Mit der zunehmenden Verbreitung von Legal Tech in den letzten Jahren ist die Digitalisierung des Rechtssektors zu einem zentralen Anliegen der Fachleute geworden. So zahlreich und vielversprechend diese digitalen Lösungen auch sind, werfen sie doch eine Reihe von Fragen auf. Die Vielfalt der angebotenen Produkte und Technologien macht das Thema sehr komplex. Roboter, künstliche Intelligenz, Algorithmen, Daten, Dematerialisierung… alles Begriffe, die sowohl faszinierend als auch schwer zu fassen sind, insbesondere wenn sie auf einen so sensiblen Rohstoff wie Verträge angewendet werden. Immer mehr Unternehmen möchten ihr Vertragsmanagement automatisieren.
Um ein klareres Bild zu bekommen, möchten wir einen Blick darauf werfen, was es mit dieser digitalen Welle auf sich hat: Welche Risiken und Vorteile birgt es, Vertragsmanagement zu automatisieren? Finden Sie es in diesem Artikel heraus.
Die Herausforderungen der Vertragsverwaltung
Lassen Sie uns zunächst den Kontext für diese neuen Technologien festlegen. Jeder Vertrag hat einen Lebenszyklus, der von der Ausarbeitung über die Verhandlung, Validierung und Umsetzung bis hin zum Auslaufen reicht. Eine erfolgreiche Verwaltung dieser Verträge setzt die Beherrschung jeder Phase des Prozesses voraus, sowohl im Hinblick auf die vom Unternehmen eingegangenen Verpflichtungen als auch auf die geltenden Vorschriften.
Volumina, die manuell schwer zu handhaben sind
Mit der Zunahme des Dokumentenvolumens steigt auch die Komplexität der Vertragsnachverfolgung, wobei ein Fortune-1000-Unternehmen durchschnittlich 20.000 bis 40.000 Verträge abschließt. Die Verwaltung solch großer Mengen ist umso zeitaufwändiger und riskanter, wenn der Prozess manuell erfolgt. So wissen beispielsweise 52 % der Unternehmen nicht, wann ihre Verträge auslaufen. Dies birgt die Gefahr einer automatischen Verlängerung von Verträgen, die nicht zufriedenstellend sind. Eine weitere interessante Zahl ist, dass etwa 15 % der Verträge verloren gehen, was zu einem Informationsverlust und damit zu einem Verlust der Risikokontrolle führt, was sich für das Unternehmen als kostspielig erweisen kann.
Komplexe kollaborative Prozesse
An der Verwaltung eines Vertrags sind mehrere Teams beteiligt, die mit der Rechtsabteilung zusammenarbeiten. Hier stellt sich eine doppelte Herausforderung: Erstens müssen die operativen Teams dazu gebracht werden, gute Vertragsmanagementpraktiken anzuwenden, da jeder zweite operative Mitarbeiter keine juristische Schulung zu den wichtigsten Vertragsklauseln erhalten hat.
Es geht auch um einen erfolgreichen Informationsaustausch zwischen der Rechtsabteilung und den operativen Teams in einem Kontext zunehmender Fluktuation: die Person, die zu Beginn des Projekts anwesend war, ist nicht unbedingt die Person, die am Ende anwesend ist. Auch hier kann diese Übergabe zu einem Verlust an Informationen und Kontrolle über die eingegangenen Verpflichtungen führen.
Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften
Erschwerend kommt hinzu, dass im Durchschnitt alle 10 Minuten weltweit eine Verordnung geändert wird. Die Folgen? Stundenlange Recherchen in Verträgen, um die betreffenden Klauseln zu ermitteln und ihre Einhaltung sicherzustellen. Für das Unternehmen bedeutet dies auch das Risiko, dass der Vertrag in einem Rechtsstreit endet.
Um diese Schwierigkeiten zu überwinden, verlassen sich die Fachleute immer mehr auf die Technologie.
