A los 14 meses de haber iniciado un proyecto, surge un conflicto con un proveedor. La declaración de trabajo original está perdida en la bandeja de entrada de alguien. Los límites del alcance del proyecto nunca se dejaron por escrito. Ahora, el departamento jurídico está dedicando dos semanas a reconstruir lo que se acordó: a partir de la memoria, los correos electrónicos y las notas de las reuniones.
Cuando su equipo gestiona docenas de colaboraciones con proveedores al mismo tiempo, una declaración de trabajo (statement of work) es el documento que evita este tipo de situaciones. En ella se establecen los resultados esperados, los límites del alcance, los plazos, las funciones y los procesos de cambio con la precisión suficiente para que ambas partes dispongan de una única fuente de referencia cuando surjan dudas. Y en las relaciones activas con los proveedores, siempre surgen dudas.
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Esta guía le explica paso a paso todo el proceso de elaboración de la declaración de trabajo: qué debe incluir, cómo estructurarla y cuáles son los errores más comunes que cometen los equipos empresariales.
¿Qué es el Statement of work, SOW o declaración de trabajo?
Una declaración de trabajo (Statement of work) es un documento formal que define el trabajo específico que se va a realizar en el marco de un contrato o de un acuerdo marco de servicios. En él se recogen los resultados esperados, los límites del alcance, el calendario, las funciones, los criterios de aceptación y las condiciones de pago de un proyecto concreto.
Piense en ello como la especificación operativa que complementa el marco jurídico. El contrato establece la relación. La declaración de trabajo define cada uno de los compromisos concretos que se derivan de él.
Declaración de trabajo (SOW) vs. Alcance del trabajo (Scope of work)
Estos dos términos se utilizan indistintamente, pero no significan lo mismo. El alcance del trabajo es una sección de la declaración de trabajo: la parte que define lo que se incluye y lo que se excluye. La declaración de trabajo es el documento completo.
Declaración de trabajo (Statement of work, SOW) vs. Contrato
La relación jurídica —obligaciones, garantías, resolución de conflictos y legislación aplicable— se rige por un contrato independiente. La declaración de trabajo regula el trabajo en sí. En los acuerdos entre empresas y proveedores, ambos documentos van de la mano. Un contrato marco de servicios establece las condiciones jurídicas de forma general. Y cada declaración de trabajo define un proyecto específico en el marco de dicho contrato.
Declaración de trabajo (Statement of work, SOW) vs. Acuerdo marco de servicios (Master Service Agreement, MSA)
El acuerdo marco de servicios (Master Service Agreement, MSA) es el acuerdo general. Se mantiene uniforme en todos los proyectos. La declaración de trabajo varía en función de cada proyecto, se formaliza de nuevo para cada nuevo alcance de trabajo y hace referencia al acuerdo marco en lo que respecta a las condiciones legales. Juntos, establecen una separación clara entre la gobernanza jurídica y la ejecución operativa.
Los tres tipos de declaraciones de trabajo
Antes de redactar cualquier documento, elija la estructura adecuada de la declaración de trabajo para el proyecto. El tipo de declaración determina cómo se definen los resultados esperados, cómo se distribuyen los riesgos y cómo se resuelven las controversias.
Declaración de trabajo de diseño detallado. Establece con exactitud cómo se llevará a cabo el trabajo: métodos, materiales y especificaciones. Es habitual en los sectores de la fabricación y la construcción. El proveedor tiene poca flexibilidad a la hora de ejecutar el trabajo.
Declaración de trabajo basada en el nivel de esfuerzo. Define el tiempo y los recursos necesarios, no el resultado. Es habitual en los acuerdos de consultoría en los que lo que se entrega son horas de trabajo de expertos, en lugar de un producto concreto. Requiere cláusulas rigurosas de «no exceder» (NTE) para limitar el riesgo.
Declaración de trabajo basada en el rendimiento. Se centra en los resultados: lo que el proveedor debe conseguir, no cómo. Es habitual en los servicios profesionales y en la prestación de servicios tecnológicos. Los criterios de aceptación tienen mayor peso en este caso. Esto es así porque la calidad de la prestación se mide en función de los resultados y no del método.
