Legal-Intake-Prozess und Automatisierung: So bauen Sie ihn für Ihre interne Rechtsabteilung auf

Die folgenden Ausführungen beziehen sich auf die rechte Spalte.

Warum viele Rechtsabteilungen auf Legal Intake verzichten

Gartner benennt den Grund klar: Der Business Case für Legal Intake wird häufig als schwer greifbar wahrgenommen. Der Wechsel von einem unstrukturierten Vorgehen zu einem systematischen Prozess erfordert außerdem eine Verhaltensänderung, die viele Rechtsabteilungen scheuen. Ein Budget für Vertragsautomatisierung lässt sich leichter genehmigen, weil die erwartete Einsparung direkt sichtbar ist.

Deshalb wird Legal Intake häufig aufgeschoben. Gleichzeitig fehlt der Rechtsabteilung jede verlässliche Übersicht darüber, welche Anfragen eingegangen sind, wer sie gestellt hat und wie lange ihre Bearbeitung gedauert hat.

Ein gemeinsames Postfach wirkt wie ein System. Tatsächlich ist es lediglich eine Warteschlange ohne klare Zuständigkeit, Statusangabe oder Verlauf.

Die Folgen zeigen sich an 3 Stellen. Anfragen enthalten wichtige Informationen nicht, sodass Ihr Team die ersten 48 Stunden damit verbringt, den Vertrag, den Namen der Gegenpartei oder die gewünschte Frist nachzufragen. Dringende Aufgaben gehen zwischen Routinefragen unter, weil keine Priorisierung stattfindet. Und wenn eine Anfrage ins Stocken gerät, kann niemand außerhalb der Rechtsabteilung erkennen, woran es liegt. Die Fachabteilung wendet sich deshalb direkt an den Leiter der Rechtsabteilung.

Das ist teuer. Laut der 2023 Legal Department Digitalization Survey von Gartner können nur 18 % der Rechtsabteilungen Geschäftsentscheidungen mit hohem Tempo ausreichend unterstützen. Wenn der Vertrieb nicht weiß, ob seine Geheimhaltungsvereinbarung gerade geprüft wird oder verloren gegangen ist, hört er irgendwann auf zu fragen und unterschreibt ohne die Rechtsabteilung.

4 Anzeichen dafür, dass Ihr Legal-Intake-Prozess neu aufgebaut werden muss

Wenn Sie 3 dieser Punkte wiedererkennen, liegt das Problem am Eingangskanal, nicht an Ihrem Team.

Erfassen Sie Ihre Nachfrage, bevor Sie die Software kaufen. Nehmen Sie die Anfragen der vergangenen 90 Tage aus Ihrem gemeinsamen Postfach und ordnen Sie sie Kategorien zu. Die meisten Teams stellen fest, dass einige wenige Anfragearten den Großteil des Volumens ausmachen. Mit diesen Kategorien sollten Sie beginnen.

Die Reihenfolge ist wichtiger als das eingesetzte Tool. Gartner empfiehlt, zunächst den Prozess zu definieren, bestehende Abläufe zu dokumentieren und Schwachstellen zu erkennen, bevor Sie Anbieter vergleichen. So setzen Sie diese Empfehlung in der Praxis um.

Schritt 1: Erfassen Sie, wie Anfragen heute eingehen

Dokumentieren Sie 2 Wochen lang jede Anfrage und ihren Eingangskanal. Dazu gehören E-Mail, Slack, Teams, mündliche Anfragen, Ticketsysteme und weitergeleitete E-Mail-Verläufe aus dem Einkauf.

Sie suchen nach 2 Dingen: der Verteilung des Volumens auf die verschiedenen Anfragearten und den Personen, die heute informell als Verteiler fungieren. Beides beeinflusst den späteren Prozess.

Schritt 2: Definieren Sie Anfragearten und Pflichtinformationen

Wählen Sie die 4 bis 6 Kategorien mit dem höchsten Volumen aus. Dazu können Geheimhaltungsvereinbarungen, die Prüfung von Geschäftsverträgen, arbeitsrechtliche Fragen, regulatorische Anfragen, die Meldung von Streitigkeiten oder die Genehmigung interner Richtlinien gehören.

