Dies ist der dritte und letzte Teil unserer Serie über die Implementierung einer CLM-Lösung. In diesem Artikel befassen wir uns mit den letzten Schritten der Implementierungsphase, was jedoch nicht bedeutet, dass die CLM-Reise damit abgeschlossen ist. Mit dem Onboarding der Teams für Ihr neues CLM beginnen Sie nämlich eine weitere wichtige Phase. Die Teams fangen zwar an, das Tool zu nutzen, aber es ist auch der Beginn des Sammelns von Feedback, um Ihre Lösung langfristig so weit wie möglich zu verbessern.
Onboarding-Phase
Sobald das System konfiguriert ist, beginnt die Onboarding-Phase. In dieser Phase erhalten die Teams eine strukturierte Schulung, die durch eine Dokumentation unterstützt wird, um die Lösung in realen Szenarien zu erkunden und zu testen und dabei wertvolles Feedback zu geben. Dies ist zwar nicht der offizielle Startschuss, aber ein wichtiger Moment, um den Benutzern das Tool näherzubringen. Gleichzeitig können Probleme mit der Benutzerfreundlichkeit behoben und der Übergang zur vollständigen Übernahme erleichtert werden.
In dieser Phase sollte das Change Management auf Hochtouren laufen, damit sich die Nutzer mit dem neuen System vertraut machen können, etwaige Herausforderungen bewältigt werden und ein reibungsloser Übergang zur vollständigen Übernahme gewährleistet ist.
Ausbildung
Unser CLM-Anbieter wird sich in der Regel auf die Schulung der Hauptnutzer konzentrieren, damit diese das Wissen weitergeben können. Dazu gehören insbesondere wichtige Interessengruppen wie Sponsoren, Hauptnutzer und Administratoren. So werden diese Personen zu Systemexperten und internen Champions, die die anderen Teams durch die Umstellung führen.
Schulungsansatz
Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens und der Anzahl der Benutzer, die das Tool nutzen sollen, wird der CLM-Anbieter einen von zwei Ansätzen wählen:
- Wenn die Nutzergruppe klein ist, werden alle Benutzer gleichzeitig geschult. Auch wenn die Teammitglieder das CLM auf unterschiedliche Weise nutzen, hilft die gemeinsame Schulung. Dadurch verstehen die Mitarbeiter, wie ihre Kollegen das Tool nutzen und auf welche Herausforderungen sie in der Einführungsphase stoßen könnten.
- Wenn die Teams jedoch zu groß sind, werden sie einen „Train the Trainer“-Ansatz verfolgen. Diese Methode konzentriert sich auf die Schulung einer kleinen Gruppe von Key-Usern. Diese sollten im Unternehmen gut positioniert sein, um das Gelernte und die bewährten Verfahren weiterzugeben. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das Wissen effektiv im gesamten Unternehmen verbreitet wird. Gerade bei umfangreichen Implementierungen ist dies von großem Wert.
Sicherstellung einer erfolgreichen Einführung von Schulungen
Für eine reibungslose Schulungseinführung ist ein detaillierter Plan basierend auf den ermittelten Anwendungsfällen essenziell. Ermitteln Sie zunächst die Benutzergruppen und Zielgruppen. Passen Sie dann die Schulungen an deren spezifische Bedürfnisse und Rollen an und konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Anwendungsfälle. Integrieren Sie außerdem praktische Testübungen in die Schulung, um praktische Erfahrungen zu vermitteln. So können die Nutzer reale Anwendungsszenarien erkunden und die Funktionsweise des Systems während und nach der Einführungsphase besser verstehen.
Dokumentation
Die Erstellung einer umfassenden Dokumentation ist entscheidend dafür, dass die Benutzer die Funktionen des CLM-Tools vollständig verstehen und optimal nutzen können.
Diese Dokumentation sollte Folgendes enthalten:
- Prozessdokumentation: Klare Anweisungen zu Genehmigungsworkflows, Vertragserstellungsprozessen und Automatisierungsregeln. Diese sollten intern dokumentiert werden, um die Konsistenz zu wahren.
- Häufig gestellte Fragen: Antworten auf häufige Fragen und Lösungen für typische Probleme, auf die Benutzer stoßen können. In der Regel wird der CLM-Anbieter diese Seite entweder zur Verfügung stellen oder den Zugang zu einer speziellen Seite freigeben.
- Bewährte Praktiken: Praktische Tipps und Richtlinien zur Optimierung von Vertragsmanagementprozessen.
