La gestion des dossiers a toujours été l’une des principales responsabilités des équipes juridiques. Qu’elle soit partiellement externalisée ou gérée en interne, cette tâche peut s’avérer difficile si l’on ne dispose pas des outils adéquats. La gestion des affaires fait référence au processus de traitement des dossiers juridiques. Cela inclut la documentation, la communication et la collaboration, d’une manière structurée et efficace. Un système de gestion des dossiers bien implémenté aide les équipes juridiques à rationaliser leur flux de travail. De plus, cela améliore la collaboration. Enfin, il maintient la conformité avec les réglementations.
Définition
Les méthodes traditionnelles de gestion des dossiers
Autrefois, la gestion des affaires juridiques se faisait manuellement. Les équipes utilisaient des dossiers, des classeurs à attache et une grande quantité de papier. Les systèmes d’archivage sur papier étaient la norme, mais ils sont désormais obsolètes. Avec le temps, les processus ont évolué vers le numérique. Cependant, les feuilles de calcul et les lecteurs partagés n’étaient pas des solutions optimales. C’est pourquoi les outils de gestion des dossiers sont devenus indispensables.
Les solutions numériques réduisent considérablement les risques. Elles empêchent la perte de documents, assurent le respect des délais et renforcent la sécurité des données. De plus, elles ne sont pas seulement utiles, elles sont essentielles. Elles permettent aux équipes juridiques de se concentrer sur leur mission principale au lieu des tâches administratives.
Gestion des affaires (Matter Management) vs Gestion des cas (Case Management)
Bien que la gestion des affaires et la gestion des cas soient souvent utilisées de manière interchangeable, il s’agit de deux concepts distincts.
D’une part, la gestion des affaires juridiques est une stratégie qui peut être utilisée à la fois par les cabinets et les organisations. Elle est courante au sein des entreprises et englobe diverses pratiques pour traiter les affaires juridiques. La gestion des affaires implique généralement des équipes internes, mais peut inclure des parties externes si cela est jugé nécessaire. D’autre part, la gestion des cas est un terme typiquement utilisé pour les litiges à grande échelle traités par les cabinets d’avocats. Ces cas impliquent généralement de grandes quantités de documents, et lorsque différents cabinets d’avocats collaborent sur un cas, ils s’appuient sur la gestion des cas pour suivre et traiter la documentation nécessaire.
Globalement, la gestion des affaires couvre un éventail plus large d’activités pour les équipes juridiques internes et va au-delà de la centralisation des documents. Elle englobe la gestion des contrats, la conformité et les questions réglementaires, entre autres. Les participants peuvent ouvrir des dossiers, en suivre l’évolution et collaborer avec des parties externes si nécessaire. Nous examinons ci-dessous certaines caractéristiques communes de ces outils.
Les défis de la gestion des dossiers pour les équipes juridiques
Inefficacités
Non seulement les équipes juridiques reçoivent des demandes d’équipes externes et gèrent des opérations quotidiennes telles que la gestion des contrats, mais elles gèrent également leurs propres projets, directement liés à leur expertise. Lorsque vous ajoutez la gestion des affaires à l’équation, les choses peuvent rapidement devenir désordonnées sans l’outil approprié pour centraliser les tâches. Il en résulte un manque d’efficacité qui peut compromettre des opportunités ou des échéances critiques pour l’entreprise.
Données et informations insuffisantes
Une chose en entraînant une autre, l’absence d’informations centralisées peut entraîner des données inexactes et des documents manquants. Il est essentiel pour les juristes d’entreprise de travailler avec les bons numéros, les bons noms, les bons délais et d’autres détails clés. L’absence d’informations structurées et de données fiables entraîne des erreurs et ralentit le travail de chacun. Par conséquent, sans un outil de gestion des affaires solide et des données bien organisées, la gouvernance d’entreprise peut être gravement compromise.
Collaboration désordonnée
L’un des principaux défis que rencontrent les équipes juridiques (et pratiquement toutes les équipes d’une entreprise) est le manque de visibilité sur les projets. Lorsqu’il s’agit de la gestion d’une affaire, certains dossiers impliquent des parties externes, telles que des avocats tiers, en plus de tous les collaborateurs internes. Avec un réseau aussi complexe de participants et de nombreux dossiers à gérer, un manque de transparence conduit inévitablement à des goulots d’étranglement, à une mauvaise communication, à des erreurs… et, bien sûr, à des retards.
Risques de non-conformité
S’il est une chose qu’aucune entreprise ne souhaite, c’est la non-conformité aux lois et règlements. Le paysage juridique évolue rapidement. Pour les entreprises opérant à l’échelle internationale, ce rythme est encore plus rapide. Lorsque la documentation est désorganisée, les informations sont échangées uniquement par courrier électronique. Ce mode de communication rend la collaboration au sein des équipes juridiques chaotique. En outre, cela augmente le risque de violations de données et d’erreurs majeures. Ces erreurs incluent le non-respect d’une échéance importante. Une étude de l’International Legal Technology Association (ILTA) a révélé que 67 % des cabinets d’avocats interrogés ont signalé des manquements à la conformité. Ces manquements étaient dus à des systèmes désorganisés.
D’une manière générale, l’absence d’un système de gestion des dossiers organisé et structuré peut coûter cher aux équipes juridiques. Le temps perdu à rechercher de la documentation, le non-respect des délais, les infractions à la réglementation et un service juridique frustré ne sont que quelques-unes des conséquences. Heureusement, des solutions existent.
