Mit einem Zirkularbeschluss entscheidet der Verwaltungsrat ohne Sitzung, auf Papier oder elektronisch. Das Obligationenrecht erlaubt das ausdrücklich, aber nur, solange kein Mitglied die mündliche Beratung verlangt.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, welche Regeln nach Art. 713 OR gelten, wie Sie das Verfahren Schritt für Schritt aufsetzen und wie Sie den Beschluss so dokumentieren, dass er auch in drei Jahren noch hält. Am Ende finden Sie eine Vorlage zum Anpassen.
Was ein Zirkularbeschluss ist und wann er sich lohnt
Ein Zirkularbeschluss (auch Zirkulationsbeschluss) ist ein Beschluss des Verwaltungsrats, der ohne Sitzung und ohne gemeinsame Beratung zustande kommt. Die Mitglieder erhalten einen ausformulierten Antrag und stimmen zu, lehnen ab oder enthalten sich.
Rechtlich ist er einem Sitzungsbeschluss gleichgestellt. Praktisch ist er ein Werkzeug für klare Entscheide. Für alles andere ist er eine Haftungsfalle.
Der Grund liegt in der Sorgfaltspflicht. Wer ohne Beratung entscheidet, entscheidet mit schmalerer Informationsbasis. Kommt es später zu einem Verantwortlichkeitsprozess, müssen Sie zeigen können, dass der Entscheid sorgfältig vorbereitet war. Mehr zu den persönlichen Pflichten finden Sie in unserem Überblick zu den Aufgaben und Pflichten des Verwaltungsrats.
Gut geeignet für den Zirkularweg:
Schlecht geeignet:
Die Faustregel: Wenn Sie den Antrag nicht so formulieren können, dass ein schlichtes Ja oder Nein genügt, gehört das Geschäft in eine Sitzung.
Die Regeln nach Art. 713 OR
Die Beschlussfassung des Verwaltungsrats regelt Art. 713 OR. Der für Zirkularbeschlüsse massgebende Absatz lautet:
Der Verwaltungsrat kann seine Beschlüsse fassen: […] 3. auf schriftlichem Weg auf Papier oder in elektronischer Form, sofern nicht ein Mitglied die mündliche Beratung verlangt. Im Fall der Beschlussfassung auf elektronischem Weg ist keine Unterschrift erforderlich; vorbehalten bleibt eine anderslautende, schriftliche Festlegung des Verwaltungsrats. (Art. 713 Abs. 2 Ziff. 3 OR)
Daraus ergeben sich drei Voraussetzungen und eine Frage, die das Gesetz offenlässt.
Voraussetzung 1: Kein Mitglied verlangt die mündliche Beratung
Jedes Mitglied hat dieses Recht zwingend. Es muss keine Gründe nennen, muss das Verlangen aber ausdrücklich äussern. Faktisch gilt damit für die Wahl des Verfahrens ein Einstimmigkeitserfordernis, für den Inhalt dagegen nicht.
Bei komplexen Geschäften kann die Sorgfaltspflicht ein Mitglied sogar verpflichten, eine Beratung zu verlangen. Das hält der Onlinekommentar zu Art. 713 OR fest (N. 17).
Voraussetzung 2: Ein klarer, beantwortbarer Antrag
Da keine Beratung stattfindet, muss der Antrag für sich allein stehen. Er enthält die Ausgangslage, die nötigen Beilagen und einen Beschlusstext, den man mit Ja, Nein oder Enthaltung beantworten kann.
Antworten mit Bedingungen („Ja, sofern der Vertrag noch angepasst wird“) sind keine Zustimmung. Sie sind ein Signal, dass das Geschäft eine Beratung braucht oder einen neuen, angepassten Antrag.
Voraussetzung 3: Die Mehrheit der abgegebenen Stimmen
Es gilt Art. 713 Abs. 1 OR: Mehrheit der abgegebenen Stimmen, Enthaltungen zählen nicht mit. Statuten oder Organisationsreglement können höhere Quoren oder ein Präsenzquorum vorsehen. Diese gelten dann auch auf dem Zirkularweg.
