Kurz vor der Bilanzsitzung liegt die Entsprechenserklärung zur Unterschrift bereit. Vorstand und Aufsichtsrat erklären darin, welchen Kodex-Empfehlungen sie im letzten Jahr gefolgt sind und künftig folgen werden. Können Sie jede dieser Aussagen belegen?
Der Deutsche Corporate Governance Kodex ist kein Gesetz. Eine falsche Erklärung dazu hat trotzdem Folgen, im ungünstigsten Fall bis zur Anfechtbarkeit von Entlastungsbeschlüssen. Hier finden Sie die Empfehlungen, die in der Praxis am meisten Arbeit machen, einen Umsetzungsplan in sechs Schritten und Formulierungshilfen für Abweichungen.
Was ist der DCGK?
Der Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK) ist ein Regelwerk für die Leitung und Überwachung börsennotierter Gesellschaften in Deutschland. Er fasst gesetzliche Pflichten als Grundsätze zusammen und ergänzt sie um Empfehlungen und Anregungen guter Unternehmensführung. Verbindlich wird er über § 161 AktG: Vorstand und Aufsichtsrat müssen jährlich erklären, welchen Empfehlungen sie folgen und warum sie von anderen abweichen.
Herausgeber ist die Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex. Rechtliche Wirkung entfaltet eine Fassung erst, wenn das Bundesministerium der Justiz sie im Bundesanzeiger bekannt gemacht hat.
Wer im Unternehmen was umsetzen muss
Der Kodex spricht beide Organe an, die Aufgaben verteilen sich aber ungleich. Der Großteil der Empfehlungen betrifft den Aufsichtsrat.
Wer trägt welche Governance-Verantwortung?
Die zentralen Empfehlungen und typischen Nachweise im Überblick.
Vorstand
Nachhaltigkeitsrisiken in Strategie und Planung (A.1), Hinweisgebersystem (A.4), Beschreibung von IKS und Risikomanagement im Lagebericht (A.5), Offenlegung von Interessenkonflikten (E.2), Nebentätigkeiten nur mit Zustimmung des Aufsichtsrats (E.3)
Lagebericht, Richtlinien, Zustimmungsbeschlüsse
Aufsichtsrat
Vorstandsbesetzung und Nachfolgeplanung (B.1 bis B.5), Zusammensetzung und Unabhängigkeit (C.1 bis C.15), Arbeitsweise und Selbstbeurteilung (D.1 bis D.12), Interessenkonflikte (E.1), Vergütung (Abschnitt G)
Erklärung zur Unternehmensführung, Bericht des Aufsichtsrats, Protokolle
Beide gemeinsam
Entsprechenserklärung nach § 161 AktG, Erklärung zur Unternehmensführung (Grundsatz 23)
Beschlüsse beider Organe, Veröffentlichung auf der Website
In der Praxis landet die Koordination häufig beim Board Office oder in der Rechtsabteilung. Dort entscheidet sich, ob die Erklärung am Ende auf Belegen oder auf Annahmen beruht.
Aufbau des DCGK: Grundsätze, Empfehlungen und Anregungen
Der Kodex arbeitet mit drei Ebenen. Für Ihre Arbeit zählt vor allem die mittlere, denn nur dort greift „comply or explain“.
| Ebene | Erkennbar an | Was sie für Sie bedeutet | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Grundsätze | „Grundsatz“ mit Nummer | Geben geltendes Recht wieder. Die Pflicht folgt aus dem Gesetz, nicht aus dem Kodex. | Grundsatz 15: Sachverstand im Prüfungsausschuss |
| Empfehlungen | „soll“, z. B. C.7 | Abweichung erlaubt, muss aber jährlich offengelegt und begründet werden | C.7: Unabhängigkeit der Anteilseignervertreter |
| Anregungen | „sollte“ | Abweichung ohne Offenlegung möglich | A.6: Investorengespräche des Aufsichtsratsvorsitzenden |
Inhaltlich gliedert sich der Kodex in sieben Abschnitte: Leitung und Überwachung (A), Besetzung des Vorstands (B), Zusammensetzung des Aufsichtsrats (C), Arbeitsweise des Aufsichtsrats (D), Interessenkonflikte (E), Transparenz und externe Berichterstattung (F) sowie Vergütung von Vorstand und Aufsichtsrat (G). Die Nummerierung der Empfehlungen folgt diesen Buchstaben. Wer „C.7“ liest, weiß sofort, dass es um die Zusammensetzung des Aufsichtsrats geht.
Entsprechenserklärung nach § 161 AktG
Nach § 161 AktG erklären Vorstand und Aufsichtsrat jährlich, dass den Empfehlungen entsprochen wurde und wird, oder welche nicht angewendet wurden oder werden und warum nicht. Die Erklärung blickt also zurück und nach vorn. Sie muss auf der Internetseite dauerhaft öffentlich zugänglich sein und ist Teil der Erklärung zur Unternehmensführung nach § 289f HGB.
