Die Frage taucht mitten in der Sitzung auf. Ein Boardmitglied möchte das Ergebnis einer Abstimmung über den Beschluss zur Übernahme im letzten Quartal wissen: die genaue Stimmenzahl, ob der Beschluss angenommen wurde und ob damit Bedingungen verbunden waren. Die Unternehmenssekretärin weiß, dass die Antwort im Portal zu finden ist. Bis sie sie gefunden hat, ist die Tagesordnung bereits weitergegangen.
Sie sagen: „Darauf komme ich später noch einmal zurück.“
Für Fachleute im Bereich Corporate Governance ist dies ein immer wiederkehrendes Problem, das die meisten Board-Portale noch nicht gelöst haben.
So sieht KI für die Unternehmensführung aus
Die meisten Diskussionen über KI in der Unternehmensführung konzentrieren sich darauf, was die Technologie grundsätzlich leisten kann. Die sinnvollere Frage ist jedoch, was sie in der Praxis leisten sollte: Welche Probleme sollte sie lösen, zu welchem Zeitpunkt und ohne dabei neue Probleme zu verursachen? Vier Reibungspunkte zeigen, wo KI in einer Governance-Lösung eine Rolle spielt.
4 zentrale Reibungspunkte
Fragmentierte Governance-Daten
In den meisten Board-Portalen sind die Governance-Unterlagen nach Objekttyp unterteilt. Sitzungsprotokolle befinden sich in einem Bereich, Unternehmensbeschlüsse in einem anderen, Abstimmungen und Aufgaben wiederum in weiteren Bereichen. Diese Struktur dient dazu, Informationen in Kategorien zu ordnen. Das Auffinden einer Antwort, die mehrere dieser Kategorien betrifft, ist ein anderes Problem, für das diese Struktur nie konzipiert wurde. Eine Frage wie „Wie fiel die Abstimmung über den Übernahmebeschluss aus, und ist die zugehörige Aufgabe noch offen?“ erfordert das Navigieren zwischen drei verschiedenen Bereichen und das manuelle Zusammensetzen der Antwort, während die Sitzung weitergeht.
Wie KI das Problem löst
Die KI in einem Board Portal sollte alle Inhalte über eine einzige Oberfläche zugänglich machen. Eine Frage, eine Antwort, gleichzeitig aus Sitzungen, Beschlüssen, Abstimmungen und Aufgaben abgeleitet, ohne dass der Nutzer wissen muss, wo sich die einzelnen Elemente befinden. Der Board Manager fragt: „Zeigen Sie mir alle Abstimmungen zum Übernahmebeschluss vom März und markieren Sie alle damit verbundenen offenen Aufgaben.“ Die Antwort kommt innerhalb von Sekunden, ohne Bildschirmwechsel.
Entscheidungen, die ohne den vollständigen Kontext getroffen wurden
Boardsitzungen verlaufen in ihrem eigenen Tempo. Wenn mitten in der Agenda eine Frage zu einem früheren Beschluss auftaucht, steht der Board Manager vor einem direkten Konflikt: Soll er die Sitzung leiten oder nach der Antwort suchen? Beides gleichzeitig ist nicht realistisch. Die Folge ist entweder eine Unterbrechung der Sitzung oder eine unvollständige Antwort, die unter Zeitdruck gegeben wird, ohne dass das vollständige Bild vorliegt.
Wie KI das Problem löst
KI, die während einer Boardsitzung zum Einsatz kommt, sollte direkt innerhalb der Plattform arbeiten, nicht in einem separaten Tab. Ein Boardmitglied stellt eine Frage zu einer Empfehlung aus dem vorletzten Quartal. Der Board Manager fragt das System mitten in der Sitzung ab und erhält die Antwort in weniger als einer Minute. Die Sitzung wird ohne Unterbrechung fortgesetzt, und die Entscheidung wird auf Basis des aktuellen Sachstands getroffen.
Die Boardmitglieder sind auf Vermittler angewiesen, um überhaupt etwas zu finden
Boardmitglieder kennen sich in der internen Struktur eines Portals nicht aus. Wenn sie ein Dokument aus einer früheren Sitzung, ein früheres Abstimmungsergebnis oder eine Empfehlung benötigen, die sie im Gedächtnis haben, wenden sie sich an den Board Manager. Dieser unterbricht die laufende Arbeit, sucht die Informationen und leitet sie weiter. Dieser Austausch findet wöchentlich in jeder Organisation statt, die einen Boardzyklus durchläuft. Die Kosten summieren sich.
Wie KI das Problem löst
KI in einem Board Portal sollte den Boardmitgliedern eine direkte Möglichkeit bieten, das Gesuchte in verständlicher Sprache zu finden, ohne dass sie wissen müssen, wie das Portal die Informationen speichert. Vor einer Boardsitzung möchte ein Boardmitglied den vor sechs Monaten veröffentlichten Nachhaltigkeitsbericht einsehen. Es fragt: „Finde den Nachhaltigkeitsbericht aus der Juni-Sitzung.“ Dieser wird sofort angezeigt. Der Board Manager erhält keine Nachricht, da keine erforderlich war.
