Der Abschlussprüfer will den unterschriebenen Rahmenvertrag mit einem Lieferanten aus 2023 sehen. Sie wissen, dass es ihn gibt. Aber liegt er im Netzlaufwerk, in einem Outlook-Ordner oder ausgedruckt im Schrank einer Kollegin, die gerade in Elternzeit ist?
In solchen Momenten zeigt sich, ob eine Rechtsabteilung steuert oder sucht.
Laut der Legal-Operations-Studie 2024/2025 von BUJ und EY Law verzichten nur noch knapp 12 Prozent der deutschen Rechtsabteilungen ganz auf Legal Tech. Ob Sie Software einsetzen, ist also kaum noch die Frage. Spannender ist, welche cloudbasierte juristische Software zu Ihnen passt und wie Sie sie einführen, ohne dass das Projekt an der Akzeptanz im Team scheitert.
Dieser Leitfaden gibt Ihnen dafür einen klaren Ablauf: Ist-Analyse, Bewertung, Einführung.
Was ist cloudbasierte juristische Software?
Cloudbasierte juristische Software ist eine Anwendung für Rechtsabteilungen, die der Anbieter auf seinen eigenen Servern betreibt und die Ihr Team über den Browser nutzt (Software as a Service, kurz SaaS). Installation, Wartung, Updates und Backups übernimmt der Anbieter. Sie zahlen in der Regel eine laufende Lizenzgebühr.
Typische Einsatzfelder in Unternehmen:
Kanzleisoftware für Anwaltskanzleien ist ein anderes Segment. Sie dreht sich um Mandatsabrechnung und Aktenführung. Für Inhouse-Teams zählen dagegen Vertragsbestand, Gesellschaftsdaten und die Zusammenarbeit mit Fachabteilungen.
Cloud oder On-Premises: der Vergleich in Kürze
| Kriterium | Cloud (SaaS) | On-Premises |
|---|---|---|
| Betrieb und Updates | Übernimmt der Anbieter | Übernimmt Ihre IT |
| Startkosten | Gering, laufende Lizenz | Hoch (Server, Lizenzen, Projekt) |
| Zugriff | Browser, auch mobil und im Homeoffice | Meist an das Firmennetz gebunden |
| Neue Nutzer und Gesellschaften | Per Konfiguration | Oft mit Hardware- und Projektaufwand |
| Datenkontrolle | Vertraglich geregelt (AVV, Hosting-Standort) | Physisch im eigenen Haus |
| Sicherheitsnachweis | Zertifikate und Prüfberichte des Anbieters | Eigene Verantwortung |
On-Premises ist dort sinnvoll, wo interne Vorgaben externes Hosting ausschließen. Für die meisten Rechtsabteilungen ist die Cloud heute die realistische Option, weil kaum ein Team die IT-Ressourcen hat, eigene Systeme dauerhaft aktuell und sicher zu halten.
Warum die Cloud-Frage jetzt auf Ihrem Tisch liegt
Die Budgets vieler General Counsel stagnieren oder sinken. Gleichzeitig beklagen laut BUJ und EY Law rund 60 Prozent der befragten Rechtsabteilungen eine Überlastung der Mitarbeitenden und Probleme bei der Priorisierung.
Die Ursache liegt oft in der Datenbasis. Mehr als ein Drittel der Befragten hat noch keine strukturierten Datenmanagement-Prozesse. Verträge, Fristen und Gesellschaftsdaten liegen verstreut in Word, Excel und E-Mail-Postfächern.
Das kostet mehr als Zeit:
Cloudbasierte juristische Software löst das nur, wenn Sie sie richtig auswählen. Deshalb beginnt der Prozess bei Ihnen und erst danach beim Anbieter.
Verträge, Rechtsfälle und Gesellschaftsdaten liegen bei Ihnen noch in getrennten Systemen?
Sehen Sie, wie Rechtsabteilungen mit der DiliTrust Suite Auskünfte an Geschäftsführung und Prüfer liefern, ohne vorher Ordner zu durchsuchen.
Schritt 1: Ist-Analyse vor der Tool-Auswahl
Ein Tool kann nur Prozesse verbessern, die Sie kennen. Wer diesen Schritt überspringt, merkt erst nach dem Go-live, dass die Software für ein Team gebaut wurde, das es so nicht gibt.
Beantworten Sie vor dem ersten Anbietergespräch diese Fragen:
- Wie gehen Anfragen aus Fachabteilungen heute ein: per E-Mail, Telefon, Ticket?
- Wo liegen Ihre Verträge, und wie lange dauert es, einen bestimmten zu finden?
- Wer überwacht Fristen, und mit welchem Werkzeug?
- Wie viele Gesellschaften verwalten Sie, und wer pflegt deren Daten?
- Welche Berichte will die Geschäftsführung regelmäßig sehen?
Beziehen Sie Einkauf, Vertrieb und HR mit ein. Diese Teams arbeiten täglich mit der Rechtsabteilung und nutzen das Tool später oft häufiger als die Juristen selbst. Eine ausführliche Anleitung für diese Phase finden Sie in unserem Beitrag zur Digitalisierung der Rechtsabteilung.
