Partie 3 de la série de 3 articles “Comment réussir la mise en place de votre CLM”
Dans ce dernier article de la série “Comment réussir la mise en place de votre CLM”, nous allons explorer les dernières étapes de la mise en place d’un CLM. Mais elle ne s’arrête pas là. En effet, l’intégration des équipes à votre nouveau CLM marque le début d’une autre phase importante : les équipes vont commencer à utiliser l’outil. C’est aussi le début de la collecte des retours d’expérience. Cela permettra d’améliorer votre solution autant que possible sur le long terme.
Phase d’intégration
Une fois le système paramétré, la phase d’intégration peut commencer. Au cours de cette phase, les équipes recevront une formation structurée, étayée par une documentation, afin d’explorer et de tester la solution dans des scénarios réels. Elles fourniront aussi un retour utilisateur précieux. Bien qu’il ne s’agisse pas de la mise en service officielle, c’est un moment crucial pour aider les utilisateurs à se familiariser avec l’outil. Cette période permettra de résoudre les éventuels problèmes d’utilisation. Elle assurera également une transition en douceur vers l’adoption complète.
Les efforts de gestion du changement doivent être à leur maximum durant cette phase. Ils doivent aider les utilisateurs à se familiariser avec le nouveau système, relever les défis éventuels et assurer une transition en douceur vers l’adoption complète.
Formation
Votre fournisseur CLM se concentrera généralement sur la formation des utilisateurs clés. Il ciblera des parties prenantes comme ambassadeurs du projet, des utilisateurs clés et des administrateurs. L’idée est qu’ils puissent transmettre leurs connaissances. Ces personnes deviendront des experts du système et des champions internes, guidant les autres équipes pendant la transition.
Approche de la formation
En fonction de la taille de votre entreprise et du nombre d’utilisateurs prévus pour l’outil, le fournisseur CLM pourra soit :
- Former tous les utilisateurs s’il s’agit d’un petit groupe, probablement en même temps. Bien que les membres de l’équipe puissent utiliser le CLM différemment. Une formation commune permet aux collaborateurs de comprendre comment leurs collègues utilisent l’outil et les difficultés qu’ils peuvent rencontrer.
- Si les équipes sont trop nombreuses, elles utiliseront une approche de « formation du formateur ». Cette méthode se concentre sur la formation d’un petit groupe d’utilisateurs clés bien placés en interne pour partager l’apprentissage et les meilleures pratiques. Cela permet de transmettre efficacement les connaissances à l’ensemble de l’organisation. C’est particulièrement utile dans le cas de mises en place à grande échelle.
Assurer la réussite du déploiement de la formation
Pour un déploiement réussi de la formation, élaborez un plan détaillé basé sur les cas d’usage identifiés lors de la phase de conception. Commencez par identifier les groupes d’utilisateurs et les publics cibles. Ensuite, personnalisez les sessions de formation pour répondre à leurs besoins et rôles spécifiques. Concentrez-vous également sur les cas d’usage pertinents.
Intégrez des exercices de test pratiques dans la formation pour fournir une expérience effective. Ces exercices permettront aux utilisateurs d’explorer des scénarios d’utilisation réels et de mieux comprendre le fonctionnement du système.
Documentation
La création d’une documentation complète est essentielle pour aider les utilisateurs à comprendre pleinement les capacités de l’outil CLM et à en tirer le meilleur parti.
Cette documentation doit inclure :
- La documentation des processus : instructions claires sur les circuits d’approbation, les processus de création de contrats et les règles d’automatisation. Ces instructions doivent être documentées en interne.
- Une foire aux questions : réponses aux questions courantes et solutions aux problèmes typiques que les utilisateurs peuvent rencontrer. En général, le fournisseur CLM transmet ces réponses ou partage l’accès à une page dédiée.
- Les meilleures pratiques : conseils pratiques et lignes directrices pour optimiser les processus de gestion des contrats.
Élaborez progressivement une documentation au cours de la phase de paramétrage, plutôt que d’attendre la fin. Cette démarche permet de s’assurer que les utilisateurs ont accès aux documents pertinents au fur et à mesure que les fonctionnalités sont déployées. De nombreuses solutions CLM proposent des modèles pour simplifier le processus de documentation et faciliter l’enregistrement et le partage des flux de travail et des règles essentielles.
Retours utilisateurs
La collecte des retours utilisateurs doit être un processus continu. Recueillez régulièrement des informations sur les défis, les problèmes d’utilisation et les suggestions d’amélioration.
Organisez les retours utilisateurs en les classant par thèmes ou sujets clés et hiérarchisez les problèmes les plus critiques en fonction de leur impact et de leur fréquence. Utilisez ces retours pour définir les optimisations et les améliorations futures à apporter au système. Des mises à jour régulières sur la manière dont les retours utilisateurs sont traités contribueront à maintenir leur engagement et à leur montrer que leur contribution est appréciée.
Résultats attendus
À la fin de la phase d’intégration, votre organisation devrait avoir atteint les objectifs suivants :
- Des utilisateurs clés en tant que formateurs officiels : chaque fois qu’une nouvelle fonctionnalité ou un nouveau module est déployé, ces champions forment les nouveaux utilisateurs, assurant ainsi une transition réussie et un transfert de connaissances cohérent.
- Accès à une documentation complète et actualisée : tous les utilisateurs ont accès à une documentation claire, pratique et bien organisée, comprenant des guides de processus, des tutoriels étape par étape, des foires aux questions et des bonnes pratiques.
