In un contesto caratterizzato da crescenti pressioni operative e da una sempre maggiore attenzione normativa, i dipartimenti legali e gli studi professionali sono chiamati a migliorare l’efficienza senza compromettere la precisione o la conformità. Per questo motivo, adottare la giusta soluzione tecnologica è essenziale per gestire il lavoro legale in modo efficace.
Tuttavia, scegliere tra un sistema di Legal Case Management e uno di Matter Management può rappresentare una decisione cruciale. Comprendere le differenze tra questi due approcci è fondamentale per individuare lo strumento più adatto alle esigenze e agli obiettivi della propria organizzazione.
Cos’è il Legal Case Management?
Il Legal Case Management si riferisce a un software progettato principalmente per gestire e organizzare le attività legate ai contenziosi. Questo tipo di piattaforma segue l’evoluzione cronologica delle cause legali, dalla fase iniziale di deposito fino alla risoluzione.
Le funzionalità principali includono:
Questi strumenti si rivelano particolarmente efficaci negli ambienti in cui vengono gestite numerose cause simili e con un andamento prevedibile. Ad esempio, studi legali che operano in ambiti ad alto volume come il diritto di famiglia, l’immigrazione o il risarcimento danni traggono grandi vantaggi da questo tipo di software.
Il case management consente ai team legali di mantenere coerenza nella gestione dei casi simili, pur garantendo un tracciamento puntuale degli aspetti specifici di ogni pratica. Inoltre, crea un archivio centralizzato che raccoglie documenti, comunicazioni e attività relativi a ogni contenzioso.
Cos’è il Matter Management?
Il Matter Management adotta un approccio più ampio, abbracciando ogni tipo di attività legale, non solo il contenzioso. Si tratta infatti di una soluzione completa, che copre tutte le aree operative della funzione legale: consulenza, operazioni societarie, compliance e governance.
Tra le principali funzionalità troviamo:
Il matter management è particolarmente utile per i dipartimenti legali interni e i team corporate che gestiscono una vasta gamma di attività. Queste piattaforme aiutano i General Counsel a monitorare tutte le pratiche legali in corso, offrendo una visione d’insieme su spese, risorse e livelli di efficienza.
Le differenze principali tra Case Management e Matter Management
La differenza chiave tra questi due approcci riguarda l’ambito di applicazione e il focus operativo.
Ambito e struttura organizzativa
Il Legal Case Management organizza le informazioni intorno a contenziosi specifici. Ogni causa è un’unità separata, con una propria cronologia, documentazione e attività. Il sistema segue le fasi del contenzioso: deposito, discovery, processo e risoluzione.
Al contrario, il Matter Management organizza le informazioni in funzione degli obiettivi aziendali e non di singole dispute. Una stessa pratica può includere più attività collegate, come la negoziazione di contratti, la gestione della compliance o un eventuale contenzioso. Questo approccio consente di allineare il lavoro legale con le priorità del business, offrendo una visione più strategica e integrata.
Gestione finanziaria
Un’altra differenza significativa riguarda il monitoraggio dei costi. I sistemi di case management offrono strumenti basilari per il tracciamento delle spese legate al singolo caso. Le soluzioni di matter management, invece, integrano strumenti finanziari avanzati, come:
- Creazione e controllo del budget
- Monitoraggio delle parcelle degli studi esterni
- Ripartizione dei costi tra i diversi reparti aziendali
- Reportistica e analisi finanziaria
Queste funzionalità permettono ai dipartimenti legali di dimostrare il proprio valore all’azienda attraverso un miglior controllo dei costi e una gestione ottimizzata delle risorse.
Integrazione con altri sistemi
I software di matter management offrono in genere un’integrazione più estesa con gli altri sistemi aziendali. Mentre il case management si concentra sui flussi di lavoro legali, il matter management si collega con:
- Sistemi di gestione del ciclo di vita contrattuale (CLM)
- Sistemi di document management (DMS)
- Sistemi di fatturazione e gestione finanziaria
- Soluzioni per la gestione delle entità societarie
Questo livello di integrazione garantisce un’esperienza più fluida per i team legali che operano trasversalmente rispetto agli altri dipartimenti.
Le somiglianze tra i due approcci
Pur essendo differenti, entrambi i sistemi condividono alcune funzionalità fondamentali, come:
- Organizzazione e archiviazione dei documenti
- Gestione dei compiti e assegnazione delle attività
- Tracciamento di scadenze e appuntamenti
- Funzionalità di reporting
Inoltre, sia il case management sia il matter management mirano a migliorare l’efficienza operativa, ridurre i rischi e favorire la collaborazione tra i professionisti legali. La scelta tra i due dipende dalla struttura e dalle necessità della singola organizzazione.
Come scegliere la soluzione più adatta
Per individuare il sistema di gestione legale più efficace, è utile considerare alcuni fattori chiave.
Tipo di organizzazione
Gli studi legali traggono beneficio da soluzioni di case management che supportano flussi di lavoro specifici per settore. Questo approccio strutturato consente di gestire pratiche simili in modo efficiente, garantendo elevati standard qualitativi.
I dipartimenti legali interni, invece, necessitano di soluzioni di matter management in grado di gestire attività diversificate. L’ampiezza funzionale consente di gestire sia il lavoro quotidiano che le iniziative strategiche, con una visione completa su tutte le attività legali aziendali.
Volume e complessità del lavoro legale
Le organizzazioni che gestiscono grandi volumi di casi simili trovano nel case management una soluzione efficiente. L’approccio standardizzato consente di ottimizzare le attività ripetitive e assicurare coerenza.
Chi gestisce un numero inferiore di pratiche, ma di maggiore complessità, trae invece vantaggio da un sistema di matter management. Questo approccio consente una gestione più articolata di questioni legali complesse, che richiedono competenze e risorse diversificate.
Requisiti di integrazione
È importante valutare come la soluzione di gestione legale si collegherà agli altri strumenti aziendali. Le piattaforme di matter management offrono, in genere, capacità di integrazione più ampie, favorendo la creazione di un ecosistema digitale coerente.
Verso una gestione legale integrata
La distinzione tra case management e matter management tende a sfumare con l’evoluzione tecnologica. Le piattaforme legali moderne combinano infatti elementi di entrambi gli approcci, offrendo soluzioni complete per esigenze legali eterogenee.
Queste piattaforme integrate offrono:
La suite DiliTrust Governance incarna appieno questo approccio integrato, offrendo una piattaforma sicura e unificata per la gestione completa delle attività legali. Grazie a moduli per la gestione dei contratti, delle partecipate, delle pratiche legali e dei documenti, la suite rappresenta una soluzione completa pensata per rispondere alle esigenze delle direzioni legali moderne.
Una scelta consapevole per la tua direzione legale
Comprendere le differenze tra Legal Case Management e Matter Management è fondamentale per individuare la soluzione più adatta alla propria realtà. Mentre il case management è ideale per ambienti focalizzati sul contenzioso con processi standardizzati, il matter management risponde meglio a esigenze complesse e diversificate.
In futuro, le soluzioni più efficaci saranno quelle in grado di integrare entrambi gli approcci, offrendo piattaforme flessibili e scalabili in grado di adattarsi all’evoluzione delle funzioni legali. Valutando attentamente obiettivi e necessità organizzative, sarà possibile adottare una tecnologia che migliori l’efficienza operativa, favorisca la collaborazione e generi un impatto concreto sul business.
Per i team legali che vogliono accelerare la propria trasformazione digitale, soluzioni complete come la suite DiliTrust Governance rappresentano un passo strategico verso una gestione legale moderna, efficiente e integrata.