Um diesen Prozess zu rationalisieren, sollten Sie die Dokumentation schrittweise während der Konfigurationsphase erstellen und nicht bis zum Ende warten. Auf diese Weise haben die Nutzer Zugang zu den relevanten Materialien, wenn die Funktionen eingeführt werden. Darüber hinaus bieten viele CLM-Lösungen Vorlagen, die die Dokumentation vereinfachen und die Aufzeichnung und gemeinsame Nutzung wichtiger Arbeitsabläufe und Regeln erleichtern.
Feedback-Sammlung
Das Sammeln von Nutzer-Feedback sollte ein kontinuierlicher Prozess sein.
Sammeln Sie zunächst regelmäßig Erkenntnisse über Herausforderungen, Probleme mit der Benutzerfreundlichkeit und Verbesserungsvorschläge. Organisieren Sie anschließend das Feedback, indem Sie die Kommentare in Schlüsselthemen einordnen. Danach priorisieren Sie die kritischsten Probleme auf der Grundlage ihrer Auswirkungen und Häufigkeit.
Nutzen Sie diese Informationen, um künftige Optimierungen und Systemerweiterungen vorzunehmen. Durch die kontinuierliche Verbesserung des Systems auf der Grundlage von Nutzereingaben können Unternehmen ein reibungsloseres und effizienteres CLM-Erlebnis gewährleisten.
Erwartete Ergebnisse
Am Ende der Onboarding-Phase sollte Ihr Unternehmen Folgendes erreicht haben:
In erster Linie werden die Hauptnutzer als offizielle Ausbilder fungieren. Jedes Mal, wenn eine neue Funktion oder ein neues Modul eingeführt wird, schulen diese „Champions“ die neuen Nutzer und sorgen so für einen erfolgreichen Übergang und einen konsistenten Wissenstransfer.
Zudem haben alle Nutzer Zugang zu einer umfassenden, aktuellen Dokumentation. Dazu gehören klare, praktische und gut organisierte Ressourcen wie Prozessleitfäden, schrittweise Anleitungen, häufig gestellte Fragen und bewährte Verfahren.
Außerdem werden reale Szenarien getestet. So werden beispielsweise Vertragsgenehmigungen, Klauselaktualisierungen und elektronische Unterschriftsprozesse bestätigen, dass die Lösung den täglichen betrieblichen Anforderungen entspricht und in der Praxis wie erwartet funktioniert.
Darüber hinaus wird wertvolles Nutzerfeedback gesammelt. Die Benutzer sollten sich sicher und befähigt fühlen, konstruktive Einblicke in die Benutzerfreundlichkeit des Systems, Herausforderungen und mögliche Verbesserungen zu geben. Dieses Feedback wird im weiteren Verlauf der Implementierung zu kontinuierlichen Systemoptimierungen führen.
5 Tipps für effektives Change Management:
Kommunizieren Sie frühzeitig und häufig: Halten Sie die Beteiligten mit regelmäßigen Updates auf dem Laufenden, um Spannung aufzubauen und Unsicherheiten zu verringern.
Nutzen Sie Erfolgsgeschichten: Teilen Sie erste Erfolge, um den Wert des Tools zu demonstrieren und andere zu motivieren.
Sichtbare Unterstützung durch die Führung: Stellen Sie sicher, dass die Führungskräfte und der Projektsponsor sich aktiv für die Veränderung einsetzen, um deren Bedeutung zu unterstreichen.
Fortlaufende Schulung und Unterstützung: Bieten Sie kontinuierliche Schulungen und Ressourcen an, um das Vertrauen und die Akzeptanz zu stärken.
Ermutigen Sie zu Feedback und reagieren Sie darauf: Sammeln Sie regelmäßig Nutzerfeedback und reagieren Sie darauf, um das Engagement zu fördern.
Go-Live-Phase
Die Go-Live-Phase markiert die offizielle Einführung Ihrer CLM-Lösung, wobei der Zugriff auf alle Benutzer im gesamten Unternehmen und nicht nur auf die Hauptbenutzer ausgeweitet wird. Zu diesem Zeitpunkt wird das Tool in die täglichen Arbeitsabläufe Ihrer Teams integriert und die Vertragsverwaltungsprozesse werden vollständig auf das neue System umgestellt.
In dieser Phase findet eine Übergabe zwischen dem Projektleiter und dem Kundenbetreuer statt. Der Kundenbetreuer wird Ihr Hauptansprechpartner. Der Kundenbetreuer spielt eine zentrale Rolle für den langfristigen Erfolg, indem er fortlaufende Unterstützung bietet und neue Anforderungen anspricht. Zudem holt er Feedback ein, um die Lösung kontinuierlich an die sich entwickelnden Unternehmensanforderungen anzupassen.
