4 Anwendungsfälle für Smart Reports, die Ihnen beim Vertragsmanagement viel Zeit sparen

Wenn Sie jemals mit großen Mengen von Verträgen gearbeitet haben – sei es im Vertrieb, in der Rechtsabteilung oder im Einkauf – kennen Sie wahrscheinlich das Sprichwort „die Nadel im Heuhaufen suchen“. Die manuelle Suche und Prüfung von Verträgen für das Reporting ist ein massiver Zeitfresser. Gerade bei zeitkritischen Anfragen oder strengen Compliance-Vorgaben wird dieser Aufwand schnell zum echten Problem. CLM-Tools tragen sicherlich zur Optimierung dieses Prozesses bei, aber heute verändern Smart Reports das Spiel. Von Fusionen und Übernahmen über regulatorische Änderungen bis hin zur strategischen Planung. Es gibt zahlreiche Anwendungsfälle, doch wie genau unterstützt diese zunehmend wichtige Funktion?

Diese KI-gestützte Funktion verändert die Art und Weise, wie Teams Vertragsdaten aus großen Portfolios extrahieren, organisieren und für zuverlässige Reports analysieren. Mit leistungsstarkem Smart Reporting innerhalb Ihrer CLM-Lösung scannen Sie Ihren Vertragsbestand und filtern relevante Klauseln exakt nach Ihren Kriterien heraus. So erhalten Sie belastbare, prüfbare Reports in Minuten statt Tagen.

Hier sind vier reale Anwendungsfälle von Smart Reports, die DiliTrust bei seinen Kunden beobachtet hat.

Sie sind Inhaber eines Softwareunternehmens, das sich mitten in einem Übernahmeprozess befindet und alles geht rasant voran. Im Rahmen der Due Diligence muss Ihre Rechtsabteilung nun prüfen, welche Ihrer über 200 Verträge Kontrollwechselklauseln (Change of Control) enthalten. Diese Klauseln räumen Ihren Vertragspartnern bei einem Eigentümerwechsel besondere Sonderrechte ein.

Ohne Smart Reports: Ihre Rechtsabteilung oder externe Dienstleister durchsuchen das gesamte Vertragsportfolio mühsam nach Stichworten wie „Kontrollwechsel“. Das Problem: Da diese Klauseln oft völlig unterschiedlich formuliert sind, werden wichtige Passagen schnell übersehen. Ein fehleranfälliger, manueller Prozess, der Tage oder sogar Wochen kostet.

Mit Smart Reports: Ihre Rechtsabteilung führt eine einzige, einfache Suchanfrage (Prompt): „Zeige mir alle Verträge, die eine Kontrollwechselklausel enthalten, und extrahiere die jeweiligen Kündigungsfristen sowie die Rechte der Vertragspartner.“
Die Smart Reports durchsuchen daraufhin die gesamte Vertragsdatenbank. Sie erkennen zuverlässig jede Variante der Klausel – völlig unabhängig vom genauen Wortlaut – und liefern dem Transaktionsteam sofort eine strukturierte und übersichtliche Tabelle.

Im Finanzsektor tritt eine neue Verordnung in Kraft. Als General Counsel eines mittelgroßen Finanzdienstleistungsunternehmens müssen Sie die Aufsicht über das Haftungsrisiko Dritter verbessern. Sie beauftragen das Compliance-Team damit, zu überprüfen, welche Ihrer Hunderte von Lieferantenvereinbarungen Haftungsbeschränkungen enthalten, die einen bestimmten Betrag überschreiten.

Smart Reports: Die Rechtsabteilung müsste den Vertragsbestand manuell überprüfen, was erhebliche personelle und zeitliche Ressourcen erfordert. Darüber hinaus können die Bestimmungen eine andere Terminologie aufweisen, insbesondere wenn es ältere Verträge gibt. Es besteht die Gefahr, dass kritische Verträge übersehen werden und die neue Verordnung nicht rechtzeitig eingehalten werden kann.

Mit Smart Reports: Statt das gesamte Team zu binden, benötigt nun eine einzige Person aus dem Compliance-Team nur eine gezielte Suchanfrage (Prompt). Das Tool scannt automatisch alle Dokumente und identifiziert die relevanten Verträge zuverlässig, völlig unabhängig von der exakten Formulierung der Klausel. Der Verantwortliche erhält sofort eine strukturierte, präsentationsreife Tabelle mit Vertragsnamen, Vertragspartnern, Haftungsobergrenzen und den dazugehörigen Klauseltexten. So kann Ihr Team das Risiko fundiert bewerten, Prioritäten für Gegenmaßnahmen setzen und der Geschäftsleitung noch am selben Tag Bericht erstatten. Jeder Datenpunkt lässt sich dabei transparent bis zum ursprünglichen Vertragstext zurückverfolgen.