Schritt 2: Cloudbasierte juristische Software nach diesen Kriterien bewerten
Demos sehen immer gut aus. Bewerten Sie Anbieter deshalb an Nachweisen, die Sie schriftlich anfordern können.
Datenschutz, DSGVO und Auftragsverarbeitung
Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag. Ohne Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO kommt er nicht in die engere Wahl.
Fragen Sie konkret nach:
Hosting-Standort und Datensouveränität
„Gehostet in der EU“ reicht als Antwort nicht. Fragen Sie, in welchem Land die Produktivdaten und die Backups liegen und welcher Rechenzentrumsbetreiber dahinter steht.
Für Rechtsabteilungen kommt eine zweite Frage hinzu: Wo liegen die Verschlüsselungsschlüssel, und unterliegt der Betreiber Gesetzen außerhalb der EU wie dem US CLOUD Act? Lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben. Mehr zu diesem Thema lesen Sie in unserem Artikel über Data Governance über die DSGVO hinaus.
Zertifizierungen und Sicherheitsnachweise
Ein Logo auf der Website beweist wenig. Fordern Sie die Zertifikate und Prüfberichte selbst an.
Diese Nachweise sind bei Enterprise-Anbietern üblich:
Fragen Sie außerdem nach Verschlüsselung im Ruhezustand und bei der Übertragung sowie nach der Trennung der Mandantendaten.
KI-Funktionen und der Umgang mit Ihren Daten
Über die Hälfte der deutschen Rechtsabteilungen nutzt laut BUJ und EY Law bereits generative KI. Häufigster Anwendungsfall ist der Entwurf und die Prüfung von Verträgen und Klauseln.
Bevor Sie KI-Funktionen bewerten, klären Sie drei Punkte:
- Werden Ihre Verträge zum Training des Modells verwendet?
- Welches Sprachmodell arbeitet im Hintergrund, und können Sie es wählen?
- Wie stuft der Anbieter seine KI-Funktionen im Sinne des EU AI Act ein, und wie dokumentiert er das?
Weitere Prüffragen haben wir in acht entscheidenden Fragen an KI-Softwareanbieter zusammengefasst.
Module und Integrationen
Ein Tool, das Ihr Team zum Wechsel zwischen fünf Fenstern zwingt, wird nicht genutzt. Prüfen Sie, ob die Software dort arbeitet, wo Ihr Team ohnehin arbeitet: in Word, Outlook oder Gmail, in Ihrer E-Signatur-Lösung, in Ihrem CRM.
Prüfen Sie auch, ob Vertragsmanagement, Entity Management und Matter Management auf derselben Datenbasis laufen. Sonst pflegen Sie dieselbe Gesellschaft in drei Systemen.
Anbieterprüfung: Die sechs entscheidenden Kontrollpunkte
Prüffrage
Gibt es einen AVV nach Art. 28 DSGVO?
Anbieterantwort
Ja, mit Liste der Unterauftragsverarbeiter
Prüffrage
In welchem Land liegen Produktivdaten und Backups?
Anbieterantwort
Konkretes Land und Betreiber genannt
Prüffrage
Welche Zertifikate und Prüfberichte liegen vor?
Anbieterantwort
ISO 27001, SOC 2 Type II, auf Anfrage einsehbar
Prüffrage
Werden unsere Daten zum Training genutzt?
Anbieterantwort
Nein, vertraglich zugesichert
Prüffrage
Welche Tools sind angebunden?
Anbieterantwort
Office, E-Signatur, CRM, offene API
Prüffrage
Wer übernimmt die Datenmigration?
Anbieterantwort
Der Anbieter, mit festem Ansprechpartner
Ihre Vertragsprüfung bremst Vertrieb und Einkauf aus?
Sehen Sie, wie das Vertragsmanagement von DiliTrust Standardverträge nach Ihrem Playbook prüft, damit Fachabteilungen innerhalb Ihrer Vorgaben verhandeln.
Schritt 3: Die Einführung so planen, dass das Team mitzieht
Hier scheitern die meisten Projekte, und zwar selten an der Technik. Laut BUJ und EY Law sehen über die Hälfte der Rechtsabteilungen Change Management und Nutzerakzeptanz als größte Stolpersteine. In mehr als einem Drittel fehlt das technische Know-how, und nur knapp 17 Prozent bieten ein eigenes Trainingsprogramm für Inhouse-Juristen an.
Planen Sie die Einführung deshalb in klaren Phasen:
- Pilotmodul festlegen. Wählen Sie den Engpass, der das Geschäft am meisten bremst, oft das Vertragsmanagement.
- Datenbestand bereinigen. Dubletten, veraltete Verträge und unvollständige Gesellschaftsdaten gehören nicht ins neue System.
- In einer Testumgebung arbeiten. Testen Sie Workflows und Schnittstellen, bevor echte Daten fließen.