In einigen Fällen kann der CLM-Projektleiter in den ersten 2-3 Monaten nach der Inbetriebnahme die Verantwortung übernehmen. Diese Übergangszeit trägt zu einer reibungslosen Übergabe bei. Der Projektmanager stellt den Kundenbetreuer vor, hilft bei der Fehlersuche und löst alle Probleme, die unmittelbar nach der Einführung auftreten.
Die Einführung kann schrittweise erfolgen, um das Risiko zu verringern. Indem Sie das Feedback der ersten Benutzergruppe einholen, können Sie Anpassungen am Tool vornehmen und eine schnellere Akzeptanz für die nächste Benutzergruppe sicherstellen.
Überwachung
Sobald die Lösung in Betrieb ist, ist es wichtig, ihre Akzeptanz und Leistung zu überwachen, um sicherzustellen, dass sie die Erwartungen erfüllt.
Verfolgen Sie die Benutzerakzeptanz: Beurteilen Sie, wie die Teams das System bei ihren täglichen Aufgaben einsetzen. Ermitteln Sie Bereiche, in denen zusätzliche Schulungen oder Klarstellungen erforderlich sind, um das Vertrauen und die Produktivität zu verbessern.
Überwachen Sie die Systemleistung: Behalten Sie die Reaktionsfähigkeit des Systems, die Arbeitsabläufe und die Integrationen im Auge, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert. Kümmern Sie sich umgehend um technische Probleme, um Unterbrechungen zu vermeiden.
Messung anhand von KPIs: Bewerten Sie die Leistung des Systems anhand der in der Entwurfsphase festgelegten KPIs. Metriken wie die Vertragslaufzeit und die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften helfen, den Erfolg zu messen und Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen.
Erkennen Sie schnelle Erfolge und teilen Sie diese, um den Teams den Wert des Tools zu zeigen. Die Weitergabe dieser Erfolge schafft nicht nur eine Dynamik, sondern fördert auch die weitere Akzeptanz im gesamten Unternehmen nach der Einführungsphase.
Erwartete Ergebnisse
Am Ende der Go-Live-Phase sollte Ihre Organisation Folgendes erreicht haben:
Vollständiger Systemzugang für alle Benutzer: Die CLM-Lösung ist nicht nur für die wichtigsten Interessengruppen, sondern für alle Nutzer zugänglich, so dass die Teams im gesamten Unternehmen die Verträge im Rahmen ihrer täglichen Arbeitsabläufe effizient verwalten können.
Erste Akzeptanz in den Teams: Die Teams nutzen die CLM-Lösung aktiv, wobei Workflows, Vorlagen und automatisierte Funktionen in ihre Prozesse integriert sind. Die frühe Einbindung der Benutzer legt den Grundstein für eine breitere Akzeptanz im Unternehmen.
Geprüfte Systemleistung: Kernfunktionalitäten, Integrationen und Arbeitsabläufe funktionieren reibungslos und ohne nennenswerte Probleme. Systemleistung und Benutzerfreundlichkeit werden genau überwacht, um etwaige Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
Die Go-Live-Phase ist nicht das Ende Ihrer CLM-Reise – sie ist erst der Anfang. Sie müssen es am Laufen halten. Was bedeutet das? Überprüfen und verfeinern Sie die Arbeitsabläufe im Laufe der Zeit, holen Sie Nutzerfeedback ein, um das CLM weiterzuentwickeln, aktualisieren Sie Vertragsvorlagen und füttern Sie die Klauseldatenbanken. Kurzum: Halten Sie es am Leben.
Schlussfolgerung
Wir haben mehrere wichtige Phasen Ihrer CLM-Implementierung behandelt: die Konzeptionsphase, in der Sie den Bedarf ermitteln und klare Ziele festlegen; die Konfigurationsphase, in der das System angepasst und in Ihre Tools integriert wird; die Datenwiederherstellungsphase, in der Altdaten übertragen werden; und die Onboarding-Phase, in der die Benutzer geschult werden und an praktischen Tests teilnehmen. Die Go-Live-Phase schließlich markiert die offizielle Einführung, in der die Lösung vollständig in die täglichen Arbeitsabläufe integriert und die Leistung überwacht wird, um den Erfolg zu sichern.
Jede dieser Phasen ist entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung. Wenn Sie jeden Schritt effektiv verwalten und dem Änderungsmanagement während der gesamten Zeit Priorität einräumen, können Sie den langfristigen Erfolg und die kontinuierliche Optimierung der CLM-Lösung gewährleisten, um den sich entwickelnden Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.
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