Vertragsbeziehungen zeigen, wie Dokumente in einem Vertragsportfolio zusammengehören. Sie verbinden einen Hauptvertrag mit seinen Änderungen, Unterverträgen, Anhängen und ergänzenden Unterlagen und machen die Struktur eines Vertrags über die gesamte Laufzeit nachvollziehbar.
Vertragsdaten sind die strukturierten Informationen zu diesen Dokumenten, etwa Beginn und Ende der Laufzeit, Vertragswert, Vertragspartner, die zuständige Person und das anwendbare Recht. Gemeinsam erleichtern sie das Vertragsmanagement: Teams können wichtige Informationen suchen, filtern und vergleichen, ohne jedes Dokument einzeln öffnen zu müssen.
…
Wenn Sie schon einmal einen Nachtrag geöffnet und dann in verschiedenen Ordnern nach dem Hauptvertrag gesucht haben, kennen Sie das Problem. Die Dokumente sind zwar miteinander verknüpft, aber der Verweis befindet sich möglicherweise in einer Tabellenkalkulation oder nur im Gedächtnis einer Person.
Ein Vertragsmanager oder ein Unternehmensjurist benötigt möglicherweise das Ablaufdatum, den Vertragswert, den Vertragspartner oder das anwendbare Recht, ohne jede einzelne Datei öffnen zu müssen.
Aus diesem Grund sollten Rechtsabteilungen Vertragsbeziehungen mit Vertragsdaten verknüpfen. In diesem Artikel wird erläutert, wie diese Verknüpfung das Vertragsmanagement unterstützt.
Vertragsbeziehungen und Vertragsdaten verstehen
Was gehört zu Vertragsbeziehungen und Vertragsdaten?
Bevor wir uns den Zusammenhang zwischen diesen beiden Elementen des Vertragslebenszyklus genauer ansehen, ist es sinnvoll zu verstehen, was jeweils dahinter steckt.
Vertragsbeziehungen beschreiben, wie Dokumente zueinander passen
Dazu können gehören:
- Haupt- oder Einzelvertrag: zum Beispiel ein Einzelvertrag, der im Rahmen einer Rahmenvereinbarung geschlossen wird.
- Nachtrag: Ein Dokument, das einen bestehenden Vertrag ändert oder ergänzt.
- Anhang: Begleitunterlagen wie technische Spezifikationen oder ein finanzielles Angebot.
- Weitere Nachweise: zum Beispiel ein Benachrichtigungsschreiben, eine Empfangsbestätigung oder das Angebot des Bieters, die zu Referenzzwecken aufbewahrt werden.
Vertragsdaten sind strukturierte Informationen, die einem Vertrag oder Dokument zugeordnet sind.
Dazu können gehören:
- Laufzeit: Beginn und Ende der Vereinbarung.
- Auftragswert und Höchstbudget: die in der Vereinbarung festgelegten finanziellen Kennzahlen.
- Vertragspartner und zuständige Person: die andere Vertragspartei und die Person, die den Vertrag intern verwaltet.
- Anwendbares Recht: das für den Vertrag maßgebliche Recht.
Diese Felder können sich in einem Übersichtsblatt oder einem anderen konfigurierten Datensatz befinden. Je nach Tool kann die Freigabe von Berechtigungen abhängen, und jeder Wert lässt sich möglicherweise bis zu seiner Quelle zurückverfolgen.
Wenn dieser Zusammenhang offensichtlich erscheint, dann deshalb, weil juristische Arbeit von Kontext und Präzision abhängt. Um diesen Kontext zu wahren, müssen Vertragsbeziehungen und Vertragsdaten konsistent und korrekt sein.
Drei klare Vorteile der Verknüpfung von Vertragsbeziehungen und Vertragsdaten
Vertragsbeziehungen zeigen die Struktur, Vertragsdaten liefern die relevanten Informationen. Zusammen geben sie Teams einen vollständigen Überblick darüber, wie Verträge und die dazugehörigen Dokumente zusammengehören.