Die Sprache stellt für internationale Boards eine Hürde dar
In Gremien, die über mehrere Rechtsräume hinweg tätig sind, arbeiten die Mitglieder häufig in unterschiedlichen Sprachen. Wenn ein Dokument in einer Sprache vorliegt, die ein Mitglied nicht beherrscht, sind die Möglichkeiten begrenzt: eine Übersetzung beim Governance-Team anfordern, ein externes Tool nutzen oder ohne Übersetzung fortfahren. Jede dieser Optionen erzeugt Verzögerungen, Kontextwechsel oder Verständnislücken, genau in dem Moment, in dem Entscheidungen getroffen werden.
Wie KI das Problem löst
Die in das Board Portal integrierte KI sollte die Übersetzung innerhalb der Plattform übernehmen, ohne dass jemand Inhalte in ein externes Tool übertragen und wieder zurückholen muss. Ein französischsprachiges Boardmitglied erhält eine englischsprachige Zusammenfassung der Boardsitzung. Es fordert noch während derselben Sitzung, innerhalb derselben Oberfläche, eine Übersetzung an, ohne die Plattform verlassen oder jemanden um Hilfe bitten zu müssen. Der Governance-Workflow bleibt unbeeinträchtigt.
KI sollte für das gesamte Führungsteam entwickelt werden
Die oben genannten Reibungspunkte betreffen alle Funktionen, die mit der Leitung und Unterstützung eines Boards verbunden sind. Sie sehen jedoch je nach Position innerhalb der Führungsstruktur unterschiedlich aus.
- Board Manager sind nicht mehr die Suchmaschine für das gesamte Governance-Team. Wenn im Raum eine Frage gestellt wird, ist die Antwort direkt vor Ort verfügbar. „Ich melde mich später bei Ihnen“ wird zur Ausnahme, und die Autorität, die damit verbunden ist, die Antwort parat zu haben, bleibt gewahrt.
- Die Boardmitglieder gewinnen etwas, das sie bisher nicht hatten: Unabhängigkeit. Die Möglichkeit, vor einer Überprüfung oder während einer Sitzung selbstständig ein Dokument zu finden, ein Abstimmungsergebnis zu überprüfen oder eine frühere Empfehlung abzurufen, ohne jemanden darum bitten zu müssen. Diese Veränderung wirkt sich auf ihre Beziehung zum Führungsteam aus.
- Rechtsberater, die bei einer Entscheidung im Zusammenhang mit einem Boardbeschluss beratend tätig sind, benötigen die vollständigen Unterlagen. Dank der im Portal integrierten KI können sie diese direkt aus dem System abrufen, ohne darauf warten zu müssen, dass ein Teammitglied die relevanten Daten zusammenstellt und übermittelt.
- Legal-Ops-Manager erhalten konkrete Zahlen für ihre Berichterstattung. Eine Abfrage, die früher mehr als 20 Minuten dauerte, ist nun in wenigen Sekunden erledigt. Bei einem Governance-Team, das Dutzende von Boardsitzungszyklen pro Jahr durchführt, ergibt sich daraus eine Zahl, die Führungskräfte erkennen und bewerten können, ein Argument für Investitionen in die Plattform, das nicht auf Schätzungen beruht.
Die Vorteile sind am größten, wenn das gesamte Team davon profitiert, nicht nur eine einzelne Rolle. Ob KI auf diesem Niveau leistet, was sie soll, hängt davon ab, wo sie eingesetzt wird.
KI muss in die Plattform integriert sein
Die vier oben genannten Probleme haben eine gemeinsame Ursache: Die Governance-Daten sind für die Speicherung strukturiert, und die Personen, die in Echtzeit darauf zugreifen müssen, arbeiten gegen diese Struktur an. In ein Board Portal integrierte KI löst dieses Problem, allerdings nur, wenn sie tatsächlich tief in die Plattform eingebunden ist. Sie muss auf aktuelle Governance-Daten zugreifen können, sowohl während der Sitzungen als auch bei deren Vorbereitung verfügbar sein und innerhalb der Plattform arbeiten. Nur so sind das Finden der Antwort und das Ergreifen entsprechender Maßnahmen am selben Ort möglich.
Die Arbeit im Bereich der Unternehmensführung beginnt und endet jedoch nicht im Sitzungssaal. Board Manager und Rechtsabteilungen sind sowohl im Bereich der Governance als auch in der Unternehmensverwaltung tätig. Eine KI, die nur in einem Teil der Plattform zum Einsatz kommt, lässt das ursprüngliche Problem in kleinerem Maßstab wieder aufleben: Die Informationen sind zwar vorhanden, doch um darauf zuzugreifen, muss man nach wie vor zwischen verschiedenen Tools wechseln.
Der wahre Mehrwert entsteht erst dann, wenn KI den gesamten Arbeitsablauf auf einer einzigen Plattform abdeckt, von der Unternehmensführung bis zum Legal Entity Management.
Lini, die KI von DiliTrust, wurde nach diesem Standard entwickelt. „Lini Full Screen“ ist ein spezieller Arbeitsbereich, der direkt innerhalb der Plattform geöffnet wird, ohne Seitenleisten, ohne Modulnavigation. Damit erhalten Governance-Experten eine einzige, fokussierte Oberfläche, über die sie gleichzeitig Sitzungen, Beschlüsse, Abstimmungen, Aufgaben und Unternehmensdaten abfragen können. Es funktioniert sowohl im Board Portal als auch im Legal Entity Management innerhalb derselben Plattform. Governance-Experten müssen dabei nie entscheiden, welchen Teil ihrer Arbeit die KI abdeckt.ckt.
