fest, dass sich die internationale Sicherheitslage seit 2023 dramatisch verschärft hat. Für Board Manager ist das eine direkte Anforderung: Sie tragen Verantwortung für die sichere Aufbewahrung von Vorstandsunterlagen, und diese Verantwortung wächst.
Gleichzeitig müssen sie mehrere regulatorische Anforderungen im Blick behalten:
| REGULIERUNG | RELEVANZ FÜR BOARD MANAGER |
|---|---|
| DSGVO | Schutz personenbezogener Daten in Vorstandsdokumenten und Kommunikation |
| DORA | Anforderungen an die digitale Betriebsresilienz, besonders im Finanzsektor |
| NIS2-Richtlinie | Cybersicherheitspflichten für Unternehmen in kritischen Sektoren |
| EU AI Act | Klassifizierung und Oversight von KI-Tools im Governance-Kontext |
Ein oft übersehenes Kriterium bei der Toolauswahl: Datensouveränität. Plattformen, die auf US-Servern betrieben werden, unterliegen dem US CLOUD Act. Das gibt US-Behörden potenziellen Zugriff auf gespeicherte Daten, auch wenn diese in Europa erzeugt wurden. Für Unternehmen mit vertraulichen Governance-Daten ist das ein ernstes Risiko.
3. Den regulatorischen Wandel bewältigen
Die Regulierungsdichte hat in den letzten Jahren erheblich zugenommen. Für Board Manager bedeutet das: mehr Vorbereitung, mehr Dokumentationspflichten und mehr Koordination zwischen Gremien und Fachabteilungen.
Drei Entwicklungen sind besonders relevant:
CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive)
Die verpflichtende Nachhaltigkeitsberichterstattung gilt für immer mehr Unternehmen. Board Manager koordinieren die Einbindung des Vorstands in ESG-Berichtsprozesse und stellen sicher, dass Nachhaltigkeitsthemen regelmäßig auf der Boardagenda erscheinen und lückenlos dokumentiert werden.
EU AI Act
Seit August 2024 in Kraft. KI-gestützte Tools im Governance-Kontext müssen nach Risikograd bewertet und dokumentiert werden. Board Manager, die KI in Vorstandsprozessen einsetzen, müssen wissen, welche Anforderungen für ihre spezifischen Anwendungsfälle gelten.
NIS2-Richtlinie
Unternehmen in kritischen Sektoren müssen Cybersicherheitsmaßnahmen umsetzen und Sicherheitsvorfälle melden. Das betrifft auch die Verwaltung vertraulicher Vorstandsdokumente und die Wahl der eingesetzten Plattformen.
Boards, die diese Anforderungen nicht aktiv begleiten, riskieren Compliance-Lücken, die unmittelbar auf Vorstandsebene sichtbar werden.
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4. Zusammenarbeit und Kommunikation verbessern
Internationale Boards arbeiten selten alle am gleichen Ort. Hybride Sitzungen, verteilte Mitglieder, verschiedene Zeitzonen: Zusammenarbeit erfordert die richtigen Infrastrukturen.
Board Manager stehen dabei vor drei konkreten Problemen:
Laut einer Erhebung von OnBoard (2025) verteilen 57 % der Boards Sitzungsunterlagen noch per E-Mail oder PDF. Das erzeugt Versionschaos, kostet Zeit und ist aus Datenschutzsicht problematisch. Ein zentrales Board Portal liefert eine einzige, kontrollierte Quelle für alle Dokumente.
5. Datenbasierte Entscheidungen treffen
Daten sind in der Boardarbeit kein Selbstzweck. Der Wert liegt im Überblick: Welche Themen ziehen sich durch mehrere Sitzungen? Wo sind Beschlüsse offen geblieben? Wer hat welche Dokumente gelesen?
Board Manager, die mit einer Plattform arbeiten, die Statistiken zu Dokumentenzugriffen, Sitzungsaktivitäten und Abstimmungsverhalten automatisch erfasst, können Vorstände schneller und präziser informieren. Das spart manuelle Aufbereitung und verbessert die Qualität der Entscheidungsgrundlagen.
Der Zusammenhang zu KI ist dabei direkt: Wer strukturierte Boarddaten hat, kann KI-Analysen nutzen. Wer mit E-Mail-Anhängen und Papierordnern arbeitet, kann das nicht.
6. Neue Technologien einführen
Die Einführung einer Board-Management-Lösung scheitert seltener an der Technologie als an der Akzeptanz. Vorstandsmitglieder haben unterschiedliche technische Vorkenntnisse. Ein intuitives Tool setzt sich durch; ein kompliziertes bleibt ungenutzt.
Worauf es bei der Toolauswahl ankommt:
Der Markt für Board Management Software wächst: Er überstieg 2025 die Marke von 2,9 Mrd. USD und soll laut Research Nester bis 2035 auf über 7 Mrd. USD anwachsen (CAGR: 9,3 %). Das spiegelt eine klare Entwicklung wider: Vorstände wechseln von manuellen Prozessen auf spezialisierte, sichere Plattformen.
Das DiliTrust Board Portal ist Teil der DiliTrust Governance Suite und deckt alle sechs Herausforderungsfelder ab. Ask Lini, der integrierte KI-Assistent, erstellt Protokolle formatgetreu, transkribiert Sitzungsaudio und beantwortet Fragen zu Boardunterlagen direkt in der Plattform. Die Lösung wird auf ISO 27001-zertifizierten EU-Servern betrieben, ist DSGVO-konform und unterliegt nicht dem US CLOUD Act.
Seit Juni 2026 lässt sich die KI-gestützte Protokollerstellung pro Sitzungstyp konfigurieren: Verbatim-Protokolle für die Geschäftsführungsrunde, Stichpunktfassungen für den Prüfungsausschuss, kontextuelle Zusammenfassungen für die Hauptversammlung.
Abschließende Überlegungen
Mit Blick auf das Jahr 2025 wird sich die Rolle der Boardmanager als wichtige Impulsgeber für Governance, Sicherheit und Zusammenarbeit weiter entwickeln. Das Zusammenspiel von KI-Fortschritten, Cybersicherheitsanforderungen und regulatorischen Erwartungen wird die Zukunft bestimmen. Trotz der Herausforderungen für Boardmanager werden sie für eine effektive Unternehmensführung weiterhin unverzichtbar sein.
Häufig gestellte Fragen
Ein Board Manager organisiert Sitzungen der Führungs- und Kontrollgremien: Agendaerstellung, Dokumentenmanagement, Protokollführung und Koordination zwischen Vorstandsmitgliedern. Zunehmend kommen Aufgaben in Datenschutz, Compliance-Dokumentation und digitale Toolauswahl hinzu.
Board Manager setzen auf spezialisierte Board Portale für die sichere Vorbereitung, Durchführung und Nachverfolgung von Vorstandssitzungen. Das DiliTrust Board Portal ist eine europäische Lösung mit integrierten KI-Funktionen (Ask Lini), die auf ISO 27001-zertifizierten EU-Servern betrieben wird und DSGVO-konform ist.
KI-Assistenten können Boardunterlagen automatisch zusammenfassen, Protokolle generieren, Sitzungsaudio transkribieren und Dokumente mehrsprachig übersetzen. Das reduziert manuellen Aufwand und verbessert die Dokumentationsqualität.