Das Revenue Operations Team stellt fest, dass viele Verträge zur Erneuerung anstehen. Diese Gelegenheit soll genutzt werden, um die Konditionen mit Bestandskunden neu zu verhandeln. Doch bevor der Vertrieb aktiv werden kann, muss exakt geklärt sein, bei welchen Verträgen automatische Preisindexierungsklauseln fehlen, denn genau hier liegen wertvolle, ungenutzte Umsatzchancen.

Ohne Smart Reports: Um diese Potenziale zu identifizieren, braucht es juristische Unterstützung, den manuellen Abgleich von Vertragsbedingungen mit dem aktuellen Kundenstatus sowie tagelange, hochkonzentrierte Kleinarbeit. Jemand muss jeden einzelnen Kundenvertrag öffnen, nach Preisanpassungsklauseln suchen, prüfen, ob Indexierungsmechanismen greifen, und schließlich eine Zielliste für den Vertrieb erstellen. Dieser Prozess ist träge, extrem zeitaufwendig und gefährdet die rechtzeitige Erreichung der Umsatzziele.

Mit Smart Reports: Der Revenue Operations Manager nutzt stattdessen eine einzige gezielte Suchanfrage (Prompt): „Zeige mir alle aktiven Kundenverträge, die keine automatische Preisindexierungsklausel enthalten.“ Die intelligenten Berichte filtern das gesamte Vertragsportfolio sofort nach aktiven Dokumenten, prüfen diese auf das Fehlen entsprechender Klauseln und generieren eine direkt einsatzbereite Tabelle mit Verlängerungsdaten und aktuellen Preiskonditionen. Innerhalb weniger Stunden erhält das Vertriebsteam so eine fundierte Zielliste, kann die Kunden gezielt ansprechen und die Nachverhandlungen strategisch nach Umsatzpotenzial priorisieren.

Es ist Dienstag, 18:00 Uhr. Sie wollen gerade den Laptop zuklappen, als eine Nachricht vom Vertrieb aufpoppt: „Hey, ein Interessent möchte wissen, ob wir in anderen Kundenverträgen eine ähnliche Formulierung für [Klauseltyp] verwenden. Kannst du das prüfen und mir bis morgen früh Bescheid geben?“ Diese Anfrage ist extrem zeitkritisch und möglicherweise ausschlaggebend für einen wichtigen Deal.

Ohne Smart Reports: Es ist schlicht unmöglich, diese Frage manuell über Nacht fundiert zu beantworten. Sie müssten Hunderte von Kundenverträgen durchsuchen, die Dokumente mit dem entsprechenden Klauseltyp identifizieren und jeden einzelnen Vertrag lesen, um vergleichbare Formulierungen herauszufiltern. Anschließend müssten die Ergebnisse so aufbereitet werden, dass der Vertrieb sie nutzen kann. Das bedeutet stundenlange Arbeit am späten Abend. Die Konsequenz: Entweder opfern Sie Ihren wohlverdienten Feierabend, oder Sie vertrösten den Vertrieb, womit dieser am nächsten Morgen beim Kunden mit leeren Händen dasteht.

Mit intelligenten Berichten: Bevor Sie das Büro verlassen, nutzen Sie einfach eine kurze Suchanfrage (Prompt): „Finde alle Verträge, die [Klauseltyp] enthalten, und extrahiere den genauen Wortlaut.“ Die intelligenten Berichte erledigen die Arbeit im Hintergrund, während Sie sich auf den Heimweg machen. Am nächsten Morgen liegt eine strukturierte Tabelle für Sie bereit. Jeder Vertrag und jede passende Klausel sind übersichtlich aufbereitet und sofort teilbar. Der Vertrieb erhält rechtzeitig alle Informationen für den Kundentermin, Sie behalten Ihren Feierabend und der Deal schreitet ohne Verzögerung voran.

Mit Smart Reports sparen Sie mehr als nur Zeit. Diese Funktion öffnet Ihnen die Tür zur Wertschöpfung aus Ihrem Vertragsportfolio. Sei es durch Preisstrategien oder die Nutzung von Compliance-Anforderungen zu Ihrem Vorteil.

Wie das Beispiel der Smart Reports zeigt, verwandelt diese Funktion Ihr CLM-System von einer bloßen digitalen Ablage in ein strategisches Werkzeug. Sie gewinnen massiv an Geschwindigkeit, ohne Kompromisse bei dem zu machen, was am wichtigsten ist: Genauigkeit und Präzision.

Wenn Sie bereits über ein CLM verfügen, ist eine Smart Report-Funktion Ihr bester Begleiter, um schnell genaue Berichte zu erhalten, die auf die ursprünglichen Vertragsklauseln zurückgeführt werden können und jederzeit überprüfbar sind. Wenn die nächste dringende Frage in Ihrem Posteingang landet, werden Sie die Antwort haben, bevor sie erwartet wird.