Drei Regeln aus der Praxis:
Warum der Aufwand? Der Abschlussprüfer soll den Aufsichtsrat informieren und im Prüfungsbericht vermerken, wenn er Tatsachen feststellt, die eine Unrichtigkeit der Erklärung ergeben (D.9). Nach der Rechtsprechung des BGH kann eine unrichtige Entsprechenserklärung außerdem die Entlastungsbeschlüsse von Vorstand und Aufsichtsrat anfechtbar machen, wenn der Verstoß nicht unwesentlich ist.
So bereiten Sie die Erklärung vor: das Kodex-Inventar
Ordnen Sie jeder Empfehlung einen Verantwortlichen, einen Nachweis und einen Status zu. Klingt nach Bürokratie. Es ist aber die einzige Grundlage, auf der beide Organe die Erklärung mit gutem Gewissen beschließen können.
| Empfehlung | Verantwortlich | Nachweis | Status |
|---|---|---|---|
| C.7 Unabhängigkeit | Nominierungsausschuss | Jährliche Unabhängigkeitsabfrage | Entsprochen |
| D.6 Sitzungen ohne Vorstand | Aufsichtsratsvorsitz | Protokolle der Executive Sessions | Entsprochen |
| D.12 Selbstbeurteilung | Aufsichtsratsvorsitz | Fragebogen, Auswertung, Maßnahmenplan | Entsprochen |
| C.4 Mandatsgrenzen | Board Office | Mandatsübersicht je Mitglied | Prüfen |
Aktualisieren Sie das Inventar nach jeder Aufsichtsratssitzung, nicht erst im Januar. Dann beschließen Sie die Erklärung auf Basis eines Arbeitsstands und müssen nichts rekonstruieren.
Abweichungen richtig begründen
Eine gute Begründung ist konkret, unternehmensbezogen und überprüfbar. Der Unterschied zeigt sich schnell:
| Schwache Begründung | Belastbare Begründung |
|---|---|
| „Die Gesellschaft hält die Empfehlung für nicht zweckmäßig.“ | „Herr X gehört dem Aufsichtsrat seit 14 Jahren an. Der Aufsichtsrat sieht seine Unabhängigkeit dennoch als gegeben an, weil er keine geschäftlichen Beziehungen zur Gesellschaft unterhält und die Integration nach dem Erwerb von Y Kontinuität im Prüfungsausschuss erfordert.“ |
| „Eine Altersgrenze wird nicht festgelegt.“ | „Der Aufsichtsrat verzichtet auf eine Altersgrenze, weil er die Eignung anhand des Kompetenzprofils beurteilt. Eine starre Grenze würde den Kreis geeigneter Kandidaten ohne sachlichen Grund einschränken.“ |
Der Kodex erlaubt Abweichungen ausdrücklich. Riskant ist die pauschale Zustimmung, hinter der keine gelebte Praxis steht.
Wichtige Empfehlungen für den Aufsichtsrat: Unabhängigkeit, Selbstbeurteilung und mehr
Die folgenden Empfehlungen sind die, bei denen Abweichungen am häufigsten auftreten oder Nachweise am schwersten zu beschaffen sind.
Unabhängigkeit prüfen und dokumentieren
Mehr als die Hälfte der Anteilseignervertreter soll unabhängig von Gesellschaft und Vorstand sein (C.7). Der Kodex nennt Indikatoren, die gegen Unabhängigkeit sprechen, jeweils auch für nahe Familienangehörige:
Ein Mitglied sitzt seit 13 Jahren im Gremium und gilt intern trotzdem als unabhängig? Das ist zulässig, muss aber in der Erklärung zur Unternehmensführung begründet werden (C.8).
Zwei weitere Punkte werden oft übersehen. Bei einem kontrollierenden Aktionär sollen mindestens zwei Anteilseignervertreter von ihm unabhängig sein, bei sechs oder weniger Mitgliedern mindestens einer (C.9). Und Aufsichtsratsvorsitz, Prüfungsausschussvorsitz sowie Vorsitz des Vergütungsausschusses sollen unabhängig von Gesellschaft und Vorstand sein (C.10).
Fragen Sie die Unabhängigkeit einmal jährlich schriftlich ab, mit festem Stichtag vor der Erklärung zur Unternehmensführung. So haben Sie für jede Einschätzung eine datierte Grundlage.
Selbstbeurteilung strukturiert durchführen
Nach D.12 soll der Aufsichtsrat regelmäßig beurteilen, wie wirksam er insgesamt und seine Ausschüsse ihre Aufgaben erfüllen. In der Erklärung zur Unternehmensführung berichtet er, ob und wie die Selbstbeurteilung durchgeführt wurde.