- Key User benennen. Pro Team eine Person, die Fragen beantwortet und Feedback sammelt.
- Rollenbezogen schulen. Juristen, Assistenz und Fachabteilungen brauchen unterschiedliche Trainings.
- Go-live und Messung. Legen Sie vorab zwei bis drei Kennzahlen fest, zum Beispiel Durchlaufzeit einer Vertragsfreigabe.
- Weitere Module ergänzen. Erst wenn das erste Modul im Alltag angekommen ist.
Wie das in der Praxis aussieht, zeigt eine internationale Fluggesellschaft mit über 600 Tochtergesellschaften. Sie führte ein Entity-Management-System in fünf Monaten ein, inklusive vollständiger Datenmigration durch DiliTrust, und schulte anschließend über 250 Nutzer in mehreren Regionen mit regionsspezifischen Trainings.
Kommunikation zählt dabei so viel wie Schulung. Ihr Team will wissen, welches Problem das Tool löst und was sich für die eigene Rolle konkret ändert. Beantworten Sie das, bevor jemand fragt.
Anfragen aus den Fachabteilungen landen bei Ihnen unsortiert im Postfach?
Erfahren Sie, wie Rechtsabteilungen mit Matter Management Anfragen strukturiert erfassen, Vorgänge bei Abwesenheit übergeben und externe Kanzleikosten im Blick behalten.
Wie DiliTrust cloudbasierte juristische Software für Rechtsabteilungen umsetzt
Die DiliTrust Suite ist eine reine SaaS-Plattform mit fünf Modulen: Vertragsmanagement, Entity Management, Matter Management, Board Portal und Data Room. Mehr als 2.400 Kunden in über 64 Ländern arbeiten damit.
Was das für die Kriterien aus Schritt 2 bedeutet:
Ein Beispiel aus Deutschland: Eine Baumarktkette mit über 500 Filialen und 100 Gesellschaften hatte eine erfahrene Rechtsabteilung mit über 50 Fachleuten, aber kein einheitliches Matter Management. Jeder arbeitete anders, Vorgänge ließen sich bei Abwesenheit kaum übernehmen. Heute erfasst das Team alle Vorgänge in einer Struktur, verknüpft Gmail-Korrespondenz direkt mit dem jeweiligen Fall und übergibt Vorgänge ohne Informationsverlust.
Häufige Fragen zu cloudbasierter juristischer Software
Ist cloudbasierte juristische Software DSGVO-konform?
Das hängt vom Anbieter ab, nicht von der Cloud. Achten Sie auf einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, einen klar benannten Hosting-Standort in der EU und transparente Unterauftragsverarbeiter. DiliTrust hostet die Daten von EU-Kunden in Frankreich und arbeitet auf Basis eines AVV.
Wie sicher sind vertrauliche Rechtsdaten in der Cloud?
Bei einem zertifizierten Anbieter oft sicherer als auf einem internen Server, den niemand regelmäßig patcht. Prüfen Sie ISO 27001, einen SOC 2 Type II Bericht, Verschlüsselung im Ruhezustand und bei der Übertragung sowie die Trennung der Mandantendaten.
Cloud oder On-Premises: Was ist für Rechtsabteilungen besser?
Für die meisten Rechtsabteilungen die Cloud. Sie spart Infrastruktur, liefert Updates automatisch und ermöglicht Zugriff von überall. On-Premises lohnt sich nur, wenn interne Richtlinien externes Hosting ausdrücklich ausschließen.
Welche Software nutzen Rechtsabteilungen für Verträge und Rechtsfälle?
Viele Rechtsabteilungen setzen auf Plattformen, die Vertragsmanagement, Matter Management und Entity Management auf einer gemeinsamen Datenbasis verbinden. So müssen Gesellschaftsdaten nicht in mehreren Systemen gepflegt werden. Die DiliTrust Suite deckt diese Bereiche in einer SaaS-Plattform ab.
Wie lange dauert die Einführung einer juristischen Cloud-Software?
Das hängt von Datenmenge, Anzahl der Module und Gesellschaften ab. Ein Pilotmodul ist oft in wenigen Wochen produktiv. Eine internationale Fluggesellschaft hat ihr Entity Management für über 600 Gesellschaften mit DiliTrust in fünf Monaten eingeführt, inklusive vollständiger Datenmigration.
Fazit: Erst die Prozesse, dann die Cloud
Cloudbasierte juristische Software lohnt sich, wenn sie ein konkretes Problem löst: den Vertrag, der in der Freigabe hängt, die Frist, die niemand im Blick hat, die Prüferanfrage, die einen halben Tag kostet. Wer mit der Ist-Analyse beginnt, Anbieter an schriftlichen Nachweisen misst und die Einführung als Change-Projekt plant, bekommt ein Tool, das das Team tatsächlich nutzt.
Der Gewinn zeigt sich dann im Geschäft. Fachabteilungen bekommen schneller freigegebene Verträge, die Geschäftsführung bekommt belastbare Zahlen, und Ihr Team gewinnt Zeit für Beratung statt Suche.
