El trabajo ágil y la transformación digital de los departamentos jurídicos

Un departamento jurídico corporativo ágil y centrado en el valor, combinado con la tecnológica adecuada, puede producir un trabajo de mayor calidad y más rápido, y encajar mejor en general con los procesos internos de la empresa.

Agile Work and The Digital Transformation of Legal Departments

La filosofía de gestión ágil de proyectos nació en el mundo de las TI en 2001 para ayudar a dividir los grandes proyectos en trozos manejables. Dada su probada eficacia, en los últimos años los jefes de proyecto y los gestores que no se dedican a la informática han empezado a utilizar la metodología ágil para gestionar proyectos y equipos.

Después de revolucionar por completo el mundo de las TI, tiene sentido que Agile pueda revolucionar también el departamento jurídico de las empresas, sobre todo teniendo en cuenta que el ámbito jurídico y el de las TI se encuentran actualmente en un punto de convergencia tan importante. Según el Project Management Institute, los proyectos que utilizan agile tienen un 28% más de éxito que los que no lo hacen. La creciente necesidad del departamento jurídico de contar con grandes datos y soluciones automatizadas está haciendo que la tecnología y la implementación ágil de esa tecnología en los flujos de trabajo sean una parte integral de las operaciones diarias.

¿QUÉ ES AGILE? 

El método de gestión ágil de proyectos se suele denominar simplemente «ágil», por muy torpe que suene. En cierto modo, «sustantivar» la gestión ágil de proyectos como «ágil» es una aplicación directa de su filosofía, que es la simplicidad por encima de todo.

Agile se concibió como respuesta al anterior estilo de trabajo favorito del mundo de las TI, la filosofía de la cascada, que consideraba que la rigidez de los procesos y la documentación eran lo más importante, hasta el punto de que obstaculizaban los resultados. Agile le dio la vuelta para situar a las personas y los resultados por encima del proceso y la documentación en orden de prioridad. De este modo, ayudó a acelerar considerablemente el proceso de desarrollo de software y la ejecución de proyectos de TI.

El Manifiesto Ágil, que podría considerarse la constitución de la filosofía, es el siguiente

«Estamos descubriendo mejores formas de desarrollar software haciéndolo y ayudando a otros a hacerlo.

A través de este trabajo hemos llegado a valorar:

Las personas y las interacciones por encima de los procesos y las herramientas.

El software de trabajo por encima de la documentación exhaustiva.

La colaboración con el cliente frente a la negociación de contratos.

La respuesta al cambio sobre el seguimiento de un plan.

Es decir, aunque hay valor en los elementos de la derecha, valoramos más los de la izquierda».

 

Desde entonces, el manifiesto ha sido desarrollado por un amplio conjunto de libros y estudios que demuestran su eficacia y desglosan su sencilla premisa en pasos como scrums, sprints, timeboxes y otros nombres para piezas y enfoques de proyectos. Se ha adoptado ampliamente en el mundo empresarial, sustituyendo el «software de trabajo» por productos o servicios de trabajo.

Según el artículo «Embracing Agile, How to master the process that’s transforming management» de la Harvard Business Review, se puede demostrar que la agilidad:

  • Aumenta la productividad del equipo
  • Mejora la satisfacción de los empleados
  • Reduce los defectos de calidad
  • Elimina las reuniones sin importancia

ELEGIR LAS BATALLAS: QUÉ DEBE MANEJARSE EN AGILE Y QUÉ NO

El inconveniente de la agilidad es que no es adecuada para proyectos a largo plazo sin resultados claros, aunque la utilidad de tales proyectos puede ser ciertamente debatida. Gartner ofrece cuatro preguntas que los responsables de los departamentos jurídicos deberían plantearse antes de decidir si se va a gestionar un proyecto de forma ágil o no.

  1. ¿Se beneficiaría este proyecto de una mayor aportación del cliente?
  2. ¿Tiene el proyecto un producto final claro?
  3. ¿Requiere el trabajo la experiencia de múltiples áreas?
  4. ¿Se puede dividir el trabajo en partes manejables?

Si la respuesta a las cuatro preguntas es «sí», el proyecto es adecuado para la metodología ágil. Si no lo es, puede ser mejor utilizar la cascada u otra filosofía de gestión de proyectos.

ÁGIL EN EL DEPARTAMENTO JURÍDICO: SE PUEDE HACER CON LA DIGITALIZACIÓN

El único principio del Manifiesto Ágil con el que las mentes jurídicas se quedarán atascadas es el requisito de dar prioridad a los resultados sobre el proceso y la documentación. La documentación es un resultado necesario de cualquier empresa del departamento jurídico, y por lo general se requieren cantidades masivas.

La digitalización de las operaciones del departamento jurídico de la empresa es la mejor manera de superar este obstáculo; los avances en la tecnología jurídica han proporcionado muchas herramientas que pueden permitir un montaje y una difusión de documentos más rápidos y baratos. También se puede lograr un proceso más eficiente con las herramientas de tecnología jurídica.

La digitalización del departamento jurídico también debe gestionarse de forma ágil, y es algo natural, ya que la agilidad fue diseñada por y para el sector de las TI. La mejor manera de sustituir el software heredado por soluciones mejores y más seguras es utilizando la filosofía ágil. Además, la digitalización permitirá que un menor número de personas realice más trabajo. Esto es un requisito absoluto dada la escasez de mano de obra en la economía de recuperación de la pandemia a corto plazo y a largo plazo, cuando los trabajadores mayores se jubilarán en masa.

REEVALUACIÓN TECNOLÓGICA PARA EL TRABAJO ÁGIL EN LOS DEPARTAMENTOS JURÍDICOS

Los departamentos jurídicos suelen tener varias soluciones de software heredadas que atienden a diferentes necesidades. Con la tecnología jurídica actual, es muy probable que la mayoría de las necesidades de los departamentos jurídicos de las empresas puedan satisfacerse con un par de soluciones. Se pierde demasiado tiempo facturable por la necesidad de que los empleados inicien sesión y combinen datos de soluciones distintas. Parte de la agilidad consiste en poner a las personas por encima de las herramientas, y la mejor manera de hacerlo es dar a los empleados las herramientas que necesitan en lugar de soluciones que se han ido improvisando a lo largo del tiempo basándose en necesidades dispares.

La pila tecnológica ideal para un departamento jurídico tendrá una seguridad férrea y permitirá una fácil colaboración y comunicación entre los miembros del equipo y otros departamentos corporativos.