Partie #1 de la série de 3 articles “Comment réussir la mise en place de votre CLM”
Cet article est le premier d’une série de trois sur la mise en place réussie d’un CLM. Ici, nous abordons la phase de conception, une étape clé. Elle permet de fixer les objectifs, d’aligner les parties prenantes et de créer une feuille de route claire. Ces actions assurent une mise en œuvre fluide et efficace.
Phase de conception de la mise en œuvre du CLM
La phase de conception est essentielle à la mise en œuvre d’une solution CLM. Elle pose les bases d’un déploiement réussi. Durant cette étape, l’accent est mis sur la préparation de l’équipe projet et la gouvernance. Vous définissez des besoins précis et fixez des objectifs clairs. Ainsi, vous établissez une base solide pour l’ensemble du projet. Prendre le temps de planifier en détail permet d’anticiper les défis et de les éviter. De plus, cela garantit l’alignement de toutes les parties prenantes sur les objectifs et le processus.
Quatre étapes clés
La phase de conception d’une solution CLM peut débuter avant même le choix de l’outil. L’anticiper permet de préciser vos objectifs et de garantir que la solution retenue s’aligne parfaitement sur les besoins de votre entreprise.
Étape 1 : évaluer les besoins et les attentes
Il est essentiel de bien comprendre les besoins et attentes liés aux contrats dans votre organisation. Pour commencer, cartographiez tous les contrats actifs en collaborant avec les différentes équipes. Identifiez ceux nécessitant une attention particulière.
L’organisation d’ateliers internes ou de réunions aide à aligner les attentes et à garantir une approche unifiée. Vous pouvez aussi lancer des sondages internes pour recueillir un maximum de retours d’expérience des utilisateurs concernés.
Incluez tous les futurs utilisateurs de la solution CLM. Cela permet d’identifier les utilisateurs principaux, secondaires et occasionnels. Enfin, gardez à l’esprit que l’évaluation des processus internes et la collaboration avec les parties prenantes vous incombent, et non au fournisseur de la solution CLM.
Étape 2 : définir des objectifs clairs et réalistes
Définissez des objectifs clairs et atteignables, en cohérence avec ceux de votre organisation et réalisables dans un délai précis. Votre fournisseur de CLM, accompagné d’un chef de projet dédié, vous guidera tout au long du processus.
Commencer modestement ne signifie pas manquer d’ambition. Adoptez une approche progressive : démarrez avec un périmètre minimal viable en termes de cas d’usage et de départements, puis élargissez-le progressivement, phase par phase, à mesure que vous gagnez en dynamique.
Vos objectifs peuvent prendre différentes formes, par exemple :
Le gain de temps est souvent un objectif clé. Un CLM améliore cet aspect, mais restez réaliste. Par exemple, visez « consacrer deux jours par semaine à la révision des contrats » plutôt que « réduire ce temps à 20 minutes par mois ».
Étape 3 : identifier les intégrations clés
Analysez en détail l’écosystème numérique de votre organisation pour identifier les outils avec lesquels votre solution CLM doit s’intégrer. Priorisez les intégrations essentielles, comme la synchronisation avec des outils de signature électronique, des plateformes CRM ou des systèmes ERP.
Vos équipes auront probablement besoin d’intégrations supplémentaires au fil de leur développement et de l’évolution du CLM. Cependant, privilégiez les connexions répondant à des besoins critiques plutôt qu’à de simples options accessoires.
Par exemple, si certaines équipes collaborent fréquemment avec des travailleurs indépendants, une intégration fluide entre différentes plateformes est indispensable. Dans ce cas, connecter votre CLM à Microsoft 365 ou Google facilite la collaboration avec ces partenaires.
Enfin, les cas d’usage écartés lors des premières phases de conception vous aideront à identifier les intégrations prioritaires.
Étape 4 : définir les indicateurs clés de performance (KPIs) de l’implémentation du CLM
Que ce soit la vitesse de traitement des contrats ou le nombre de signatures hebdomadaires, définir des KPIs permet de mesurer la réussite de l’implémentation et d’identifier les axes d’amélioration.
Grâce à des indicateurs clairs, vous pourrez évaluer la performance du CLM après son déploiement. Cela facilitera son adoption et garantira qu’il apporte une réelle valeur à votre organisation.
Qu’en est-il des fonctionnalités ?
Il est essentiel d’identifier les fonctionnalités du CLM qui s’alignent sur vos objectifs. Qu’il s’agisse de la révision des clauses, du suivi des contrats ou de la détection d’anomalies, définir ces besoins en amont facilite une configuration efficace.
Ces fonctionnalités doivent être précisées avant l’achat, car toutes les solutions ne proposent pas d’options sur demande. Cependant, si vous avez bien défini vos besoins dès le départ, vous aurez une vision claire des fonctionnalités indispensables. Ainsi, vous pourrez lancer votre implémentation sur des bases solides.
Établir une gouvernance de projet solide
Une gouvernance de projet solide est essentielle. Sa mise en place a un impact direct sur le succès de l’implémentation de votre CLM. Il est crucial de définir clairement les rôles et les responsabilités, et l’utilisation d’une matrice RACI peut aider à garantir la responsabilité et la clarté.
