Chaque contrat signé par une entreprise constitue une trace juridique précieuse : obligations, responsabilités, délais, pénalités… Pourtant, la plupart des directions juridiques ont une connaissance fragmentée de leur portefeuille contractuel. Et pour cause : ces informations sont souvent stockées dans des fichiers non structurés, éparpillés entre services… La bonne nouvelle, est qu’il existe un moyen de contrer ces difficultés et tout repose sur une bonne base de données contractuelles structurée et travaillée. On vous explique tout.
Définition
Les contrats ne sont pas seulement des documents juridiques ; ils sont porteurs d’informations critiques pour la gestion de l’entreprise. Les données contractuelles désignent l’ensemble des éléments extraits d’un contrat sous forme structurée : les dates clés, les clauses juridiques, les obligations mutuelles, les parties prenantes, les montants, les durées, les juridictions applicables, etc.
Lorsqu’elles sont extraites, centralisées et structurées dans une base de données contractuelles, ces données deviennent exploitables. Elles permettent de :
Pourquoi avoir une base de données contractuelle est incontournable ?
En somme, une base de données contractuelles transforme les contrats en actifs vivants. C’est un levier stratégique, à la fois pour sécuriser les opérations, améliorer la gouvernance et renforcer la position de la direction juridique comme partenaire de la performance.
Passer de l’archivage à la stratégie contractuelle
Trop souvent, la gestion contractuelle est réduite à une fonction administrative : retrouver un contrat, vérifier une clause, répondre à une urgence. Ce fonctionnement réactif empêche toute vision d’ensemble.
Mettre en place une base de données contractuelles, c’est transformer cette approche.
En structurant les contrats sous forme de données exploitables (clauses, dates, obligations, parties, juridictions…), la direction juridique acquiert une visibilité globale, immédiate et actualisée de son environnement contractuel. Elle peut alors :
Les bénéfices d’une bonne base de données contractuelles
Réduction des risques juridiques
La constitution d’une base de données contractuelles est avant tout une démarche de sécurisation juridique.
Prenons un exemple simple : la clause de résiliation automatique. Sans alerte centralisée, une entreprise peut se retrouver liée à un contrat désavantageux pour plusieurs années, faute d’avoir envoyé un préavis à temps.
Grâce à une base de données contractuelles, ces clauses sont identifiées, catégorisées et suivies. La direction juridique peut mettre en place des alertes, établir des seuils de criticité, et reprendre le contrôle de ses engagements.
Autre cas fréquent : les clauses de droit applicable ou de juridiction compétente. En cas de contentieux transfrontalier, leur identification rapide via la base de données contractuelles peut orienter immédiatement la stratégie de défense.
Renforcement la conformité réglementaire
Face aux exigences croissantes en matière de conformité (RGPD, anti-corruption, ESG…), les entreprises doivent être capables de maintenir une bonne trace de leurs contrats. Avec une base de données contractuelles c’est possible car elle permet de recenser :
- Les clauses de protection des données
- Les engagements éthiques des fournisseurs
- Les obligations de reporting ou d’audit contractuel
Elle devient alors un outil essentiel pour les équipes Conformité, RSE ou Juridique dans la gestion des audits, des évaluations ESG, ou des enquêtes internes.
Pour aller plus loin : certaines solutions permettent de lier la base de données contractuelles à la gestion des entités juridiques, pour assurer une cohérence entre structure contractuelle et gouvernance.
Mieux piloter les litiges et les contentieux
Il arrive souvent qu’un contentieux repose sur un contrat à un moment ou un autre. C’est pourquoi opter pour une belle base de données contractuelle, propre et en ordre, vous permettra de naviguer rapidement la documentation et retrouver les clauses pertinents qui feront la différence.
Les équipes juridiques peuvent ainsi :
En croisant les données contractuelles avec les données issues de la gestion des dossiers juridiques, la direction juridique renforce sa capacité d’analyse et d’anticipation.
Comment construire une base de données contractuelles
Grâce aux avancées de l’intelligence artificielle, il n’est plus nécessaire de mannuellement saisir vos informations, clauses etc. pour construire votre base de donnéees. L’intelligence artificielle va être capable de lire le contrat, de reconnaître les informations clés (dates, durées, montants, etc.) et de les convertir en données exploitables. Fiches de synthèse, tableaux de bord statistiques, audit excel… tous ces outils sont à votre disposition pour vous permettre de prendre des décisions à partir de vos données.
Commencez à construire votre base de données contractuelles
Aujourd’hui, les outils de gestion contractuelle dotés d’intelligence artificielle, comme ceux intégrés à la Suite DiliTrust Governance, permettent :
Avec le bon choix d’outils, vos équipes pourront gagner du temps et mieux travailler ensemble. Envie d’en savoir plus ? Contactez un expert DiliTrust aujourd’hui.
