Während es den Beruf des Legal Operation Officer in den Vereinigten Staaten schon seit mehreren Jahren gibt, ist er in Deutschland noch relativ neu.
Der Chief Legal Ops Officer (oder CLOO) bekleidet eine funktionsübergreifende Position in einem Unternehmen. Er ist der Rechtsabteilung unterstellt, ist aber kein Jurist im eigentlichen Sinne des Wortes. Er ist sogar kein ausgebildeter Jurist!
Sie trägt dazu bei, die bestehenden Prozesse innerhalb der juristischen Teams zu optimieren, d.h. zu vereinfachen und zu organisieren. Ihre Aufgabe besteht darin, die Umstellung der Arbeitsmethoden und -mittel zu unterstützen und deren Einsatz zu modernisieren, insbesondere durch den Einsatz von Software.
In diesem Artikel geht es um die 5 Eigenschaften eines guten Legal Ops Officer.
5 Eigenschaften eines guten Legal Ops Officer
Legal Ops spielt eine wichtige Rolle in unserem Unternehmen. Seine Aufgabe besteht darin, die Rechtskultur innerhalb des Unternehmens zu verbreiten und das Thema einfach und für alle zugänglich zu machen.
Er ist verantwortlich für die Auswahl der Software, die am besten geeignet ist, die juristischen Abläufe zu erleichtern, und sorgt für einen reibungslosen und effizienten Übergang unter Einhaltung der zugewiesenen Budgets.
Da sein Tätigkeitsbereich recht breit gefächert ist, ist es wichtig, dass er diese 5 Hauptqualitäten besitzt.
1. Gute Rechtskenntnisse ⚖️
Die Mitarbeiter der Rechtsabteilung haben innerhalb des Unternehmenskeine rechtliche Verantwortung. Tatsächlich haben viele von ihnen nicht einmal Jura studiert! Sie sind vielleicht sogar Wirtschaftsingenieure oder Finanzfachleute.
Eine starke Rechtskultur ist jedoch unerlässlich. Um geeignete Methoden einzuführen und die Harmonisierung der Qualitätsinstrumente zu gewährleisten, muss der CLOO die Herausforderungen verstehen, mit denen die Rechtsberufe konfrontiert sind. Für jede Diagnose muss er eine Lösung anbieten.
Auch im Umgang mit anderen Teams ist es wichtig, sich mit rechtlichen Fragen auszukennen: Das Legal Ops-Team muss in der Lage sein, den operativen Teams bei ihren Voruntersuchungen die Grundsätze zu erläutern, aber auch, sie dazu zu bringen, die von ihm gewählten Instrumente zu übernehmen.
Schließlich wird der CLOO aufgefordert, die Fragen der Einhaltung der Vorschriften bei der Umsetzung der von ihm gewählten Instrumente zu bewältigen. Die RGPD zum Beispiel sollte keine Geheimnisse für ihn bereithalten.
2. Strategisch sein und mit Zahlen umgehen können
Die Suche nach der richtigen Software und organisatorischen Lösungen ist ein heikler Balanceakt! Der CLOO muss dafür sorgen, dass die Budgets der Rechtsabteilung optimiert werden.
Wenn es in dieser Position häufig finanzielle Profile gibt, dann deshalb, weil sie die Beherrschung der budgetären und wirtschaftlichen Aspekte des Unternehmens voraussetzt. Nach einer Bestandsaufnahme der Bedürfnisse des Unternehmens und der Festlegung von Benchmarks wählt ein guter Legal Ops Manager die effektivsten Lösungen aus und weiß, wie man intelligent verhandelt und ausgibt.
3. Sie haben eine 360°-Vision und zeigen Strenge und Organisation
Um die für die Bedürfnisse seines Unternehmens am besten geeigneten digitalen Lösungen zu implementieren, muss der Mitarbeiter von Legal Ops einen 360°-Blick haben. Er passt seine Recherchen an die Anforderungen seiner Mitarbeiter an, um das umfassendste Angebot zu finden.
Dies erfordert Strenge und Organisationstalent, da der CLOO nie nur ein Projekt zur gleichen Zeit leitet.
Eine gewisse Begabung und ein gewisses Gespür für Projektmanagement und -führung sind daher für jeden guten Juristen unerlässlich.
