CASO DE ÉXITO – SUITE
De los silos de datos a una única fuente de información fiable: la transformación de la gobernanza de un líder mundial en logística
Cómo una empresa internacional de logística con operaciones en más de 100 países está creando confianza en los datos de entidades y consejos para los equipos jurídicos y financieros.
DE UN VISTAZO
INTRODUCCIÓN
Esta empresa europea de logística global y gestión de la cadena de suministro, con operaciones en más de 100 países y más de 50.000 empleados en todo el mundo, no es ajena a entornos complejos. Sin embargo, su alcance internacional conlleva complejidades de gobernanza que era necesario resolver.
Con una estructura organizativa muy descentralizada, la empresa se encontró con una paradoja: los sistemas que permitían cierta agilidad a nivel local no ofrecían claridad de datos en toda la empresa. Con los equipos jurídicos trabajando en un sistema y los financieros en otro. Y, a veces, incluso con variaciones entre regiones, resultaba difícil estar seguro de qué datos eran ciertos o no. Para una empresa de esta envergadura, la fragmentación de los datos ya no era una posibilidad. Era un riesgo para la gestión de las entidades y la dirección del consejo de administración. Y tenía consecuencias sobre el cumplimiento, la elaboración de informes y, por supuesto, la toma de decisiones estratégicas.
EL RETO
Tres herramientas, tres verdades y poca confianza en los datos
Es fundamental comprender el contexto: en esta organización, el enfoque de gestión de entidades evolucionó de forma orgánica, no estratégica. Tras años de evolución orgánica, distintos equipos trabajaban en sistemas diferentes, y a veces incluso variaban según la región. El ejemplo más llamativo en esta organización era la división entre las herramientas utilizadas por Finanzas, con Excel como sistema principal de almacenamiento de datos, y Jurídico, que dependía de una herramienta genérica de gestión de entidades que ofrecía poca personalización. Al final, había tres grupos de datos distintos. Cada uno con su historia y su realidad, sin una forma clara de conciliarlos.
Las consecuencias afectaron a toda la organización:
Cuando los equipos dedican más tiempo a verificar los datos que a utilizarlos, algo va mal. A menudo, los departamentos jurídico y financiero tenían que ralentizar sus procesos de toma de decisiones porque necesitaban corroborar datos de distintas fuentes y equipos. Había demasiados pasos manuales, ya fuera para la gestión de datos o para la gestión del consejo de administración.
LA SOLUCIÓN
Una plataforma unificada para sus equipos jurídicos
El objetivo final era trabajar con soluciones que se comunicaran entre sí. La búsqueda requería algo más que un software de gestión de entidades, ya que las reuniones del consejo de administración también necesitaban una actualización. DiliTrust destacó por su interfaz intuitiva, también por su capacidad para combinar las necesidades generales con las posibilidades de personalización. La empresa necesitaba un socio que comprendiera la complejidad de reunir en una única plataforma dos departamentos con necesidades, flujos de trabajo y datos diferentes.
Una plataforma para consolidar los datos de gestión de entidades jurídicas y financieras
Permisos granulares que permiten a los equipos de Finanzas actualizar sus campos de datos sin modificar la información legal
Funciones de actualización masiva que permiten realizar cambios en toda la empresa de forma eficiente
Gestión integrada del Consejo de Administración que conecta la Gestión de Entidades con el Board Portal para que las actualizaciones de los poderes fluyan sin problemas
Los equipos podrán configurar los campos de datos y los flujos de trabajo sin necesidad de conocimientos informáticos. Esta flexibilidad era esencial para la organización, ya que se espera que cuente con muchos usuarios, con distinta preparación tecnológica.
DiliTrust, un verdadero socio: El proceso de implantación era tan importante como las funcionalidades para la empresa. La empresa buscaba un verdadero socio que actuara en cierto modo como consultor del proyecto para guiarles en la transformación. Con la implantación en marcha, el plazo estimado es de unos 4 a 6 meses hasta la finalización.
LOS RESULTADOS
Una plataforma que permite una supervisión jurídica integral
La organización aspira a mejoras tangibles desde las primeras fases, a medida que la transformación va tomando forma.
Los resultados esperados incluyen:
Con las herramientas de Gestión de Entidades Jurídicas y Gestión del Consejo, todos los miembros del equipo comprenderán mejor sus responsabilidades, lo que proporcionará el mejor entorno para equilibrar la autonomía y la centralización de datos. Una vez implementadas por completo, la empresa estará en condiciones no sólo de gestionar su complejidad actual, sino también de ampliar su infraestructura de gobernanza a medida que siga creciendo. Con datos limpios, procesos claros y equipos seguros, están transformando la gestión de entidades de un cuello de botella a una ventaja competitiva.