Partie #1 de la série de 3 articles “Comment réussir la mise en place de votre CLM”
Implémentation CLM : réussir la phase de conception en 4 étapes
Cet article est le premier d’une série de trois sur la mise en place réussie d’un CLM. Ici, nous abordons la phase de conception, une étape clé. Elle permet de fixer les objectifs, d’aligner les parties prenantes et de créer une feuille de route claire. Ces actions assurent une mise en place ordonnée et efficace.
L’implémentation CLM est devenue un enjeu stratégique pour les directions juridiques. En 2026, les outils de gestion du cycle de vie contractuel intègrent des capacités IA avancées : analyse de clauses, négociation augmentée, surveillance automatique des échéances (Deloitte 2026). Bien démarrer la mise en place est donc plus déterminant que jamais.
Phase de conception
La phase de conception est fondamentale pour réussir la mise en place d’un CLM. Elle pose les bases du projet. Cette étape inclut la formation de l’équipe interne, la définition des besoins et la mise en place d’une gouvernance. Une planification minutieuse permet d’éviter les obstacles futurs. Elle garantit aussi l’alignement de toutes les parties prenantes sur les objectifs et le processus.
Une réflexion en 4 étapes
La phase de conception de la mise en place du CLM peut commencer avant même que vous n’ayez choisi la solution elle-même. Prendre de l’avance vous permet de clarifier vos objectifs et de vous assurer que la solution choisie s’aligne parfaitement sur les besoins de votre entreprise.
Étape 1 : Évaluer les besoins et les attentes
Commencez par cartographier tous les contrats actifs, en vous engageant auprès des différentes équipes pour identifier leurs défis quotidiens. L’organisation d’ateliers ou de réunions internes contribue à aligner les attentes de chacun et à garantir une approche commune. Des enquêtes internes permettent de recueillir autant de retours que possible de la part des utilisateurs.
Veillez à inclure tous les futurs utilisateurs du CLM : cela vous permettra d’évaluer qui sont les utilisateurs principaux, secondaires et tertiaires. C’est à vous, et non au fournisseur CLM, d’évaluer les processus internes et de collaborer avec les parties prenantes pour garantir l’alignement.
Étape 2 : Fixer des objectifs clairs et réalistes
Définissez des objectifs alignés sur la stratégie de votre organisation. Adoptez une approche progressive : commencez par un périmètre minimum viable, avec des cas d’usage et des départements ciblés. Élargissez ensuite progressivement, phase par phase.
Fixez des objectifs concrets : « X % de contrats signés en moins de 48h » ou « réduction de moitié des erreurs de clauses sur certains contrats ». L’un des objectifs les plus courants est le gain de temps — un CLM améliorera considérablement cet aspect, mais gardez à l’esprit qu’un objectif réaliste reste « passer 2 jours par mois à réviser des contrats », pas 20 minutes.
Étape 3 : Identifier les principaux éléments d’intégration
Analysez votre écosystème digital pour identifier les outils à intégrer à votre CLM. Priorisez les connexions indispensables : signatures électroniques, plateformes CRM ou systèmes ERP.
Concentrez-vous sur les intégrations nécessaires, pas simplement intéressantes. Si certaines équipes travaillent régulièrement avec des indépendants, une intégration Microsoft 365 ou Google Workspace sera probablement prioritaire. Les cas d’usage tirés des phases initiales de conception mettront en évidence les intégrations à prioriser.
Étape 4 : Définir les indicateurs de performance clés
Les KPIs permettent de mesurer les succès et d’identifier les axes d’amélioration après la mise en place du logiciel CLM. Voici les indicateurs les plus pertinents pour une direction juridique :
- Durée du cycle contractuel (de la demande à la signature)
- Étapes où apparaissent des goulots d’étranglement
- Charge de travail par juriste
- Taux d’adoption des clauses standard
- Nombre d’approbations traitées par semaine
- Taux de détection des renouvellements automatiques
Avec des indicateurs clairs, vous évaluez les performances du CLM après sa mise en place, vous facilitez son adoption et vous vous assurez que l’outil apporte une réelle valeur ajoutée.
Qu’en est-il des fonctionnalités ?
Identifiez les fonctionnalités du CLM qui correspondent à vos objectifs : examen des clauses, suivi de l’état d’avancement du contrat, détection automatique des anomalies et des risques. La définition de ces fonctionnalités dès le départ facilite la phase de paramétrage ultérieure.