Notieren Sie für jede Kategorie die Mindestinformationen, die ein Anwalt benötigt, um ohne weitere Rückfrage mit der Arbeit zu beginnen. Diese Liste bildet die Grundlage für Ihr Formular. Halten Sie es kurz. Jedes zusätzliche Feld erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass ein Vertriebsmitarbeiter den Vorgang abbricht.

Schritt 3: Erstellen Sie dynamische Intake-Formulare

Ein einziges Formular für alle Anfragearten wird lang, enthält für viele Nutzer irrelevante Felder und wird deshalb häufig ignoriert. Bedingte Logik löst dieses Problem: Der Antragsteller wählt eine Anfrageart aus und sieht anschließend nur die dazugehörigen Felder.

Machen Sie die Felder verpflichtend, ohne die Ihre Rechtsabteilung nicht mit der Bearbeitung beginnen kann. Dazu gehören beispielsweise der Name der Gegenpartei, der Vertragswert, der gewünschte Termin und der fachliche Ansprechpartner. Wenn eine Information für den Bearbeitungsbeginn nicht erforderlich ist, sollte sie auch nicht als Pflichtfeld für die Einreichung definiert werden.

Formulare sind nicht der einzige Eingangskanal. In DiliTrust Matter Management landet eine Anfrage, die an ein eigenes Funktionspostfach gesendet wird, in derselben Warteschlange wie eine Formulareingabe. Sie erhält eine Referenznummer, einen Status und eine zuständige Person.

Schritt 4: Definieren Sie Ihre Triage-Regeln, bevor Sie sie automatisieren

Triage ist ein Entscheidungsbaum: Wer ist für diese Anfrageart zuständig? Welche Priorität hat sie? Was passiert, wenn die zuständige Person nicht verfügbar ist?

Halten Sie die Regeln zunächst schriftlich fest und wenden Sie sie 1 Monat lang manuell an. So erkennen Sie Ausnahmen, die sonst in einem Tool hinterlegt und über Jahre hinweg angepasst werden müssten. Erst danach lohnt sich die technische Konfiguration.

Schritt 5: Verbinden Sie Legal Intake mit Matter Management

Dieser Schritt wird häufig falsch umgesetzt. Eine Anfrage, die in einem Formular erfasst wird und anschließend dort liegen bleibt, hat keinen Fortschritt gebracht. Sie haben lediglich ein besser aussehendes Postfach geschaffen.

Jede angenommene Anfrage sollte in einen nachverfolgbaren Vorgang mit einer zuständigen Person, einem Status, Fristen und einer Dokumentation überführt werden. Abgelehnte oder weitergeleitete Anfragen sollten mit einem Grund geschlossen werden. Die Information „keine rechtliche Anfrage“ ist später wichtig, wenn Sie den Umfang der Rechtsabteilung begründen müssen. Die Verbindung zwischen Intake und Matter Management macht aus einem Formular einen belastbaren Arbeitsprozess.

Schritt 6: Behandeln Sie die Einführung als Change-Projekt

Gartner zählt Change Management zu den Bereichen, die viele Rechtsabteilungen nicht ausreichend berücksichtigen. Widerstand kommt sowohl aus der Rechtsabteilung als auch aus den Fachabteilungen, die ihre bisherigen Arbeitsweisen beibehalten möchten.

3 Maßnahmen erhöhen die Nutzung. Benennen Sie einen Sponsor außerhalb der Rechtsabteilung, idealerweise im Vertrieb oder Einkauf, der die Nutzung des Prozesses im eigenen Team unterstützt. Veröffentlichen Sie eine verbindliche Antwortzeit und halten Sie sie ein, denn Schnelligkeit ist das stärkste Argument gegen alte Gewohnheiten. Und beantworten Sie Anfragen, die direkt per E-Mail eingehen, nicht mehr wie bisher. Verweisen Sie höflich auf das Formular. Die ersten 6 Wochen können unangenehm sein.

Automatisierter Legal Intake kann den Nutzen eines strukturierten Prozesses deutlich erhöhen. Gleichzeitig versprechen Anbieter in diesem Bereich oft mehr, als ihre Lösungen tatsächlich leisten. Definieren Sie deshalb genau, was Sie benötigen.

Was Automatisierung gut unterstützt

Wo KI vorerst nicht eingesetzt werden sollte

KI, die eingehende rechtliche Anfragen selbstständig klassifiziert und priorisiert, ist noch nicht ausgereift. Die Folgen einer Fehlentscheidung wiegen außerdem deutlich schwerer als der mögliche Zeitgewinn. Eine falsch zugewiesene arbeitsrechtliche Beschwerde kann mehr Schaden verursachen, als die Automatisierung einspart.

