Introducción
El término UX friendly surgió a finales de los noventa. Desde entonces ha estado presente en el mundo de la tecnología. Significa experiencia de usuario y ahora está en el núcleo de la mayoría de las herramientas que utilizamos y los sitios web por los que navegamos. Pero, ¿qué significa exactamente que una herramienta sea UX friendly? A pesar de algunos términos básicos que se aplican a casi todos los ámbitos, hay diferencias entre sectores y herramientas. En el ámbito jurídico y de gobernanza podemos pensar en soluciones de gestión de contratos o herramientas de gestión de asuntos jurídicos. Pero hay una que tiene algunas particularidades específicas. La herramienta de gestión de consejos de administración. Una herramienta de gestión de consejos UX friendly puede definirse por una serie de requisitos que a menudo hacen que los usuarios se pregunten si esto realmente le está ayudando.
Exploremos qué hace que una solución para consejos de administración sea realmente UX friendly.
Pilares esenciales del diseño UX de productos
El diseño UX es algo más que hacer que las cosas parezcan bonitas. Es uno de los principales pilares del diseño moderno de productos, ya sean digitales o no. Para comprender mejor cómo se aplican los principios UX a las herramientas de gestión de consejos de administración, es importante tener en cuenta algunos elementos como:
Claridad
Al navegar por un sitio web o la interfaz de una herramienta, ¿qué hay peor que una carga lenta? No poder encontrar la información que necesitas, menús confusos que se despliegan con títulos poco claros o títulos engañosos que llevan a los usuarios por el camino equivocado. Éstas son sólo algunas de las cosas que pueden hacer que cualquier usuario quiera huir inmediatamente de un sitio web. La claridad es el primer pilar clave que mencionaremos aquí. Todo empieza porque los elementos estén en orden lógico, estructurados y tengan sentido. De alguna manera, el diseño y la estructura de un sitio web o producto deberían guiar a los usuarios en lugar de obligarles a aprender a utilizar la herramienta o el sitio web en otros lugares.
Jerarquía
Se trabaja mejor cuando todo está en orden. La jerarquía está ligada a esta idea, que la estructura de una página o producto tenga sentido para el usuario final. En el caso de una herramienta, esto significa que la interfaz de usuario se ha diseñado con sentido lógico. Su finalidad es ayudar a los usuarios a alcanzar sus objetivos. Cierta información aparece en la parte superior porque es más relevante. Ya sea porque los usuarios la necesitan con frecuencia o porque permite una toma de decisiones más rápida.
Usabilidad
El pilar de la usabilidad es el más fácil de explicar, pero quizá el más difícil de conseguir. Se refiere simplemente a la facilidad de uso de una solución, sitio web o producto. En resumen, nadie quiere pasar incontables horas aprendiendo y volviendo a aprender cada vez que hay una actualización. Cuando se diseñan con cuidado, las soluciones deben responder positivamente a las siguientes preguntas:
Control del usuario
Este elemento es más importante ahora que la IA se ha introducido en casi todo lo que utilizamos. Al diseñar un producto, los creadores centrados en el usuario aplicarán el equilibrio adecuado entre lo que está bajo el control del usuario final y lo que no. Un ejemplo clásico de fallo del control del usuario son los mensajes autocorregidos fuera de contexto. Si el producto es realmente bueno, se pueden revisar las opciones y conservar sólo lo que importa.
Ahora que tenemos en mente algunos pilares clave de la experiencia del usuario, podemos preguntarnos cómo se traduce esto en una herramienta de gestión de consejos de administración. La UX friendly puede tener un aspecto y un significado diferentes en función del producto o servicio. Y, lo que es más importante, de los resultados que intenten obtener los usuarios finales.