Eine Rahmenvereinbarung macht den Nutzen deutlich: Hauptvertrag, Einzelverträge, Änderungen und Begleitdokumente lassen sich als zusammengehöriges Paket durchsuchen und verwalten, statt jedes Dokument einzeln zu prüfen. Die Struktur liefert den Kontext; die Daten machen diesen Kontext nutzbar.
- Beziehungen zeigen, was zusammengehört: Sie verknüpfen einen Rahmenvertrag mit Änderungen, Unterverträgen und Anhängen, geben jedoch keinen Aufschluss darüber, welche Unterlagen bald ablaufen, einen bestimmten Schwellenwert erreichen oder unter ein bestimmtes Gesetz fallen.
- Die Daten zeigen, welche Verträge bestimmte Kriterien erfüllen: Ablaufdaten, zuständige Personen, Werte und anwendbares Recht ermöglichen die Suche und Filterung. Sie zeigen jedoch nicht, wo das jeweilige Dokument in der Vertragsstruktur eingeordnet ist.
- Die Kombination schafft Nachvollziehbarkeit: Sie zeigt, ob ein Wert aus dem übergeordneten Vertrag stammt oder in einem verknüpften Datensatz geändert wurde. Das lässt sich mit Vertragsbeziehungen oder Vertragsdaten allein nicht zuverlässig erkennen.
Dies ist vor allem dann von Bedeutung, wenn Vertragsstrukturen mehrschichtig sind oder das Portfolio so umfangreich ist, dass es niemand mehr im Kopf behalten kann. Wenn Teams den Kontext, die Werte und Änderungen in miteinander verbundenen Dokumenten überprüfen, kann eine fehlende Verknüpfung schnell Auswirkungen auf eine Vertragsverlängerung oder -überprüfung haben.
Wo sich die Vernetzung im Arbeitsalltag auszahlt
| Anwendungsfall | Was die Verbindung ermöglicht |
|---|---|
| Änderungen | Verfolgen Sie eine Änderung bis zum Hauptvertrag zurück und überprüfen Sie frühere Versionen. |
| Anhänge und Unterverträge | Hier finden Sie Zeitpläne, Leistungsbeschreibungen und nachgelagerte Vereinbarungen im jeweiligen Vertragskontext. |
| Ausschreibungen und öffentliches Beschaffungswesen | Gruppieren Sie die Ausschreibungsunterlagen, Rahmenvereinbarungen, Vergabeverträge und Nachträge und filtern Sie diese anschließend nach Behörde, Rechtsgrundlage, Wert oder Budget. |
| Verlängerungen und Ablauf | Suchen Sie nach Verträgen, deren Laufzeit bald abläuft, und prüfen Sie die dazugehörigen Unterlagen, bevor Sie entscheiden, wie Sie vorgehen möchten. |
| Portfolio-Besprechungen | Suchen Sie Verträge nach Inhaber, Vertragspartner, Gerichtsbarkeit, Wert oder Budget. |
| Suche und Berichterstellung | Kombinieren Sie Schlüsselwörter, Felder und Beziehungsinformationen und speichern oder exportieren Sie die Ergebnisse, sofern dies unterstützt wird. |
Vertragsbeziehungen verleihen dem Portfolio Struktur und verknüpfen jeden Datensatz mit den erforderlichen Informationen und Dokumenten. Sie erleichtern die Verwaltung von Verträgen als Pakete, wenn das Arbeitsaufkommen hoch ist. Vertragsdaten runden das Bild ab, indem sie wichtige Felder hervorheben und so das Auffinden und Vergleichen dieser Felder über verschiedene Verträge hinweg erleichtern.