Des réunions de gouvernance régulières, telles que des revues hebdomadaires, doivent être axées sur le suivi des actions, le contrôle de l’avancement et l’identification des risques potentiels. Pour les projets de plus grande envergure, la mise en place de comités de pilotage peut être nécessaire afin de superviser les décisions stratégiques, gérer les risques et assurer l’alignement de l’ensemble des parties prenantes.
Structurer l’équipe de projet pour l’implémentation du CLM
Une équipe de projet interne solide est essentielle pour une implémentation réussie. Rassemblez un chef de projet IT, un sponsor de projet, des utilisateurs clés et des experts techniques afin de piloter le projet et de garantir le respect des délais. Une collaboration étroite avec le chef de projet CLM, associée à une communication claire, des rôles bien définis et un bon équilibre des compétences et expertises, est essentielle pour assurer la bonne progression du projet.
Voici un aperçu des rôles clés à prendre en compte pour le projet :
Côté client
| Équipe projet côté client | Responsabilités |
| Promoteur du projet | Joue un rôle clé en soutenant la réussite du projet de gestion des documents en défendant l’implémentation du CLM en interne. Il accompagne activement les processus de transformation et facilite une communication efficace lors des périodes de changement. Le promoteur sert de point de contact pour le déploiement du projet, un rôle particulièrement crucial en cas de problèmes ou de retards pouvant être imputés au client. Son engagement envers la réussite du projet fait de lui un interlocuteur essentiel, assurant la liaison entre les parties prenantes internes et les équipes projet pour garantir une approche cohérente et bien coordonnée. |
| Chef de projet métier | Joue un rôle essentiel dans la supervision de la gestion du projet, la coordination et l’allocation des ressources au sein de l’organisation. Collabore étroitement avec le chef de projet du fournisseur, travaillant en synergie pour coordonner activement les différentes facettes du projet. Cette collaboration englobe la planification stratégique, l’utilisation efficace des ressources et une coordination fluide, des éléments indispensables pour garantir l’avancement du projet conformément au plan établi. |
| Contact technique | Ils gèrent les processus d’intégration et les discussions liées à la mise en œuvre des connecteurs API ou de l’authentification unique (SSO). Leurs responsabilités incluent également la supervision de l’extraction fluide des bases de données à partir des plateformes précédentes. De plus, ils orchestrent le transfert des données clients dans les modèles standardisés, si le fournisseur en propose. Cette intervention essentielle garantit une intégration harmonieuse et améliore l’interopérabilité des données. |
Fournisseur de logiciel
| Équipe projet du fournisseur | Responsabilités |
| Chef de projet | Leur mission englobe l’organisation stratégique, la planification minutieuse et la coordination efficace des équipes fonctionnelles et techniques du fournisseur. Ils orchestrent les efforts collaboratifs de ces équipes, en alignant leurs tâches et objectifs avec les objectifs globaux du projet. Ils font le lien entre le fournisseur et le client. Les responsabilités du chef de projet incluent l’optimisation de l’utilisation des ressources et la gestion des délais. Ils supervisent la mise en œuvre réussie du CLM, garantissant des résultats qui répondent ou dépassent les attentes du client. |
| Gestionnaire de compte | Contribue à maintenir l’alignement avec les attentes du client à moyen et long terme. Ils veillent à une compréhension approfondie des résultats envisagés. Leur implication rappelle l’importance des objectifs stratégiques qui motivent l’investissement du client. Ils favorisent la transparence et renforcent le partenariat collaboratif entre le client et le fournisseur tout au long du cycle de vie du projet. |
| Chef de projet technique | Personne contact pour les sujets techniques tels que l’authentification unique (SSO), les connecteurs de signature électronique et les questions liées aux API. |
| Chef de projet données | Gère les aspects du projet liés à la migration des données, qu’il s’agisse de l’extraction ou de l’importation des données. Ils définissent le périmètre et les éventuels défis. De plus, ils supervisent l’analyse lors de la reprise des contrats existants. Ils veilleront à l’acceptation de l’extraction des données par le client. |
La transformation numérique peut être difficile, surtout en cas de résistance au changement ou de préoccupations liées à la sécurité. C’est là qu’intervient le promoteur du projet, qui joue un rôle clé en impulsant l’initiative, en répondant aux préoccupations et en obtenant l’adhésion complète, rendant ainsi le changement plus fluide et plus réussi.
Résultats attendus
À la fin de la phase de conception, votre organisation devrait avoir atteint les objectifs suivants :
Bien que le fournisseur de la solution CLM vous accompagne avec des conseils et un soutien lors des étapes clés de la conception, c’est à votre organisation qu’il revient de définir les besoins, d’aligner les parties prenantes et de structurer les processus internes. Une implication active dans cette phase est essentielle pour assurer une implémentation réussie.
Quelle est la prochaine étape ?
Une fois la phase de conception bien établie, cette première étape pose les bases essentielles pour le succès de votre projet d’implémentation. Avec des objectifs clairs, des priorités définies et l’adhésion de toutes les parties prenantes, l’impact sera significatif. Et ce n’est que le début ! Restez à l’écoute pour nos prochains articles sur la réussite de l’implémentation de votre solution CLM.
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