Wer zu schnell mit der Tool-Suche beginnt, riskiert ein teures Mismatch zwischen Software und betrieblicher Realität. Laut der Legal-Operations-Studie 2024/2025 von BUJ und EY Law verzichten heute nur noch rund 12 Prozent der deutschen Rechtsabteilungen vollständig auf Legal Tech. 2022/2023 war es noch ein Drittel. Der Wandel ist real.
Aber mehr als die Hälfte der Befragten sieht Change Management und Nutzerakzeptanz als die größten Hürden bei der Einführung neuer Lösungen. Das Tool ist selten das Problem. Der Weg dorthin schon.
Drei Fragen helfen, diesen Weg zu strukturieren. Die Antworten bestimmen, welches Tool passt, wie die Einführung gelingt und ob das Vorhaben dauerhaft Wirkung zeigt.
Key Takeaways
1. Wie funktioniert meine Rechtsabteilung zurzeit?
Diese Frage kommt zuerst, weil sie alles andere trägt. Das Ziel der Digitalisierung ist die Verbesserung bestehender Prozesse. Wer diese nicht kennt, verbessert ins Blaue.
In der Praxis bedeutet das: eine strukturierte Überprüfung der tatsächlichen Arbeitsabläufe.
Konkrete Einzelfragen für die Analyse:
Je genauer und messbarer die Antworten, desto gezielter lässt sich das Projekt aufsetzen. An diesem Punkt geht es nicht darum, Probleme zu benennen. Es geht darum, den Ist-Zustand zu verstehen.
Die Werkzeuge-Frage hat besonderes Gewicht. Sie zeigt, welche technische Basis vorhanden ist und wo neue Lösungen anknüpfen müssen.
Ein Hinweis aus der Praxis: Viele Rechtsabteilungen arbeiten weiterhin mit Word oder Excel, selbst dort, wo strukturierte Datenprozesse längst möglich wären. Wer das nicht dokumentiert, weiß nicht, was ersetzt werden muss.
2. Welche Schwachpunkte und Schwierigkeiten sehen die Teams?
Diese Frage bestimmt, welche Art von Tool Sie brauchen und wie Sie es einführen müssen.
Die Digitalisierung der Rechtsabteilung entlastet nicht nur die Juristen. Sie verändert auch, wie Einkauf, Marketing, HR und Vertrieb mit der Rechtsabteilung interagieren. Die Bedürfnisse dieser internen Kunden sind genauso relevant wie die der Juristen selbst.
Drei Methoden haben sich zur Erhebung von Schwachstellen bewährt:
Workshops und Gespräche schaffen Akzeptanz und machen das Projekt greifbar. Der Online-Fragebogen bringt schnell eine hohe Datendichte. Beide Methoden ergänzen sich.
Typische Schwachstellen, die Rechtsabteilungen nennen:
Ein Hinweis: Legal-Tech-Tools werden in der Praxis häufiger von operativen Mitarbeitenden genutzt als von den Juristen selbst. Wer nur die Rechtsabteilung befragt, sieht nur die halbe Wahrheit.
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3. Welche Ziele verfolgt das Digitalisierungsprojekt?
Effizienz ist das übergeordnete Ziel fast jedes Digitalisierungsprojekts. Aber Effizienz allein ist kein messbares Ziel.
Jedes Projekt braucht mindestens ein konkretes, messbares Ziel, das vor dem Start definiert wird. Die Prozessanalyse aus Schritt 1 und die Schwachstellenerhebung aus Schritt 2 dienen genau dazu: um zu entscheiden, wo der größte Hebel liegt.
Häufige Ziele, die Rechtsabteilungen nennen:
Priorisieren Sie diese Ziele. Was ist dringend? Was hat den größten Einfluss auf den Alltag der Mitarbeitenden? Was lässt sich mit Technologie tatsächlich lösen?
Führungskräfte gehören von Anfang an dazu. Die Ziele der digitalen Transformation sind Teil der Unternehmensstrategie. Ohne Rückendeckung des Managements fehlt die Grundlage für Budget und Ressourcen.
Drei Viertel der deutschen Rechtsabteilungen sehen die Arbeit an ihren internen Prozessen derzeit als eine ihrer wichtigsten Aufgaben (BUJ/EY Law 2025). Wer Ziele ohne Prozesskenntnis definiert, setzt an der falschen Stelle an.
