Questo articolo è il primo di una serie in tre parti pensata per guidarti nell’implementazione efficace della tua soluzione CLM. In questo primo capitolo, approfondiremo la fase di progettazione, che costituisce la base fondamentale per definire gli obiettivi, allineare gli stakeholder chiave e stabilire una roadmap chiara. Questi passaggi sono essenziali per garantire un’implementazione fluida ed efficiente.
Fase di progettazione dell’implementazione del CLM
La fase di progettazione è un passaggio cruciale per il successo dell’implementazione del CLM. Durante questa fase, l’attenzione si concentra sulla preparazione del team di progetto e sulla governance. Definirai le necessità e gli obiettivi chiari, creando così un contesto solido per l’intero progetto. Una pianificazione accurata aiuterà a prevenire sfide future e garantirà l’allineamento di tutti gli attori coinvolti.
Quattro passi fondamentali
La fase di progettazione dell’implementazione del CLM può iniziare ancor prima di scegliere la soluzione. Un buon inizio vi aiuta a chiarire i vostri obiettivi e a garantire che la soluzione scelta sia perfettamente in linea con le esigenze della vostra azienda.
Passaggio 1: Valutare necessità e aspettative
Comprendere chiaramente le esigenze relative ai contratti all’interno dell’organizzazione è essenziale. Inizia mappando i contratti attivi e coinvolgi i vari team per identificare le criticità. Organizzare workshop e riunioni interne facilita l’allineamento delle aspettative e un approccio condiviso.
Puoi anche implementare sondaggi per raccogliere feedback dai futuri utenti del CLM, distinguendo tra utenti principali, secondari e terziari. Ricorda che la valutazione dei processi interni e il coinvolgimento degli stakeholder sono responsabilità della tua azienda, non del fornitore della soluzione CLM.
Passaggio 2: Definire obiettivi chiari e realistici
Stabilisci obiettivi concreti e raggiungibili, allineati con quelli aziendali e supportati da un project manager dedicato. Un approccio graduale può essere utile: iniziare con un ambito ristretto e ampliarlo progressivamente. Gli obiettivi potrebbero includere, ad esempio, l’accelerazione dei tempi di firma o la riduzione degli errori nelle clausole contrattuali.
Passaggio 3: Identificare le integrazioni chiave
Analizza l’ecosistema digitale aziendale per individuare le integrazioni necessarie, come strumenti di firma elettronica, CRM o ERP. È importante distinguere tra integrazioni essenziali e funzionalità accessorie per evitare complessità inutili.
Passaggio 4: Definire i KPI per l’implementazione del CLM
Definire KPI chiari, come la velocità di elaborazione dei contratti o il numero di contratti firmati settimanalmente, consente di monitorare il successo del progetto e identificare eventuali aree di miglioramento.
E le funzionalità?
Identificare le funzionalità chiave del CLM in linea con gli obiettivi è fondamentale. Monitoraggio delle clausole, stato dei contratti e rilevamento anomalie sono aspetti da valutare prima dell’acquisto della soluzione.
Costruire una governance di progetto solida
Una governance efficace è cruciale per il successo dell’implementazione. Definire ruoli e responsabilità, ad esempio tramite una matrice RACI, garantisce chiarezza e coinvolgimento attivo degli stakeholder.
Le riunioni di governance periodiche consentono di monitorare le attività, valutare i progressi e mitigare potenziali rischi. Nei progetti più complessi, i comitati direttivi possono supportare le decisioni strategiche.
