CASE STUDY – SUITE
Von Datensilos zu einer Single Source of Truth: Die Governance-Transformation eines globalen Logistikführers
Wie ein internationales Logistikunternehmen mit Niederlassungen in über 100 Ländern verlässliche Gesellschafts- und Board-Daten für Rechts- und Finanzabteilung etabliert
AUF EINEN BLICK
EINLEITUNG
Das in Europa ansässige globale Logistik- und Lieferkettenmanagementunternehmen mit Niederlassungen in über 100 Ländern und weltweit über 50 000 Mitarbeitern ist kein Neuling in komplexen Umgebungen. Seine internationale Reichweite bringt jedoch komplexe Governance-Probleme mit sich, die gelöst werden mussten.
Mit einer stark dezentralisierten Organisationsstruktur befand sich das Unternehmen in einem Paradoxon: Die Systeme, die eine gewisse lokale Flexibilität ermöglichten, lieferten keine unternehmensweite Datenklarheit. Die Rechtsabteilung arbeitete mit einem System, die Finanzabteilung mit einem anderen, und manchmal gab es sogar Unterschiede zwischen den einzelnen Regionen, so dass es schwierig war, sich zu vergewissern, welche Daten der Wahrheit entsprachen. Für ein Unternehmen dieser Größenordnung war eine Datenfragmentierung nicht mehr möglich – sie stellte ein Risiko für die Unternehmensleitung und die Geschäftsführung dar und hatte Auswirkungen auf die Einhaltung von Vorschriften, die Berichterstattung und natürlich die strategische Entscheidungsfindung.
DIE HERAUSFORDERUNG
Drei Tools, drei Wahrheiten und wenig Datenvertrauen
Es ist wichtig, den Kontext zu verstehen: In dieser Organisation hat sich der Ansatz für die Entity Management organisch und nicht strategisch entwickelt. Nach Jahren der organischen Entwicklung arbeiteten verschiedene Teams an unterschiedlichen Systemen, die sich manchmal sogar regional unterschieden. Das auffälligste Beispiel in diesem Unternehmen war die Kluft zwischen den von der Finanzabteilung verwendeten Tools, die Excel als primäres Datenspeichersystem nutzten, und der Rechtsabteilung, die sich auf ein allgemeines Tool für Entity Manager verließ, das kaum personalisiert werden konnte. Letztendlich gab es drei verschiedene Datenpools, von denen jeder seine eigene Geschichte und Realität bot, ohne dass es eine klare Möglichkeit gab, sie miteinander in Einklang zu bringen.
Die Folgen betrafen die gesamte Organisation:
Wenn Teams mehr Zeit mit der Überprüfung von Daten verbringen als mit deren Nutzung, stimmt etwas nicht. Oft mussten die Rechtsabteilung und die Finanzabteilung ihre Entscheidungsprozesse verlangsamen, weil sie Daten aus verschiedenen Quellen und Teams abgleichen mussten. Es gab zu viele manuelle Schritte, sei es für die Datenverwaltung oder die Geschäftsführung.
DIE LÖSUNG
Eine einheitliche Plattform für ihre Rechtsabteilungen
Das ultimative Ziel war es, mit Lösungen zu arbeiten, die miteinander kommunizieren können. DiliTrust zeichnete sich nicht nur durch seine benutzerfreundliche Oberfläche aus, sondern auch durch seine Fähigkeit, allgemeine Anforderungen mit individuellen Anpassungsmöglichkeiten zu kombinieren. Das Unternehmen brauchte einen Partner, der die Komplexität verstand, zwei Abteilungen mit unterschiedlichen Bedürfnissen, unterschiedlichen Arbeitsabläufen und unterschiedlichen Daten auf eine einzige Plattform zu bringen.
Eine Plattform zur Konsolidierung von Daten zur Verwaltung rechtlicher und finanzieller Entities
Granulare Berechtigungen, die es Finanzabteilungen ermöglichen, ihre Datenfelder zu aktualisieren, ohne rechtliche Informationen zu ändern
Massenaktualisierungsfunktionen, mit denen unternehmensweite Änderungen effizient vorgenommen werden können
Integriertes Board Management, das Entity Management und Board verbindet, so dass Mandatsaktualisierungen nahtlos erfolgen
Die Teams sind in der Lage, Datenfelder und Arbeitsabläufe zu konfigurieren, ohne dass IT-Fachwissen erforderlich ist; diese Flexibilität war für die Organisation von entscheidender Bedeutung, da davon ausgegangen wird, dass sie von vielen Benutzern mit unterschiedlichen technischen Kenntnissen genutzt wird.
DiliTrust, ein echter Partner: Der Implementierungsprozess war für das Unternehmen ebenso wichtig wie die Funktionen. Das Unternehmen war auf der Suche nach einem echten Partner, der in gewisser Weise als Berater für das Projekt fungieren würde, um es durch die Umstellung zu begleiten. Die Implementierung ist im Gange, und der geschätzte Zeitrahmen bis zur Fertigstellung liegt bei 4 bis 6 Monaten.
DIE ERGEBNISSE
Eine Plattform zur Unterstützung einer durchgängigen Rechtsaufsicht
Die Organisation strebt von Anfang an spürbare Verbesserungen an, wenn die Umgestaltung Gestalt annimmt.
Zu den erwarteten Ergebnissen gehören:
Mit den Tools Legal Entity Management und Board Management können alle Teammitglieder ihre Zuständigkeiten besser einschätzen und so ein optimales Gleichgewicht zwischen Autonomie und Datenzentralisierung herstellen. Nach der vollständigen Implementierung wird das Unternehmen in der Lage sein, nicht nur seine aktuelle Komplexität zu bewältigen, sondern auch seine Governance-Infrastruktur zu skalieren, wenn es weiter wächst. Mit sauberen Daten, klaren Prozessen und zuversichtlichen Teams verwandelt sich das Entity Management von einem Engpass in einen Wettbewerbsvorteil.