Sebbene oltre l’85% delle aziende disponga di sistemi di compliance, quasi il 60% risulta solo parzialmente aggiornato rispetto agli obblighi normativi (fonte: studio sulla compliance e l’anti-corruzione nelle imprese, Association Française des Juristes d’Entreprise (AFJE) ed Ethicorp.com, 2020).
La sicurezza aziendale e la compliance sono ancora poco sviluppate e spesso fraintese, eppure svolgono un ruolo cruciale nelle operazioni aziendali!
In questo articolo, DiliTrust esplora perché la compliance è essenziale e come le aziende possono ottimizzare le proprie strategie.
Che cos’è la Compliance?
La compliance comprende tutti i processi necessari affinché un’azienda rispetti le normative volte a proteggere i dati in ogni loro forma. Questi dati possono appartenere a persone interne all’azienda o a soggetti esterni e possono essere gestiti direttamente dall’azienda stessa o da fornitori terzi.
Compliance Officer: Una Figura Chiave
Ogni azienda deve nominare un Compliance Officer, incaricato di supervisionare diversi aspetti, tra cui l’applicazione dei codici etici e di CSR (Corporate Social Responsibility), la lotta contro le frodi e molto altro. Questo professionista ha il compito di garantire che i dipendenti seguano correttamente le procedure interne.
Principali Responsabilità
Il Compliance Officer svolge un ruolo fondamentale nell’implementazione e nella supervisione delle procedure di conformità. Le sue principali attività includono:
Compiti Principali
Assicurare che l’azienda rispetti le leggi e i regolamenti applicabili.
- Fornire formazione interna sui rischi legati alla compliance e alla corruzione.
- Supervisionare audit interni ed esterni per verificare la conformità alle normative e alle migliori pratiche.
Aree di Intervento
Il Compliance Officer opera in diversi ambiti, tra cui:
- Protezione dei dati e conformità al RGPD.
- Prevenzione delle frodi e del riciclaggio di denaro.
- Implementazione di politiche di compliance e controllo interno.
- Monitoraggio dei rapporti con le autorità di regolamentazione.
Esempi di Conformità all’Interno di un’Azienda
Sicurezza e Certificazione ISO/IEC 27001:2013
Fin dall’inizio della sua storia, DiliTrust ha dato massima priorità alla sicurezza.
Ogni nuovo dipendente riceve un elenco di istruzioni di sicurezza al momento dell’ingresso in azienda e si impegna a rispettarle firmando la Carta del Sistema Informativo (IS charter).
Questo approccio ha permesso al team di DiliTrust di identificare gli asset aziendali, determinare i parametri da certificare e rispettare le normative vigenti per garantire la conformità agli obblighi legali applicabili.
RGPD: Un Chiaro Esempio di Compliance
Il RGPD (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati), in vigore dal 25 maggio 2018, è una normativa volta a proteggere i dati personali, sia quelli che identificano direttamente una persona (nome, cognome…) sia quelli che la identificano indirettamente (numero di telefono, identificativo…).
Tutte le organizzazioni o aziende che raccolgono dati sono soggette a questa legge, indipendentemente dal settore di attività o dalle dimensioni. Gli obiettivi principali del RGPD sono:
- Rafforzare i diritti delle persone sui loro dati.
- Responsabilizzare le organizzazioni che raccolgono e trattano dati personali.
- Favorire la cooperazione tra organizzazioni per garantire una gestione sicura delle informazioni.
ISO/IEC 27701:2019
Questa certificazione dimostra ai clienti e ai partner di un’azienda che sono state adottate le migliori misure per proteggere i loro dati.
Per ottenere questa certificazione, aziende come DiliTrust devono monitorare attentamente le informazioni. Ciò significa registrare ogni dato trattato e, soprattutto, ogni richiesta di accesso o cancellazione da parte di un cliente o di un fornitore.
Ad esempio, in caso di richiesta di cancellazione di dati personali, è fondamentale registrare la richiesta, informare il fornitore terzo e notificare il cliente. Tutte queste procedure garantiscono il massimo controllo e monitoraggio sulla protezione dei dati personali.
Le autorità di regolamentazione svolgono un ruolo centrale nel definire il quadro normativo, garantendo la protezione dei dati e il rispetto degli obblighi legali. Supervisano l’applicazione delle normative e assicurano che le aziende adottino processi definiti da enti nazionali e internazionali.
Gli Organismi di Regolamentazione e il Loro Ruolo nella Conformità
Gli organismi di regolamentazione svolgono un ruolo centrale nella definizione del quadro normativo. Essi devono garantire la protezione dei dati e il rispetto degli obblighi di legge. Questi organismi controllano e assicurano l’applicazione di norme e regolamenti. Assicurano inoltre che le aziende si conformino a una serie di processi definiti da organismi nazionali e internazionali.
Le Principali Autorità di Regolamentazione
Diverse organizzazioni contribuiscono a mantenere l’ordine normativo, tra cui:
- International Organization for Standardization (ISO) – Sviluppa standard globali, come ISO 27001 e ISO 27701, per garantire sicurezza e conformità aziendale.
- Financial Action Task Force (FATF) – Definisce standard internazionali per la lotta al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo.
- Securities and Exchange Commission (SEC) – Regola i mercati finanziari negli Stati Uniti per garantire trasparenza e protezione degli investitori.
- European Data Protection Board (EDPB) – Vigila sulla conformità al RGPD nell’Unione Europea e fornisce linee guida sulla protezione dei dati.
Rimanere Aggiornati sulle Normative
Le aziende devono adattarsi costantemente alle evoluzioni normative, aggiornando regolarmente le proprie politiche interne per garantire la conformità.
Sensibilizzare i Dipendenti
Formare e sensibilizzare i dipendenti sulla compliance è essenziale. Senza una forza lavoro informata, raggiungere la conformità totale è quasi impossibile.
Sfruttare la Tecnologia
L’intelligenza artificiale e l’automazione stanno assumendo un ruolo sempre più importante nella compliance. Questi strumenti aiutano le aziende ad analizzare i rischi in modo efficiente e a individuare potenziali violazioni in tempo reale.
Conclusione
La compliance non è solo una necessità legale, ma un elemento fondamentale per un’attività etica e responsabile. Garantire l’aderenza agli standard di settore e alle normative consente alle aziende di proteggere la propria reputazione, evitare sanzioni finanziarie e rafforzare la fiducia di clienti e partner.
Attraverso certificazioni come ISO/IEC 27001:2013 e ISO/IEC 27701:2019, oltre a solide politiche interne di compliance, le aziende possono dimostrare il proprio impegno per operazioni sicure ed etiche.
Dare priorità alla compliance oggi significa costruire un futuro sostenibile e conforme per qualsiasi organizzazione.
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