Il successo di un progetto di digitalizzazione dell’ufficio legale dipende innanzitutto dal coinvolgimento e dal supporto dei team interni. Vendere e difendere il progetto di fronte alla gerarchia può sembrare secondario nel processo di creazione di una legaltech. Tuttavia, questa fase è cruciale e decisiva per il successo della digitalizzazione. Scoprite in questo articolo come farlo in modo efficace.
Perché è importante vendere il vostro progetto internamente?
In primo luogo, non è possibile implementare nuove soluzioni tecnologiche senza il preventivo consenso della gerarchia. Questa iniziativa fa parte di un approccio strategico che deve essere coerente con quello dell’azienda. Inoltre, l’implementazione di un progetto di questo tipo implica necessariamente lo stanziamento di un budget.
Ma prima ancora di iniziare a negoziare il progetto e il budget con la direzione, ci sono alcuni prerequisiti. Iniziate strutturando il progetto. L’obiettivo è presentarsi ai responsabili delle decisioni con tutte le chiavi in mano.
→ Fare il punto sui problemi quotidiani e sui colli di bottiglia.
Questo approccio non deve essere portato avanti in silos. Coinvolgete fin dall’inizio i team operativi e tutti coloro che potrebbero essere interessati dal progetto (ad esempio, coloro che sono interessati da un processo di digitalizzazione della gestione dei contratti). Il reparto vendite, così come i reparti finanza e acquisti, gestiscono quotidianamente i contratti: possono avere un’opinione e un’influenza sulla scelta della soluzione. Organizzate dei workshop per far emergere eventuali difficoltà interne legate agli aspetti legali e lavorare insieme per trovare delle soluzioni.
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CONSIGLIO DELL’ESPERTO: coinvolgete il vostro reparto IT per valutare la fattibilità del vostro progetto. Più dati e informazioni avete sull’argomento, più i vostri interlocutori vi prenderanno sul serio e prenderanno in considerazione la possibilità di implementarlo. È in gioco la vostra credibilità nei confronti dei vostri colleghi.
→ Cercare soluzioni coerenti con le proprie difficoltà.
Informatevi sulle diverse soluzioni disponibili sul mercato e sul loro funzionamento. L’obiettivo non è quello di fare una scelta in questa fase, ma di essere in grado di proporre diverse alternative al proprio management e di essere informati sulle procedure di implementazione. Il livello di conoscenza e coinvolgimento dell’iniziatore del progetto avrà necessariamente un impatto su quello dei suoi superiori.
A chi vendere il proprio progetto legaltech?
Tutto dipende da chi c’è dietro l’iniziativa: se proviene da uno degli avvocati del dipartimento, dovrete ottenere l’approvazione del direttore legale, che dovrà valutare la rilevanza di legaltech per lui e il suo staff.
Successivamente, il direttore legale dovrà ottenere il consenso dei suoi superiori. La trasformazione digitale è ormai una preoccupazione di tutta l’azienda. Il progetto dell’ufficio legale deve essere in linea con la strategia generale.
Oltre alla coerenza strategica, per creare una legaltech è necessario ottenere un budget. Rivolgetevi alle persone responsabili del bilancio della vostra azienda: direttore finanziario, controller di gestione, ecc.
È in questa fase che diventa evidente l’importanza della collaborazione a monte. La vostra richiesta avrà sempre un impatto maggiore se proviene da più dipartimenti (acquisti, legale, marketing, ecc.).
Quando è necessario negoziare un budget per un progetto legaltech?
Non basta parlare con le persone giuste per difendere il progetto, bisogna anche farlo al momento giusto. A seconda dei processi di budgeting interni, l’anno sarà suddiviso (in anni contabili, anni fiscali, ecc.) e si dovrà tenere conto di questi requisiti finanziari.
Buona pratica: al momento della stesura del bilancio (spesso nell’ultimo trimestre dell’anno), accantonate un budget provvisorio per la creazione di un progetto di digitalizzazione dell’ufficio legale.
Anche il budget dell’ufficio legale può essere riprogrammato nel corso dell’anno. È questo il momento di includere il vostro progetto legaltech, se non l’avete fatto al momento della stesura del budget.
Tuttavia, secondo uno studio del Cercle Montesquieu , l’80% dei dipartimenti legali dichiara di non avere un budget dedicato alla digitalizzazione del dipartimento legale. Nella maggior parte dei casi, i dipartimenti legali non hanno una linea di budget per l’innovazione. Quindi dovrete difendere il vostro progetto!
Come si difende il proprio progetto?
Ora sapete chi sono le persone giuste e potete chiamarle al momento giusto. È il momento di dimostrare ai responsabili delle decisioni che il vostro progetto fa parte di un approccio collettivo e strategico. Ciò che conta per il vostro management sono i risultati che deriveranno dalla soluzione che avete messo in atto. Dimostrate il valore aggiunto del software che state progettando presentando i vantaggi promessi. Lavorate con i vostri team per determinare quali indicatori sono importanti.
Questi diversi indicatori vi permetteranno di dimostrare il ritorno sull’investimento di una tecnologia legale, utilizzando le cifre. Affinché il vostro management convalidi il progetto, deve vedere il valore in cambio.
Desiderate un supporto in questa fase del vostro progetto di digitalizzazione? I nostri esperti possono consigliarvi.