- Des scénarios réels sont testés : des scénarios réels, tels que l’approbation des contrats, la mise à jour des clauses et les processus de signature électronique, confirment que la solution répond aux exigences opérationnelles quotidiennes et garantissent qu’elle fonctionne comme prévu dans la pratique.
- Retours utilisateurs : les utilisateurs se sentent en confiance et habilités à fournir un retour d’expérience constructif sur la facilité d’utilisation du système, les difficultés rencontrées et les améliorations potentielles. Ce retour d’information doit être recueilli régulièrement et utilisé pour optimiser le système au fur et à mesure de la mise en place de l’application.
5 conseils pour une maîtrise efficace du changement
- Communication
Tenez les parties prenantes informées par des mises à jour régulières afin de susciter l’enthousiasme et de dissiper l’incertitude. - Partager les succès
Partagez les premières réussites pour démontrer la valeur de l’outil et motiver les autres. - Soutien hiérarchique visible
Veillez à ce que les dirigeants et l’ambassadeur du projet défendent activement le changement pour en montrer l’importance. - Formation et soutien continus
Proposez une formation continue et des ressources pour renforcer la confiance et l’adoption de l’outil. - Retours utilisateurs
Collectez régulièrement les retours des utilisateurs et agissez en conséquence pour stimuler l’engagement.
Phase de lancement et mise en service
La phase de mise en place marque le lancement officiel du CLM. Tous les utilisateurs y ont désormais accès, pas seulement les utilisateurs clés. L’outil est intégré aux flux de travail quotidiens. La gestion des contrats bascule complètement vers le nouveau système.
À ce stade, un relais s’établit entre le chef de projet et le gestionnaire de compte. Ce dernier devient le principal point de contact. Il assure un soutien continu, répond aux nouvelles exigences et recueille les retours d’expérience. Son rôle est essentiel pour optimiser la solution selon les besoins de l’organisation.
Parfois, le chef de projet reste impliqué après la mise en service. Il peut accompagner la transition pendant deux ou trois mois. Il introduit le gestionnaire de compte, aide au dépannage et règle les problèmes immédiats.
La mise en service peut être progressive pour limiter les risques. Recueillir les impressions du premier groupe d’utilisateurs permet d’ajuster l’outil. Cela favorise une adoption plus rapide par les équipes.
Suivi et contrôle
Une fois le CLM en place, surveillez son adoption et ses performances. Assurez-vous qu’il répond aux attentes et aux besoins des équipes.
- Suivi de l’adoption : analysez comment les équipes utilisent l’outil au quotidien. Identifiez les besoins en formation ou en clarifications pour renforcer la confiance et la productivité.
- Contrôle des performances : vérifiez la réactivité du système, les flux de travail et les intégrations. Corrigez rapidement tout problème technique pour éviter les interruptions.
- Mesure des KPIs : comparez les résultats aux indicateurs clés définis en amont. Suivez la durée du cycle contractuel et la conformité pour détecter les axes d’amélioration.
Identifiez les « gains éclairs » et partagez-les avec les équipes. Cela prouve la valeur du CLM et renforce son adoption. Le partage de ces succès crée une dynamique positive et motive l’ensemble de l’organisation.
Résultats attendus
À la fin de la phase de mise en place, votre organisation devrait avoir atteint les objectifs suivants :
- Accès complet au système pour tous les utilisateurs : la solution CLM est entièrement accessible à tous les utilisateurs, et pas seulement aux principales parties prenantes, ce qui permet aux équipes de l’organisation de gérer efficacement les contrats dans le cadre de leur travail quotidien.
- Adoption par les équipes : les équipes utilisent activement la solution CLM, avec des flux préétablis, des modèles et des fonctionnalités automatisées intégrés dans leurs processus. L’engagement précoce des utilisateurs établit les bases d’une adoption plus large au sein de l’organisation.
- Performance validée du système : les fonctionnalités de base, les intégrations et les flux de travail fonctionnent sans heurts, sans problèmes significatifs. Les performances du système et l’expérience des utilisateurs sont suivies de près afin d’identifier et de résoudre les premiers problèmes s’il y en a.
La phase de mise en place n’est pas la fin de votre parcours CLM : ce n’est que le début. Vous devrez maintenir le système en activité. Qu’est-ce que cela signifie ? Examiner et affiner les flux de travail au fil du temps, recueillir les remarques et suggestions des utilisateurs pour faire évoluer le CLM, mettre à jour et ajouter des modèles de contrats et alimenter les bibliothèques de clauses. En résumé, il faut faire vivre le CLM.
Conclusion
Nous avons abordé plusieurs phases clés de la mise en place de votre solution CLM : la phase de conception, au cours de laquelle vous évaluez les besoins et définissez des objectifs clairs ; la phase de récupération des données, au cours de laquelle les données historiques sont transférées ; et la phase d’intégration, au cours de laquelle les utilisateurs sont formés et participent à des tests pratiques. Enfin, la phase de mise en place marque le lancement officiel, l’intégration complète de la solution dans le travail quotidien et le contrôle des performances pour une réussite continue.
Chaque phase est essentielle pour réussir la mise en place du CLM. Gérer chaque étape avec soin garantit une adoption fluide. Prioriser la maîtrise du changement assure une optimisation continue. Le CLM évolue ainsi avec les besoins de votre organisation.
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