La réglementation de plus en plus complexe et les risques liés à la réputation sont en constante augmentation. Dans ce contexte, la gestion efficace de la gouvernance des prises de participation devient cruciale. Des organismes internationaux tels que l’ACC ont publié des rapports intéressants sur ce sujet, mettant en lumière l’importance croissante des prises de participation dans le paysage des entreprises actuel. Les exigences de conformité variées dans différentes juridictions, combinées à une demande croissante de transparence à l’échelle mondiale, rendent essentielle la gestion précise et historique des informations sur les entreprises. Sans les outils appropriés, cette tâche devient considérablement plus complexe.
Dans cet article, nous allons examiner cinq activités que le module de gestion des entités légales de la suite de gouvernance DiliTrust permet, en soulignant les caractéristiques clés qui permettent aux entreprises de relever avec succès les défis associés à la gestion des entités légales et des holdings.
Tableau de bord centralisé et informations personnelles personnalisées
- Le tableau de bord : il fournit une vue d’ensemble des informations relatives aux entreprises ou aux personnes au sein du groupe, facilitant l’accès à des données spécifiques.
- Personnalisation de l’information : chaque utilisateur peut créer et personnaliser les profils de ses entreprises, en les adaptant à ses besoins. Cela permet une gestion personnalisée des informations pertinentes pour chaque utilisateur.
- Gestion de l’information : avec les profils personnels, les profils d’entreprise facilitent la gestion des délais, fournissent des informations sur les participations, les actionnaires et les transactions de capital.
- Gestion des organes de gouvernance : pour les groupes ayant de nombreuses sociétés et plusieurs organes de gouvernance, la plateforme simplifie la gestion des mandats. Elle permet le renouvellement en un clic et le suivi des échéances, avec la possibilité de mettre en place des rappels automatiques.
- Historisation de l’information : la plateforme permet aux utilisateurs de visualiser les données du passé, y compris les détails sur les organes de direction, ce qui leur permet d’accéder rapidement à l’information à des dates précises antérieures. L’historisation des informations facilite la récupération des données passées en quelques secondes, ce qui permet d’économiser beaucoup de temps et d’efforts.
Gestion efficace de l’information d’entreprise
- Gestion des opérations de capital : la plateforme suit les changements dans la structure du capital, y compris les actionnaires et les participations, ce qui permet une gestion détaillée.
- Gestion de l’organigramme : elle permet de construire l’organigramme de l’entreprise à tout moment. Elle offre de multiples options de personnalisation, permettant le téléchargement en format Excel, l’édition, le filtrage et la coloration pour diverses caractéristiques telles que le pays.
- Récupération d’informations historiques : toutes les données, y compris les organigrammes, sont archivées dans la plateforme et fournissent un historique des versions. Il est possible de demander l’affichage de l’organigramme d’une entreprise à une date précise, d’ajouter des niveaux et de manipuler l’organigramme avec souplesse. Ce processus, qui prend du temps sans solution adaptée, peut être réalisé en cliquant sur un bouton, permettant de retrouver et de visualiser la structure des participations au fil du temps.
Gestion pratique des pouvoirs et des autorisations
- Gestion des délégations de pouvoir : la plateforme permet de cartographier en détail les pouvoirs au sein de l’organisation, offrant la possibilité d’avoir une vue complète des autorisations et des signatures nécessaires.
- Personnalisation des pouvoirs : il est possible de personnaliser les informations relatives à chaque pouvoir individuel, y compris les révocations d’autorisations antérieures. L’affichage est hautement personnalisable.
- Exportation des données : la liste des pouvoirs peut être facilement exportée vers Excel en un seul clic, permettant d’accéder rapidement aux informations.
- Rapports sur les pouvoirs : la plateforme permet d’accéder à des rapports spécifiques, tels que l’identification des personnes ayant le pouvoir de dépenser au sein de toutes les sociétés du groupe, et d’exporter facilement ces informations.
- Archivage des données : la plateforme permet de revoir les rôles et les autorisations d’une personne à des dates antérieures, donnant accès à des informations historiques. Cette fonction remplace ce qui nécessiterait habituellement des heures de traitement des données, en fournissant une version historique de la liste des pouvoirs en quelques secondes.
Sécurité et organisation dans la gestion des documents
- Gestion des documents liés aux entités : la plateforme permet de gérer les documents liés aux entreprises et aux individus en organisant des dossiers et des sous-dossiers pour chaque entité.
- Droits d’accès : les autorisations sur les documents peuvent être facilement définies et gérées. Il est possible de décider qui peut consulter, imprimer ou télécharger des documents, y compris en appliquant des filigranes pour garantir la sécurité. 0
- Granularité des permissions : précision maximale dans la gestion des accès, permettant de spécifier en détail qui peut accéder à certains documents et quelles actions ils peuvent effectuer sur ceux-ci.
- Configuration personnalisée : par exemple, le secrétaire général peut créer des dossiers confidentiels tels que «documents confidentiels», dont l’accès est limité à des utilisateurs ou groupes spécifiques, comme l’équipe juridique.
- Gestion des utilisateurs et des groupes : la plateforme permet de gérer à la fois les utilisateurs individuels et les groupes, ce qui permet d’attribuer des autorisations spécifiques aux dossiers et aux documents afin de garantir la confidentialité et la sécurité des informations de l’entreprise.
Archives des rapports et de l’information
- Récupération facile des informations archivées : la suite DiliTrust Governance permet de récupérer rapidement et sans effort les informations passées, facilitant ainsi l’accès aux données historiques à tout moment.
- Indication des données historiques : une icône d’horloge apparaît sur les champs pertinents, signalant la disponibilité des données historiques associées à ce champ spécifique. En cliquant sur l’icône, vous pouvez visualiser l’évolution et l’historique de ce champ dans le temps, ce qui vous permet de voir les changements en détail.
- Génération de rapports : la plateforme permet la création de rapports d’entreprise, permettant de générer des rapports avec des données spécifiques à une date donnée, indiquant à la fois la date à laquelle le rapport a été généré et la date spécifique à laquelle les données incluses dans le rapport ont été consultées.
Gestion numérique de VOTRE groupe d’entreprises
En conclusion, l’importance de la gestion numérique des groupes d’entreprises est indéniable dans le paysage juridique actuel. Comme détaillé ici, nous n’avons fait qu’effleurer la surface du potentiel offert par la suite DiliTrust Governance. Si vous souhaitez explorer directement sur notre plateforme tout ce qui a été mentionné ci-dessus, veuillez consulter la rediffusion de notre webinaire «Gestion des entités : pourquoi est-ce essentiel en 2024 ?». Il s’agit d’un moyen pour vous de découvrir immédiatement les fonctionnalités discutées ici et de comprendre pleinement la valeur de la gestion des entités juridiques numériques.
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