Change Management: der am häufigsten unterschätzte Faktor
Über die Hälfte der deutschen Rechtsabteilungen nennt Change Management und Nutzerakzeptanz als größte Stolpersteine bei der Einführung von Legal-Tech-Lösungen (BUJ/EY Law 2025).
Das ist kein Randproblem. Viele Projekte scheitern nicht am Tool, sondern daran, dass Mitarbeitende nicht verstehen, was sich verändert und warum.
Was die Studie zeigt:
Change Management beginnt mit der Kommunikation der Ziele, begleitet die Einführung und endet nicht mit dem Go-live. Wer diesen Aspekt unterschätzt, riskiert, dass ein gutes Tool schlecht angenommen wird.
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KI von Anfang an mitdenken
Mehr als die Hälfte der deutschen Rechtsabteilungen nutzt bereits generative KI. Ein weiteres Viertel plant dies für die nahe Zukunft (BUJ/EY Law 2025).
Wer heute ein Digitalisierungsprojekt startet, sollte KI von Beginn an einplanen, nicht als Ergänzung im Nachhinein.
Die häufigsten Anwendungsfälle:
KI kann aber nur dann verlässlich arbeiten, wenn die Daten dahinter strukturiert sind. Wer Verträge in Excel-Listen verwaltet oder Dokumente ohne einheitliche Struktur ablegt, blockiert den nächsten Schritt.
Regulatorischer Hinweis: Der EU AI Act legt seit dem 2. August 2026 verbindliche Anforderungen an KI-Systeme fest, die auch den Einsatz von Legal-Tech-Tools mit KI-Funktionen betreffen. Rechtsabteilungen sollten sicherstellen, dass eingesetzte Systeme entsprechend eingestuft und dokumentiert sind.
DiliTrust Ask Lini ist als risikoarmes KI-System nach EU AI Act eingestuft. Die KI-Assistentin unterstützt Rechtsabteilungen bei der Vertragsanalyse (Risk Detector, Smart Report), der Dokumentenauswertung und der mehrsprachigen Verarbeitung, mit Datenhaltung ausschließlich auf europäischen Servern.
BONUS: Die Auswahl des richtigen Legal Techs
Die Antworten auf die drei Fragen bilden die Grundlage. Aus dem Ist-Zustand Ihrer Rechtsabteilung, den Schwachstellen der Teams und den definierten Zielen ergibt sich, welches Tool wirklich passt.
Für ein solides Benchmarking sollten diese Kriterien eine Rolle spielen:
| KRITERIUM | WARUM ES ZÄHLT |
|---|---|
| Zusammenarbeit, auch standortübergreifend | Fachabteilungen und Juristen müssen reibungslos interagieren können |
| Automatische Überwachung von Verträgen und Fristen | Manuelles Nachverfolgen erzeugt Fehler und kostet Zeit |
| Strukturierte Ablage und Klassifizierung von Dokumenten | Voraussetzung für den sinnvollen Einsatz von KI-Funktionen |
| Datensicherheit und Serverstandort | Besonders wichtig bei internationaler Tätigkeit und regulierten Branchen |
| E-Signatur-Funktion | Beschleunigt Freigabeprozesse erheblich |
| DSGVO-Konformität | Pflicht für alle Unternehmen mit Sitz oder Tätigkeit in der EU |
| Integration in bestehende Systeme | Verhindert Datensilos und vermeidet Parallelstrukturen |
Diese Liste ist nicht abschließend. Die ausschlaggebenden Kriterien legen Sie selbst fest, basierend auf den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeitenden und den Vorgaben des Managements.
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Häufig gestellte Fragen über Digitalisierung der Rechtsabteilung
Die Prozessanalyse kommt zuerst. Dokumentieren Sie, wie die Rechtsabteilung heute arbeitet: welche Aufgaben anfallen, welche Tools im Einsatz sind, wie Anfragen eingehen. Erst auf dieser Grundlage lässt sich beurteilen, wo eine Softwarelösung tatsächlich helfen kann, und welche.
Bei gut vorbereiteten Projekten rechnet man mit einem bis drei Monaten bis zum Go-live. Je klarer die Anforderungen definiert sind und je strukturierter das Onboarding verläuft, desto kürzer die Einführungsphase. Entscheidend ist auch, wie viel Change Management parallel geleistet wird.
Das hängt vom Umfang ab. Viele Rechtsabteilungen starten mit einem Modul, etwa Vertragsmanagement oder Matter Management, und erweitern schrittweise. Ein klarer Business Case mit definierten Zielen und messbaren Kennzahlen hilft, das Budget intern durchzusetzen.