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4. Teamfähigkeit und Teamgeist
Der Legal Ops Officer hat ein funktionsübergreifendes Profil.
Er/sie muss mit allen Teams in Kontakt sein, um die Bedürfnisse des Unternehmens zu verstehen und bei der Integration neuer Tools zu helfen. Dies erfordert große zwischenmenschliche Fähigkeiten und Einfühlungsvermögen.
Wenn der CLOO die Bedürfnisse seiner Mitarbeiter berücksichtigen muss, muss er auch die seiner Kunden im Auge behalten, denn auf sie richtet er sein gesamtes Handeln aus.
Nicht zuletzt muss sich ein gutes Legal Ops-Team auch um seine externen Beziehungen kümmern, insbesondere zu den Lieferanten.
Der Grund, warum wir Wirtschaftsingenieure in dieser Position finden, ist, dass der CLOO-Job sowohl kaufmännische und finanzielle Fähigkeiten als auch ein ausgeprägtes Verhandlungsgeschick erfordert.
5. Interesse an neuen Technologien haben und sich mit den richtigen Werkzeugen ausstatten
Ein gutes Legal Ops-Team muss in der Lage sein, die richtigen Tools für das Unternehmen zu erkennen und zu implementieren.
Um in dieser Position erfolgreich zu sein, ist es daher wichtig, ein Interesse an neuen Technologien zu haben, insbesondere im Bereich LegalTechs.
Zu der Software, die CLOOs suchen, um die tägliche Arbeit der Rechtsabteilungen zu erleichtern, gehören: Software für elektronische Unterschriften, Software für die Digitalisierung von Hauptversammlungen, virtuelle Räume für die Zentralisierung von Dokumenten…
Warum ist ein CLM das beste Werkzeug für Legal Ops?
DiliTrust bietet eine CLM-Lösung, die in die DiliTrust Suite integriert ist. Unser CLM unterstützt Unternehmen von der Erstellung von Verträgen bis zu deren Validierung und Speicherung. Es ist eine Komplettlösung, die alle vertraglichen Prozesse für Rechtsabteilungen und operative Teams gleichermaßen erleichtert.
Wenn Sie sich als Legal Ops-Kunde für eine CLM-Lösung wie die unsere entscheiden, können Sie:
- Bessere Zusammenarbeit zwischen Teams gewährleisten
Alle Verträge sind entmaterialisiert und überall, jederzeit und gleichzeitig für alle Nutzer zugänglich, da sie – völlig sicher – in der Cloud gespeichert sind. Das spart Ihren Mitarbeitern Zeit, insbesondere den Rechtsabteilungen! Keine stundenlange Suche nach dem richtigen Vertrag im falschen Ordner mehr.
Es erleichtert auch die Arbeit zwischen den Teams. Die Arbeit fließt reibungsloser, und Verträge lassen sich leicht erstellen, austauschen, prüfen und unterzeichnen, insbesondere dank Tools wie der Klauselbibliothek, der alle unternehmensrelevanten Klauseln zusammenfasst, um Verträge einfacher zu erstellen, oder den Validierungsworkflows, die es ermöglichen, den Fortschritt eines Vertrags von allen Parteien zu überwachen.
- Vermeidung von Risiken
Unsere künstliche Intelligenz erkennt die in Verträgen enthaltenen Daten, Klauseln und Beträge und benachrichtigt die Teams in Echtzeit.
- Schützen Sie Ihre Daten
DiliTrust hält Ihre Daten sicher. Wir haben die ISO 27001-Zertifizierung erhalten, die bescheinigt, dass wir die höchsten Sicherheitsanforderungen und -maßnahmen auf dem Markt erfüllen.
- Fokus auf Interoperabilität
Alle Abteilungen verwenden Software, die den Anforderungen ihres Unternehmens entspricht. Software wie die von DiliTrust kann mit EDM, ERP, CRM, elektronischen Unterschriftenlösungen und anderen geschäftskritischen Anwendungen integriert werden, was die Arbeit für alle Teams erleichtert.
Kurz gesagt, die funktionsübergreifenden Fähigkeiten des Legal Operations Officer machen ihn zu einem Schlüsselelement für Rechtsabteilungen und Unternehmen gleichermaßen. Sie tragen dazu bei, die internen Verfahren zu straffen und zu modernisieren.
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