„Regelmäßig“ legt der Kodex nicht fest. Viele Gesellschaften beurteilen sich jährlich selbst und holen in größeren Abständen externe Begleitung dazu. So gehen Sie vor:
- Fragebogen für Gesamtgremium und Ausschüsse aufsetzen, optional mit Fragen zum individuellen Beitrag.
- Vertraulichkeit festlegen: anonym oder namentlich, wer sieht Rohdaten.
- Ergebnisse im Plenum besprechen, nicht nur verteilen.
- Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen beschließen.
- Umsetzung bei der nächsten Selbstbeurteilung prüfen.
Am fünften Punkt laufen viele Prozesse ins Leere. Wie Sie Evaluierungen auf drei Ebenen aufbauen, zeigt unser Beitrag zur Board Evaluation in der Praxis.
Mandate und Zusammensetzung überwachen
Overboarding passiert selten auf einen Schlag. Ein Mitglied übernimmt im Sommer einen Aufsichtsratsvorsitz bei einer anderen börsennotierten Gesellschaft, der Vorsitz zählt doppelt, und plötzlich liegt es über der Grenze.
Die relevanten Grenzen:
Dazu kommen Kompetenzprofil und Qualifikationsmatrix (C.1), Altersgrenze (C.2), offengelegte Zugehörigkeitsdauer (C.3) und jährlich aktualisierte Lebensläufe auf der Website (C.14). Führen Sie Mandate je Person zentral und lassen Sie sich Änderungen melden, sobald sie bekannt sind.
Arbeitsweise des Aufsichtsrats nachweisbar machen
Abschnitt D hängt stärker als jeder andere Teil des DCGK von sauberer Sitzungsdokumentation ab. Die Geschäftsordnung gehört auf die Website (D.1), Ausschussmitglieder und -vorsitzende werden namentlich in der Erklärung zur Unternehmensführung genannt (D.2). Wie Sie Ausschüsse sinnvoll zuschneiden, lesen Sie in unserem Beitrag zu den Ausschüssen des Aufsichtsrats und ihren Aufgaben.
Zwei Empfehlungen verlangen Daten, die viele Gesellschaften erst nachträglich zusammensuchen:
Wenn Sie die Teilnahmequote für D.7 aus Kalendereinladungen rekonstruieren, ist der Fehler schon passiert. Erfassen Sie die Teilnahme in jeder Sitzung, getrennt nach Plenum und Ausschüssen. Gleiches gilt für Fortbildungsmaßnahmen, über die im Bericht des Aufsichtsrats berichtet werden soll (D.11).
Interessenkonflikte lückenlos erfassen
Jedes Aufsichtsratsmitglied soll Interessenkonflikte unverzüglich dem Aufsichtsratsvorsitzenden offenlegen (E.1). Der Aufsichtsrat berichtet der Hauptversammlung über aufgetretene Konflikte und deren Behandlung. Wesentliche und nicht nur vorübergehende Konflikte sollen zur Beendigung des Mandats führen.
Halten Sie für jeden Fall fest, wer was wann offengelegt hat und wie der Aufsichtsrat reagiert hat. Hat das Mitglied an der Abstimmung nicht teilgenommen? Hat es die Unterlagen zu diesem Tagesordnungspunkt nicht erhalten? Nur mit diesen Angaben ist der Bericht an die Hauptversammlung belastbar.
Änderungen der letzten Fassung: Was der DCGK 2022 neu geregelt hat
Maßgeblich ist die Kodex-Fassung vom 28. April 2022. Sie hat zwei Schwerpunkte gesetzt: Nachhaltigkeit und die Anpassung an das Finanzmarktintegritätsstärkungsgesetz (FISG).
Governance-Anforderungen im Praxischeck
Sechs zentrale Governance-Punkte mit der jeweils passenden Frage für die praktische Prüfung.
Strategie (A.1)
Der Vorstand soll ökologische und soziale Ziele angemessen in der Unternehmensstrategie und Planung berücksichtigen.
Spiegeln Strategiepapiere und Planung diese Ziele nachvollziehbar wider?
Kontrollsysteme (A.3)
Internes Kontroll- und Risikomanagementsystem sollen auch nachhaltigkeitsbezogene Ziele abdecken.
Sind ESG-Risiken im Risikoinventar erfasst?
Hinweisgebersystem (A.4)
Beschäftigte sollen geschützt Hinweise auf Rechtsverstöße geben können. Dritten sollte dies ebenfalls ermöglicht werden (Anregung).
Steht der Meldekanal auch Lieferanten und Kunden offen?
