In der ersten Folge dieser Serie haben wir die drei Krisen beleuchtet, die Rechtsabteilungen ausbremsen: Überlastung, ungovernte Daten und Fragmentierung. Das moderne Governance-Framework zeigt, dass diese Probleme zwar jeweils eigenständig erscheinen, aber allesamt Symptome derselben Grundursache sind: ungovernte Daten. Die Probleme sind systemischer Natur und verstärken sich gegenseitig. Um es bildlich auszudrücken:
Nadim Baklouti, CEO von DiliTrust, betonte, dass systemische Probleme nicht mit Einzellösungen gelöst werden können, sie müssen mit einem System behoben werden.
Damit ein System Ergebnisse liefert, müssen drei Elemente reibungslos zusammenwirken. Die richtigen Menschen brauchen klare Prozesse, die Governance by Default verankern, und ihre Tools müssen die gesamte Rechtsabteilung miteinander verbinden – nicht nur einen Teil davon. Sind diese drei Elemente aufeinander abgestimmt, gehen Tools – einschließlich KI-gestützter Lösungen – über den Hype hinaus und liefern echte Ergebnisse. Dies ist das moderne Governance-Framework, das wir nun vorstellen.
Warum Einzellösungen immer wieder scheitern
Das Muster ist bekannt: Den größten Schmerzpunkt identifizieren, Budget genehmigen lassen, das Tool kaufen, das Abhilfe verspricht. Und von vorn.
Sechs Monate später hat man vier voneinander getrennte Systeme, drei Teams, die sich nie auf gemeinsame Workflows geeinigt haben – und dieselben Probleme, nur verteilt auf noch mehr Dashboards.
Der grundlegende Fehler liegt darin, miteinander verflochtene Probleme isoliert zu betrachten. Überlastung lässt sich nicht beheben, ohne Data Governance anzugehen. Fragmentierung lässt sich nicht lösen, ohne die Arbeitsweise der Menschen zu verändern. Einzellösungen optimieren Teile eines defekten Systems. Was die Rechtsabteilung braucht, ist ein System, das als Ganzes funktioniert.
Das moderne Governance-Framework: Menschen, Prozesse und Tools
Dieser Prozess vollzieht sich nicht von allein. Der General Counsel und das Legal Operations-Team sind gefordert, als Verantwortliche diesen Wandel voranzutreiben. Sie befinden sich in einer hervorragenden Position: Sie verstehen sowohl die Bedürfnisse der Endnutzer (das Rechtsteam) als auch die übergeordneten Führungsziele und die Unternehmensstrategie. Sie sind in der Lage, Stakeholder zu koordinieren und das Governance-Framework zusammenzuhalten.
Schritt 1: Ein System rund um die Menschen aufbauen
Rechtsabteilungen sind bekannt für ihre Zurückhaltung und Skepsis gegenüber der Digitalisierung und Automatisierung bestimmter Bereiche. Das liegt weniger daran, dass Rechtsteams stur sind, sondern vielmehr daran, dass ein Toolwechsel immer auch einen Gewohnheitswechsel bedeutet. Die Einführung einer neuen Lösung erfordert das Erlernen neuer Systeme und dieser Lernprozess bedeutet zusätzlichen Aufwand, der auf eine ohnehin schon oft hohe Arbeitsbelastung trifft.
Werden die Endnutzer nicht in den Gestaltungsprozess einbezogen, sind Widerstand und Frustration die Folge. Transformationen, die gelingen, binden die Menschen in die Lösungsgestaltung ein. In der Praxis bedeutet das: keine parallelen Systeme, keine doppelte Dateneingabe, die Tools sind in den Arbeitsalltag integriert und erleichtern die Akzeptanz.
Schritt 2: Governance sollte Ihre Prozesse leiten
Das Wort „Governance“ hat oft einen bürokratischen Beigeschmack: mehr Regeln, mehr Genehmigungen. Richtig verstanden schafft sie jedoch Klarheit und wirkt wie eine Landkarte, die Teams durch komplexe Umgebungen navigiert. Statt als Einschränkung sollte sie als Navigationsinstrument betrachtet werden.
Komplexität ist das Terrain, das Sie vorfinden. Sie brauchen eine Karte dafür. Und das sind Ihre Governance-Regeln. Nur so lässt sich diese Komplexität navigieren und das Ziel erreichen.
– Nadim Baklouti
Rechtliche Arbeit ist von Natur aus komplex, und in den meisten Fällen sind alle Aspekte miteinander verknüpft. Verträge interagieren mit Gesellschaften, die mit Vollmachten verbunden sind, die wiederum auf Compliance-Verpflichtungen zurückverweisen und so weiter. Der Schlüssel zu effizienten Prozessen liegt darin, sie standardmäßig durch Governance zu steuern und damit einher geht auch die Datenverwaltung.
Gute Governance erfasst Entscheidungen und deren Kontext als natürliches Nebenprodukt der Arbeit. Rechenschaftspflicht ist von Anfang an integriert, nicht nachträglich aufgesetzt.
Schritt 3: Tools sind wertvoll – aber noch besser, wenn sie integriert sind
Die Rechtsabteilung hat üblicherweise kein wirkliches Toolset. Meiner Erfahrung nach hatte sie das nie – nicht so wie die Finanzabteilung mit einem ERP.
– Rupali Patel Shah
Die eigentliche Frage sollte lauten: Welche Plattform könnte unsere Rechtsabteilung vereinen und potenziell mehr als ein Problem lösen?