Automatisierung im juristischen Bereich
Stellen Sie sich einen Schrank voller Verträge vor. Vielleicht haben Sie diese Verträge eingescannt. Wenn ja, dann sind sie auf Ihrem Computer im PDF-Format verfügbar. Vielleicht haben Sie sogar ein einfaches Büroprogramm wie Word verwendet, um sie zu verfassen und Ihre Kommentare per E-Mail mit Ihren Mitarbeitern auszutauschen. Vielleicht haben Sie auch Excel verwendet, um vertragsspezifische Daten zu sammeln und sie für eine spätere Analyse zu quantifizieren… Dies sind die Anfänge der Digitalisierung des Rechtssektors. Aber diese Werkzeuge sind zwar sehr nützlich, haben aber ihre Grenzen. Hier kommt die Automatisierung ins Spiel.
Was ist Automatisierung?
Unter Automatisierung versteht man die vollständige oder teilweise Ausführung von technischen Aufgaben durch Maschinen, die ohne menschliches Zutun arbeiten.
In der Vertragsverwaltung bedeutet dies, die Maschine mit bestimmten Aufgaben zu betrauen, z.B.:
- zeitaufwändige Dateneingabe und -abfrage,
- oder die Rationalisierung des Genehmigungsprozesses vor der Unterzeichnung (kein Hin und Her von E-Mails mit Ihren Kollegen und keine Papierinitialen mehr, die mit Anmerkungen versehen sind),
- oder die Erstellung von Erinnerungen, damit Sie keine Fristen verpassen (ein kritisches Thema).
Das Beispiel der Künstlichen Intelligenz: von der Verwaltung bis zur Vertragsanalyse
Wenn es darum geht, das Vertragsmanagement zu automatisieren, kommt man nicht umhin, auch die künstliche Intelligenz zu erwähnen.Über die herkömmlichen Verwaltungsinstrumente hinaus erleichtert künstliche Intelligenz die Vertragsanalyse. Sie macht Ihre Verträge zu einer eigenständigen Datenbank.
Was bedeutet das? KI ist in der Lage, wichtige Informationen direkt aus Dokumenten abzurufen und sogar Vertragstypen zu identifizieren. Von da an stehen all diese Daten dem Rechtsexperten zur Verfügung, der sie einfach bearbeiten und analysieren kann, ohne Zeit mit dem Auflisten zu verlieren. Und da sich die Daten mit Ihren Verträgen weiterentwickeln, stellt dieses System sicher, dass Sie immer auf eine aktuelle Datenbank zugreifen können.
Was kommt als Nächstes? Intelligente Suchfunktionen (um jede Art von Vertrag, Klausel oder Information sofort zu finden), statistische Dashboards (zur Unterstützung der Entscheidungsfindung) und Übersichtsblätter für jeden Vertrag (um die wichtigsten Informationen auf einen Blick zu erkennen)… dies sind nur einige der Funktionen, die Ihnen helfen werden, das Beste aus Ihrer Vertragsdatenbank herauszuholen.
→ Lesen Sie auch: Sicherstellung einer nachhaltigen Governance im Zeitalter der KI.
Die Vorteile der Automatisierung der Vertragsverwaltung
Laut einer Studie des Cercle Montesquieu versprechen sich die Rechtsabteilungen von der Digitalisierung ihrer Tätigkeiten vor allem Vorteile in den Bereichen Effizienz und Arbeitsorganisation. Der Schwerpunkt liegt also auf der Verbesserung der Leistung und der Vereinfachung der alltäglichen Aufgaben. Im Bereich der Verträge ermöglicht die Automatisierung die:
#1 Verwaltung Ihrer vertraglichen Verpflichtungen
Die Automatisierung verschafft Ihnen einen besseren Überblick über die in Ihren Verträgen enthaltenen Informationen dank der automatischen Identifizierung von Schlüsseldaten (z. B. Dokumenttyp, Klauseln, Daten, Beträge, Parteien usw.). Sie können versteckte Risiken und Chancen in Ihren Verträgen leichter erkennen.
Durch die Automatisierung werden diese Daten auch in verwertbare Statistiken umgewandelt, die für die Entscheidungsfindung nützlich sind. Von nun an haben Sie Ihre eigenen KPIs sowie einen Überblick über die Art und Entwicklung Ihrer Verträge!
Automatisierung bedeutet auch das Versenden von Erinnerungsbenachrichtigungen, damit Sie nie wieder eine Frist verpassen. Stillschweigende Verlängerungen entgehen Ihnen nicht mehr.