Lagebericht (A.5)
Der Lagebericht soll IKS und Risikomanagementsystem beschreiben und zu deren Angemessenheit und Wirksamkeit Stellung nehmen.
Gibt es eine Grundlage für diese Stellungnahme, etwa Prüfungen der internen Revision?
Kompetenzprofil (C.1)
Das Kompetenzprofil soll Expertise zu Nachhaltigkeitsfragen umfassen. Der Stand der Umsetzung soll in Form einer Qualifikationsmatrix offengelegt werden.
Ist die Matrix aktuell und mit den Lebensläufen konsistent?
Prüfungsausschuss (D.3)
Sachverstand in Rechnungslegung und Abschlussprüfung schließt Nachhaltigkeitsberichterstattung und deren Prüfung ein. Der Vorsitzende soll einer der beiden Experten und unabhängig sein.
Lässt sich der Sachverstand beider Experten belegen?
Ausblick: Neufassung in Vorbereitung
Die Regierungskommission hat 2026 den Entwurf einer kompakteren Neufassung zur Konsultation gestellt. Solange keine neue Fassung im Bundesanzeiger bekannt gemacht ist, bleibt die Fassung 2022 die Grundlage Ihrer Entsprechenserklärung. Planen Sie trotzdem einen Abgleich Ihres Kodex-Inventars ein, sobald der finale Text vorliegt.
Wie ein Board Portal die Kodex-Nachweise trägt
Spätestens wenn ein Investor, Stimmrechtsberater oder der Abschlussprüfer nachfragt, zeigt sich, wo Ihre Kodex-Nachweise liegen. Liegen sie in Postfächern, Excel-Listen und einem Laufwerk mit drei Versionen der Geschäftsordnung, beantworten Sie jede Frage unter Zeitdruck.
Mit dem Board Portal von DiliTrust entstehen die Nachweise im laufenden Sitzungsbetrieb:
Die Daten liegen in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in der EU. Mandate und Organfunktionen je Person führen Sie ergänzend in DiliTrust Entity Management, damit Grenzen nach C.4 und C.5 nicht erst bei der nächsten Erklärung auffallen.
Verwalten Sie Sitzungen, Nachweise und Beschlüsse im Board Portal an einem Ort.
Fazit: Eine gute Begründung schlägt eine leere Zustimmung
Der DCGK erlaubt Abweichungen ausdrücklich. Eine gut begründete Abweichung kann im Interesse guter Unternehmensführung liegen, so formuliert es der Kodex selbst.
Führen Sie Ihr Kodex-Inventar laufend und erfassen Sie Unabhängigkeit, Mandate, Teilnahme und Interessenkonflikte im Moment ihres Entstehens. Dann ist die Entsprechenserklärung eine Formsache, die Sie belegen können.
Häufige Fragen zum DCGK
Ist der Deutsche Corporate Governance Kodex verpflichtend?
Der Kodex selbst ist kein Gesetz. Verpflichtend ist die Entsprechenserklärung nach § 161 AktG: Börsennotierte Gesellschaften müssen jährlich offenlegen, welchen Empfehlungen sie folgen und warum sie von anderen abweichen.
Für welche Unternehmen gilt der DCGK?
Die Erklärungspflicht trifft börsennotierte Aktiengesellschaften und KGaA sowie bestimmte kapitalmarktorientierte Gesellschaften nach § 161 Abs. 1 Satz 2 AktG. Viele nicht börsennotierte Unternehmen nutzen den Kodex freiwillig als Orientierung für ihre Governance.
Was bedeutet „comply or explain“?
Sie folgen einer Empfehlung (comply) oder legen offen, dass und warum Sie abweichen (explain). Beides ist kodexkonform. Ein Verstoß liegt erst vor, wenn die Erklärung nicht mit der tatsächlichen Praxis übereinstimmt oder die Begründung fehlt.
Wie oft muss die Entsprechenserklärung abgegeben werden?
Mindestens einmal jährlich. Ändert sich die Praxis unterjährig, muss die Erklärung unverzüglich aktualisiert werden.
Was ist der Unterschied zwischen Entsprechenserklärung und Erklärung zur Unternehmensführung?
Die Entsprechenserklärung bezieht sich nur auf die Kodex-Empfehlungen. Die Erklärung zur Unternehmensführung nach § 289f HGB ist umfassender: Sie enthält die Entsprechenserklärung, dazu Angaben zur Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat, zur Zusammensetzung der Ausschüsse und zur Selbstbeurteilung.
Welche Fassung des DCGK ist aktuell?
Aktuell gilt die Fassung vom 28. April 2022. Die Regierungskommission hat 2026 einen Entwurf für eine Neufassung zur Konsultation gestellt, der erst mit Bekanntmachung im Bundesanzeiger wirksam wird.