Strutturare il team di progetto per l’implementazione del CLM
Un team di progetto ben organizzato è essenziale. Dovrebbe includere:
Lato cliente
| Progetto del team del cliente | Responsabilità |
| Project Sponsor | Svolge un ruolo fondamentale nel promuovere il successo del progetto di gestione documentale, sostenendo l’implementazione del CLM a livello interno. Sostiene attivamente i processi di trasformazione e facilita una comunicazione efficace durante i periodi di cambiamento. Lo sponsor funge da punto di contatto per l’escalation del progetto. Questo è particolarmente importante quando si verificano problemi o ritardi che possono essere attribuiti al cliente. Il suo impegno per il successo del progetto lo rende un interlocutore chiave. È un ponte tra gli stakeholder interni e i team di progetto. Questo garantisce un approccio coeso e ben coordinato. |
| Business Project Manager | Assume un ruolo cruciale nella supervisione della gestione dei progetti, del coordinamento e dell’allocazione delle risorse all’interno del quadro organizzativo. Collabora strettamente con il Project Manager del fornitore. Lavorano fianco a fianco per coordinare attivamente i vari aspetti del progetto. Questa collaborazione implica una pianificazione strategica, un utilizzo efficiente delle risorse e un coordinamento continuo. Questi aspetti sono essenziali per garantire che il progetto proceda secondo i piani. |
| Contatto tecnico | Gestiscono i processi di integrazione e le discussioni relative all’implementazione di connettori API o single sign-on (SSO). Le loro responsabilità si estendono alla supervisione del recupero continuo dei database dalle piattaforme precedenti. Inoltre, orchestrano il trasferimento dei dati del cliente nei modelli standardizzati, se il fornitore ne dispone. Questo intervento critico garantisce un’integrazione senza problemi e migliora l’interoperabilità dei dati. |
Lato fornitore
| Progetto del team di fornitori | Responsabilità |
| Project Manager | La loro missione comprende l’organizzazione strategica, la pianificazione meticolosa e il coordinamento efficace dei team funzionali e tecnici del Provider. Essi orchestrano gli sforzi di collaborazione di questi team. L’allineamento dei compiti e degli obiettivi risponde agli obiettivi generali del progetto. Agisce come un ponte tra il fornitore e il cliente. Le responsabilità del Project Manager si estendono all’ottimizzazione dell’utilizzo delle risorse e alla gestione delle tempistiche. Supervisiona il successo dell’implementazione del CLM. In ultima analisi, i risultati ottenuti soddisfano o superano le aspettative del cliente. |
| Account Manager | Contribuisce a mantenere l’allineamento con le aspettative del cliente a medio e lungo termine. Assicurano una comprensione completa dei risultati previsti. Il loro coinvolgimento serve a ricordare gli obiettivi strategici che guidano l’investimento del cliente. Favoriscono la trasparenza e rafforzano la partnership collaborativa tra il cliente e il fornitore per tutto il ciclo di vita del progetto. |
| Technical Project Manager | Persona di contatto per argomenti tecnici quali SSO, connettori di firma elettronica e domande relative alle API. |
| Data Project Manager | Gestisce l’aspetto del progetto relativo alla migrazione dei dati, sia che si tratti di estrazione che di importazione dei dati . Definiscono l’ambito e le sfide. Inoltre, gestiscono l’analisi quando rilevano il contratto esistente. Assicurano l’accettazione dell’estrazione dei dati da parte del cliente. |
La trasformazione digitale può essere difficile, soprattutto quando ci sono resistenze al cambiamento o preoccupazioni sulla sicurezza. È qui che entra in gioco lo sponsor del progetto, che svolge un ruolo chiave nel guidare l’iniziativa, affrontare le preoccupazioni e garantire il pieno coinvolgimento, rendendo il cambiamento più fluido e di successo.
Risultati attesi
Al termine della fase di progettazione, la vostra organizzazione dovrebbe aver raggiunto i seguenti obiettivi:
Mentre il fornitore di CLM offrirà guida e supporto nei momenti critici della fase di progettazione, la responsabilità di definire le esigenze, allineare gli stakeholder e preparare i processi interni spetta alla vostra organizzazione. Assumere la responsabilità di questa fase è fondamentale per garantire il successo dell’implementazione.
Cosa c’è dopo?
Con la fase di progettazione in atto, il primo passo serve come base cruciale per il resto del progetto di implementazione. Con obiettivi chiari, priorità ben definite e tutti a bordo, noterete una differenza significativa. Naturalmente, questo è solo l’inizio: restate sintonizzati per i prossimi articoli su come implementare con successo la vostra soluzione CLM…
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