Come la digitalizzazione può migliorare i processi del settore pubblico

Il settore pubblico è noto per la sua resistenza al cambiamento, soprattutto quando si tratta di digitalizzazione. Questa prudenza non è ingiustificata: gli enti pubblici gestiscono dati sensibili e informazioni riservate, pertanto non possono compromettere la sicurezza. Tuttavia, negli ultimi anni sono stati compiuti notevoli progressi nella digitalizzazione dei servizi pubblici, semplificando le procedure burocratiche e legali. In Europa, Paesi come la Danimarca e i Paesi Bassi hanno  migliorato l’accesso dei cittadini ai servizi attraverso la digitalizzazione.

Ora, la digitalizzazione deve estendersi anche ai processi organizzativi interni agli enti pubblici, come la gestione delle riunioni dei consigli di amministrazione e la gestione dei contratti per le gare d’appalto. Tuttavia, questa trasformazione presenta sfide complesse, ad esempio nella gestione della documentazione durante le procedure di appalto pubblico. Queste richiedono una preparazione meticolosa dei bandi di gara e un monitoraggio costante per garantire la conformità e prevenire irregolarità. Come affrontare questioni di sicurezza, privacy e conformità in un contesto così delicato?

Sfide nella digitalizzazione dei processi del settore pubblico

Bilanciare modernizzazione, sicurezza e privacy

Gli enti pubblici gestiscono informazioni sensibili e necessitano di soluzioni sicure prima di adottare sistemi digitali. Qualsiasi tecnologia implementata deve rispettare standard di sicurezza rigorosi per prevenire violazioni dei dati e accessi non autorizzati. Le minacce alla sicurezza informatica sono in aumento, rendendo essenziale l’uso di servizi cloud sicuri, crittografia avanzata e autenticazione a più fattori

Un’altra sfida riguarda l’equilibrio tra trasparenza e riservatezza. Da un lato, gli enti pubblici devono garantire trasparenza negli appalti e nei contratti; dall’altro, devono proteggere i dati riservati dei fornitori. Per ottenere entrambi gli obiettivi, è fondamentale adottare strumenti conformi alle normative sulla protezione dei dati, come il GDPR o il DORA nell’Unione Europea.

Mantenere la conformità alle normative in evoluzione

Le istituzioni pubbliche devono rispettare normative in continuo aggiornamento, il che rende la digitalizzazione una sfida complessa. Ad esempio, se un ente pubblico vuole digitalizzare la gestione delle gare d’appalto, deve scegliere uno strumento conforme agli standard di sicurezza e capace di adattarsi alle diverse giurisdizioni. Le nuove leggi sugli appalti e le misure anticorruzione aggiungono ulteriori complessità, richiedendo un monitoraggio costante e competenze legali specializzate.

Un esempio concreto riguarda le gare d’appalto transfrontaliere, che pongono sfide normative poiché i vari Paesi possono avere requisiti di conformità diversi. Inoltre, la crescente adozione di politiche di acquisti sostenibili obbliga le organizzazioni a valutare anche l’impatto ambientale di fornitori e servizi.

Rischi di conformità

Il mancato rispetto degli standard di conformità può comportare conseguenze legali e finanziarie. Le organizzazioni pubbliche rischiano di perdere gare d’appalto o di incorrere in sanzioni se i loro processi non rispettano le normative aggiornate. Il monitoraggio manuale della conformità è inefficiente e soggetto a errori, rendendo indispensabile l’uso di strumenti di conformità automatizzati.

Un altro aspetto critico è la preparazione agli audit. Le istituzioni pubbliche devono essere pronte a verifiche regolari, assicurando che tutti i documenti relativi agli appalti e ai contratti siano ben organizzati e facilmente accessibili. L’uso di audit trail digitali aiuta a mitigare questi rischi, fornendo una documentazione chiara delle decisioni di approvvigionamento e delle valutazioni dei fornitori.

Vantaggi degli strumenti LegalTech per il settore pubblico

Strumenti di gestione del consiglio di amministrazione

Gli strumenti LegalTech possono migliorare la gestione dei consigli di amministrazione, ottimizzando governance e trasparenza. I principali vantaggi includono:

  • Tracciamento digitale delle decisioni: aumenta la responsabilità e riduce il rischio di errori;
  • Accesso centralizzato alle informazioni: facilita il recupero dei documenti importanti;
  • Tracce di controllo chiare: registra decisioni, votazioni e verbali delle riunioni, migliorando la trasparenza;
  • Voto elettronico sicuro: semplifica il processo decisionale e garantisce la tracciabilità;
  • Riepiloghi generati dall’IA: riducono il carico di lavoro amministrativo e migliorano l’efficienza.

Utilizzando strumenti conformi agli standard internazionali di sicurezza, gli enti pubblici possono garantire la protezione dei dati e migliorare la collaborazione interna.

Strumenti di gestione dei contratti e il loro impatto

La gestione dei contratti è cruciale negli appalti pubblici e richiede documentazione e tracciabilità meticolose. Gli strumenti LegalTech, come un sistema di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM), possono migliorare drasticamente questo processo:

  • Automazione del ciclo di vita dei contratti: riduce errori e tempi di elaborazione;
  • Tracciabilità in tempo reale: assicura il rispetto degli obblighi contrattuali;
  • Protezione dei documenti: utilizza crittografia e accesso controllato per proteggere i dati;
  • Integrazione dei controlli di conformità: garantisce l’aderenza alle normative;
  • Semplificazione della comunicazione: facilita la collaborazione tra responsabili degli acquisti e fornitori. tra i responsabili degli acquisti e i fornitori, accelerando i processi di chiusura.

Le soluzioni avanzate di LegalTech offrono anche funzionalità basate sull’intelligenza artificiale, in grado di identificare potenziali rischi di conformità prima che diventino un problema. Ad esempio, piattaforme come DiliTrust CLM utilizzano un cloud certificato per garantire la conformità normativa.

Gli appalti pubblici possono trarre enormi benefici dalla digitalizzazione. Documentazione automatizzata, monitoraggio della conformità in tempo reale e supporto decisionale basato sull’intelligenza artificiale riducono gli oneri amministrativi e migliorano la supervisione. L’Ufficio Gare e Contratti, in coordinamento con il Responsabile Unico del Progetto, può sfruttare questi strumenti per semplificare i processi e garantire la conformità normativa.

Conclusione

L’adozione di strumenti digitali per la gestione delle attività nel settore pubblico è destinata a diventare inevitabile. L’implementazione di soluzioni adeguate riduce i rischi di conformità, aumenta l’efficienza e migliora la supervisione. Con gli strumenti giusti, le organizzazioni pubbliche possono affrontare le normative in evoluzione garantendo sicurezza e trasparenza nei loro processi.