#2 Sparen Sie Zeit bei der Prüfung und Analyse von Verträgen
Die Automatisierung erspart Ihnen stundenlange manuelle Recherchen und Dateneingaben. Anstatt Zeit mit mühsamen, nicht wertschöpfenden Aufgaben zu verschwenden, können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und Ihr Fachwissen optimal nutzen.
Die Automatisierung beschleunigt auch die Genehmigungsverfahren vor der Unterzeichnung. Fügen Sie ein elektronisches Signatur-Overlay hinzu, und Sie können die Zeit bis zur Unterzeichnung einer Vereinbarung verkürzen. Das bedeutet weniger verpasste Chancen und weniger Mitarbeiter, die Ihr Büro verlassen müssen…
#3 Vereinfachung der Organisation und Optimierung der Zusammenarbeit bei Verträgen
Durch die Zentralisierung Ihrer Dokumente haben Sie eine gemeinsame Basis, auf der Sie sie leicht finden und gemeinsam nutzen können. Keine sperrigen Vertragsschränke mehr!
Tools wie das gemeinsame Klauselwerk oder Vertragsvorlagen ermöglichen es Ihnen außerdem, Vertragswissen und bewährte Verfahren intern zu teilen.
#4 Das Image der juristischen Funktion modernisieren
In den letzten Jahren haben die Rechtsabteilungen ihr Image als moderne Wirtschaftsakteure, die neue Technologien nutzen und einen echten Einfluss auf die Geschäftstätigkeit des Unternehmens ausüben, radikal verändert.
Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihr Profil intern zu schärfen: Mit Ihren neuen KPIs können Sie nicht nur Ihren Vorgesetzten besser Bericht erstatten, sondern auch anderen Teams ein klareres Bild von Ihrem Mehrwert für das Unternehmen vermitteln. Zögern Sie nicht, über künstliche Intelligenz zu sprechen – wenn Sie sie haben -, um Ihr Image als „erweiterter Anwalt“ zu stärken!
Möchten Sie mehr darüber erfahren, warum Unternehmen Vertragsmanagement automatisieren?
Automatisierung und Rechtsfunktionen: Welche Risiken bestehen?
Auch wenn die Vorteile der Automatisierung inzwischen feststehen, gibt es immer noch einige Fragen zu ihrer Wirkung und Umsetzung. Aber keine Sorge, wir haben sie hier alle beantwortet.
Ersetzen sie den Menschen?
Auf keinen Fall! Während neue Technologien manchmal als Bedrohung für Arbeitsplätze wahrgenommen werden, ist der Ansatz des Legal Tech ein ganz anderer. Diese Lösungen sind dazu da, „den Menschen zu ergänzen, nicht ihn zu ersetzen“, erklärt Alexandre Grux, CTO bei DiliTrust. Tatsächlich kann keine Technologie das Fachwissen und die Urteilsfähigkeit eines Anwalts ersetzen. Digitale Werkzeuge sollen juristische Fachkräfte nicht ersetzen, sondern sie von zeitraubenden Routineaufgaben entlasten – Aufgaben, die oft wenig mit den Gründen zu tun haben, aus denen sie sich ursprünglich für ein Jurastudium entschieden habenIn der Tat kann keine Technologie das Fachwissen eines Anwalts ersetzen.
Vertrauen in digitale Werkzeuge?
Die Automatisierung wird seit langem in vielen Bereichen wie Marketing und Vertrieb eingesetzt und hat sich als zuverlässige Lösung bewährt. Das heißt aber nicht, dass sie unfehlbar ist, denn sie verringert die mit der manuellen Verarbeitung verbundene Fehlerquote. Der Mensch verliert bei großen Datenmengen und sich wiederholenden Aufgaben die Bodenhaftung. Er verliert seine Wachsamkeit, und das Fehlerrisiko wird sehr hoch. Die juristische Arbeit besteht aus vielen kleinen Aufgaben, die perfekte Präzision erfordern, damit nicht zu viel kopiert und eingefügt wird oder eine wichtige Information vergessen wird“, so Alexandre Grux. Die Maschine kann Millionen von Aufgaben fehlerfrei, ohne Ermüdung und in nur wenigen Minuten reproduzieren. Und im Zweifelsfall kann man sich darauf verlassen, dass der Mensch immer das letzte Wort hat: Bei DiliTrust zum Beispiel versetzt die KI den Nutzer systematisch in eine Kontrollposition, indem sie die Informationen, die sie in den Verträgen identifiziert, zur Validierung vorlegt.
