La gestion des contrats (contract management en anglais) est une compétence à part entière, parfois assurée par un collaborateur dédié au sein de l’entreprise. Avec l’augmentation du volume des contrats, il devient difficile de s’acquitter de cette tâche sans l’aide d’outils digitaux ! C’est un métier de gestionnaire qui joue un rôle crucial dans le respect des réglementations et la sécurisation des échanges entre les parties.
Quels sont les principaux défis liés à la gestion des contrats ? Comment l’automatisation apporte-t-elle une réponse à ces enjeux ?
Rappel Rappel sur le cycle de vie des contrats
Le cycle de vie des contrats regroupe l’ensemble des étapes essentielles qu’un contrat traverse, depuis sa création jusqu’à son archivage. Une bonne gestion de ce cycle est cruciale afin de sécuriser les engagements contractuels de l’entreprise et de garantir leur exécution sans accroc.
Les étapes fondamentales
Le cycle de vie se compose de plusieurs étapes clés : la rédaction, la négociation, la validation, la signature, puis l’exécution et le suivi. Chaque étape repose sur des processus spécifiques qui doivent être rigoureusement encadrés afin d’assurer la conformité juridique et l’efficacité opérationnelle. Ces processus de gestion incluent le suivi des contrats, la définition des obligations contractuelles et la bonne mise en œuvre de chaque clause.
Dès la phase de rédaction, il est important de définir clairement les responsabilités, les obligations et les échéances. Ensuite, la validation engage différents services internes comme les achats, les finances ou les ressources humaines, mais aussi des acteurs externes. Ces acteurs représentent de véritables parties prenantes, dont la contribution est essentielle au maintien d’une bonne relation client. Grâce à une organisation rigoureuse, chaque acteur sait à quel moment il intervient, ce qui limite les pertes d’information. Tout cela explique l’importance de pouvoir suivre de près vos contrats — car le processus peut être long sans automatisation et c’est facile de se perdre avec toutes ces étapes.
Le rôle de la gestion électronique
La gestion électronique du cycle de vie des contrats permet une optimisation substantielle de chaque processus. Grâce à l’intégration d’outils digitaux, les entreprises bénéficient d’un suivi automatisé, d’une meilleure visibilité sur les échéances, et d’une réduction des erreurs humaines.
Ces plateformes de gestion électronique centralisent les documents, offrent des alertes intelligentes et facilitent la recherche d’informations. En pratique, ces logiciels de gestion aident aussi les juristes à prendre des décisions éclairées grâce à une meilleure exploitation des données. Cela permet de fluidifier la collaboration inter-services et de gagner un temps précieux dans la gestion quotidienne des contrats.
Une stratégie qui permet une meilleure efficacité
Adopter une solution de gestion du cycle de vie des contrats, c’est aussi adopter une stratégie de gouvernance contractuelle performante. Cela implique également le respect du droit des contrats et des conditions négociées avec rigueur lors de la signature. Cela permet d’automatiser certains processus, de fiabiliser les données et d’améliorer la productivité des équipes. Il ne s’agit pas uniquement d’un gain de temps, mais aussi d’un levier de conformité et de pilotage des risques.
Grâce à cette approche proactive, les entreprises peuvent mieux s’adapter aux changements réglementaires, sécuriser leurs engagements et optimiser leurs relations fournisseurs et clients. Ainsi, chaque contrat est traité dans les délais, validé par les bons interlocuteurs et suivi tout au long de son cycle de vie.
Ainsi, la gestion moderne des contrats repose sur l’anticipation, l’organisation des processus et l’usage des outils adaptés, notamment dans un environnement électronique sécurisé et collaboratif. Maintenant, explorons les défis qui persistent dans la gestion de contrats.
Les grands défis du contract management
En 2022, il est impossible de gérer, sans outil, la totalité de ses contrats en entreprise. Échapper aux risques associés à ce traitement manuel est difficile. Voici donc les grands défis liés au contract management.
Un volume qui rend le traitement manuel difficile, voire impossible
D’après une enquête PwC, les grandes entreprises manient en moyenne 20 000 à 40 000 contrats. Alors qu’une gestion manuelle est possible sur des petits volumes, de quelques dizaines par mois environ, ces volumétries colossales rendent la gestion manuelle quasiment impossible ! Si des entreprises y parviennent, c’est au prix d’un précieux temps de travail. Il y a un risque d’erreur proportionnel au volume de contrats traités.
Le traitement manuel des contrats pose de nombreux problèmes. À commencer par la mobilisation de collaborateurs (les juristes) pour effectuer des tâches chronophages et répétitives (copier/coller de clauses, relectures, relances d’e-mails…). En effet, lorsqu’ils sont occupés à ces tâches pourtant indispensables, les juristes ne peuvent pas se consacrer à leur cœur de métier, incluant des missions comme la veille juridique et le conseil.
