Comment réussir la mise en place de votre CLM : Paramétrage et Récupération des données

1. Créez des scénarios de cas d’utilisation
2. Identifiez les scénarios les plus importants auxquels il faut donner la priorité pendant la mise en place.
3. Identifiez les critères de déclenchement – parfois, le chemin souhaité est très clair, mais le déclencheur ne l’est pas. Demandez à votre équipe : « Quand devons-nous signer X ou Y ? ». Les critères de déclenchement peuvent être des contrats contenant des clauses spécifiques. Telles que des obligations contractuelles liées à la loi DORA. Cela peut inclure des montants. Par exemple, des contrats de plus de 20 000 € nécessitant l’approbation de X.
4. Mettez en place les workflows, contrôlez l’efficacité, éventuellement, et ajustez-les si nécessaire.

L’intégration de votre solution CLM avec vos outils et systèmes existants est essentielle pour maximiser l’efficacité.

L’intégration avec d’autres outils peut poser des défis techniques. Des problèmes de compatibilité peuvent survenir lorsque les différents outils utilisent des formats de données, des APIs ou des versions différents. Cela rend la synchronisation délicate. La sécurité est également un problème. S’assurer que tous les outils intégrés respectent les mêmes normes de protection des données peut nécessiter des efforts supplémentaires. Certaines intégrations peuvent nécessiter un développement personnalisé. Ce qui accroît la complexité et les coûts. En outre, l’assistance à l’intégration peut varier. Cela peut entraîner des retards ou des temps d’arrêt en cas de problème.

Pour relever ces défis, il est essentiel de définir le système qui détient les données de base pour chaque type d’information. Cela permet de garantir la cohérence des données entre les plateformes. Cela aide aussi à éviter les doublons et à minimiser les erreurs.

Pour surmonter les difficultés d’intégration, planifiez à l’avance. Collaborez étroitement avec votre fournisseur CLM et votre équipe technique, et abordez les problèmes potentiels dès le début.

• Système CLM entièrement configuré : le système CLM de base est configuré et prêt à fonctionner. Il dispose de fonctionnalités essentielles, de workflows et d’intégrations adaptés aux besoins spécifiques de votre organisation.
• Workflows opérationnels : les processus d’approbation, l’acheminement des contrats et d’autres workflows importants sont automatisés et fonctionnent comme prévu.
• Outils clés intégrés : les outils critiques tels que les fournisseurs de signature électronique, les plateformes CRM et les systèmes ERP sont intégrés avec succès.
• Contrôle d’accès : les rôles et les autorisations sont clairement définis. Cela garantit que les bonnes personnes ont accès aux documents et fonctionnalités appropriés en fonction de leurs responsabilités.

Si vous passez d’une solution CLM existante à une autre, le nouveau fournisseur vous demandera généralement de lui fournir les données nécessaires à l’importation dans le nouveau système.

• Si vos contrats sont bien organisés avec un formatage cohérent, le processus sera plus simple.
• Si vos contrats sont stockés de manière incohérente, avec des formats variés ou des métadonnées incomplètes, le processus peut s’avérer délicat. Vous devrez nettoyer, organiser et identifier les données nécessaires. Cela est crucial pour assurer une intégration harmonieuse dans le nouveau système.

• Nettoyez vos données : Le fournisseur CLM travaillera avec les données que vous lui fournirez, mais il ne s’occupera pas du processus de nettoyage lui-même. Certains fournisseurs peuvent proposer des ateliers, mais il est important d’allouer des ressources internes à cette tâche. Réalisez un audit approfondi de vos contrats afin de corriger les incohérences. De plus, remédiez aux lacunes en matière d’information et standardisez les termes et les clauses. Garantir la qualité des données avant la migration est essentiel pour minimiser les erreurs. Cela évite aussi le transfert de données incomplètes ou problématiques vers le nouveau système.

• Impliquez des experts clés : Prévoyez un contact technique pour superviser l’extraction des données et assurer une coordination efficace avec le fournisseur. Faites également appel à des représentants juridiques pour examiner et valider l’exactitude et la qualité des données en cours de migration. Leur expertise combinée est essentielle pour maintenir l’intégrité et la conformité des données.

• Procédez à un contrôle approfondi : Évaluez minutieusement vos contrats et données existants, avant et pendant la migration. Des examens réguliers permettent d’identifier et de corriger les erreurs potentielles. Cela garantit que seules des données exactes et de qualité sont intégrées dans le nouveau système.

• Sauvegardez vos données : Avant la migration, créez une sauvegarde sécurisée de vos données existantes. Vous pourrez ainsi accéder aux informations historiques si vous en avez besoin plus tard au cours du processus de mise en place. N’oubliez pas qu’au cours des premières étapes de la migration, les données disponibles dans le nouvel outil peuvent être limitées ou incomplètes.

• Migration rigoureuse des données : toutes les données pertinentes – importées d’un système CLM antérieur ou extraites de contrats anciens – ont été migrées et cartographiées avec précision et exhaustivité dans la nouvelle solution CLM. Les contrats historiques et les données associées sont désormais facilement accessibles au sein de la plateforme.
• Un plan de déploiement détaillé. Avec votre fournisseur CLM, vous avez établi un plan de migration clair, adapté à la quantité et à la complexité de vos données.

Deux options sont possibles :

• Une migration complète avec tests : pour les petits ensembles de données, tout migrer en une seule fois. Ensuite, effectuer des tests approfondis après l’intégration.
• Une migration par étapes : pour les projets plus importants, la migration suit un ordre de priorité. Des tests sont effectués après chaque implémentation, plutôt qu’en une seule fois à la fin.

N’oubliez pas de délaisser officiellement votre ancienne solution CLM une fois que la migration est terminée. Faites un contrôle approfondi.

Une fois le système paramétré et la récupération des données effectuées, la phase d’intégration peut commencer. Dans notre prochain article, nous parlerons de ce qui se passe une fois que tout est en place. Un nouvel outil n’est pas totalement prêt lorsqu’il est installé. Il y a du travail à faire avec les utilisateurs clés et les utilisateurs secondaires pour les aider à comprendre et à utiliser la solution.