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Muchos equipos jurídicos se enfrentan a carencias en sus herramientas legales. Puede ser en la gestión de contratos, de consejos de administración o de asuntos jurídicos. Los equipos jurídicos invierten en una plataforma documental para centralizar contratos, cláusulas y flujos de trabajo. Todo se gestiona en un único lugar, desde la redacción, revisión y aprobación, hasta que el documento necesita ser firmado.
En ese momento, suelen entrar en juego las integraciones de terceros. Los documentos se transfieren entre plataformas. Y el registro de auditoría puede quedar repartido entre ellas, dependiendo de la integración.
Por eso, sus herramientas jurídicas deberían incluir un sistema de firma electrónica integrado.
Por qué «simplemente añadir una herramienta de firma» se convirtió en la norma
Las herramientas de firma electrónica ya existían antes de que aparecieran la mayoría de las herramientas de gestión de contratos (CLM), de gestión de consejos de administración o de gestión de entidades. Los equipos recurrían a ellas como solución rápida, y ese hábito se ha mantenido. Hoy en día, muchas organizaciones siguen pagando una suscripción a una solución de firma independiente. Esto, a pesar de contar con una sólida herramienta de gestión de contratos que sirve como repositorio, biblioteca de plantillas y muchas otras funciones.
Las integraciones de firma de terceros se convirtieron en la norma. Y nadie se ha cuestionado si esto sigue siendo válido hoy en día. Esta forma de trabajar presenta múltiples inconvenientes, los principales relacionados con el tratamiento de datos y el registro de auditoría.
¿Qué ocurre con sus datos cuando utiliza proveedores de firma externos?
Se trata de un problema menos evidente. Cuando un documento se transfiere a una herramienta de firma externa, es procesado por la infraestructura de dicho proveedor. Aunque sea solo por un breve periodo de tiempo, esto puede significar que los datos se procesen en el entorno del proveedor externo, lo que puede plantear consideraciones adicionales en materia de gobernanza de datos:
- Riesgo adicional relacionado con terceros. Según el Informe sobre investigaciones de filtraciones de datos de 2025 de Verizon, la proporción de filtraciones en las que intervino un tercero se duplicó en un solo año, pasando del 15 % al 30 %.
- Pérdida de tiempo. Cambiar a otra plataforma, iniciar sesión en otra cuenta y seguir manualmente el registro de auditoría supone una pérdida de tiempo que se acumula rápidamente.
- El seguimiento se complica. El ciclo de vida completo del contrato ya no se concentra en un único lugar. El certificado de finalización no siempre se genera automáticamente. Por ello, a menudo hay que recuperar manualmente la prueba de la firma.
En el caso de los acuerdos de confidencialidad (NDA), las resoluciones del consejo de administración y los contratos con los clientes, conviene prestar especial atención a este último punto.
Qué hay que tener en cuenta a la hora de elegir un software jurídico con un sistema de firma integrado
Si la firma está correctamente integrada en una plataforma, la configuración debería ser prácticamente imperceptible. Sin pasos de activación, sin suscripción aparte, sin gastos administrativos para empezar. Debería estar ahí cuando lo necesite.
1. Incluida por defecto, sin necesidad de activación
Una función de firma bien integrada no requiere un paso específico de configuración inicial. Con el modelo actual de centro de conexiones, la firma electrónica requiere una cuenta de proveedor configurada. El registro del documento permanece en DiliTrust a lo largo de todo el flujo de trabajo de gestión de contratos. Mientras que la firma se gestiona a través del proveedor seleccionado.
2. SES para la firma diaria
La firma electrónica simple (SES) es el nivel básico definido en el marco de eIDAS. Por lo que tu solución de firma integrada debería ser compatible con ella. La SES puede ser suficiente para muchos documentos rutinarios, como los acuerdos de confidencialidad y los contratos con proveedores, pero el nivel de firma adecuado para los contratos de trabajo, las resoluciones del consejo de administración y otros documentos depende del documento en cuestión, la jurisdicción y los requisitos legales aplicables. Una solución de firma que admita la SES puede cubrir muchos flujos de trabajo de firma rutinarios. Y esto la convierte en una funcionalidad importante para el software jurídico con firma electrónica.
3. Adaptable y personalizable para casos de uso específicos
Aunque la SES puede ser suficiente para muchos documentos rutinarios, algunos documentos pueden requerir un mayor nivel de garantía. Las firmas electrónicas avanzadas (AES) pueden ser adecuadas para determinadas actividades reguladas, transacciones de mayor riesgo o requisitos jurisdiccionales específicos. Una configuración adecuadamente diseñada debería dar respuesta a estos requisitos conectándose con proveedores externos que ofrezcan el nivel de firma y el método de autenticación necesarios cuando sea preciso, en lugar de considerar las AES como el valor por defecto para todos los flujos de trabajo de firma.
El resultado es una plataforma única que se conecta con proveedores que ofrecen SES y AES para distintos casos de uso, estando previsto que DiliTrust Sign sea la opción de firma nativa.