Los equipos jurídicos de las empresas suelen utilizar declaraciones de trabajo basadas en el rendimiento para proyectos de consultoría y de tecnologías de la información. Y declaraciones de trabajo basadas en el nivel de esfuerzo para los servicios gestionados. Elegir el tipo equivocado genera problemas contractuales desde el primer día.
10 elementos esenciales de una declaración de trabajo eficaz
Una declaración de trabajo bien elaborada incluye estos diez elementos. Si falta alguno de ellos, le está dando ventaja a la otra parte en caso de conflicto.
| Componente | Qué debe incluir |
|---|---|
| Descripción general y objetivos del proyecto | Objetivo del proyecto y problema empresarial que se pretende resolver |
| Alcance del trabajo | Qué se incluye y, concretamente, qué no se incluye |
| Entregables | Resultados concretos, no actividades; indica el nombre del archivo, del informe o del sistema |
| Funciones y responsabilidades | Quién se encarga de qué en ambas partes: el cliente y el proveedor |
| Calendario e hitos | Fecha de inicio, fecha de finalización y puntos clave con fechas concretas |
| Criterios de aceptación | Cómo se evalúa cada entrega: quién da el visto bueno y en qué se basa |
| Necesidades de recursos | Personal designado, cualificaciones y normas de sustitución |
| Condiciones de pago | Calendario, condiciones de facturación, cláusulas de «no exceder» (NTE), consecuencias del retraso en el pago |
| Supuestos y dependencias | Lo que debe darse para que el proveedor pueda entregar el trabajo: acceso al sistema, datos y decisiones |
| Proceso de gestión de cambios | Cómo se solicitan, se valoran y se aprueban formalmente los cambios en el alcance |
El elemento que más se pasa por alto es el último. Una declaración de trabajo sin un proceso formal de gestión de cambios es una declaración de trabajo abocada a convertirse en un conflicto.
El proceso de declaración de trabajo: 8 pasos desde el borrador hasta la entrega
A continuación, se describe el proceso estándar de declaración de trabajo para equipos jurídicos y de compras de las empresas.
Paso 1: Recopilar los requisitos de todas las partes interesadas
Antes de redactar una sola palabra, los departamentos jurídicos y de compras necesitan información de las unidades de negocio que solicitan el trabajo, de IT (en cuanto a las dependencias técnicas), de finanzas (en cuanto a las restricciones presupuestarias) y de cualquier otro equipo interno afectado por el proyecto. Las discrepancias entre las partes interesadas en esta fase se convierten más adelante en disputas sobre el alcance.
Paso 2: Elige el tipo de declaración de trabajo adecuado
Adapta la estructura a la naturaleza del trabajo. En un contrato de precio fijo se puede utilizar una declaración de trabajo de diseño detallado o en el rendimiento. Dependerá de cómo se definan el trabajo y los criterios de aceptación. Un acuerdo de servicios gestionados requiere un nivel de esfuerzo con protecciones de «no excederá» (NTE). Si esto no se hace correctamente, se genera confusión sobre qué se considera una entrega satisfactoria.
Paso 3: Redactar a partir de una plantilla estandarizada
Su primera declaración de trabajo no debería ser un lienzo en blanco. Partir de una plantilla preaprobada que ya incorpore la terminología estándar de su organización, las posiciones de riesgo y la estructura de las cláusulas. Cada campo de la plantilla es una indicación. Así se asegura de que no se pase nada por alto bajo la presión de los plazos.
Paso 4: Definir por escrito los límites del alcance
En la sección dedicada al alcance se debe especificar tanto lo que se incluye como lo que no. «Desarrollo de aplicaciones web» no es una definición de alcance. En cambio, sí lo es: «Desarrollo de cinco módulos específicos, excluyendo las integraciones con API de terceros que no figuran en el apéndice A». La ambigüedad en este ámbito es una causa habitual de la ampliación del alcance. Por ello, los límites del mismo deben documentarse con precisión.
