Une entité juridique (EJ) correspond à la notion de personne morale, et à chaque entité correspond un statut juridique. Le fait d’avoir du mal à suivre l’évolution réglementaire ou gouvernementale fait partie des difficultés du service juridique d’une entreprise internationale. Cependant, le contrôle strict de la gestion des entités juridiques permet d’obtenir un succès international.
La maîtrise de la structure de l’entité juridique d’une entreprise n’a pas toujours été considérée comme faisant partie des tâches quotidiennes. Cependant, les entreprises internationales subissent de plus en plus de pression en ce sens. Il est nécessaire de simplifier la conformité, réduire les risques, améliorer la transparence et trouver de nouveaux moyens de réduire les coûts.
La lutte en termes de gouvernance des entités pour les entreprises internationales
Selon PwC, un cadre solide de gouvernance de l’ensemble des filiales est essentiel pour éviter tout dommage, tant financier qu’au niveau de la réputation. Pourtant, il semble que beaucoup de multinationales soient obligées de faire appel à une foultitude de différents prestataires de services. Ceci crée une approche incohérente de la gouvernance et de la conformité à travers les pays concernés.
Pour une entreprise internationale, l’évolution réglementaire des coutumes commerciales locales et des exigences de conformité est constante. Il est donc primordial de faire preuve d’une vigilance sans faille en termes de gestion. En particulier, chaque entité juridique doit être gérée avec soin, où qu’elle soit dans le monde.
Depuis que l’OCDE a introduit la communication de l’information financière pays par pays (CbC), de nombreux pays ont mis en place une législation à laquelle les entreprises doivent se conformer. Ce type de communication exige la préparation de l’information financière pour chaque entité et succursale, dans chaque pays d’implantation.
Penser mondial, agir au niveau local…
Selon la loi, une entité juridique est une structure pouvant supporter des droits et obligations légales. Une entité juridique peut s’avérer préjudiciable si les entreprises ne maîtrisent pas les différentes réglementations de chaque pays. Par conséquent, réfléchir en adoptant une perspective mondiale est indispensable. Disposer d’un programme de conformité de l’entreprise est essentiel pour détecter et prévenir les violations éventuelles de la loi. Ceci s’applique à l’ensemble des salariés et dirigeants d’une entreprise opérant à l’échelle mondiale.
Selon un rapport publié par Ernst & Young, la meilleure pratique consiste à réduire le nombre d’entités juridiques. Cela permet de rationaliser la conformité, la communication de l’information financière, et de réduire les risques ainsi que les coûts. Cependant, la rationalisation des entités peut s’avérer complexe. Il est donc essentiel de mettre en place un projet de manière appropriée. Garder à l’esprit que tout le monde ne considère pas la simplification des structures d’un groupe comme une « activité professionnelle normale ». Certaines personnes ne comprennent pas pourquoi une entreprise devrait consacrer le temps et les ressources nécessaires à la rationalisation pour la gestion de chaque entité juridique.
Les avantages de la gestion des entités juridiques
Le même rapport publié par Ernst & Young (EY), suggère également qu’une direction stricte des entités juridiques permet de maintenir le contrôle des rapports d’activités mondiaux. Elle peut également bénéficier d’une structure d’entreprise plus solide. Parmi les avantages mentionnés figurent :
Des structures peu exigeantes
Avoir une structure de conformité plus simple offre un large éventail d’avantages en matière de conformité et de communication de l’information. Une bonne structure de gestion des entités présente des avantages tels qu’une plus grande transparence et un moindre risque de violation de la réglementation locale. De plus, cela assure une marge d’incohérence moins importante dans le cadre de la communication de l’information du Groupe.
Des politiques fiscales plus simples
La direction proactive d’une entité peut apporter plusieurs avantages fiscaux. Ceux-ci incluent la génération d’une valeur fiscale supplémentaire en libérant la trésorerie des sociétés inactives. Elle permet aussi de dégager une nouvelle valeur à partir des actifs d’impôt existants en générant des moins-values. Cela se produit lors de la dissolution d’entités.
Des économies importantes sur les filiales
Parmi les avantages liés à la suppression des entités indésirables figure la réduction du nombre de filiales soumises à la communication de l’information financière. Cela signifie donc moins de données à recueillir. Ce processus pourrait également impliquer la simplification des politiques fiscales, comme décrit ci-dessus, et conduire à l’épargne. Bien gérer chaque entité juridique équivaut à moins de risques de conformité et moins de coûts imprévus.
Logiciel de gestion des entités juridiques – une alternative intelligente
Quand la gestion devient trop complexe, il est préférable de profiter de l’aide disponible. Un logiciel de gestion juridique des entités a pour vocation de soutenir les équipes juridiques et conformité. Ce type de logiciel fournit un support grâce à une meilleure présentation de la documentation. Il améliore également la disponibilité des informations, la gestion des dépenses, etc.
DiliTrust Governance vise à simplifier la gestion juridique d’une entreprise, en améliorant l’efficacité des processus quotidiens pour les équipes conformité et juridique. DiliTrust Governance gère collectivement tous les aspects juridiques. Il archive les données et documents juridiques, surveille les activités, partage les documents juridiques, et permet la collaboration en ligne.
Les conseils d’administration, les directions générales et les secrétaires d’entreprise peuvent bien sûr également bénéficier du logiciel. Cependant, il existe d’autres applications plus ciblées à ces fins. Pour en savoir plus sur l’aide que DiliTrust peut apporter pour tous les domaines traités par les services d’une entreprise, consultez la page nos solutions.
Aspects juridiques et conformité des entités
La gestion juridique des entités implique une parfaite connaissance des statuts et formes d’entreprise. Cela concerne une entreprise individuelle, une société à responsabilité limitée ou une société par actions inscrite au registre du commerce. Chaque structure correspond à un cadre juridique précis. Celui-ci est défini selon la personne physique ou morale qui souhaite exercer une activité.
Assurer la conformité, c’est aussi protéger le patrimoine personnel des dirigeants. Cela garantit aussi la transparence des opérations entre les différentes filiales d’un groupe. Dans ce contexte, la mise à jour régulière des documents est essentielle. La gestion rigoureuse des données personnelles est aussi cruciale pour éviter tout risque juridique ou réglementaire.
Les équipes juridiques doivent anticiper les questions liées à la gouvernance et à la fiscalité. De plus, elles doivent gérer la responsabilité légale de chaque entité. Tout cela sécurise l’ensemble des activités du groupe.
Typologie et création des entités juridiques
La création d’entreprise et la gestion d’une forme juridique adaptée sont des étapes essentielles pour assurer la conformité et la pérennité d’une organisation. Chaque structure – entreprise individuelle, société à responsabilité limitée, société par actions ou société en nom collectif – obéit à des règles spécifiques liées à son capital social, à la responsabilité des associés et à la nature de ses personnes physiques ou morales.
Lors de la rédaction de statuts, il est important de définir clairement les droits et obligations de chacun. Cela permet de protéger les biens personnels des dirigeants et d’assurer la sécurité juridique du groupe. Certaines sociétés civiles ou sociétés non cotées nécessitent une vigilance particulière, notamment en matière d’imposition des bénéfices ou de déclaration des revenus industriels et commerciaux.
Pour un entrepreneur individuel ou une société unipersonnelle à responsabilité limitée, le choix de la structure doit se faire selon le niveau de risque accepté, les objectifs de gouvernance et la stratégie fiscale. À titre d’exemple, une rationalisation efficace des entités peut renforcer la conformité globale et simplifier la supervision légale des filiales. Ces considérations font partie intégrante d’un cadre de conformité solide et d’une gouvernance juridique performante.