Ist die Gründung eines Legaltech-Unternehmens komplex?
Online-Lösungen (SaaS) lassen sich schnell einrichten, da es keine technischen Voraussetzungen gibt. Sie benötigen lediglich ein Login und ein Passwort, um sich mit dem Tool zu verbinden. Die Schnittstellen sind in der Regel intuitiv und ergonomisch gestaltet, um die Benutzererfahrung zu optimieren und eine schnelle interne Übernahme zu ermöglichen. Allerdings muss jedes Digitalisierungsprojekt gut vorbereitet werden: Anwendungsfälle, zu importierende Verträge, Kompatibilität mit anderer Unternehmenssoftware… das sind nur einige der Fragen, die man sich bei der Auswahl seines Legal Tech stellen sollte.
Wird die Technologie meine Gewohnheiten verändern?
Ja, natürlich. Aber auf eine positive Art und Weise, indem sie Ihre tägliche Arbeit erleichtern und verbessern. Die Technologien sind nicht dazu da, um Ihnen die Nutzung vorzuschreiben, sondern um Sie zu unterstützen. Der Übergang muss schrittweise erfolgen.
Denken Sie daran, dass hinter der Software auch Menschen stehen. Legaltechs sind immer auf der Suche nach Ihrem Feedback, um sicherzustellen, dass ihre Tools ständig weiterentwickelt werden, um Ihnen die bestmöglichen Dienstleistungen zu bieten – in einer schnelllebigen Welt ist dies ein entscheidender Punkt für sie! Ihre Teams unterstützen Sie bei Ihrer digitalen Transformation: Beratung, Tutorials, Feedback, Demonstrationen, Support, praktische Erfahrung… Sie können sich auf ihr Know-how und ihre Aufmerksamkeit verlassen, damit Sie das Beste aus Ihren digitalen Tools herausholen können.
Wie steht es um die Sicherheit meiner Daten?
Die Entmaterialisierung von Verträgen bedeutet nicht unbedingt einen Verlust an Sicherheit. Im Gegenteil, der Schutz von Vertragsdaten hat für Legaltechs höchste Priorität. Es gibt Standards für Sicherheit und Vertraulichkeit. Speicherung, Verschlüsselung, Hosting, Verfügbarkeit, Wachsamkeit… sprechen Sie direkt mit Ihrem Legaltech!
Software, ja, aber zu welchem Preis?
Das Budget ist zweifelsohne eines der größten Hindernisse für juristische Digitalisierungsprojekte. Legaltechs bieten jedoch einen guten Kompromiss zwischen den viel höheren finanziellen Kosten eines externen Dienstleisters und der Zeit, die es kosten würde, die verschiedenen Aufgaben intern auszuführen, so dass wir eher von einem Kosten-Nutzen-Verhältnis und damit von einer Investition sprechen. Bedenken Sie auch die Risiken unerwünschter Verlängerungen oder verpasster Gelegenheiten, die das Budget des Unternehmens stark belasten. Eine gut genutzte technologische Unterstützung kann Ihnen helfen, diese zu vermeiden und am Wachstum Ihres Unternehmens teilzuhaben.
3 KENNZAHLEN VERDEUTLICHEN DIE KOSTEN, DIE MIT EINEM UNKONTROLLIERTEN VERTRAGSMANAGEMENT VERBUNDEN SIND:
- Unternehmen verlieren jedes Jahr 100 Milliarden Dollar durch schlecht verwaltete Verträge
- Die Bearbeitung und Prüfung eines Standardvertrags kostet durchschnittlich 6.900 $
- 10 % ist der durchschnittliche Umsatzverlust, der durch schlechtes Vertragsmanagement entstehen kann
Zögern Sie nicht, diese Argumente Ihren Vorgesetzten vorzutragen, wenn Sie ein Digitalisierungsprojekt planen.
Wenn Sie mehr erfahren möchten, laden Sie unser Whitepaper „Wie Sie Ihre Legal Tech-Lösung auswählen: Wichtige Kriterien und Expertenrat“ herunter.
Sie möchten Ihr Vertragsmanagement automatisieren?
