Toutes les entreprises doivent gérer un certain volume de contrats. Lorsque ce volume devient important (c’est-à-dire à partir d’environ 40 contrats par mois), la gestion manuelle des contrats devient problématique. Celle-ci peut faire perdre beaucoup de temps, voire de l’argent ! C’est pourquoi un nombre croissant d’entreprises font le choix d’automatiser la gestion de leurs contrats, se dotant d’un logiciel de contract management. Alors quels sont les avantages de ces outils, et que peut-on en attendre ?
Qu’est-ce que le contract management ?
Définition de contract management
Le contract management désigne l’ensemble d’actions visant la gestion du cycle de vie du contrat. On parle alors d’un processus allant de la création d’un contrat à son exécution. Dans le cycle de vie on comprend également la négociation, la rédaction et le suivi des engagements. Il permet d’assurer le respect des clauses et d’optimiser la relation entre les parties.
La bonne gestion contractuelle en entreprise garantit la maîtrise des risques et le respect des objectifs du contrat. Elle contribue aussi à la performance des services et à la réduction des coûts financiers. Le contract management s’applique à divers domaines : droit, finance, gestion de projet, achats…
Évolution dans le temps
Il fût un temps, la gestion des contrats se limitait à la validation juridique et au stockage des documents. La gestion se faisait manuellement, comme dans nombreuses activités juridiques. Avec l’essor de nouvelles technologies, le contract management repose aujourd’hui sur des outils d’automatisation et analyse. Ces outils LegalTech facilitent la gestion de processus et améliorent la transparence des engagements.
Avec la complexification des projets, le contract management est devenu une fonction clé pour les entreprises. Il ne s’agit plus seulement d’archiver les contrats, mais d’optimiser chaque étape pour maximiser la valeur des services et limiter les risques.
Les étapes du cycle de vie d’un contrat
1. L’édition
L’édition d’un contrat est la première étape du processus. À ce stade l’objectif est de rédiger un document conforme aux besoins du projet et aux obligations légales. Cette phase requiert une bonne compréhension des clauses et des obligations contractuelles. Lors de cette étape la rédaction peut prendre plus ou moins de temps selon la complexité du travail et des parties prenantes.
C’est une étape clé, puisque la rédaction efficace permet d’éviter les ambiguïtés et de faciliter la négociation. Il est essentiel d’adopter un plan structuré et de prendre en compte les aspects juridiques, financiers et opérationnels.
2. Négociation
La négociation vient ensuite, lors de cette phase le but est d’ajuster le contrat selon les attentes des parties. Elle vise à aligner les engagements sur les objectifs du projet. Par exemple, lorsqu’une entreprise signe un contrat avec une agence web les engagements peuvent être les délais de livraison ou mise en ligne. Une bonne pratique consiste à anticiper les zones de désaccord et à proposer des alternatives viables bien en amont.
Une négociation réussie assure une relation équilibrée entre les parties. Elle permet également d’intégrer des garanties et des mécanismes de gestion des risques.
3. Signature
La signature officialise le contrat et engage les parties à respecter les termes définis. Cette étape marque le début de l’exécution des obligations. Avec la digitalisation, la signature électronique accélère ce processus et renforce la sécurité juridique.
Après la signature, il est essentiel de partager le document avec les parties concernées et de l’intégrer dans un plan de suivi rigoureux.
4. Suivi
Le suivi du contrat garantit le respect des engagements pris. Le pilotage comprend la gestion des échéances, l’analyse des performances, l’adaptation aux imprévus et que la direction des engagements est bien respectée. Une bonne gestion du suivi assure la conformité, optimise la valeur des services ainsi que les coûts et permet de veiller sur les risques contractuels.
Grâce aux outils numériques, le suivi est plus efficace et permet d’anticiper les éventuels litiges. Il favorise une meilleure collaboration entre les parties impliquées dans le projet.
Qui suit les contrats ?
Le rôle du contract manager
Le contract manager est le garant du bon déroulement du contract management. Il assure la cohérence du processus et veille à la conformité des clauses. Son rôle est transversal, impliquant des compétences en droit, finance et gestion de projet.
Il intervient dès la phase de négociation et reste impliqué jusqu’à l’exécution du contrat. Son travail inclut l’anticipation des risques, la gestion des modifications et la résolution des litiges. Une bonne formation est essentielle pour exercer cette fonction avec efficacité.
Le rôle de l’équipe légale
L’équipe légale joue un rôle clé dans la validation et le suivi des contrats. Elle apporte son expertise pour garantir la conformité juridique et sécuriser les engagements. Elle collabore avec le contract manager pour limiter les risques et défendre les intérêts de l’entreprise.
Cette équipe intervient aussi dans la formation des équipes opérationnelles. Son objectif est d’améliorer la compréhension des enjeux contractuels et de diffuser les bonnes pratiques en matière de contract management.
Les avantages d’une solution de Contract Management
1. Un gain de temps considérable
Ces dernières années, les entreprises ont dû faire face à de nouveaux enjeux en matière de gouvernance de leurs données. Le déploiement massif du télétravail a accéléré ce dynamisme et l’importance de changer certaines stratégies de protection des informations.
Avec le travail à distance et l’utilisation de nombreux supports informatiques, le paysage des cybermenaces s’est considérablement élargi. Les chiffres en la matière sont éloquents : en 2022, la moitié des entreprises françaises a été victime d’une cyberattaque selon le baromètre du CESIN (Club des Experts de la Sécurité de l’Information et du Numérique).