In der Praxis
Die Verknüpfung von Vertragsbeziehungen und Vertragsdaten unterstützt Teams weit über die Rechtsabteilung hinaus:
Für Vertragsmanager
Ein Vertragsmanager öffnet eine Vertragsänderung und sieht darüber den übergeordneten Vertrag sowie darunter die Unterverträge, Anhänge und Begleitdokumente. Jeder Eintrag ist entsprechend seiner Beziehung zum übergeordneten Vertrag gekennzeichnet, sodass die Struktur einen klaren Ausgangspunkt für die Prüfung bietet. Ein Anhang kann zu Referenzzwecken in dieser Struktur verbleiben, ohne strukturierte Felder zu enthalten. Der Datensatz zeigt somit, was zum Vertrag gehört, und macht gleichzeitig deutlich, welche Dokumente Daten zur Arbeitsansicht beitragen.
Für den Einkauf
Ein Einkäufer, der eine öffentliche Ausschreibung prüft, kann die Rahmenvereinbarung, die Anwendungsverträge, Änderungen, Anhänge, das Angebot des Bieters, das Benachrichtigungsschreiben und die Empfangsbestätigung in einem Paket zusammenfassen. Er kann das ihm zugängliche Portfolio nach Frist, Auftraggeber, Auftragswert oder Dokumenttyp durchsuchen und anschließend von einer einfachen Ergebnisliste zur Beziehungsansicht wechseln. Eine gespeicherte Überprüfung behält ihre Filter, Spalten und Sortierreihenfolge bei, und ausgewählte Ergebnisse können für den nächsten Berichtszyklus exportiert werden.
Für Unternehmensjuristen
Unternehmensjuristen, die Verträge prüfen, die einem bestimmten Recht unterliegen, können gemeinsame Werte wie das Datum des Inkrafttretens, das Ablaufdatum, die Gegenpartei oder das maximale Budget in zugehörigen Datensätzen einsehen, wobei jeder Wert bis zu seiner Quelle zurückverfolgt werden kann. Wird dieser Wert in einem zugehörigen Datensatz bearbeitet, wird verhindert, dass dieser Datensatz den Wert übernimmt, wodurch die Änderung sichtbar wird. Kann ein untergeordnetes Dokument nicht geöffnet werden, bleibt seine Position als Platzhalter in der Struktur erhalten, während das Dokument aus den Suchergebnissen ausgeschlossen bleibt.
Berechtigungen legen fest, was jede Person einsehen darf, während Beziehungen und Nachverfolgbarkeit klar bleiben. Ein einziges CLM, das beide Funktionen abdeckt, bewahrt den Kontext der Arbeit, anstatt dass Teams diesen zwischen den Systemen neu aufbauen müssen. Das ist wichtig, wenn ein Vorgang von der Beschaffung an die Rechtsabteilung oder von der Prüfung an die Berichterstattung weitergeleitet wird. Das Ziel ist einfach: Der Kontext bleibt über alle Anwendungsfälle hinweg erhalten.
Die Technologie sollte die Zusammenhänge sichtbar machen
Wenn die Verbindung zwischen einem Vertrag und den zugehörigen Dokumenten nur über Tabellen, Ordnernamen oder das Wissen einzelner Personen hergestellt wird, muss die Rechtsabteilung Zusammenhänge manuell rekonstruieren. Sie muss sich merken, durch welchen Nachtrag sich Vertragsbedingungen geändert haben, wo ein Anhang gespeichert ist und welche Daten zum Rahmenvertrag gehören. Bei einem kleinen Portfolio kann das ausreichen. Mit wachsendem Vertragsbestand wird es jedoch schnell unübersichtlich.
Verlässt ein Teammitglied das Unternehmen, fehlen dem Nachfolger häufig nicht nur Ordner und Notizen, sondern auch der Zusammenhang zwischen den Dokumenten. Diese Lücke wird sichtbar, wenn der Kontext besonders wichtig ist, etwa bei einer Vertragsverlängerung, einer Angebotsprüfung, einem internen Audit oder einer geschäftlichen Entscheidung. Die Lücke wird gerade dann sichtbar, wenn der Kontext am dringendsten benötigt wird: bei einer Vertragsverlängerung, einer Angebotsprüfung, einem internen Audit oder einer geschäftlichen Fragestellung.
