L’année dernière, The Economist avançait que « La ressource la plus précieuse au monde n’est plus le pétrole, mais les données ». Cette déclaration a rapidement suscité l’intérêt des entreprises. Sécuriser et maximiser l’utilisation des données confidentielles pour les projets sensibles n’est pas seulement une bonne pratique mais une nécessité. Cet outil de stockage de fichiers est aujourd’hui très convoité, en faisant une des technologies les plus recherchées.
Découvrez en quoi consiste exactement une data room virtuelle et comment elle peut vous aider à mieux gérer, sécuriser et faciliter vos projets.
Qu’est-ce qu’une Data Room ?
Une virtual data room (ou données virtuelle) permet aux utilisateurs de télécharger et de partager des documents confidentiels en toute sécurité. Elle fait office de plateforme de référence pour l’organisation d’un processus de due diligence transactionnelle. Que ce soit une cession, une levée de fonds, une fusion-acquisition ou un out-licensing, ce logiciel sécurisé permet de partager les documents sensibles tout en gardant un contrôle total sur les droits d’accès.
Ce logiciel sécurisé offre plusieurs fonctionnalités :
- téléchargement de milliers de documents,
- gestion de niveaux d’accès et contrôles d’accès différenciés,
- suivi en temps réel de l’activité des utilisateurs,
- statistiques détaillées,
- outils de collaboration et de communication comme le module de questions/réponses, les annotations, alertes instantanées et rapports d’activité.
Les administrateurs d’une data room électronique définissent les droits d’accès et les niveaux d’accès des utilisateurs. Le suivi est constant grâce à des rapports d’activité détaillés. Cette traçabilité favorise la sécurité des données et l’efficacité des transactions.
Le marché des virtual data rooms devrait atteindre 1 895 millions de dollars d’ici 2022 (contre 942,2 millions en 2017). Cela s’explique par l’augmentation des volumes de données, la réglementation relative à leur confidentialité et les besoins croissants en propriété intellectuelle et en gestion des risques.
Bon à savoir : certaines organisations comme IBM indiquent que le recours à un fournisseur de data doit respecter une chaîne transparente et autorisée, garantissant que les données sont utilisées par des membres propriétaires des droits.
Pourquoi utiliser une data room ?1. Sécuriser vos données confidentielle
1. Sécuriser vos données confidentielles
La sécurité des données est le premier objectif d’une room virtuelle. Elle vous offre un niveau de sécurité qu’aucune solution généraliste (box, drive) ne peut garantir. Les projets sensibles restent protégés grâce à un hébergement maîtrisé, sur des serveurs localisés et sécurisés.
2. Contrôle des données
Grâce aux contrôles d’accès et aux droits d’accès, les administrateurs gèrent précisément qui peut consulter quels fichiers. Toutes les actions étant tracées, il est possible de générer des rapports détaillés qui permettent de dégager des tendances.
3. Gestion de documents et collaboration
Une data room optimise la gestion de documents et fluidifie la collaboration. Les auditeurs et juristes peuvent partager des informations, poser des questions directement sur les fichiers, recevoir des notifications et notes, ce qui permet de gagner du temps.
Les principaux cas d’usage
M&A et Corporate Finance
Lors de fusions et acquisitions, les banques d’affaires, investisseurs et cabinets d’avocats manipulent un volume massif de documents confidentiels. La data room devient alors un outil central pour organiser l’ensemble des opérations de fusion, y compris les opérations de fusion-acquisition plus complexes.
Grâce à un suivi rigoureux, elle permet de gagner du temps, de réduire les coûts liés aux audits et d’améliorer la communication entre toutes les parties prenantes. Les équipes peuvent également configurer différents niveaux d’accès, garantissant que seules les personnes autorisées peuvent consulter certaines informations.
Pharma et Biotech
Dans les secteurs de la pharma et de la biotechnologie, la valeur des informations sensibles est considérable. Une fuite de données peut coûter des millions d’euros. La virtual data room apporte ici une réponse claire : centraliser et sécuriser toutes vos données critiques.
Grâce à la facilité d’utilisation et à une excellente expérience utilisateur, ces industries peuvent suivre leurs projets de recherche clinique, leurs partenariats et leurs opérations de financement de manière structurée. Les fonctionnalités de partage et de collaboration renforcent également la transparence avec les régulateurs et partenaires internationaux.
Immobilier
La gestion immobilière implique un grand nombre de documents juridiques et financiers. Les notaires, entreprises de construction, établissements publics et sociétés de gestion immobilière doivent partager plusieurs documents tout au long du processus.
Avec une salle de données, vous pouvez partager des informations de manière sécurisée et suivre en temps réel le statut de chaque document. Cela simplifie le processus pour toutes les parties et permet une meilleure traçabilité des échanges. Les professionnels bénéficient ainsi d’une meilleure visibilité et peuvent constituer une liste claire des documents validés.
Autres cas d’usage
Une virtual data room ne se limite pas aux transactions financières. Elle peut être utilisée pour des projets variés tels que des introductions en bourse, des levées de fonds, ou encore la gestion de droits de propriété intellectuelle. Ces usages démontrent la diversité des services qu’un tel outil peut offrir, dont la mission principale reste de sécuriser les flux de travail et de faciliter la prise de décision.
À propos de DiliTrust Data Room
À propos de DiliTrust Data Room
DiliTrust Data Room est une solution de virtual data room hautement sécurisée, conçue pour accompagner vos projets sensibles et stratégiques. Elle offre :
- un hébergement souverain,
- un contrôle total des droits d’accès,
- des outils collaboratifs modernes,
- un service d’assistance 24/7 multilingue.
Notre plateforme s’adapte à différents scénarios : fusions et acquisitions, restructurations, levées de fonds, financement industriel ou encore gestion de propriété intellectuelle.
Avec DiliTrust, vous maîtrisez vos coûts : l’abonnement inclut un nombre d’utilisateurs illimité, tous les services associés, et aucun frais caché à la fermeture. Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à prendre contact avec nos experts ou à demander une démo via notre site web.