Cómo debe ser una herramienta de gestión de consejos de administración UX friendly
Los miembros de los consejos de administración y los secretarios generales trabajan en entornos muy dinámicos, y la digitalización de la gestión de los consejos ofrece muchas ventajas, como la eficiencia en el tiempo y la eliminación de tareas tediosas. Esto es, en un contexto ideal, porque para obtener realmente ventajas los usuarios deben primero hacer un buen uso de la solución de gestión de consejos de administración. Aquí es donde contar con herramientas de gestión de consejos UX friendly marcará la diferencia. Los usuarios se acostumbrarán más rápido, adoptarán mejor el nuevo sistema y experimentarán menos resistencia al cambio que con una solución compleja. Su herramienta de gestión de consejos de administración es UX friendly cuando:
Los miembros del Consejo pueden localizar la información fácilmente
Todo empieza por la rapidez con que los usuarios encuentran lo que necesitan. Cuando los documentos, actas anteriores, agendas o material de votación están organizados con claridad, los usuarios no pierden el tiempo haciendo clic en páginas interminables o adivinando dónde puede estar escondida la información. Tampoco se pierde tiempo buscando documentos en cadenas de correo electrónico o en unidades compartidas. Una interfaz de gestión de consejos bien estructurada agrupa los contenidos de forma lógica, presenta los materiales clave por adelantado y mantiene una navegación predecible. Incluso en momentos de gran presión o con cambios de última hora, prevalece la claridad.
La preparación de las reuniones es rápida y precisa
Una vez que es fácil acceder a la información, el siguiente paso es facilitar la preparación.
Preparar una reunión suele implicar recopilar documentos, validar materiales, compartir versiones actualizadas y notificar a los participantes. Sin estructura, este proceso se convierte en una maratón de seguimientos y correcciones de última hora. Las soluciones UX friendly cambian esta dinámica. Los flujos de trabajo guían a los usuarios paso a paso, reduciendo los errores y manteniendo a todos alineados. Garantizan que las tareas aparezcan en el orden correcto. Además, cada paso es claro y las actualizaciones se envían a las personas adecuadas en el momento oportuno. El resultado es una preparación más fluida y menos sorpresas con flujos de trabajo sencillos que guían cada paso.
Los consejeros y secretarios pueden conectarse en todo momento
Desde la preparación hasta la toma de decisiones, la comunicación debe ser fluida y estar siempre disponible. Una herramienta para consejos UX friendly facilita que los consejeros y secretarios se mantengan alineados durante todo el proceso de reunión y resolución. Ya sea a través de mensajería segura, en el extranjero o no, online u offline, los usuarios deben sentirse respaldados por la plataforma. Si los usuarios se sienten bloqueados u obligados a cambiar entre varios canales, puede que haya un problema con su solución.
Por último, una herramienta es tan sólida como su capacidad para acoger a nuevos usuarios con facilidad. No todos los miembros del consejo son nativos digitales. Y no todos los nuevos usuarios quieren pasar mucho tiempo aprendiendo otro sistema complejo. Una plataforma centrada en la experiencia del usuario se anticipa a esto manteniendo la interfaz intuitiva, ofreciendo una guía sencilla y haciendo que las acciones sean claras. Los nuevos usuarios deben saber dónde hacer clic, cómo obtener un resumen de las actas generado por IA sin dejar de poder realizar modificaciones y comentarios en los documentos, por nombrar algunas tareas básicas del consejo. Los tutoriales y la formación pueden seguir siendo necesarios, pero los usuarios deben sentirse seguros al utilizar la herramienta, aunque ésta cambie y evolucione con el tiempo.
Las herramientas fáciles de usar están al alcance de todos
La facilidad de uso no es un lujo en la gestión de consejos. Es lo que hace que el trabajo digital del consejo funcione de verdad. Cuando una herramienta es clara, estructurada y realmente fácil de navegar, los consejeros y los asistentes corporativos dedican menos tiempo a buscar información, corregir errores o perseguir actualizaciones, y más tiempo a tomar decisiones.
Las herramientas de consejo más eficaces:
En resumen, una solución de consejo fácil de usar no solo es agradable, sino es la clave para la adopción, la eficiencia y mejores resultados en gobernanza.
