A las organizaciones puede resultarles difícil decidir recurrir a un Board Portal para el consejo de administración y otros órganos de gobierno. La transformación digital de las empresas hoy en día es una etapa imprescindible para garantizar la perennidad de cualquier entidad. Pero los miembros de los consejos de administración ocasionalmente muestran reticencias ante la idea de cambiar su forma de trabajar.
Sin embargo, utilizar un Board Portal para la gestión de las reuniones del consejo y de los órganos de gobierno puede aportar un gran número de beneficios en varios niveles. Este tipo de soluciones digitales otorga mayor eficiencia a los miembros del consejo. Y también a las distintas personas con tareas relacionadas con el mismo. Esto permite optimizar el proceso de gestión de las reuniones.
1ª ETAPA: La elaboración del orden del día con los documentos necesarios
Esta etapa es fundamental para que una reunión del consejo pueda ser eficaz y productiva. Durante la reunión, los administradores adoptan resoluciones cruciales para el porvenir de la organización. Solo si cuentan con toda la información necesaria para tomar decisiones podrán presentar las recomendaciones más adaptadas y fundadas.
La elaboración tradicional de un orden del día y los documentos correspondientes exige muchas horas de preparación. La simple tarea de reunir e imprimir todos los documentos necesarios para celebrar la reunión, encuadernarlos y después enviar la documentación del consejo a los administradores a través de un servicio de mensajería puede llevar varios días. Un Board Portal permite al administrador crear versiones electrónicas del orden del día y los documentos de la reunión de forma sencilla. Lo que antes necesitaba días enteros de preparación ahora puede realizarse en unas horas.
2ª ETAPA: El acceso a los documentos para los administradores
Una vez creada la reunión del consejo en el portal, su administrador debe hacer lo necesario para que los administradores, que a veces se encuentran dispersos por todo el mundo, puedan acceder a los documentos de forma segura. Con un clic, informe a los miembros del consejo por correo electrónico de que hay una reunión disponible en línea. Y les invitará a conectarse a su espacio personal. Ahí es donde podrán descargar fácilmente el orden del día y todos los documentos necesarios para la reunión. De esa forma, los administradores podrán consultar la documentación en sus tabletas en cualquier momento y lugar. Incluso sin conexión a internet. Este rápido proceso permite que no se filtre ningún dato sensible, lo que garantiza la seguridad de la información confidencial
Gracias al Board Portal, también se pueden realizar cambios de última hora o añadir nuevos documentos. Las actualizaciones son muy fáciles de realizar. A continuación, el administrador del portal puede enviárselas a los miembros del consejo mediante un simple correo electrónico automático. Por lo tanto, este proceso de gestión previa de las reuniones del consejo de administración, además de ser más eficaz, permite que los administradores preparen las reuniones con mayor tranquilidad y puedan trabajar en todo momento con la última versión de los documentos.
3ª ETAPA: Conexión al portal para preparar las reuniones
Tras recibir el correo electrónico con la invitación para conectarse al portal, los miembros de consejo de administración podrán descargar todos los documentos vinculados al orden del día para estudiarlos y preparar la futura reunión. Mediante sus códigos de acceso personales, podrán consultar el contenido de la reunión y los temas previstos. Esto pueden hacerlo desde un ordenador de sobremesa, un ordenador portátil o una tableta. Y en cualquier momento y desde cualquier parte del mundo. El portal también les permitirá examinar todos los documentos y realizar anotaciones en los mismos mediante notas electrónicas. Estas notas podrán ser privadas o compartirse con los demás miembros del consejo. Asimismo, los administradores pueden tomar notas manuscritas o subrayar algunas partes del documento directamente en sus tabletas.
Otra función esencial disponible en el portal DiliTrust es la herramienta de búsqueda, que ha sido desarrollada para que los usuarios puedan buscar y encontrar rápidamente una información específica en cualquiera de los documentos que se encuentren en el portal, incluidos los de las anteriores reuniones archivadas. Además, existe la función «sin conexión», automática y transparente para los usuarios. Así, pueden acceder a los documentos o comentarlos también durante sus desplazamientos, si no cuentan con una conexión a internet.
La plataforma DiliTrust cuenta con la certificación ISO 27001. Por ello, está garantizada la seguridad de los datos, alojados en servidores también certificados con arreglo a esa norma internacional.