Diese Plattform muss Vertragsmanagement, Gesellschaften, Governance, Compliance und Verpflichtungen in einer einheitlich verwalteten Umgebung miteinander verbinden – und so konzipiert sein, dass man klein anfangen und intelligent skalieren kann. Dies ist das Konzept des Legal ERP: Die Idee, dass die Rechtsabteilung – genau wie andere Abteilungen. Alles, was sie benötigt, an einem einzigen Ort bündeln und von dort aus arbeiten kann: Wissen mit Workflows verbinden und Silos abbauen.
Die entscheidende Erkenntnis: Jeder Teil dieses Systems hängt von den anderen ab. Ohne die richtigen Prozesse lassen sich die richtigen Tools nicht auswählen. Ohne Governance by Default lassen sich keine wirksamen Prozesse gestalten. Und beides lässt sich nicht aufbauen, ohne die Menschen – ihre Bedürfnisse, ihre Workflows, ihre Akzeptanz – in den Mittelpunkt zu stellen. Menschen, Prozesse und Tools funktionieren entweder zusammen – oder gar nicht.
Vorsicht vor der KI-Falle
KI ist im Trend, und das nicht ohne Grund. Sie kann ein großartiges Werkzeug sein, aber dieses Werkzeug wird die Probleme Ihres Rechtsteams nicht verschwinden lassen.
Die Wahrheit ist, dass viele Demos und Anbieter es versäumen, die Notwendigkeit sauberer, kontrollierter Daten zu erklären, bevor sie mit KI-gestützten Lösungen arbeiten. Deshalb ist es so wichtig, die richtigen Leute und die richtigen Prozesse zu haben, bevor man eine Lösung überhaupt in Betracht zieht.
Mit den richtigen Mitarbeitern und den richtigen Prozessen – die mit Governance by Design aufgebaut werden – kann die gesamte Leistung von KI-Systemen im Rechtsbereich entfaltet werden. Ohne die richtige Grundlage wird die KI die Probleme nur verstärken, da unordentliche Daten und informelle Prozesse zu unvollständigen und oft falschen Antworten führen.
Wenn Sie das tolle Tool haben und es dann mit unsauberen Daten füttern – nun, das ist Garbage in, Garbage out. Es ist wie ein Tesla mit leerem Akku. Man kommt einfach nicht weiter.
– Nadim Baklouti
Betrachten Sie KI als Multiplikator: Sie verstärkt, was bereits vorhanden ist. Und wenn das, was Sie haben, Chaos ist, bekommen Ihre Teams Chaos, aber in großem Maßstab.
Nur mit den richtigen Grundlagen einsetzen
Wenn die Grundlagen – Menschen, Prozesse und Tools – zusammenkommen, erzählt KI eine ganz andere Geschichte.
Zum Beispiel:
In dieser Situation – wenn ein Teammitglied KI nutzt, um alle Verträge zu durchsuchen und zu finden, die von einem bestimmten Geschäftsführer unterzeichnet wurden, der möglicherweise seine Vollmacht überschritten hat, und dabei korrigierende Nachträge anfordert – dauert es nur wenige Minuten bis zum Ergebnis. Das ist ein enormer Unterschied zu den sonst üblichen Stunden oder gar Tagen.
Es geht weit über eine reine Produktivitätssteigerung hinaus: KI erschließt Ihrer Rechtsabteilung völlig neue Handlungsmöglichkeiten. Sie können portfolioweite Risiken proaktiv erkennen oder Fragen der Unternehmensführung in Echtzeit beantworten, anstatt zu sagen: „Ich melde mich in zwei Wochen bei Ihnen.“
Aber hier liegt die letzte Herausforderung: Stellen Sie die richtigen Fragen? Ist Ihre Rechtsabteilung effizient genug, damit KI einen Unterschied macht – oder überlegen Sie nur, welches ausgefeilte KI-Feature Sie als Nächstes einsetzen sollten?
Wie man es in der Praxis umsetzt
Das Governance-Framework ist es, das den Durchbruch mit KI möglich macht – aber nur, wenn Rechtsteams konsequent folgende Priorität setzen: erst Effizienz, erst das System, erst Governance – und KI zuletzt.
Dann kommt der schwierige Teil: die Umsetzung. In der abschließenden Folge dieser Reihe zeigen wir die praktischen Schritte zur Transformation Ihrer Rechtsabteilung: Wo man anfängt, wie sich die Arbeit in Phasen einteilen lässt und wie der Mehrwert nachgewiesen werden kann, bevor die Geduld des Vorstands erschöpft ist. Wie man sich vorstellen kann: Das Verstehen des Frameworks und seine Umsetzung, ohne die Teams zu überfordern, sind zwei grundverschiedene Herausforderungen.
Bevor wir zur letzten Phase übergehen, lohnt es sich, einen Moment innezuhalten und eine einfache, aber manchmal vergessene Frage zu stellen: Steht Ihre Rechtsabteilung auf den richtigen Grundlagen, um von dort aus aufzubauen?
Meet Legal AI – Lini
Lini ist die KI, die Sie in allen Bereichen juristischer Arbeit unterstützt. Sie wurde darauf trainiert, wie ein Rechtsexperte zu denken und versteht die Nuancen von Governance, Compliance und Risikomanagement und argumentiert mit Kontext, nicht mit Annahmen.
