CUSTOMER STORY – SUITE
Una ricetta per l’eccellenza operativa legale
Dentro la digitalizzazione legale di un family business dell’Africa orientale
Come un conglomerato dell’Africa orientale guidato dalla terza generazione ha trasformato la digitalizzazione in un vantaggio strategico
PANORAMICA
INTRODUZIONE
Quella che negli anni Sessanta era iniziata come una piccola attività di panificazione familiare in Kenya, nella cucina della nonna della prima generazione, è oggi una realtà completamente diversa. Il gruppo è diventato un importante player regionale, un conglomerato diversificato attivo in tutta l’Africa orientale, dal Kenya all’Uganda, fino a Tanzania, Zambia e Mozambico.
Nel corso degli anni, il gruppo ha ampliato progressivamente il proprio perimetro operativo, includendo real estate, agricoltura, servizi e investimenti, senza mai perdere il legame con le proprie origini nel settore bakery.
Oggi l’azienda è solida e in continua crescita. La terza generazione ha assunto la guida del gruppo insieme ad altri membri della famiglia. Tuttavia, mancava ancora un tassello fondamentale: la professionalizzazione delle operazioni legali interne. Non per mancanza di competenze nel team legale, ma per l’assenza degli strumenti necessari a esprimere tutto il loro potenziale.
A guidare questa trasformazione è il membro più giovane della terza generazione, con una visione internazionale maturata attraverso formazione ed esperienze all’estero. Chiamato a modernizzare le operazioni di oltre 100 entità legali, ha capito fin da subito che lo status quo non era più sostenibile, soprattutto con un dipartimento legale snello di sole sei persone a supporto di sei settori profondamente diversi.
LA SFIDA
Troppo grandi per fogli Excel e archivi cartacei
La tradizione familiare e il valore del legacy portano con sé anche sfide nell’adozione della trasformazione digitale. Inoltre, è importante considerare che la regione dell’Africa orientale ha generalmente abbracciato la digitalizzazione più tardi rispetto ad altre aree del mondo.
Il team legale, pur altamente qualificato, poteva fare solo fino a un certo punto con il tempo e gli strumenti a disposizione. Per i team di compliance e per il leadership team, è diventato evidente che il cambiamento non poteva più essere rimandato.
I processi legacy non erano più allineati alla crescita del gruppo e causavano ritardi, flussi di lavoro lenti e un numero eccessivo di ore dedicate ad attività che avrebbero potuto essere semplificate. A livello pratico, queste criticità emergevano in ogni ambito del lavoro legale:
Come ha spiegato il responsabile Transformation and Digitalization:
“Abbiamo capito che, per permettere al dipartimento legale di operare come funzione strategica a livello di gruppo, dovevamo metterlo nelle condizioni giuste, fornendo gli strumenti adeguati.”
L’obiettivo era chiaro: centralizzare, consolidare e potenziare le operazioni legali e di compliance. Il conglomerato aveva bisogno di una soluzione in grado di coprire tutto, e di farlo bene.
LA SOLUZIONE
Addio lavoro manuale e fonti di informazione frammentate
Per comprendere appieno la soluzione adottata, è utile descrivere la struttura del gruppo. L’organizzazione è suddivisa in sei cluster industriali, ciascuno con un proprio board guidato da un membro della famiglia e con reporting verso un board di gruppo.
Il board di gruppo include sia membri della famiglia sia advisor esterni, un elemento chiave per garantire gestione professionale e supervisione indipendente.
In questo contesto, il dipartimento legale opera come funzione centralizzata a supporto di tutte le entità, indipendentemente dal settore. Un team di sei persone gestisce contratti, contenziosi, matter e Società del Gruppo per l’intera organizzazione. Un modello efficace, ma sempre più difficile da scalare con la crescita del gruppo.
Con l’aumento della complessità e risorse interne limitate, era evidente che l’efficienza non sarebbe arrivata da nuove assunzioni, ma dalla tecnologia giusta.
Una soluzione su misura
Tenendo conto della struttura di governance e della dimensione del team legale, il responsabile della trasformazione ha valutato circa otto fornitori prima di scegliere DiliTrust.
Una volta completato il rollout di Modulo Partecipate, Matter Management e Contract Management, il team legale ha ottenuto:
Una soluzione all-in-one che integra Contract Management, Modulo Partecipate e Matter Management
Campi dati personalizzabili per le Società del Gruppo, in linea con esigenze locali e di reporting
Template contrattuali standardizzati ma flessibili, adattabili ai diversi settori e Paesi
Dati consolidati, che semplificano il reporting su entità e contenziosi, inclusi riepiloghi di udienze e tracking
L’implementazione è avvenuta per fasi: prima il Modulo Partecipate, poi Matter Management e infine il CLM. Quest’ultimo ha richiesto più tempo, a causa della diversità settoriale e delle specificità regionali, che hanno reso il processo di templatizzazione più complesso. In questo percorso, il supporto di DiliTrust è stato determinante.
Un fattore decisivo nella scelta di DiliTrust è stato il modello all-in-one. L’organizzazione voleva centralizzare il più possibile ed evitare che ogni entità adottasse strumenti diversi, creando un ecosistema frammentato.
I RISULTATI
Un legacy pronto a continuare
Il rollout è recente, ma i benefici sono già evidenti:
Attualmente, sei utenti coprono l’intera funzione legale. I prossimi dipartimenti a essere coinvolti saranno compliance e assicurazioni, con un’estensione progressiva anche ad altre funzioni amministrative nel corso del prossimo anno. Questo approccio garantisce che la piattaforma cresca insieme al gruppo, senza restare confinata a un singolo team.
Ancora più importante, la trasformazione riflette i valori profondi dell’azienda: efficienza, umiltà e spirito di servizio. Investendo in strumenti che potenziano le persone invece di sostituirle, e puntando su una crescita scalabile ed etica, il gruppo dimostra che modernizzazione e tradizione possono coesistere, e che anche le aziende familiari possono essere leader nell’innovazione.
Abbiamo fatto in modo che la tecnologia lavorasse al posto nostro. Il team legale può finalmente operare alla velocità del business, non a quella della carta.
Transformation and Digitalization Lead
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