Eficiencia y acceso en todo momento
Los administradores, por lo tanto, ya no tendrán que cargar con maletas de documentos a veces bastante voluminosas. Los miembros del consejo de administración ahora solamente necesitarán una simple tableta. Y, además de poder viajar con total seguridad con su sala de juntas siempre a mano. Podrán mantenerse informados en todo momento de las últimas novedades de su consejo. Gracias a esta herramienta, el proceso de preparación ganará eficacia y los administradores estarán mejor informados sobre las cuestiones y desafíos planteados en cada momento, lo que les permitirá tomar decisiones mucho más fundadas.
4ª ETAPA: El valor añadido de un Board Portal para los administradores durante las reuniones
Tras descargar todos los documentos correspondientes en el Board Portal antes del inicio de la reunión, los usuarios tendrán la oportunidad de comprobar la eficacia de la plataforma, y sobre todo lo fácil que es de utilizar y hasta qué punto contribuye a que la reunión sea productiva. El tiempo de los miembros del consejo es muy valioso. Por ello las reuniones del consejo deben desarrollarse de forma eficaz.
Un Board Portal como el de DiliTrust contribuye a que se respete el tiempo asignado a cada punto del orden del día para cumplir el programa establecido y evitar los debates interminables y las pérdidas de tiempo. Por ejemplo, ayuda a los miembros del consejo a exponer al instante recomendaciones u opiniones sobre cualquier tema gracias a la herramienta de búsqueda, que les permite encontrar fácilmente cualquier información concreta en el portal, como las notas personales tomadas durante la anterior reunión y archivadas en la plataforma.
Asimismo, gracias a la funcionalidad «100 % sin conexión» del servicio DiliTrust, el administrador del portal y los miembros del consejo podrán acceder en todo momento, incluso cuando no puedan conectarse a internet, a cualquier documento o a sus notas personales, así como a cualquier otra información de la reunión. Un Board Portal también responde a las exigencias de conformidad. Aporta mayor transparencia a las reuniones y al gobierno corporativo, todas las acciones pueden registrarse y archivarse para futuras auditorías.
5ª ETAPA: Las notas tomadas se sincronizan en cualquier dispositivo, con o sin conexión
Al utilizar una tableta durante la reunión, los administradores pueden llevar las reuniones con mucha más facilidad. Una tableta es un dispositivo plano y silencioso que no interfiere en las deliberaciones y debates. Los administradores solo tienen que conectarse a su espacio personal en el Board Portal. Y desde allí seguir el ritmo y desarrollo de la reunión con los documentos y datos necesarios siempre a mano. Además, les resultará sencillo consultar las notas que hayan podido tomar con anterioridad, durante la preparación de la reunión. Gracias a este sistema, no perderán de vista la información imprescindible para tomar sus decisiones con pleno conocimiento de causa.
Durante la reunión y las deliberaciones, los miembros del consejo podrán tomar notas adicionales directamente en su tableta. Y, podrán decidir compartirlas con los demás o mantener su privacidad. Con una tableta, consultar y anotar los documentos con herramientas intuitivas utilizando los dedos para pulsar, navegar o cambiar de pantalla resulta totalmente natural. Los administradores disfrutarán de la posibilidad de escribir directamente en el documento con el dedo o con una variedad de bolígrafos, rotuladores o notas de tipo post-it, igual que cuando trabajaban con la versión en papel de la documentación. Toda la información y anotaciones pueden sincronizarse en los dispositivos utilizados por el administrador mediante un sistema de alta seguridad.
Aportar eficacia a un consejo también significa transformar los órganos de gobierno en una herramienta de liderazgo y competitividad. Gracias a DiliTrust, el desarrollo de las reuniones y la gestión de los flujos de información serán más productivos. Y los administradores podrán optimizar su forma de comunicar y la eficacia de su actividad de gobierno.
6ª ETAPA: Redactar y difundir el acta de la reunión
El acta de la reunión del consejo es un documento escrito que resume todas las acciones realizadas durante la reunión. Con respecto a las exigencias legales, constituye un documento legal y oficial para tribunales, auditorías o todos los accionistas. Además, permite que asistentes y miembros del consejo ausentes tengan una relación por escrito de lo ocurrido en la reunión.
