Der öffentliche Sektor ist vielleicht am bekanntesten für seinen Widerstand gegen Veränderungen, wenn es um die Digitalisierung geht. Dieser Widerstand ist nicht unberechtigt, da diese Einrichtungen mit sensiblen Daten und oft geheimen Informationen arbeiten und bei der Sicherheit keine Kompromisse eingehen können. Dennoch gab es in den letzten Jahren zahlreiche Bemühungen, die Prozesse im öffentlichen Dienst zu digitalisieren, um Papierkram und rechtliche Verfahren zu vereinfachen. Allein in der Europäischen Union haben Länder wie Dänemark oder die Niederlande durch die Digitalisierung den Zugang der Bürger zu Dienstleistungen verbessert.
Die Digitalisierung muss sich nun auch auf die internen organisatorischen Abläufe innerhalb der öffentlichen Hand ausweiten – etwa durch die Digitalisierung von Gremiensitzungen oder des Vertragsmanagements bei Ausschreibungen.
Dieser Übergang ist jedoch mit Herausforderungen verbunden. Um ein klassisches Beispiel zu nennen: die Verwaltung der Dokumentation bei den häufigen öffentlichen Vergabeverfahren. Diese Verfahren erfordern eine sorgfältige Vorbereitung der Ausschreibungsbekanntmachungen und eine ständige Überwachung durch die zuständigen Beamten, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und Unstimmigkeiten oder Unregelmäßigkeiten zu beseitigen. Wie lassen sich in einem solchen Umfeld Sicherheit, Datenschutz, Compliance und mehr bewältigen?
Herausforderungen bei der Digitalisierung von Prozessen im öffentlichen Sektor
Ausgleich zwischen Modernisierung, Sicherheit und Datenschutz
Öffentliche Einrichtungen arbeiten mit sensiblen Daten und benötigen sichere Lösungen, bevor sie digitale Systeme einführen. Jede eingesetzte Technologie muss strenge Sicherheitsstandards erfüllen, um Datenverletzungen und unbefugten Zugriff zu verhindern. Die Bedrohungen für die Cybersicherheit sind so hoch wie nie zuvor, und daran wird sich wohl auch so schnell nichts ändern. Daher müssen öffentliche Einrichtungen die sichersten Cloud-Dienste, fortschrittliche Verschlüsselung und andere Maßnahmen wie die Mehrfaktor-Authentifizierung nutzen. Darüber hinaus gibt es noch viel zu tun, wenn es um technische und sicherheitstechnische Kenntnisse geht. Das interne Personal muss darin geschult werden, Cyber-Bedrohungen zu erkennen, um sicherzustellen, dass die Sicherheitsrisiken minimiert werden.
Eine weitere Herausforderung ist das Gleichgewicht zwischen Transparenz und Vertraulichkeit. Während von öffentlichen Einrichtungen erwartet wird, dass sie bei der Beschaffung und bei Verträgen Transparenz wahren, müssen sie auch vertrauliche Lieferantendaten und geschützte Informationen schützen. Um diese Ziele zu erreichen, müssen öffentliche Einrichtungen, die mit ihrer internen digitalen Transformation beginnen wollen, die richtigen Tools auswählen und sicherstellen, dass diese den neuesten Compliance- und Datenschutzbestimmungen entsprechen, wie z. B. der DSGVO oder DORA in der Europäischen Union.
Mit den sich entwickelnden Vorschriften Schritt halten
Dies ist eine ständige Herausforderung für jeden, der in einer juristischen Position arbeitet, so gut wie überall. Öffentliche Einrichtungen sind mehr als jede andere Einheit verpflichtet, alle Vorschriften einzuhalten, die ihre Region betreffen, und das ist keine leichte Aufgabe. Die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern sich regelmäßig, so dass eine öffentliche Einrichtung, die beispielsweise ihr Ausschreibungsmanagement digitalisieren möchte, ein Tool wählen muss, das die vollständige Einhaltung der höchsten Sicherheitsstandards gewährleistet und sich an die erforderlichen Rechtssysteme anpasst. Die Einführung neuer Beschaffungsgesetze und Korruptionsbekämpfungsmaßnahmen erhöht die Komplexität zusätzlich und erfordert eine kontinuierliche Überwachung und juristisches Fachwissen.