Regeln Sie im Organisationsreglement ausdrücklich, ob der Stichentscheid des Präsidenten auch bei Zirkularbeschlüssen gilt. Ohne Regel entsteht bei Stimmengleichheit genau die Diskussion, die Sie mit dem Zirkularweg vermeiden wollten.
Was gilt, wenn ein Mitglied nicht antwortet?
Das Gesetz schweigt dazu. Die Lehre vertritt: Wurde der Antrag nachweisbar zugestellt und reagiert ein Mitglied nicht innert Frist, gilt das als stillschweigende Zustimmung zum Verfahren und als Enthaltung zum Inhalt (Onlinekommentar, N. 19).
Verlassen Sie sich nicht auf die Lehre. Schreiben Sie diese Folge direkt in den Antrag. Und beachten Sie: Bis zum Fristablauf bleibt der Beschluss aufschiebend bedingt, auch wenn die Mehrheit schon steht. Ein Mitglied kann bis dahin noch die Beratung verlangen.
Zirkularbeschluss, virtuelle Sitzung, Präsenzsitzung im Vergleich
Drei Beschlussverfahren im Überblick
Die Verfahren unterscheiden sich bei Rechtsgrundlage, Beratung, Zustimmung, Protokollierung und Einsatzbereich.
| Kriterium | Präsenzsitzung | Virtuelle Sitzung | Zirkularbeschluss |
|---|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | Art. 713 Abs. 2 Ziff. 1 OR | Art. 713 Abs. 2 Ziff. 2 OR | Art. 713 Abs. 2 Ziff. 3 OR |
| Mündliche Beratung | Ja | Ja, in Echtzeit | Nein |
| Veto eines Mitglieds gegen das Verfahren | Nein | Nein | Ja |
| Unterschrift der Mitglieder | Nicht nötig | Nicht nötig | Auf Papier: üblich. Elektronisch: nur, wenn der VR es schriftlich verlangt |
| Protokoll | Beratungsprotokoll | Beratungsprotokoll, eingesetzte Mittel nennen | Feststellung des Ergebnisses, Aufnahme ins nächste Protokoll empfohlen |
| Geeignet für | Strategie, kontroverse Geschäfte | Dringende Geschäfte mit Diskussionsbedarf | Klare, unstrittige Entscheide |
Elektronischer Zirkularbeschluss seit der Aktienrechtsrevision 2023
Vor 2023 hiess „schriftlich“ im Schweizer Recht: eigenhändig unterschrieben oder qualifiziert elektronisch signiert. Zustimmungen per E-Mail waren verbreitet, aber rechtlich unsicher.
Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Form ausdrücklich zulässig. Als elektronisch gelten etwa E-Mails, Board Portale und unter Umständen sogar Messenger-Nachrichten, sofern Absender und Wille eindeutig sind. Eine qualifizierte elektronische Signatur braucht es nicht mehr, ausser Ihr Verwaltungsrat hat das schriftlich so festgelegt.
Gültig heisst allerdings nicht beweisbar. Ein WhatsApp-Chat, in dem zwischen Antrag und „Einverstanden“ drei weitere Nachrichten mit Rückfragen stehen, ist im Streitfall kaum auszuwerten. Worauf bezog sich die Zustimmung genau? Lässt sich der Verlauf vollständig exportieren?
Legen Sie deshalb im Organisationsreglement fest, über welche Kanäle Zirkularbeschlüsse laufen dürfen. Ein Kanal pro Verwaltungsrat. Nicht drei.
Entscheide ausserhalb der Sitzung nachweisbar festhalten
Wie ein Board Portal den Zirkularweg nachweisbar macht
Wenn Zirkularbeschlüsse über E-Mail laufen, sammelt das Sekretariat Antworten aus verschiedenen Postfächern, gleicht Versionen der Beilagen ab und baut am Ende ein PDF zusammen. Fragt zwei Jahre später ein Revisor oder ein Gericht nach, beginnt die Suche von vorne.
Im DiliTrust Board Portal legen Administratoren Abstimmungen auch ausserhalb von Sitzungen an. Sie bestimmen, wer stimmberechtigt ist, hängen den Antrag mit Beilagen direkt an und setzen eine Abstimmungsfrist, die sich bei Bedarf verlängern lässt. Mitglieder stimmen am Rechner oder in der mobilen App ab, auf Wunsch auch offline. Die Stimme wird synchronisiert, sobald das Gerät wieder verbunden ist.
