Que signifie réellement disposer d’une solution de gouvernance UX friendly ?

Le design UX ne se limite pas à l’esthétique. Il constitue l’un des piliers majeurs de la conception produit moderne, qu’il s’agisse d’outils digitaux ou non. Pour comprendre comment les principes UX s’appliquent aux solutions de gouvernance, il est utile de garder en tête plusieurs éléments clés :

On travaille toujours mieux lorsque les choses sont bien ordonnées. La hiérarchie s’inscrit dans cette logique : la structure d’une page ou d’un outil doit faire sens pour l’utilisateur final.
Dans le cas d’une solution de gouvernance, cela signifie que l’interface a été pensée de manière logique afin d’aider les utilisateurs à atteindre leurs objectifs. Certaines informations apparaissent en priorité parce qu’elles sont plus pertinentes. C’est soit parce qu’elles sont consultées fréquemment, soit parce qu’elles facilitent une prise de décision rapide.

L’utilisabilité est sans doute le pilier le plus simple à définir, mais aussi l’un des plus complexes à mettre en œuvre. Elle correspond tout simplement à la facilité d’utilisation d’une solution, d’un site ou d’un produit. Personne ne souhaite passer des heures à apprendre, puis réapprendre, comment utiliser un outil à chaque mise à jour. Une solution bien conçue doit pouvoir répondre positivement aux questions suivantes :

• Quelle est la facilité de prise en main pour un nouvel utilisateur ?
• En combien de temps un utilisateur peut-il atteindre son objectif ou trouver l’information recherchée ?
• Combien d’erreurs les utilisateurs commettent-ils, et dans quelle mesure ces erreurs perturbent-elles leur travail ?

Ce pilier est plus important que jamais à l’heure où l’intelligence artificielle s’intègre dans la majorité des outils. Lors de la conception d’un produit, une approche véritablement centrée utilisateur repose sur un équilibre subtil entre ce qui est automatisé et ce qui reste sous le contrôle de l’utilisateur final.
Un exemple classique d’échec en matière de contrôle utilisateur est la correction automatique hors contexte. À l’inverse, un produit réellement performant permet de revenir sur ses choix, d’ajuster les suggestions et de conserver uniquement ce qui a de la valeur.

À partir de ces piliers fondamentaux de l’expérience utilisateur, une question s’impose : comment se traduisent-ils concrètement dans une solution de gouvernance ? Comme évoqué précédemment, la notion d’UX friendly varie selon le type de produit, mais surtout selon les objectifs poursuivis par les utilisateurs finaux.

Les administrateurs et les secrétaires généraux évoluent dans des environnements exigeants et à forte intensité. La digitalisation de la gouvernance apporte de nombreux bénéfices, notamment en matière de gain de temps et de réduction des tâches chronophages.
Cependant, ces bénéfices ne se concrétisent que si la solution est réellement adoptée et utilisée efficacement. C’est précisément là qu’une solution de gouvernance UX friendly fait toute la différence. Elle facilite la prise en main, accélère l’adoption et limite la résistance au changement. Cela est particulièrement vrai par rapport à des outils complexes et rigides.

Tout commence par la capacité à accéder rapidement à l’information. Lorsque les documents, comptes rendus, ordres du jour ou supports de vote sont organisés de manière claire, les utilisateurs ne perdent plus de temps à naviguer entre des pages interminables ou à deviner où se trouvent les contenus. Fini également les recherches dans des chaînes d’e-mails ou des dossiers partagés mal structurés. Une interface de gouvernance bien pensée regroupe les contenus de façon logique. Elle met en avant les éléments clés et propose une navigation prévisible. Même en situation d’urgence ou face à des changements de dernière minute, la clarté reste au rendez-vous.

Une fois l’information facilement accessible, l’étape suivante consiste à simplifier la préparation des réunions. Préparer une séance implique souvent de collecter des documents, valider des supports, partager les dernières versions et informer les participants. Sans cadre structuré, ce processus se transforme vite en enchaînement de relances et de corrections de dernière minute.
Les solutions UX friendly transforment en profondeur les pratiques. Grâce à des workflows structurés, les utilisateurs sont guidés étape par étape. Cela réduit les erreurs et garantit l’alignement de l’ensemble des parties prenantes. Les tâches s’enchaînent de manière logique : chaque étape est clairement identifiée et les notifications sont adressées aux bonnes personnes, au bon moment. Résultat : une préparation plus fluide et moins de mauvaises surprises.

De la préparation à la prise de décision, la communication doit être continue et accessible. Une solution de gouvernance UX friendly permet aux administrateurs et aux secrétaires généraux de rester alignés tout au long du processus. Cela est vrai qu’il s’agisse d’une réunion ou d’une résolution écrite. Messagerie sécurisée, accès à distance, utilisation en ligne ou hors ligne : les utilisateurs doivent se sentir accompagnés par la plateforme. À l’inverse, s’ils doivent jongler entre plusieurs canaux ou se sentent bloqués, cela révèle souvent une faiblesse de la solution.

Enfin, la valeur d’un outil se mesure aussi à sa capacité à accueillir de nouveaux utilisateurs. Tous les membres d’un conseil ne sont pas des experts du digital, et peu souhaitent consacrer du temps à l’apprentissage d’un système complexe. Une solution pensée UX anticipe ces besoins : interface intuitive, actions explicites, repères clairs. Les nouveaux utilisateurs doivent comprendre rapidement où cliquer. Ils doivent aussi savoir comment accéder à un compte rendu généré par l’IA tout en conservant la possibilité de le modifier, ou encore comment commenter des documents. Des formations peuvent rester nécessaires, mais l’essentiel est que les utilisateurs se sentent à l’aise et confiants. Cela reste vrai même lorsque la solution évolue dans le temps.