El acta debe estar estructurada e incluir todos los detalles, los nombres de los miembros del consejo presentes o ausentes, los puntos fundamentales, las decisiones aprobadas, la forma en que se debatieron y el seguimiento previsto. Un Board Portal permite tomar las notas necesarias para redactar el acta directamente en un documento de la plataforma. Para ello se puede utilizar una tableta o un ordenador durante la reunión. De esta forma, el acta se organiza mejor y se elabora con mayor facilidad. Porque la información todavía está fresca en la mente del responsable de la redacción.
La plataforma DiliTrust se encuentra certificada conforme a la norma ISO 27001. Por ello, el acta disfrutará de unas excelentes condiciones de seguridad y será mucho más sencillo acceder a ella. Una vez aprobada por el responsable de su elaboración, el acta puede transmitirse a los demás administradores. Y éstos, a su vez, podrán proponer cambios. Gracias a este sistema, el proceso de validación del acta en la siguiente reunión del consejo se acelera considerablemente.
Ahorro de tiempo y costes
Usar el Board Portal para difundir el acta entre los miembros del consejo supone un ahorro de tiempo y costes. En particular los asociados a la impresión del documento y su envío por correo. El hecho de que cualquier administrador pueda acceder fácilmente al acta significa que todos podrán implicarse más en el proceso. Además, se cuenta con más tiempo para confirmar o completar acciones que se les hayan asignado o para las que se hayan ofrecido como voluntarios.
Nota: Recomendamos conservar los documentos originales firmados en formato papel. Así se podrán consultar fácilmente si se produce un fallo informático o como medio de prueba ante los tribunales.
7ª ETAPA: Archivar la reunión en el Board Portal
Tras la reunión y aprobación del acta, todos los documentos vinculados a la reunión deberán guardarse en un lugar seguro. Y deben estar disponibles para todos los administradores y accionistas, así como para las posibles auditorías. Este archivado también demuestra el compromiso del consejo de administración en materia de conformidad, así como una clara voluntad de actuar de la forma más transparente y ética posible. Al conservar archivadas todas las reuniones celebradas, los administradores pueden acceder a toda la información y a las actas anteriores. Esto les permitirá ser más eficaces en su toma de decisiones.
Asimismo, almacenar los documentos del consejo en formato electrónico evita guardar dicha información en inmensas salas con sistema de seguridad. Y, sobre todo, reducir las necesidades de impresión de documentos, lo que supone un ahorro de tiempo y costes. Para un consejo de administración las actas son documentos altamente confidenciales, y conservarlas en formato electrónico en un portal específico como el de DiliTrust representa un refuerzo de la seguridad de los datos. Con DiliTrust, los datos sensibles se guardan en servidores certificados conforme a normas internacionales como ISO 27001 y que cumplen las exigencias para ser PCI Compliant, lo que reduce los riesgos de acceso fraudulento, robo de contraseñas o pérdida de documentos.
8ª ETAPA: Lograr un sistema de gobierno y una gestión de la información sin papel
Tras establecer una gestión de las reuniones del consejo de administración efectuada a través de un Board Portal, la siguiente etapa consiste en crear un sistema de gobierno totalmente electrónico. Así es, entre cada reunión, los administradores pueden recurrir al portal para las cuestiones o tareas que se desarrollen en los comités a los que pertenecen, o para mantener conversaciones entre miembros aprovechando distintas herramientas colaborativas intuitivas como los debates o encuestas, todo ello de forma segura.
A través de la plataforma, su administrador podrá compartir cualquier tipo de dato o transmitir a los demás miembros del consejo las últimas novedades de la entidad o del sector. Con el fin de simplificar las prácticas de gobierno, el Board Portal de DiliTrust mejora el flujo de información y optimiza la eficacia. Conducir su consejo de administración hacia la era digital y aprovechar todas las funcionalidades intuitivas del sistema le permitirá reducir unos trámites administrativos muchas veces pesados, pero también permanecer informado y conectado.
¿Se acerca la hora de preparar la próxima reunión? Volvamos a la 1ª etapa para elaborar el orden del día y enviar de forma fácil y segura los documentos de la reunión a todos los administradores, estén donde estén.