Avantages d’un outil de gestion des dossiers juridiques
Le choix du bon outil de gestion des dossiers révolutionnera la façon dont les équipes juridiques travaillent. Parmi les avantages, vous trouverez :
Gestion structurée des projets
- Réception et tri des dossiers : les équipes peuvent suivre la réception des dossiers. Elles peuvent obtenir une vue d’ensemble rapide des informations clés. Par exemple, la date de la demande, l’échéance et la partie responsable.
- Attribution et gestion des tâches : à l’instar d’un outil de gestion de projet, les tâches peuvent être assignées aux parties concernées, y compris externes. Tout cela se fait tout en définissant des niveaux de priorité.
- Suivi en temps réel : la bonne solution vous permet de ne jamais perdre le fil, grâce à des notifications instantanées. Ces notifications permettent que tout le monde soit au diapason.
Flux de travail rationalisés
Des données fiables
- Tableaux de suivi : le suivi de toutes les activités pertinentes permet d’avoir à tout moment une vue d’ensemble de l’avancement de votre dossier.
- Des informations pertinentes : le bon logiciel permet de suivre des paramètres clés. Ces paramètres incluent les affaires en cours, les types d’affaires et les niveaux de complexité. Cela se fait au sein d’un tableau de bord unique.
- Prise de décision éclairée : grâce à l’accès à des informations centralisées, les équipes peuvent identifier les inefficacités. Elles peuvent prendre des décisions fondées sur des données.
- Des rapports faciles à établir : toutes les informations étant stockées en un seul endroit. Ainsi, des rapports peuvent être générés sans effort. Par exemple, le suivi du temps passé sur chaque dossier.
Collaboration renforcée
- Partage sécurisé de documents : éliminez les risques liés à l’envoi d’informations sensibles par courrier électronique. Les documents sont stockés dans le système de gestion des dossiers et ne sont accessibles qu’aux collaborateurs désignés.
- Documentation centralisée : toutes les informations nécessaires sont facilement accessibles, généralement grâce à une fonction de recherche. Les dossiers sont structurés par cas, ce qui permet aux équipes de trouver facilement une documentation à jour.
- Communication intégrée : la plupart des outils offrent des fonctions de communication intégrées. Cela inclut des notifications automatiques et des notes sur différents sujets. Ces notes peuvent être consultées par les collaborateurs autorisés. Cela inclut les parties externes, afin que tout le monde reste sur la même longueur d’onde.
Le plus : les fonctionnalités personnalisées et alimentées par l’IA sont certainement en vogue, et cela vaut également pour les outils de gestion des dossiers. De plus en plus de solutions offrent désormais des fonctionnalités alimentées par l’IA, telles que des résumés d’affaires et des mises à jour de statut générées par l’IA.
Que doit comprendre une solution de gestion des dossiers juridiques ?
Lors de la sélection d’un outil de gestion des dossiers, il convient de tenir compte de certains éléments clés, notamment la sécurité et la convivialité. Parmi les caractéristiques essentielles, votre solution doit inclure :
Gestion centralisée des documents
Un système robuste de gestion des dossiers doit disposer d’un stockage sécurisé, basé sur le Nuage, qui permet aux équipes juridiques de stocker, d’organiser et d’accéder aux documents juridiques sans effort.
Automatisation des tâches et des flux de travail
Un outil efficace doit prendre en charge des processus automatisés et des flux de travail pour différentes fonctions. Par exemple, il devrait permettre de déléguer des tâches aux personnes appropriées, de suivre les délais et d’envoyer des rappels et des notifications.
Rapports et analyses avancées
La solution doit aider les équipes à obtenir des informations sur l’efficacité et à rendre compte des résultats à la direction générale. Un rapport complet doit permettre de visualiser les données au niveau du dossier et au niveau global. Il s’agit notamment de suivre le temps passé par affaire, le pourcentage de dossiers clôturés et gagnés, ainsi que d’autres indicateurs pertinents.
Interface intuitive
L’adoption est essentielle lors de la mise en œuvre d’une nouvelle technologie. Un système de gestion des dossiers doit avoir une interface intuitive nécessitant un minimum de formation. L’accessibilité mobile est également cruciale, car elle permet aux équipes juridiques de gérer les affaires à distance et d’accéder aux documents clés sur n’importe quel appareil.
Sécurité et conformité
Les affaires juridiques impliquent souvent des informations très sensibles. Une solution de gestion des dossiers doit offrir de solides fonctions de sécurité, notamment le chiffrement, les contrôles d’accès et le suivi de la conformité. La conformité aux réglementations sectorielles telles que le RGPD et l’HIPAA est essentielle.
Outils de collaboration et de communication
Votre solution doit permettre une communication facilitée entre les parties prenantes internes et externes. Des fonctionnalités telles que la messagerie intégrée, le partage de documents en temps réel et les autorisations basées sur les rôles améliorent la coordination.
Conclusion
Dans l’ensemble, un outil de gestion des dossiers approprié améliorera la façon dont votre équipe juridique travaille en interne et avec les parties externes. Grâce à une solution puissante que vous pouvez adapter à vos besoins, vous gagnerez du temps, améliorerez la collaboration, éviterez les risques liés à la conformité et en tirerez de nombreux autres avantages.
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