Ces fonctionnalités doivent être identifiées avant l’achat, car toutes les solutions n’offrent pas les mêmes capacités. Si vous avez couvert vos besoins lors de la première étape, vous aurez une idée précise des fonctionnalités indispensables.
À titre d’exemple, le CLM DiliTrust inclut un Risk Detector alimenté par Lini, l’IA intégrée, qui compare automatiquement chaque clause à un playbook interne et génère des alertes de conformité. C’est une fonctionnalité à anticiper dès la phase de conception pour que son paramétrage soit efficace dès le go-live.
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Construire une gouvernance de projet solide
Une gouvernance de projet solide est déterminante pour réussir la mise en place de votre CLM. Elle influence directement le bon déroulement du projet.
Définissez clairement les rôles et responsabilités. Une matrice RACI aide à assurer clarté et responsabilité.
Organisez des réunions régulières pour suivre les actions, évaluer les progrès et identifier les risques. Pour les grands projets, mettez en place un comité de pilotage : il supervisera les décisions stratégiques et garantira l’alignement des parties prenantes.
Structurer l’équipe du projet
Une équipe de projet interne solide est indispensable pour réussir la mise en place du CLM.
Réunissez un chef de projet IT, un ambassadeur de projet, des utilisateurs clés et des experts techniques. Chacun joue un rôle clé pour faire avancer le projet et respecter les délais.
Collaborez étroitement avec le chef de projet CLM de votre fournisseur. Assurez une communication claire, définissez les rôles et combinez les bonnes compétences.
Voici un aperçu des rôles clés à prendre en compte :
| Équipe Projet Client | Responsabilités |
|---|---|
| Ambassadeur du projet | Défend les intérêts internes, soutient la transformation, sert de point de contact pour la remontée des informations sur le projet |
| Gestionnaire de projet | Supervise la gestion, la coordination et l’affectation des ressources du projet |
Les 4 étapes de la phase de conception : récapitulatif
| Étape | Objectif | Livrables clés |
|---|---|---|
| 1. Évaluer les besoins | Cartographier les contrats et identifier les défis | Liste des cas d’usage, matrice des utilisateurs |
| 2. Fixer des objectifs | Définir le périmètre minimum viable et les cibles | Document d’objectifs, calendrier de déploiement |
| 3. Identifier les intégrations | Prioriser les connexions avec l’écosystème existant | Liste des intégrations prioritaires (CRM, ERP, signature) |
| 4. Définir les KPIs | Poser les bases d’une évaluation post-déploiement | Tableau de bord des indicateurs de suivi |
Ce que ça change dans la pratique
Consort Group, acteur de l’infrastructure IT, a centralisé plus de 5 000 contrats sur le CLM DiliTrust. Avant l’implémentation : aucun référentiel central, des versions dispersées dans des outils cloisonnés, aucun modèle standard, un suivi manuel des renouvellements. Résultat : 4 heures par semaine économisées en revue juridique, 200 utilisateurs actifs, et chaque nouvel arrivant opérationnel dès le premier jour grâce à l’intégration du CLM dans l’onboarding.
DiliTrust accompagne chaque étape de votre implémentation CLM
Le CLM DiliTrust est conçu pour les directions juridiques qui souhaitent reprendre le contrôle de leur cycle contractuel. De la phase de conception au déploiement, nos équipes accompagnent chaque client avec un chef de projet dédié, des ateliers de cadrage et des formations adaptées.
Vous rencontrez des difficultés d’adoption lors de la mise en place d’un nouveau logiciel ? Consultez notre guide sur les obstacles les plus courants lors de l’adoption d’une nouvelle solution.
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FAQ : implémentation CLM et mise en place logiciel
La phase de conception est la première étape d’une mise en place logiciel CLM. Elle couvre l’évaluation des besoins, la définition des objectifs, l’identification des intégrations et la mise en place des KPIs. C’est une phase préparatoire qui peut démarrer avant même le choix du fournisseur. Sa qualité conditionne directement le succès du déploiement.
La durée varie selon la taille de l’organisation et le périmètre du projet. Une phase de conception bien menée prend entre 4 et 8 semaines pour une entreprise de taille intermédiaire. Elle peut être plus longue pour des groupes multi-juridictions avec de nombreux types de contrats et des intégrations complexes (CRM, ERP, plateformes de signature multiples).
Les indicateurs les plus pertinents : durée du cycle contractuel (de la demande à la signature), taux d’adoption des clauses standard, charge de travail par juriste, nombre d’approbations traitées par période et taux de détection des renouvellements automatiques. Ces KPIs doivent être définis dès la phase de conception pour être mesurables dès le go-live.