Lassen Sie uns ein konkretes Beispiel nehmen. Grenzüberschreitende Ausschreibungen bringen regulatorische Herausforderungen mit sich, da in verschiedenen Ländern möglicherweise widersprüchliche Compliance-Anforderungen gelten. Die zunehmende Einführung einer umweltfreundlichen Beschaffungspolitik, die auf die Förderung einer nachhaltigen Beschaffung abzielt, bedeutet, dass Organisationen auch die Umweltauswirkungen von Lieferanten und Dienstleistungen bewerten müssen. Die Nichteinhaltung von Nachhaltigkeitsvorschriften kann zum Ausschluss von Ausschreibungen führen, was weiteren Verwaltungsaufwand verursacht. Mit der richtigen Vertragsmanagementlösung lassen sich solche Abweichungen leicht erkennen.
Compliance-Risiken
Die Nichteinhaltung von Compliance-Standards kann rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen. Organisationen des öffentlichen Sektors riskieren, Ausschreibungen zu verlieren oder mit Strafen konfrontiert zu werden, wenn ihre Prozesse nicht mit den aktualisierten Vorschriften übereinstimmen. Die manuelle Verfolgung der Einhaltung von Vorschriften kann ineffizient und fehleranfällig sein, so dass automatisierte Compliance-Tools eine Notwendigkeit sind.
Ein weiteres wichtiges Anliegen ist die Prüfungsbereitschaft. Öffentliche Einrichtungen müssen auf regelmäßige Prüfungen vorbereitet sein und sicherstellen, dass Beschaffungs- und Vertragsunterlagen gut dokumentiert und leicht zugänglich sind. Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann zu Geldstrafen, Rufschädigung oder sogar strafrechtlicher Haftung für wichtige Beamte führen. Die Verwendung digitaler Prüfpfade trägt zur Minderung dieser Risiken bei, da sie klare Aufzeichnungen über Beschaffungsentscheidungen, Lieferantenbewertungen und Vertragsgenehmigungen liefern.
Vorteile von Legaltech-Tools für den öffentlichen Sektor
Verwaltungstools
LegalTech-Tools für den öffentlichen Sektor können bei sorgfältiger Auswahl die Verwaltungsratsstrategien wirklich verbessern. Diese Strukturen haben Organisations- und Führungsgremien, wie jedes Unternehmen auch. Zu den wichtigsten Vorteilen für Strukturen des öffentlichen Sektors können wir auflisten:
Durch die Wahl einer Board-Management-Lösung, die internationale Sicherheitsstandards erfüllt, können öffentliche Einrichtungen die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten, ohne den Datenschutz zu gefährden, und gleichzeitig die interne Zusammenarbeit verbessern.
Vertragsmanagement-Tools und ihre Auswirkungen
Das Vertragsmanagement ist ein entscheidender Aspekt des öffentlichen Beschaffungswesens und erfordert oft eine sorgfältige Verfolgung und Dokumentation. LegalTech-Tools für den öffentlichen Sektor, wie z. B. ein CLM, können diesen Prozess drastisch verbessern, indem sie:
Das eigentliche Plus: KI-gesteuerte Funktionen: Vertragsmanagementplattformen mit KI-Funktionen können beispielsweise potenzielle Compliance-Risiken erkennen, bevor sie zu einem Problem werden. Diese Systeme stellen auch sicher, dass die für die Teilnahme an Ausschreibungen erforderlichen Zertifizierungen, wie z. B. die ACN-Zertifizierung, kontinuierlich aktualisiert werden und überprüfbar sind. Bei fortschrittlichen Tools wie dem DiliTrust CLM ist der OVH-Cloud-Service zertifiziert, was eine erweiterte Compliance ermöglicht.
Verbesserung von Prozessen mit LegalTech-Tools für den öffentlichen Sektor
Das öffentliche Auftragswesen ist ein Bereich, in dem die Digitalisierung erhebliche Verbesserungen bringen kann. Automatisierte Dokumentation, Verfolgung der Einhaltung von Vorschriften in Echtzeit und KI-gestützte Entscheidungshilfen verringern den Verwaltungsaufwand und verbessern die Aufsicht. Das Büro für Ausschreibungen und Verträge kann in Abstimmung mit dem Sole Project Manager diese Tools nutzen, um die Beschaffung und Vertragsabwicklung zu optimieren und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
Schlussfolgerung
Der Einsatz digitaler Werkzeuge für das interne und externe Aufgabenmanagement im öffentlichen Sektor wird immer unumgänglicher werden. In diesem Artikel haben wir das Beispiel der Ausschreibungs-, Beschaffungs- und Vertragsverwaltung verwendet. Das richtige Tool verringert die Compliance-Risiken, steigert die Effizienz und verbessert die Gesamtübersicht. Mit den richtigen Lösungen können Organisationen des öffentlichen Sektors durch die sich entwickelnden Vorschriften navigieren und gleichzeitig Sicherheit und Transparenz in ihren Prozessen gewährleisten.
