Das vergangene Jahr hat Herausforderungen für Board Manager mit sich gebracht. Die Rolle und der Aufgabenbereich der Boardmanager haben sich angesichts von Herausforderungen wie der zunehmenden Integration und der sich verändernden Regulierungslandschaft erweitert. DiliTrust-Mitglieder haben sich mit Boardmanager und Boardmanagerinnen zusammengesetzt, um über ihre größten Herausforderungen für Boardmanager zu sprechen und darüber, wie sie diese bewältigen können.
1. Die Einführung von KI-Tools
Wir können nicht über die Herausforderungen für Boardmanager sprechen, ohne den weit verbreiteten Einsatz von KI zu erwähnen. Die größte Herausforderung für jeden, der im juristischen Bereich tätig ist, sind die Kenntnis und Beherrschung der KI. KI-gestützte Tools bieten Boardmanagern viele Vorteile, wie z. B. die Rationalisierung von Prozessen und die Automatisierung von Dokumentenzusammenfassungen, aber wenn ein Boardmanager nicht weiß, wie man das Tool richtig einsetzt, werden Herausforderungen für Boardmanager auftreten.
Mit den richtigen Werkzeugen werden Boardmanager die Vorteile verbesserter Automatisierungsfunktionen nutzen, um Routineaufgaben zu rationalisieren. Dies führt zu einer schnelleren Erstellung von Dokumenten dank extraktiver und generativer KI, einer besseren und einfacheren Organisation von Vorstandssitzungen und einer verbesserten Zusammenarbeit mit relevanten Parteien.
KI geht Hand in Hand mit einer verstärkten Konzentration auf IT-Sicherheit und Datenschutz. Als das Bewusstsein für Cybersecurity-Bedrohungen wuchs, verließen sich die Vorstände zunehmend auf die Boardmanager, um strenge Protokolle zum Schutz sensibler Informationen einzuführen.
2. Umgang mit IT- und Cybersicherheitsrisiken
Die Herausforderung der Einführung von KI bringt auch erhöhte Cybersicherheitsrisiken mit sich. In der EU wird nicht nur die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) weiterhin eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung dieser Initiativen spielen, sondern bestimmte Sektoren müssen nun auch die Anforderungen von DORA erfüllen, einer neuen Schlüsselkomponente zur Sicherung der betrieblichen digitalen Widerstandsfähigkeit. DORA, das auf den Finanzsektor abzielt, bezieht IKT-Anbieter als Teil der Verordnung ein. Boardmanager, die bereits jetzt für die sichere Aufbewahrung von Vorstandsunterlagen zuständig sind, werden im Rahmen dieser Vorschriften zusätzliche Aufgaben übernehmen müssen.
Auch die internationale geopolitische Landschaft stellte Hindernisse dar, insbesondere für internationale Unternehmen. Eine wirksame grenzüberschreitende Kommunikation wurde immer wichtiger, da die Unternehmen sich in unterschiedlichen rechtlichen und kulturellen Umgebungen bewegen. Um darauf vorbereitet zu sein, müssen Boardmanager wissen, welche Tools ihnen dabei helfen können, die Kommunikation mit sicherer Technologie zu optimieren. Wenn ein Tool beispielsweise KI-Funktionen bietet, ist es besser, wenn die KI der Software privat und nicht öffentlich ist.
3. Die Zusammenarbeit und Kommunikation zu verbessern
Das rasche Tempo des regulatorischen Wandels in Europa führt zu großen Herausforderungen für Boardmanager, insbesondere wenn es darum geht, effektiv und rechtzeitig zusammenzuarbeiten, vor allem im internationalen Kontext. Sekretäre sind es gewohnt, für die Harmonisierung der Vorschriften unter den Direktoren zu sorgen, da sie für die Vorstandssitzungen zuständig sind. Ihre Verantwortung wird in dieser Hinsicht noch anspruchsvoller sein. Infolgedessen werden die Herausforderungen an die Kommunikation wachsen und die Nachfrage nach Online-Verwaltungsratssitzungen zunehmen. Um mit diesen veränderten Anforderungen Schritt zu halten und eine effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten, muss sichergestellt werden, dass die Mitglieder des Verwaltungsrats auch dann zusammenkommen können, wenn sie sich an verschiedenen Orten befinden.
Boardmanager müssen sicherstellen, dass virtuelle Vorstandssitzungen sicher, effizient und zugänglich sind. Tools, die eine starke Verschlüsselung und intuitive Schnittstellen bieten, werden für eine effektive Zusammenarbeit unerlässlich sein.
4. Mit Daten arbeiten und datengestützte Entscheidungen treffen
Das exponentielle Wachstum der Daten stellt für Sekretärinnen im Allgemeinen sowohl eine Chance als auch eine Herausforderung dar. Die größte Herausforderung besteht darin, mit einer gleichbleibenden Menge an Informationen umzugehen und nur die wesentlichen Daten herauszufiltern, die benötigt werden. Daher kann die Visualisierung von Daten und die effektive Präsentation von Informationen eine Herausforderung darstellen. Die Boardmanager müssen über die besten Instrumente verfügen und in der Lage sein, die Informationen zu lesen. An diesem Punkt gibt es für diejenigen, die mit Daten nicht vertraut sind, sicherlich eine Menge zu lernen. Doch die Vorteile sind es wert, denn sie werden allen helfen, effektiver zu arbeiten.
Die Gewinnung verwertbarer Informationen aus großen Datenbeständen wird den Vorständen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Dies unterstreicht, wie wichtig es ist, in Technologien zu investieren, die die Datenverwaltung vereinfachen und die Bereitstellung wichtiger Informationen gewährleisten.
5. Integration von innovativen Technologien
Bei der Einführung innovativer Technologien stehen Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit an erster Stelle. Die Vorstandsmitglieder verfügen oft über unterschiedliche technische Kenntnisse. Daher sollten Lösungen mit minimalen Einführungsanforderungen bevorzugt werden. Standardintegrationen mit wichtigen Tools, wie z. B. Anbietern von elektronischen Unterschriften, sind von Vorteil. Eine geeignete Board-Management-Lösung kann diese Herausforderungen für die Boardmanager leicht lösen. Letztere sind in der richtigen Position, um das Tool ihrer Wahl zu fördern.
Veraltete Software stellt eine weitere Ebene der Komplexität dar. Die Umstellung von veralteten Systemen auf moderne, konforme Lösungen erfordert eine sorgfältige Planung und schrittweise Umsetzung . Wenn sichergestellt wird, dass diese Tools sowohl für die Verwaltungsangestellten als auch für die Mitglieder des Verwaltungsrats intuitiv sind, wird dies zu einer reibungsloseren Einführung und einem besseren Engagement führen.
Abschließende Überlegungen
Mit Blick auf das Jahr 2025 wird sich die Rolle der Boardmanager als wichtige Impulsgeber für Governance, Sicherheit und Zusammenarbeit weiter entwickeln. Das Zusammenspiel von KI-Fortschritten, Cybersicherheitsanforderungen und regulatorischen Erwartungen wird die Zukunft bestimmen. Trotz der Herausforderungen für Boardmanager werden sie für eine effektive Unternehmensführung weiterhin unverzichtbar sein.