Der Unterschied zeigt sich, wenn jemand nachfragt: Jedes Mitglied hat denselben Antrag mit denselben Beilagen gesehen, und der Audit Trail hält das Abstimmungsverhalten fest. Verlangt Ihr Reglement eine Unterschrift, lassen sich Beschlüsse über angebundene E-Signatur-Anbieter wie DocuSign oder Adobe Sign unterzeichnen.
Ein Punkt bleibt Prozess, kein Klick: Das Recht auf mündliche Beratung. Nennen Sie im Antragstext, bis wann und auf welchem Weg ein Mitglied die Beratung verlangen kann.
So fassen Sie einen Zirkularbeschluss in 6 Schritten
Der folgende Ablauf passt für die meisten Schweizer Aktiengesellschaften. Halten Sie ihn einmal im Organisationsreglement fest, dann muss das Sekretariat nicht jedes Mal neu entscheiden.
- Eignung prüfen. Ist das Geschäft unstrittig? Erlauben Statuten und Organisationsreglement den Zirkularweg? Braucht es eine öffentliche Beurkundung oder einen Handelsregisterbeleg?
- Antrag formulieren. Ausgangslage, Beilagen, Beschlusstext. Der Beschlusstext muss mit Ja, Nein oder Enthaltung beantwortbar sein.
- Verfahren und Frist festlegen. Nennen Sie die Rechtsgrundlage, die Frist (für nicht dringliche Geschäfte gelten fünf Arbeitstage in der Lehre als ausreichend) und die Folge von Schweigen.
- Antrag an alle Mitglieder versenden. Nachweisbar und über den vereinbarten Kanal. Wer den Antrag nie erhalten hat, konnte auch keine Beratung verlangen.
- Rückmeldungen sammeln. Jedes Mitglied äussert sich zweimal: zum Verfahren und zum Inhalt. Antworten mit Bedingungen gelten nicht als Zustimmung.
- Ergebnis feststellen und protokollieren. Nach Fristablauf stellt der Präsident das Ergebnis fest. Legen Sie den Beschluss der nächsten Sitzung zur Kenntnis vor und nehmen Sie ihn ins Protokoll auf.
Protokollierung und Handelsregister
Art. 713 Abs. 3 OR verlangt ein Protokoll über Verhandlungen und Beschlüsse. Das Protokoll ist kein Gültigkeitserfordernis. Wer aber nicht protokolliert, verletzt eine Pflicht und haftet für daraus entstehenden Schaden.
Für den Zirkularbeschluss heisst das konkret: Der unterschriebene oder elektronisch dokumentierte Beschluss, die Feststellung des Ergebnisses und die Beilagen gehören zusammen abgelegt. In einem Verantwortlichkeitsprozess sind genau diese Unterlagen Ihr Nachweis, dass der Verwaltungsrat informiert entschieden hat.
Beim Handelsregister wird es formeller. Führt der Beschluss zu einem Eintrag, etwa bei einer Prokura, verlangt das Amt einen Beleg nach Art. 23 HRegV. Für einen elektronisch gefassten Beschluss erstellen Sie dafür ein Erwahrungsprotokoll, das mindestens ein zeichnungsberechtigtes Mitglied unterschreibt und das den Ablauf sowie das Abstimmungsergebnis festhält (Onlinekommentar, N. 21). Klären Sie die Details vorab mit dem zuständigen kantonalen Handelsregisteramt.
Bei beurkundungspflichtigen Beschlüssen, etwa Feststellungen im Rahmen einer Kapitalerhöhung, ziehen Sie die Urkundsperson früh bei. Der Zirkularweg ist dort nur unter engen Voraussetzungen möglich.
Jeden Beschluss in Sekunden wiederfinden statt im Postfach suchen
Vorlage: Zirkularbeschluss des Verwaltungsrats
Die folgende Vorlage deckt die Anforderungen aus Art. 713 OR ab. Passen Sie Platzhalter, Frist und Unterschriftsregelung an Ihre Statuten und Ihr Organisationsreglement an.
