Digitalizzazione e Gestione dei Contratti
Questa è la terza e ultima parte della nostra serie sull’implementazione di una soluzione CLM. In questo articolo esploriamo gli ultimi passaggi della fase di implementazione. Tuttavia, il percorso del CLM non termina qui. Quando i team iniziano a usare la nuova soluzione, ha inizio un’altra fase cruciale. Gli utenti sfruttano lo strumento e, al contempo, forniscono feedback essenziali per migliorarlo nel tempo.
Fase di adozione
Dopo la configurazione del sistema, parte l’onboarding. In questa fase, i team ricevono una formazione strutturata con documentazione di supporto per testare la soluzione in scenari reali. Nel frattempo, gli utenti segnalano possibili miglioramenti. Anche se non si tratta ancora del lancio ufficiale, questo momento è essenziale per abituarsi alla piattaforma, risolvere eventuali problemi e garantire una transizione fluida.
Per facilitare il cambiamento, è fondamentale un forte impegno nella gestione della transizione. Questo aiuterà gli utenti ad adattarsi rapidamente, affrontare eventuali ostacoli e adottare il nuovo sistema senza difficoltà.
Formazione nella fase di adozione
Il fornitore del CLM si concentra sulla formazione degli utenti chiave, che poi trasmettono le conoscenze agli altri. Questi utenti includono stakeholder principali, sponsor, utenti chiave e amministratori. In questo modo, diventano esperti del sistema e punti di riferimento interni.
Approcci alla formazione
A seconda delle dimensioni aziendali e del numero di utenti, il fornitore del CLM sceglie uno dei seguenti approcci:
- Gruppo ristretto di utenti: Se gli utenti sono pochi, la formazione avviene in modo collettivo. Questo aiuta a comprendere sia la piattaforma che le sfide operative.
- Training dei formatori: Se gli utenti sono molti, un piccolo gruppo riceve una formazione approfondita per poi istruire il resto dell’organizzazione. Questo metodo funziona bene nelle implementazioni su larga scala.
Garantire il successo della formazione
Per un’adozione efficace, è essenziale un piano basato sui casi d’uso definiti in fase di progettazione. I passaggi chiave includono:
- Identificare i gruppi di utenti.
- Personalizzare la formazione in base alle esigenze specifiche.
- Integrare esercizi pratici con scenari reali per migliorare l’apprendimento.
Documentazione: un elemento chiave
Una documentazione chiara aiuta gli utenti a sfruttare al massimo la soluzione CLM.
Elementi essenziali della documentazione:
- Processi operativi: Istruzioni sui flussi di lavoro, la creazione dei contratti e le regole di automazione.
- FAQ: Risposte ai quesiti più comuni.
- Best practice: Linee guida per ottimizzare la gestione contrattuale.
Creare la documentazione progressivamente, durante la configurazione, semplifica il processo. Molte soluzioni CLM offrono modelli predefiniti per facilitare questa attività.
Raccolta di feedback
Per garantire il successo della fase di adozione, la raccolta di feedback deve essere continua.
- Raccogliere periodicamente i pareri degli utenti su usabilità e miglioramenti.
- Organizzare i commenti per tema e priorità.
- Usare le informazioni per ottimizzare il sistema.
Un miglioramento continuo, basato sulle esigenze degli utenti, renderà l’esperienza più efficiente.
Risultati attesi della fase di adozione
Alla fine della fase di adozione, l’organizzazione dovrebbe aver ottenuto:
- Utenti chiave formati come trainer interni.
- Documentazione chiara e aggiornata.
- Test su scenari reali completati.
Fase di lancio
La fase di avvio segna il lancio ufficiale della soluzione CLM, con accesso esteso a tutti gli utenti. Lo strumento diventa parte integrante dei flussi di lavoro quotidiani.
Ruolo del project manager e dell’account manager
In questa fase, il responsabile del progetto passa la gestione dell’account al customer success manager, che diventa il punto di riferimento per supporto e feedback. In alcuni casi, il project manager resta coinvolto nei primi mesi per garantire una transizione graduale.
Monitoraggio della soluzione
Dopo il lancio, è essenziale monitorare adozione e prestazioni.
- Monitoraggio dell’adozione: Analisi dell’uso quotidiano del sistema.
- Prestazioni: Verifica della stabilità e delle integrazioni.
- Misurazione dei KPI: Confronto con gli obiettivi iniziali.
Condividere i primi successi aiuta a motivare i team e stimola un’adozione più ampia.
Risultati attesi della fase di avvio
Alla fine della fase di lancio, l’organizzazione dovrebbe aver ottenuto:
- Accesso completo al sistema per tutti gli utenti.
- Adozione iniziale da parte dei team.
- Validazione delle prestazioni del sistema.
Tuttavia, questa non è la fine del percorso CLM, ma l’inizio di un ciclo di miglioramento continuo. Sarà necessario:
- Ottimizzare i flussi di lavoro.
- Raccogliere continuamente feedback.
- Arricchire la libreria di modelli e clausole.
In sintesi, mantenere il CLM sempre attivo e aggiornato.
Conclusione
Abbiamo esaminato le fasi chiave dell’implementazione di una soluzione CLM:
- Progettazione – Analisi delle esigenze e definizione degli obiettivi.
- Configurazione – Personalizzazione e integrazione del sistema.
- Migrazione dati – Trasferimento delle informazioni esistenti.
- Adozione – Formazione degli utenti e primi test.
- Lancio – Implementazione completa e monitoraggio.
Ogni fase è fondamentale per il successo a lungo termine.
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