Paso 5: Envío para revisión interna
El borrador se remite al departamento jurídico para que compruebe el cumplimiento normativo y apruebe la redacción, al departamento de compras para que revise las condiciones comerciales y al responsable del negocio para que verifique la exactitud técnica. Estas revisiones deben realizarse en paralelo, en lugar de de forma secuencial, para reducir la duración del ciclo. En el caso de contratos de mayor valor, posiblemente el departamento financiero tenga que validar la estructura de pagos.
DiliTrust CLM le permite enviar documentos a varios revisores a la vez, ya que permite a los usuarios internos trabajar en la plataforma y a las partes externas utilizar un enlace de revisión seguro, de modo que los departamentos jurídico y de compras, así como el responsable del negocio, puedan trabajar todos en el mismo borrador al mismo tiempo, sin necesidad de traspasos secuenciales.
Paso 6: Negociar, revisar y ultimar los detalles
Las negociaciones sobre las declaraciones de trabajo suelen centrarse en los límites del alcance, los criterios de aceptación y los factores desencadenantes del pago. Mantenga un control estricto de las revisiones: cada versión debe estar fechada, registrada y ser accesible. El pliego de condiciones definitivo debe reflejar lo que realmente se acordó, y no una mezcla fortuita de borradores anteriores.
Paso 7: Obtener las firmas
Una declaración de trabajo firmada puede ser jurídicamente vinculante de acuerdo con sus términos y la legislación aplicable, siempre que se cuente con las autorizaciones necesarias y los firmantes tengan autoridad para comprometer a sus organizaciones. Compruebe su matriz de delegación de autoridad antes de remitirlo para su firma.
Paso 8: Realizar un seguimiento de las obligaciones y gestionar los cambios tras la firma
Este es un punto habitual de fallo. La declaración de trabajo se firma, se archiva en algún lugar y se olvida hasta que no se cumple un plazo de entrega o se impugna una factura. Tras la firma, cada declaración de trabajo requiere una gestión activa de las obligaciones: hay que realizar un seguimiento de las fechas clave, documentar las aprobaciones de los entregables, activar las aprobaciones de pago a tiempo y registrar cualquier orden de modificación con dos firmas.
¿Quiere ver cómo es un proceso estandarizado de declaración de trabajo?
DiliTrust CLM ofrece a los equipos jurídicos y de compras plantillas preaprobadas, una biblioteca de cláusulas sincronizada y flujos de trabajo de aprobación configurables para cada contrato con un proveedor. Se acabó tener que redactar documentos desde cero o perseguir las firmas por correo electrónico.
Buenas prácticas en materia de declaraciones de trabajo para los equipos jurídicos de las empresas
Los consejos generales sobre gestión de proyectos no se pueden aplicar directamente a las operaciones jurídicas de las empresas. Esto es lo que realmente importa a la hora de gestionar docenas o cientos de declaraciones de trabajo de proveedores.
Utilizar bibliotecas de cláusulas y plantillas preaprobadas
Redactar los contratos desde cero para cada proyecto resulta ineficaz e incoherente. Cree una biblioteca de plantillas por tipo de declaraciones de trabajo—basadas en el rendimiento, en el nivel de esfuerzo o en la prestación de servicios de IT— respaldada por una biblioteca de cláusulas con posiciones aprobadas sobre límites de responsabilidad, propiedad de la propiedad intelectual, condiciones «no exceder» (NTE) y gestión de cambios. Cuando una cláusula se desvía de la norma, esa desviación queda visible y se revisa. No pasa desapercibida.
Incorporar un proceso de órdenes de modificación en cada pliego de condiciones
Indíquelo explícitamente en el documento: cualquier cambio en el alcance, el calendario o los recursos requiere una orden de modificación por escrito, firmada por ambas partes, antes de que comience el trabajo adicional. No se admiten aprobaciones verbales. Tampoco se admiten cadenas de correos electrónicos que «todo el mundo haya visto». Si no se documenta esto en la propia declaración de trabajo, se está confiando en la buena fe, lo cual no constituye una base contractual.