Pour faire face à ces nouveaux impératifs, plusieurs solutions peuvent être mises en avant. Notamment l’adoption d’une culture de vigilance et de connaissance et le choix d’outils à la pointe des nouvelles technologies. L’objectif est de protéger son environnement informatique contre les actes de cybercriminalité, notamment la menace bien présente des ransomwares.
Faire face au management contractuel manuel
Gérer manuellement de gros volumes de contrats est chronophage. C’est sans doute la raison numéro 1 pour laquelle les entreprises souhaitent automatiser ce travail. En effet, 62% des directions juridiques estiment que leur charge de travail va augmenter dans les prochaines années, selon le cabinet de conseil Day One.
Lorsque ces éléments sont gérés manuellement, le risque d’erreur est important, et peut coûter cher à l’entreprise ; les collaborateurs accordent donc un temps important à la lecture, au classement et à la vérification des informations contenus dans les contrats. C’est sans parler du travail en amont de la signature, qui implique des échanges souvent longs et fastidieux pour la validation du document. Grâce aux technologies de contract management, ces tâches sont en grande partie automatisées. En effet, certains logiciels de gestion des contrats sont dotés d’une intelligence artificielle qui scanne le texte des contrats pour extraire les clauses et les informations clés (contreparties, dates…).
Ils permettent ainsi de gagner du temps sur la rédaction et la validation, grâce au paramétrage de modèles de contrats et de workflows de validation. De plus, selon la même étude, le contract management accélère les négociations de 50%.
2. Centraliser les contrats et simplifier les tâches quotidiennes
Les cyberattaques n’épargnent personne dans les entreprises et visent bien souvent des dirigeants et des membres du conseil d’administration. Malgré les nombreuses statistiques alarmantes sur la hausse du nombre d’attaques informatiques, les entreprises ne se dotent pas toutes des outils suffisants pour affronter ce risque au quotidien. Les informations collectées sont souvent vulnérables et les cybercriminels sont à l’affût d’une situation qui constitue pour eux une aubaine.
Ainsi, le manque de sensibilisation des conseils d’administration sur ces questions constitue un risque important pour les entreprises. Entre phishing et autre vol de données en vue de la revente sur le Darkweb, les menaces ne manquent pas. Or, une attaque en apparence modeste peut rapidement prendre une ampleur considérable et avoir des répercussions parfois irréversibles. L’entreprise peut notamment essuyer une importante perte financière ou bien être bridée dans une partie de ses activités.
Les contrats sont des documents juridiques qui passent entre les mains de plusieurs acteurs : juristes, mais aussi service commercial, achats, service financier ou encore ressources humaines. Sans oublier les parties extérieures à l’entreprise (clients, fournisseurs…) !
En découlent des échanges de mails souvent longs et complexes, qui font perdre du temps et favorisent les oublis et les erreurs, chose que peu d’entreprises peuvent se permettre.
Ce que vous pouvez attendre d’une solution
Avec un logiciel de contract management, tous les contrats sont centralisés, accessibles depuis un outil que l’on appelle contrathèque, qui s’apparente à une bibliothèque de contrats. Elle simplifie considérablement les échanges, à une époque où le télétravail se généralise.
L’outil permet aussi de simplifier les tâches quotidiennes relatives aux contrats, à savoir :
- La recherche d’informations, facilitée grâce à un moteur de recherche intelligent
- Les processus d’approbation, automatisés grâce à un workflow personnalisable
- La rédaction des contrats, grâce à un clausier et à des modèles
- La gestion des échéances, grâce à un système de rappels aux dates clés
Le gain de temps devient donc un gain d’efficacité et de productivité : assez rapidement, le management contractuel automatisé permet aux entreprises de signer plus de contrats !
3. Renforcer la sécurité et la conformité des contrats
Le stockage de tous les contrats dans une même contrathèque en ligne sécurisée est un atout de taille pour la sécurité de vos documents. Finies les pertes accidentelles ou les fuites d’informations !
On pourrait croire que la perte d’un contrat est un événement rare ; pourtant, l’étude montre que les entreprises ne savent pas où se trouvent 10% de leurs contrats. Avec la centralisation des contrats, cette incertitude est évacuée, ce qui accroît la maîtrise de vos données.
La détection intelligente des clauses et des donnés clés du contrat permet aussi de fiabiliser sa rédaction et son suivi. Le risque d’erreur et de non-conformité est largement réduit, voire supprimé, par rapport à une gestion manuelle.
DiliTrust CLM, une solution complète pour simplifier tous les aspects de la gestion des contrats
Le module Contrats de DiliTrust est une solution SaaS de gestion des contrats, qui s’intègre facilement à tous vos outils existants (traitement de texte, plateformes de CRM, signature électronique). Ce logiciel stocke vos contrats dans une même base de données, pour faciliter la collaboration et le travail à distance.
Les fonctionnalités de. ce logiciel de contract management sont nombreuses, et simplifient la gestion des contrats tout au long de leur cycle de vie :
- Clausier et modèles de contrats
- Signature électronique
- Workflows de validation
- Historique des modifications du contrat
- Système de rappels automatiques aux échéances
- Tableaux de bords statistiques
- Stockage entièrement sécurisé
De la création à la signature du contrat, vous ne perdez aucune trace des modifications effectuées. La validation est sécurisée grâce à un workflow paramétrable, et la signature électronique permet de gagner un temps considérable. Quant aux rappels automatiques, ils permettent d’éviter les pertes liées aux reconductions tacites, et de vous alerter en cas de clauses abusives.
Toutes ces fonctionnalités simplifient grandement le quotidien des juristes, des commerciaux, et de tous les collaborateurs amenés à travailler sur les contrats. A la clé : des économies considérables de temps, d’énergie et d’argent !
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