Kostenlose Word-Vorlage
Die fünf Bausteine auf einen Blick
Die Vorlage für den Zirkularbeschluss des Verwaltungsrats führt strukturiert durch Ausgangslage, Antrag, Verfahren, Stimmabgabe und die Feststellung des Ergebnisses.
- 1 Ausgangslage
- 2 Antrag
- 3 Verfahren
- 4 Stimmabgabe
- 5 Ergebnis feststellen
Diese Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden
Die meisten Probleme mit Zirkularbeschlüssen entstehen nicht beim Abstimmen, sondern davor und danach.
| Fehler | Folge | So vermeiden Sie ihn |
|---|---|---|
| Antrag lässt Interpretationsspielraum | Antworten mit Bedingungen, unklar ob Zustimmung vorliegt | Beschlusstext auf Ja oder Nein reduzieren |
| Mischung aus Sitzung und Zirkularweg, z. B. abwesendes Mitglied stimmt nachträglich per E-Mail zum Sitzungsbeschluss ab | Laut Lehre unzulässige Kombination | Entweder Sitzung oder vollständiger Zirkularbeschluss |
| Stellvertretung durch ein anderes Mitglied | Nach herrschender Lehre unzulässig, Beschluss angreifbar | Jedes Mitglied stimmt persönlich ab, keine Vollmachten im VR |
| Keine Frist gesetzt | Unklar, wann der Beschluss wirksam wird | Frist im Antrag und im Organisationsreglement festlegen |
| Antworten über mehrere Kanäle verstreut | Nachweis im Streitfall schwierig | Einen Kanal im Organisationsreglement festlegen |
| Keine Feststellung des Ergebnisses | Beschluss fehlt im Protokoll, Lücke bei der Revision | Feststellung durch den Präsidenten, Aufnahme ins nächste Protokoll |
Häufige Fragen zum Zirkularbeschluss
Ist ein Zirkularbeschluss per E-Mail gültig?
Ja. Seit dem 1. Januar 2023 erlaubt Art. 713 Abs. 2 Ziff. 3 OR die elektronische Form ausdrücklich. Eine Unterschrift ist nicht nötig, ausser der Verwaltungsrat hat sie schriftlich verlangt.
Muss ein Zirkularbeschluss einstimmig sein?
Nein, nicht inhaltlich. Es gilt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen, sofern Statuten oder Organisationsreglement nichts anderes vorsehen. Einstimmig muss nur der Verzicht auf die mündliche Beratung sein: Ein einziges Mitglied kann den Zirkularweg stoppen.
Wie lange sollte die Frist sein?
Das Gesetz nennt keine Frist. Für nicht dringliche Geschäfte gelten fünf Arbeitstage in der Lehre als ausreichend. Halten Sie eine Standardfrist im Organisationsreglement fest und weichen Sie nur im Einzelfall davon ab.
Was ist der Unterschied zwischen Zirkularbeschluss und Umlaufbeschluss?
In der Sache keiner. „Zirkularbeschluss“ ist der Begriff im Schweizer Aktienrecht, „Umlaufbeschluss“ der in Deutschland übliche Begriff, etwa für Aufsichtsrat oder GmbH. Die Regeln unterscheiden sich allerdings je nach Rechtsordnung und Gremium. Wie sich Verwaltungsrat, Aufsichtsrat und Beirat unterscheiden, erklären wir in einem eigenen Leitfaden.
Fazit: Der Zirkularbeschluss ist so stark wie seine Dokumentation
Der Zirkularbeschluss ist das schnellste Werkzeug, das das Obligationenrecht dem Verwaltungsrat gibt. Er funktioniert, wenn drei Dinge stimmen: ein Geschäft ohne Diskussionsbedarf, ein Antrag, der für sich allein steht, und eine Ablage, die das Ergebnis auch Jahre später belegt.
Setzen Sie die Spielregeln einmal sauber im Organisationsreglement fest. Danach entscheidet Ihr Verwaltungsrat zwischen den Sitzungen schnell, ohne dabei angreifbar zu werden.
Beschlüsse zwischen den Sitzungen schnell fassen und sauber belegen
