Le secteur public est souvent perçu comme résistant au changement, notamment en matière de numérisation. Cette prudence est compréhensible : ces entités manipulent des données sensibles et confidentielles, ce qui impose des exigences strictes en matière de sécurité. Cependant, ces dernières années, de nombreux efforts ont été faits pour moderniser les services publics. La numérisation a simplifié la gestion administrative et les procédures juridiques, rendant les démarches plus efficaces. Rien qu’au sein de l’Union européenne, des pays comme le Danemark et les Pays-Bas ont amélioré l’accès des citoyens aux services grâce à ces avancées technologiques.
Aujourd’hui, la numérisation ne doit plus se limiter aux services publics. Elle doit aussi s’appliquer aux processus organisationnels internes, comme la gestion des réunions du conseil d’administration ou la gestion des contrats pour les appels d’offres.
Cependant, cette transformation pose plusieurs défis. Prenons l’exemple classique de la gestion documentaire lors des nombreuses procédures de passation de marchés publics. Ces processus exigent une préparation rigoureuse des avis d’appel d’offres et une surveillance constante pour garantir la conformité et traiter d’éventuelles irrégularités. Dès lors, comment assurer sécurité, protection des données et conformité dans un tel environnement ?
Les défis de la numérisation des processus du secteur public
Équilibrer la modernisation avec la sécurité et la protection de la vie privée
Les entités publiques manipulent des informations sensibles et doivent garantir une sécurité maximale avant d’adopter des solutions numériques. Toute technologie utilisée doit respecter des normes strictes afin d’éviter les violations de données et les accès non autorisés. Avec des menaces cybernétiques en constante augmentation, les institutions publiques doivent s’appuyer sur les services infonuagiques les plus sécurisés, un cryptage avancé et des outils comme l’authentification multifactorielle. Par ailleurs, la sensibilisation à la cybersécurité reste un défi. Former le personnel à identifier et prévenir les cybermenaces est essentiel pour réduire les risques et renforcer la protection des données.
L’un des défis majeurs pour les entités publiques est de concilier transparence et protection des données. Si elles doivent garantir la transparence des achats et des contrats, elles doivent aussi protéger les informations confidentielles des fournisseurs et les données exclusives. Pour relever ce défi, les organisations engagées dans la transformation numérique doivent choisir des outils conformes aux dernières réglementations en matière de protection des données et de conformité, comme le RGPD ou le DORA dans l’Union européenne.
Suivre l’évolution des réglementations
La conformité est un défi permanent pour toutes les fonctions juridiques, quel que soit leur secteur. Toutefois, les institutions publiques sont soumises à des exigences encore plus strictes, devant respecter l’ensemble des réglementations en vigueur dans leurs régions. Une tâche d’autant plus complexe que ces cadres évoluent régulièrement. Ainsi, une entité publique souhaitant numériser la gestion des appels d’offres doit choisir un outil garantissant une conformité totale avec les normes de sécurité les plus strictes, tout en s’adaptant aux différentes juridictions. De plus, l’adoption de nouvelles lois sur les marchés publics et de mesures anti-corruption ajoute une complexité supplémentaire, nécessitant une veille juridique continue et une expertise approfondie.
Prenons un exemple concret : les appels d’offres transfrontaliers posent des défis réglementaires, car chaque pays peut imposer des exigences de conformité contradictoires. Par ailleurs, l’essor des politiques d’achats écologiques oblige les organisations à évaluer l’impact environnemental des fournisseurs et services. Le non-respect des normes de développement durable peut même entraîner une disqualification, alourdissant ainsi la charge administrative. Avec la bonne solution de gestion des contrats, ces divergences peuvent être identifiées et gérées plus efficacement, garantissant une meilleure conformité.
Risques de non-conformité
Le non-respect des normes de conformité peut entraîner des conséquences juridiques et financières. Les organisations du secteur public risquent de perdre des appels d’offres ou de subir des sanctions si leurs processus ne sont pas alignés sur les dernières réglementations. Le suivi manuel de la conformité est souvent inefficace et source d’erreurs. C’est pourquoi l’adoption d’outils automatisés devient essentielle pour garantir une mise en conformité fiable et continue.
L’état de préparation à l’audit est une préoccupation majeure pour les institutions publiques. Elles doivent garantir que les dossiers et les contrats soient bien documentés et facilement accessibles. Les constats de non-conformité peuvent entraîner des sanctions financières, nuire à la réputation et, dans certains cas, engager la responsabilité pénale des dirigeants. L’adoption de pistes d’audit numériques permet d’atténuer ces risques en fournissant des enregistrements transparents des décisions de passation de marchés, des évaluations des fournisseurs et des approbations de contrats.
Les avantages de la collaboration Legaltech et secteur public
Outils de gestion du conseil d’administration
Les outils LegalTech adaptés au secteur public peuvent optimiser la gestion des conseils d’administration, à condition d’être soigneusement sélectionnés. Ces structures disposent d’organes de gouvernance similaires à ceux des entreprises privées. Parmi les principaux avantages, on peut citer :
En adoptant une solution de gestion des conseils d’administration conforme aux normes de sécurité internationales, le secteur public assure sa conformité tout en protégeant les données et en renforçant la collaboration interne.
Les outils de gestion des contrats et leur impact
La gestion des contrats joue un rôle clé dans les marchés publics et exige un suivi rigoureux ainsi qu’une documentation précise. Les outils LegalTech, comme le CLM, facilitent grandement ce processus.
L’atout majeur : des fonctionnalités basées sur l’IA. Par exemple, les plateformes de gestion des contrats équipées d’IA peuvent détecter les risques de non-conformité avant qu’ils ne deviennent problématiques. Elles garantissent aussi la mise à jour et la vérification continues des certifications requises, comme l’ACN, pour les appels d’offres. Avec des outils avancés comme le CLM de DiliTrust, l’hébergement sur le nuage certifié d’OVH assure la conformité par extension.
Améliorer les processus grâce aux outils LegalTech pour le secteur public
La numérisation transforme les marchés publics en apportant des améliorations majeures. L’automatisation de la documentation, le suivi de la conformité en temps réel et l’aide à la décision par l’IA réduisent la charge administrative et renforcent la surveillance. Le bureau des appels d’offres, en collaboration avec le chef de projet unique, peut exploiter ces outils pour simplifier la gestion des contrats tout en assurant le respect de la réglementation.
Conclusion
L’adoption d’outils numériques pour gérer les tâches internes et externes du secteur public deviendra incontournable. Cet article illustre leur impact sur la gestion des appels d’offres, des marchés publics et des contrats. Une solution adaptée réduit les risques de non-conformité, améliore l’efficacité et renforce la supervision. Grâce aux bonnes technologies, les organisations publiques peuvent s’adapter aux évolutions réglementaires tout en garantissant la sécurité et la transparence de leurs processus.