En outre, sur un tel volume de documents, il est quasiment impossible de ne pas commettre d’erreur ou d’oubli. Dates d’échéances inconnues, non-conformité d’un ou plusieurs contrats, et montants exorbitants en sont quelques exemples. Ce sont autant de risques juridiques et financiers qui planent sur l’entreprise en permanence. Le gestionnaire de contrats, parfois issu d’une école de commerce, doit alors mobiliser ses compétences et son expérience pour limiter ces risques.
Des échanges complexes
Les contrats ne sont pas des textes figés. Ce sont des documents évolutifs, qui se caractérisent par un véritable cycle de vie.
Avant la signature, il faut compter les étapes de rédaction, de négociation et de validation du contrat. Après la signature, l’entreprise doit s’assurer de sa bonne exécution. Il faut aussi maîtriser les dates clés. Ces dernières sont critiques lorsque le contrat prévoit une reconduction tacite.
À toutes ces étapes, et particulièrement en amont de la signature, les contrats doivent passer entre plusieurs mains : service juridique, autres acteurs internes à l’entreprise (achats, commerciaux, RH, direction financière), sans oublier bien sûr les parties externes, c’est-à-dire principalement les clients et les fournisseurs. Encore faut-il veiller au respect des termes convenus et des conditions de chaque accord.
Ces échanges entre de nombreux acteurs donnent lieu à une collaboration complexe et difficile à organiser. L’enjeu est multiple : d’abord, les juristes doivent s’assurer que les opérationnels connaissent et respectent les bonnes pratiques juridiques. Ceci afin d’éviter de futurs litiges.
Ensuite, le processus de négociation et de validation doit être aussi fluide que possible. Cela permet à l’entreprise de conserver de bonnes relations avec ses clients et ses fournisseurs.
Enfin, également important et à retenir, dans un contexte où le turn over est croissant, et où le travail à distance se généralise, le risque de déperdition d’informations et de non-respect des engagements est important.
L’évolution ultra-rapide des réglementations
Quel que soit le volume traité, la gestion des contrats serait largement simplifiée si les lois et réglementations étaient stables dans le temps. Or, c’est loin d’être le cas ! D’après une étude Thomson Reuters, une réglementation change toutes les 10 minutes en moyenne dans le monde.
Concrètement, cela signifie que les juristes doivent mener une veille sans relâche. Ils doivent passer en revue tous les contrats pour identifier les clauses concernées et les modifier. Le risque d’oubli, et donc de litige, est important. Sans parler du travail fastidieux et chronophage imposé au service juridique !
Heureusement, si la complexification du contract management est indéniable, des technologies existent pour la compenser. Ces technologies peuvent simplifier le travail des collaborateurs.
L’automatisation au sein des services juridiques : une solution indispensable
La digitalisation du secteur juridique n’est pas une nouveauté. En effet, cela fait plusieurs décennies que les contrats et autres documents sont numérisés, et produits par des logiciels bureautiques. Mais cela ne change rien aux enjeux mentionnés plus haut. En effet, pour répondre à l’explosion du volume des contrats et l’évolution constante de réglementations, les services juridiques ont aussi besoin d’automatiser une partie de leur travail.
Pourquoi automatiser le travail juridique ?
L’automatisation consiste à déléguer les tâches les plus répétitives et chronophages à un logiciel, pour dégager du temps aux humains. En pratique, dans le cadre de la gestion des contrats, il peut s’agir :
- De la recherche et de la saisie d’informations, mais aussi de la recherche d’informations évitant au gestionnaire de perdre du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée.
- De la simplification des processus de négociation et de validation
- De la mise en place de rappels automatiques aux dates d’échéance
Sur tous ces éléments, l’informatique peut venir en aide aux juristes.
Comment l’automatisation transforme la gestion des contrats
Les outils de contract management comme le module Contrats de DiliTrust peuvent inclure des algorithmes d’intelligence artificielle. Ils facilitent aussi leur déploiement dans chaque secteur d’activité, en respectant les spécificités et le respect des réglementations applicables propres à chaque marché. Ceux-ci permettent une analyse automatique très fine des contrats : recherche intelligente, identification des informations clé, élaboration de tableaux de bord avec des KPI pertinents…
Là encore, le gain de temps est considérable. Sans parler de la maîtrise accrue des contrats, qui réduit le risque d’erreur et facilite la prise de décision. Une innovation non seulement technologique, mais aussi stratégique !
En mettant en place un logiciel de gestion de contrats vous bénéficierez de l’automatisation des processus. Cela inclut la création, la signature et le suivi de chaque étape du cycle de vie du contrat. Le tout dans le respect de toutes les exigences légales et en cohérence avec la politique de gestion définie par l’entreprise.
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