Setzen Sie KI für Zusammenfassungen, Übersetzungen und Statusentwürfe ein. Die Entscheidung darüber, wer eine Anfrage bearbeitet und wie dringend sie ist, sollte weiterhin ein Mensch treffen, bis Ihre Triage-Regeln mindestens 1 Jahr lang stabil funktionieren. Anbieter, die heute eine vollständig automatische rechtliche Triage versprechen, sollten Sie nach einem namentlich genannten Kunden fragen, der diese Funktion produktiv einsetzt.

Worauf Sie bei Legal-Intake-Software achten sollten

Funktion	Warum sie wichtig ist	Frage an den Anbieter
Konfigurierbare Anfragearten	Sie verwenden Ihre eigenen Kategorien statt einer starren Vorlage	Kann ein Administrator eine Anfrageart ohne professionelle Unterstützung ergänzen?
Bedingte Formularfelder	Kürzere Formulare werden häufiger ausgefüllt	Können Felder bei der Erstellung und beim Abschluss verpflichtend sein?
Einreichung per E-Mail	Die Nutzung wird erleichtert, ohne dass das gesamte Unternehmen einen Zugang benötigt	Brauchen Antragsteller ein Benutzerkonto?
Umwandlung von Anfragen in Vorgänge	Legal Intake wird nicht zu einer Sackgasse	Werden die Anfragedaten in den Vorgang übernommen?
Reporting nach Abteilung	Sie erhalten eine belastbare Grundlage für die Ressourcenplanung	Kann ich das Volumen nach anfragender Fachabteilung aufschlüsseln?
Verbindung mit Verträgen	Ein großer Teil der Anfragen betrifft Verträge	Kann eine Anfrage mit dem jeweiligen Vertrag verknüpft werden?

Im Arbeitsalltag sieht das so aus: Lini beantwortet Fragen zu Ihren eigenen Vorgängen, etwa was sich in dieser Woche geändert hat oder welche Fristen näher rücken. Außerdem erstellt Lini den Statusentwurf, nach dem die Fachabteilung regelmäßig fragt.

Gartner empfiehlt, Kennzahlen an klar definierten Zielen auszurichten, etwa an kürzeren Bearbeitungszeiten oder an einem höheren Anteil strategisch wichtiger Aufgaben. Wählen Sie 4 Kennzahlen aus und berichten Sie monatlich darüber.

KPI	Aussage	Einsatzbereich
Eingegangene Anfragen nach Anfrageart	Woher die Nachfrage tatsächlich kommt	Ressourcenplanung und Automatisierungsprioritäten
Eingegangene Anfragen nach Fachabteilung	Welche Fachabteilung Kapazitäten der Rechtsabteilung bindet	Interne Verrechnungsmodelle und Servicevereinbarungen
Durchschnittliche Bearbeitungszeit nach Anfrageart	Ob der Prozess schneller wird	Antwortzeit gegenüber den Fachabteilungen
Alter offener Anfragen	Welche Vorgänge sich aufstauen, bevor sie eskalieren	Wöchentliche Team-Besprechung
Arbeitsauslastung pro Teammitglied	Wer überlastet ist und wo noch Kapazitäten bestehen	Kapazitätsplanung und Vermeidung von Überlastung
Anteil der Anfragen über den offiziellen Kanal	Wie gut der Prozess tatsächlich angenommen wird	Nachsteuerung im Change Management

Die letzte Kennzahl sollten Sie im ersten Jahr besonders beobachten. Wenn der Anteil nicht über 70 % steigt, ist Ihr Formular wahrscheinlich zu lang oder die Bearbeitung zu langsam.

Sie benötigen dafür kein eigenes BI-Projekt. In DiliTrust Matter Management werden die durchschnittliche Bearbeitungszeit, Vorgänge nach Kategorie, das Alter offener Vorgänge und die Arbeitsauslastung pro Person in einem persönlichen Dashboard angezeigt. Jeder Nutzer sieht dabei nur die Vorgänge, für die er eine Berechtigung besitzt.