Vincular los hitos a los flujos de trabajo de aprobación de pagos
Si su declaración de trabajo (SOW) vincula los pagos de las facturas a hitos de entrega —y así debería ser—, dichos hitos deben confirmarse antes de que se autorice el pago. Incorpore esto a su proceso interno: el responsable del negocio confirma la entrega, el departamento jurídico o de compras verifica que se cumpla con la declaración de trabajo y el departamento financiero recibe la orden de pago. Los procesos manuales en este ámbito provocan tanto retrasos en los pagos como riesgos de incumplimiento normativo.
Centralizar el almacenamiento de las declaraciones de trabajo para estar preparados para una auditoría
Cuando un auditor le pida los contratos con tus proveedores, «está en la carpeta de alguien» no es una respuesta aceptable. Cada declaración de trabajo firmada debe tener una ubicación centralizada con metadatos en los que se puedan realizar búsquedas. Por ejemplo, nombre del proveedor, tipo de contrato, fechas de inicio y finalización, importe del contrato y condiciones de renovación. La búsqueda de texto completo y el historial de versiones no son opcionales a escala empresarial; son requisitos básicos.
Errores habituales en las declaraciones de trabajo que hay que evitar
Incluso los equipos con experiencia cometen estos errores constantemente. Compare su plantilla actual de declaraciones de trabajo con esta lista.
- Descripciones vagas de los entregables. «Servicios de consultoría prestados» no es un entregable. Defina el resultado —el documento, el sistema, el informe— con suficiente precisión para que ambas partes estén de acuerdo en si se ha entregado o no.
- Falta de definición de lo que queda fuera del alcance. Todo lo que no se excluya explícitamente queda implícitamente incluido en el ámbito de aplicación. Los proveedores lo saben. Proteja a su organización especificando qué queda fuera.
- Ausencia de criterios de aceptación. La frase «El producto se aceptará tras la revisión del cliente» no tiene sentido. Defina el estándar: formato, umbral de precisión, tiempo de respuesta, carga de usuarios… lo que sea aplicable.
- Autoridad ambigua. Si en la declaración de trabajo no se especifica quién tiene la autoridad definitiva para dar el visto bueno por parte del cliente, se dará cuenta de ello cuando esa persona esté de vacaciones y se pase la fecha límite de un hito.
- Disposiciones sobre la desviación del alcance que no se cumplen. No basta con escribir «cualquier cambio deberá acordarse por escrito» si la cultura interna de la empresa permite ampliaciones verbales del alcance. La declaración de trabajo debe estar respaldada por una política interna que el personal realmente cumpla.
Cómo el software CLM refuerza el proceso de declaraciones de trabajo
Cuando el volumen es elevado, la gestión de las declaraciones de trabajo (SOW) se convierte en un problema de infraestructura. Cuando los departamentos jurídico o de compras gestionan simultáneamente 50, 100 o 200 declaraciones de trabajo de proveedores, los procesos manuales fallan: se confunden las versiones, no se cumplen los hitos, se pierden documentos firmados y las órdenes de modificación quedan sin documentar.
Esta es la carencia que subsana el software de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM).
Un estudio de Gartner lo deja claro: los contratos representan aproximadamente el 20 % del gasto jurídico interno. Sin embargo, menos del 16 % de los departamentos jurídicos utilizan indicadores formales de gestión de contratos para hacer un seguimiento de lo que ocurre en su cartera de contratos. La mayoría de los equipos gestionan a ciegas. Y el coste se refleja en litigios, renovaciones omitidas y contrataciones de proveedores no autorizados.
Redacción y revisión de declaraciones de trabajo con automatización e IA
El módulo de gestión del ciclo de vida de los contratos de DiliTrust abarca todo el ciclo de vida de las declaraciones de trabajo (SOW) en una única plataforma. Los equipos jurídico y de compras pueden redactar las declaraciones de trabajo a partir de plantillas específicas para cada tipo de documento, extraer cláusulas preaprobadas directamente de una biblioteca de cláusulas sincronizada y tramitar los documentos a través de flujos de trabajo de aprobación configurables, con un enrutamiento condicional basado en el valor del contrato, el tipo o cualquier atributo definido en la hoja de resumen.
El motor de IA autónomo de la plataforma, Lini, facilita la revisión mediante Risk Detector: un asistente basado en guías de actuación que señala las cláusulas que incumplen la normativa, sugiere modificaciones con un historial de cambios e identifica los puntos en los que la declaración de trabajo se desvía de las posiciones aprobadas.