Ein verknüpftes System hält diese Beziehungen auch dann fest, wenn Aufgaben zwischen Mitarbeitenden übergeben werden. Für manche Organisationen muss eine solche Lösung über ein eigenständiges CLM hinausgehen. Ein Legal Operating System kann als gemeinsame Grundlage dienen, auf der Verträge, Gesellschaften, Matters und Governance-Daten in der gesamten Rechtsabteilung verbunden bleiben. Die Technologie sollte diese Verknüpfungen abbilden, sodass Rechtsabteilungen ihr fachliches Urteilsvermögen einsetzen können, statt den Kontext jedes Mal manuell neu zusammenzutragen.
Häufig gestellte Fragen zu Vertragsbeziehungen und Vertragsdaten
Können Vertragsdaten über alle Dokumentbeziehungen hinweg geteilt werden?
Nicht immer. Ob Daten geteilt werden, hängt von den Berechtigungen, der Konfiguration und dem Dokumenttyp ab. Ein System kann Werte zwischen zugänglichen, verknüpften Dokumenten teilen, während Anlagen oder ergänzende Dokumente ausgeschlossen werden, die nicht für strukturierte Felder konfiguriert sind. Wird ein gemeinsam genutzter Wert bearbeitet, sollten Sie prüfen, ob er weiterhin bis zu seiner Quelle zurückverfolgt werden kann und ob sich die Dokumentbeziehung geändert hat.
Wie sollten Einkaufsteams Vertragsbeziehungen vor der Einführung prüfen?
Beginnen Sie mit einem Beschaffungsvorgang, der den Rahmenvertrag, Einzelverträge, Nachträge und ergänzende Dokumente umfasst. Prüfen Sie den Vorgang zunächst aus Sicht des Einkaufs und anschließend aus Sicht der Rechtsabteilung. So lässt sich feststellen, ob die Hierarchie, zentrale Werte, das anwendbare Recht und die durch Berechtigungen gesteuerte Sichtbarkeit nach der Unterzeichnung und bei wechselnder Zuständigkeit klar erkennbar bleiben.
Kann ein vollständiges Vertragspaket mit einem Klick exportiert werden?
Gehen Sie nicht automatisch davon aus. Manche Tools exportieren nur ausgewählte Zeilen, während Download-Rechte von den Berechtigungen abhängen. Verwenden Sie ein Paket mit verknüpften Dokumenten und eingeschränktem Zugriff. Prüfen Sie anschließend, ob der Export genügend Kontext zu den Dokumentbeziehungen enthält, damit auch eine nicht am Vorgang beteiligte Person ihn nachvollziehen kann.
Was passiert, wenn Vertragsbeziehungen und Vertragsdaten in getrennten Systemen verwaltet werden?
Der Zusammenhang muss bei jedem Zuständigkeitswechsel manuell rekonstruiert werden. Öffnet eine prüfende Person einen Nachtrag in einem System, muss sie auf eine Tabelle oder eine andere Plattform zurückgreifen, um den zugrunde liegenden Vertrag, das Ablaufdatum oder das anwendbare Recht zu finden. Diese doppelte Pflege führt zu Verzögerungen, Inkonsistenzen und dem Risiko, dass jemand auf Grundlage veralteter Informationen handelt. Bei wenigen Verträgen sind die Kosten gering, bei hohem Vertragsvolumen oder knappen Fristen steigen sie jedoch schnell.
Woran erkennen Sie, ob Ihre aktuelle Lösung Vertragsbeziehungen gut verwaltet?
Stellen Sie eine praktische Frage: Wenn morgen ein Teammitglied nicht mehr verfügbar ist, kann eine neue zuständige Person alle mit einer bestimmten Vereinbarung verknüpften Dokumente finden, die Struktur verstehen und die wichtigsten Datenfelder lesen, ohne jemanden fragen zu müssen? Wenn nicht, werden die Beziehungen zwischen Dokumenten und Daten noch eher von Personen als vom System zusammengehalten.