4. Autenticación flexible por firmante
No todos los documentos presentan el mismo nivel de riesgo, ni todos los firmantes se encuentran en el mismo contexto. Dependiendo del proveedor y del módulo, las opciones de autenticación disponibles pueden incluir enlaces seguros por correo electrónico o contraseñas de un solo uso (OTP) enviadas por SMS cuando se requiere una capa adicional de verificación. Los requisitos de configuración también dependen del proveedor y del módulo seleccionados.
DiliTrust Sign, su compañero de firma electrónica nativo
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Casos de uso en los que las firmas integradas marcan la diferencia
Cuando su software jurídico se conecta a un proveedor de firma electrónica y está correctamente configurado, el flujo de trabajo es muy sencillo. Un miembro del equipo abre un documento, asigna los firmantes, establece el orden de firma si es necesario y lo envía para su firma. El registro del documento permanece en la plataforma durante todo el flujo de trabajo de gestión de contratos. Mientras que el proceso de firma se gestiona a través del proveedor seleccionado. Dependiendo del proveedor y del módulo, pueden estar disponibles el estado de la firma, los recordatorios automáticos y el almacenamiento del documento firmado y del certificado de firma.
Firma de un acuerdo del consejo de administración con consejeros externos
Una resolución del consejo de administración suele requerir la firma de varias personas, incluidas personas ajenas a la organización. Un software de gestión del consejo de administración con una solución de firma electrónica integrada puede ofrecer la seguridad y la rapidez necesarias:
- El secretario corporativo abre el documento directamente en la plataforma y lo selecciona para su firma.
- Añade a cada consejero como firmante y establece un orden de firma secuencial si lo exigen las normas de gobernanza.
- Cada director recibe un enlace seguro por correo electrónico, siempre que el proveedor seleccionado lo permita. Sin necesidad de crear una cuenta ni de realizar ninguna configuración adicional.
- Realiza un seguimiento del progreso de la firma en tiempo real, siempre que el proveedor y el módulo lo permitan.
- Una vez recogida la última firma, el certificado de finalización se genera automáticamente y se guarda junto con el documento firmado.
En el caso de un documento en el que intervienen múltiples partes interesadas de diferentes organizaciones, mantener la coherencia en el proceso puede reducir la carga que supone la coordinación, que a menudo ralentiza la adopción de resoluciones por parte del consejo de administración.
Envío de un acuerdo de confidencialidad a un socio externo
Los acuerdos de confidencialidad (NDA) se encuentran entre los tipos de contrato más habituales. Implican a partes externas y, a menudo, se gestionan con plazos muy ajustados. Si su software de gestión de contratos (CLM) está conectado a un proveedor de firma electrónica, el flujo de trabajo podría ser el siguiente:
- Asigna a la parte externa como firmante directamente desde el documento.
- Elige un método de autenticación disponible y envía la solicitud para su firma.
- Dependiendo del proveedor, es posible que la persona externa pueda hacer clic en el enlace, revisar el documento y firmarlo sin necesidad de crear una cuenta.
- El acuerdo de confidencialidad firmado y los registros de firma disponibles pueden sincronizarse con el registro del contrato.
Cuando la rapidez es lo más importante, reducir la necesidad de intercambiar archivos manualmente o de hacer un seguimiento de los archivos PDF adjuntos puede marcar la diferencia.
Incorporar los sistemas de firma integrados al flujo de trabajo jurídico
Una plataforma de software jurídico debería integrar los flujos de trabajo de redacción, aprobación y firma, al tiempo que mantiene los registros pertinentes accesibles en un único lugar. El modelo actual de centro de conexión admite conexiones con proveedores que ofrecen SES y AES. Mientras que DiliTrust Sign está previsto como la opción de firma nativa. El resultado puede ser un registro de auditoría más claro, menos trabajo administrativo y un proceso de firma que se adapte al trabajo jurídico ya en curso, dependiendo del proveedor y del módulo.
Preguntas frecuentes sobre los sistemas de firma integrados
¿Cómo deben decidir los equipos jurídicos entre SES nativo y AES para los distintos documentos?
Empiece por el tipo de documento y la jurisdicción. El SES suele ser suficiente para documentos rutinarios, mientras que los contratos de trabajo, las resoluciones del consejo de administración y los documentos regulados pueden requerir un mayor nivel de garantía. Compruebe los requisitos locales antes de optar por el AES.
¿Qué ocurre con el registro de auditoría cuando un contrato pasa de un CLM a un proveedor de firma externo?
El registro de auditoría puede dividirse entre el CLM y el proveedor de firma. Dependiendo del proveedor y del módulo, las marcas de tiempo de la firma, los certificados y los documentos firmados pueden sincronizarse con el registro original del contrato.
¿Cómo pueden los equipos jurídicos recabar las firmas de consejeros externos o socios sin tener que trasladar los documentos entre plataformas?
Dependiendo del proveedor, los firmantes externos pueden recibir un enlace por correo electrónico y firmar en su navegador sin necesidad de crear una cuenta ni instalar ningún software. El registro del contrato puede permanecer en la plataforma jurídica. Mientras que la firma se gestiona a través del proveedor configurado.