La revisión rutinaria de las cláusulas se mantiene al margen de las colas de trabajo de los juristas sénior sin que por ello se reduzca la supervisión. Los borradores de las declaraciones de trabajo también pueden revisarse directamente en Microsoft Word a través de Ask Lini in Word, que permite redactar, revisar, resumir y reescribir desde el entorno familiar que tu equipo ya utiliza.
Control, firma y trazabilidad después de la aprobación
El seguimiento posterior a la firma, el control de plazos, la gestión de obligaciones y el historial de versiones se centralizan en un único lugar, con un registro de auditoría completo de cada acción realizada en cada documento. Cuando un proveedor cuestiona un trabajo entregado o el departamento de cumplimiento normativo solicita los registros de tus contratos, la respuesta es una simple búsqueda, no una situación de emergencia.
DiliTrust se integra con los principales proveedores de firma electrónica, como DocuSign, Adobe Sign y YouSign, a través de un centro de conexión multiproveedor, de modo que la firma se realiza dentro de la plataforma sin necesidad de cambiar de contexto. El flujo de trabajo de validación se adapta totalmente a los dispositivos móviles, lo que significa que las aprobaciones no se retrasan porque una de las partes implicadas se encuentre de viaje.
Gartner prevé que, para 2029, el 50 % de las revisiones de contratos de los departamentos jurídicos se delegarán a sistemas de autoservicio que solo remitirán uno de cada diez a revisión humana. Los equipos que están creando esa infraestructura ahora —con plantillas estandarizadas de declaraciones de trabajo, bibliotecas de cláusulas y flujos de trabajo de aprobación automatizados— serán los primeros en alcanzar ese objetivo.
Preguntas frecuentes sobre el proceso del declaraciones de trabajo
¿Quién redacta la declaración de trabajo (Statement of work, SOW): el cliente o el proveedor?
Normalmente, es el cliente o la parte iniciadora quien redacta la declaración de trabajo. En la práctica, el proveedor suele proponer un primer borrador basado en las conversaciones preliminares, y los departamentos jurídico o de compras lo revisan antes de su finalización. Disponer de una plantilla estándar por parte del cliente agiliza considerablemente este proceso y garantiza que el texto aprobado sea el punto de partida
¿Es legalmente vinculante una declaración de trabajo?
Una declaración de trabajo puede ser legalmente vinculante cuando se formaliza debidamente de acuerdo con sus términos y la legislación aplicable. Que sea un documento independiente o forme parte de un contrato marco de servicios (MSA) depende de la estructura del acuerdo. Las partes deben asegurarse de que se cuenten con las aprobaciones necesarias y las firmas autorizadas antes de la formalización.
¿Qué es una cláusula de «no exceder» (NTE)?
Una cláusula de «no exceder» limita los honorarios o costes totales que un proveedor puede cobrar sin autorización previa por escrito. Es especialmente importante en las declaraciones de trabajo basadas en el nivel de esfuerzo, en las que el alcance se define por horas o recursos en lugar de por entregables fijos. Sin ella, los sobrecostes no tienen un límite máximo contractual.
¿Cómo se gestionan los cambios en la declaración de trabajo durante el proyecto?
Gestione los cambios durante el proyecto mediante una orden de cambio formal o una modificación de la declaración de trabajo. La solicitud debe describir el alcance, los entregables, el calendario y los precios revisados, y debe ser aprobada y firmada por representantes autorizados de ambas partes antes de que comience el trabajo modificado.
¿Qué extensión debe tener una declaración de trabajo?
La necesaria para eliminar cualquier ambigüedad. Ni más ni menos. Para proyectos sencillos, pueden bastar entre tres y cinco páginas. Los proyectos complejos de varias fases pueden alcanzar las 20 páginas o más. La extensión no es el objetivo. La precisión sí lo es.
Visibilidad completa de todas las relaciones activas con los proveedores, en toda la organización.
DiliTrust CLM centraliza sus contratos, realiza un seguimiento de las obligaciones y los plazos, y mantiene un registro de auditoría completo de cada documento.