Die Ansicht „Zeit seit Erstellung“ bildet die KPI zum Alter offener Vorgänge aus der Tabelle ab. Alles, was seit mehr als 90 Tagen offen ist, sollte in der nächsten Teambesprechung angesprochen werden. Wenn eine benötigte Kennzahl noch nicht verfügbar ist, können Sie Lini in natürlicher Sprache beschreiben, welche Auswertung Sie benötigen, und das vorgeschlagene Widget anschließend prüfen.

Hier liegt die wichtigste Grundlage für Ihr Projekt. Es geht nicht allein um eingesparte Zeit.

Die Nachfrage nach juristischen Leistungen steigt, während die Teams gleich groß bleiben. 83 % der Rechtsabteilungen erwarten laut dem CLOC 2025 State of the Industry Report eine steigende Nachfrage nach juristischen Leistungen. Gleichzeitig gehören Budgetbeschränkungen zu den meistgenannten Hindernissen von Chief Legal Officers. Mit der Aussage „Wir sind überlastet“ werden Sie diese Diskussion nicht gewinnen.

Intake-Daten verändern die Diskussion in 3 Punkten. Sie zeigen den Fachabteilungen, wofür ihre eigene Nachfrage die Kapazitäten der Rechtsabteilung bindet. Das reicht häufig schon aus, damit der Einkauf nicht länger 40 Geheimhaltungsvereinbarungen pro Monat zur manuellen Prüfung weiterleitet, obwohl eine Vorlage ausreichen würde. Sie können außerdem belegen, dass sich die Bearbeitungszeiten verkürzt haben. Für den Vertrieb zählt das unmittelbar, denn ein Vertrag, der nach 3 statt nach 11 Tagen durch die Rechtsabteilung kommt, kann früher zum Umsatz beitragen. Schließlich erhalten Sie eine Entwicklung des Anfragevolumens, die Sie an einen Antrag auf zusätzliche Stellen anhängen können. Aus „Wir sind überlastet“ wird eine belastbare Grafik.

Zu den von Gartner genannten Auswirkungen von Intake und Triage gehören eine schnellere juristische Beratung und schnellere Ergebnisse, etwa kürzere Vertriebszyklen. Auch die Erfassung von Daten, mit denen Rechtsabteilungen ihren Beitrag belegen, den Bedarf einschätzen und Engpässe erkennen können, zählt dazu.

An diesem Punkt wird Legal Intake zu einem festen Bestandteil der Arbeitsweise der Rechtsabteilung. Legal-Operations-Teams, die den Intake-Prozess verantworten, übernehmen häufig auch das anschließende Reporting und gewinnen dadurch an Glaubwürdigkeit.

DiliTrust Matter Management bildet genau diese Prozesskette ab. Fachanwender reichen Anfragen direkt in der Anwendung oder über ein eigenes Funktionspostfach ein. Dafür ist kein DiliTrust-Konto erforderlich. Formulare passen sich mit bedingten, vom Administrator konfigurierten Feldern an die jeweilige Anfrageart an. Ihr Team weist eine zuständige Person zu, legt die Priorität fest und wandelt die Anfrage direkt in einen Vorgang mit Aufgaben, Fristen und Dokumenten um. Analytics zeigt anschließend die Bearbeitungszeit nach Vorgangstyp, das Alter offener Vorgänge und die Arbeitsauslastung pro Person. Der Cockpit schlüsselt das Volumen nach Anfrageart und anfragender Abteilung auf. Vertragsbezogene Anfragen können direkt mit dem jeweiligen Vertrag verknüpft werden. Die Daten aus dem Intake fließen dadurch in die Bearbeitung ein, anstatt am Eingangskanal stehen zu bleiben.

Häufig gestellte Fragen zu Legal Intake

Bauen Sie den Eingangskanal auf, bevor Sie ihn automatisieren

Legal Intake ist der Prozess, in dem Ihre Rechtsabteilung entscheidet, welche Arbeit sie übernimmt, wer sie bearbeitet und wie der Beitrag der Abteilung gemessen wird.

Viele Teams beginnen mit der Suche nach Software und automatisieren am Ende einen Prozess, auf den sich niemand geeinigt hat. Erfassen Sie zunächst die Nachfrage, definieren Sie die Anfragearten und legen Sie die Triage-Regeln fest. Anschließend wählen Sie ein Tool, das zu diesem Prozess passt.

Sobald die Daten eingehen, können Sie Ihrem CFO erstmals eine belastbare Zahl vorlegen.