L’année écoulée a été marquée par des défis majeurs pour les secrétaires généraux. En effet, l’intégration croissante de l’intelligence artificielle dans la gouvernance d’entreprise, l’évolution rapide du paysage réglementaire et la demande grandissante de programmes de cybersécurité robustes ont élargi leur champ d’action. Dans ce contexte, alors que nous accompagnons nos clients pour répondre continuellement à leurs besoins, les experts de DiliTrust ont organisé une table ronde avec des secrétaires généraux. L’objectif était d’identifier leurs défis les plus pressants et de déterminer comment ils pourraient les relever efficacement.
1. Adopter des outils alimentés par l’IA
On ne peut parler des défis auxquels sont confrontées les secrétaires générales sans évoquer l’utilisation généralisée de l’IA. L’IA fait partie de notre quotidien privé et professionnel. Le principal défi qu’elle pose à toute personne travaillant dans le domaine juridique est l’alphabétisation et la compétence lorsqu’il s’agit de son utilisation. Les outils alimentés par l’IA présentent de nombreux avantages pour les secrétaires généraux. Tels que la rationalisation des processus et l’automatisation des résumés de documents. Cependant, si un secrétaire général ne sait pas comment utiliser l’outil correctement, il y aura des défis à relever.
Avec les bons outils, les secrétaires généraux profiteront de fonctionnalités d’automatisation améliorées pour accélérer les tâches quotidiennes. Cela signifie une rédaction plus rapide des documents grâce à l’IA extractive et générative. Ce qui conduira également à une organisation optimisée et facilitée des réunions du conseil d’administration. Ainsi qu’à une collaboration perfectionnée avec les parties concernées.
L’IA va de pair avec l’importance accrue de la sécurité informatique et de la protection des données. Avec la prise de conscience des menaces de cybersécurité, les conseils d’administration s’appuient de plus en plus sur les secrétaires généraux pour mettre en place des protocoles rigoureux. Ainsi, ils protègent les informations sensibles.
2. Limiter les risques liés aux technologies de l’information et à la cybersécurité
Le défi de l’adoption de l’IA entraînera également des risques accrus en matière de cybersécurité. Dans l’Union européenne, non seulement le RGPD continuera à jouer un rôle crucial dans l’élaboration de ces initiatives. Mais désormais certains secteurs devront également se conformer aux exigences énoncées dans la loi DORA. Celle-ci est un nouvel élément clé pour sauvegarder la résilience numérique opérationnelle. La règlementation DORA, qui s’adresse au secteur financier, intègre les fournisseurs de TIC dans le cadre de la réglementation. Les secrétaires généraux, qui sont déjà les principaux gardiens de la documentation sécurisée du conseil d’administration, devront faire face à des responsabilités supplémentaires dans le cadre de ces réglementations.
Le paysage géopolitique international a également présenté des obstacles. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises mondiales. L’efficacité de la communication transfrontalière est devenue plus critique. Cela se produit à mesure que les entreprises naviguaient dans des environnements réglementaires et culturels différents. Pour être prêts, les secrétaires généraux doivent savoir quels outils peuvent les aider à rationaliser les communications tout en utilisant une technologie sécurisée. Par exemple, si un outil offre des fonctions d’IA, il est préférable que l’IA du logiciel soit privée plutôt que publique.
3. Améliorer la collaboration et la communication
Le rythme rapide des changements réglementaires en Europe pose des défis importants pour une collaboration efficace et opportune. En particulier dans les contextes internationaux. Les secrétaires généraux ont l’habitude de veiller à l’alignement réglementaire entre les administrateurs en s’occupant des réunions du conseil d’administration. Leur responsabilité à cet égard va devenir encore plus exigeante. En conséquence, les défis en matière de communication vont s’accroître. Par conséquent, la demande de réunions en ligne du conseil d’administration va augmenter. Il est essentiel de veiller à ce que les membres du conseil d’administration puissent se réunir. Même s’ils se trouvent dans des lieux différents. Afin de suivre le rythme de ces exigences en constante évolution et de maintenir une collaboration efficace.
Les secrétaires généraux doivent veiller à ce que les réunions en ligne du conseil d’administration soient sécurisées, efficaces et accessibles. Des outils offrant un cryptage solide et des interfaces intuitives seront indispensables pour maintenir une collaboration efficace.
4. Prendre des décisions basées sur des informations exploitables
La croissance exponentielle des données représente à la fois une opportunité et un défi pour les secrétaires généraux. Le plus grand défi sera de traiter de grandes quantités d’informations et d’être capable de les filtrer pour n’obtenir que les données essentielles. Ainsi, la visualisation des données et la présentation efficace de l’information peuvent constituer des défis – les secrétaires généraux doivent s’appuyer sur les meilleurs outils et être capables de lire l’information. En ce qui concerne ce point, il y aura certainement beaucoup d’apprentissage à faire pour ceux qui ne sont pas familiers avec les données, mais les avantages en valent la peine, car cela aidera tout le monde à travailler plus efficacement.
L’extraction d’informations exploitables à partir de vastes ensembles de données aidera les conseils d’administration à prendre des décisions éclairées. Cela souligne l’importance d’investir dans des technologies qui simplifient la gestion des données et garantissent la fourniture d’informations essentielles.
5. Intégrer des technologies innovantes
La simplicité et la convivialité sont primordiales lors de l’introduction de technologies innovantes. Les membres du conseil d’administration ont souvent des niveaux d’expertise technique différents, c’est pourquoi les solutions doivent être conçues avec des exigences minimales en matière d’intégration. Les intégrations standard avec des outils essentiels, tels que les fournisseurs de signatures électroniques, sont particulièrement avantageuses. Une solution Board Portal adéquate pour les conseils d’administration peut facilement résoudre ces problèmes et les secrétaires généraux sont bien placés pour promouvoir l’outil de leur choix.
Les logiciels anciens représentent un autre niveau de complexité. Le passage de systèmes obsolètes à des solutions modernes et conformes nécessitera une planification minutieuse et une mise en place progressive afin d’éviter toute perturbation. En veillant à ce que ces outils soient intuitifs, tant pour les administrateurs que pour les membres, on facilitera leur adoption et on améliorera leur engagement.
Dernières réflexions
Le rôle des secrétaires généraux en tant que facilitateurs clés de la gouvernance, de la sécurité et de la collaboration continuera d’évoluer en 2025. L’interaction entre les progrès de l’IA, les exigences en matière de cybersécurité et les attentes réglementaires définira les défis et les opportunités à venir. En adoptant la technologie de manière stratégique et en favorisant une communication transparente, les secrétaires généraux resteront indispensables à une gouvernance d’entreprise efficace.
Sources: Deloitte 2024, Kiteworks, Market Research Future, Atlan
