Innerhalb eines Unternehmens bezeichnet das Vertragsmanagement alle Prozesse zur Erstellung, Verwaltung und Überwachung von Verträgen.
In Unternehmen, die mit großen Mengen an Verträgen umgehen, stellen diese eine große rechtliche und finanzielle Herausforderung dar, die eine intelligente Verwaltung erfordert, die durch Technologie erleichtert wird.
In diesem Artikel erfahren Sie alles über intelligentes Vertragsmanagement und wie Sie es konkret anwenden können.
Aber was ist eigentlich Vertragsmanagement?
Vertragsmanagement (auf Deutsch „Verwaltung von Verträgen“) ist die Bezeichnung für die Tätigkeit, die darin besteht, Verträge während ihres gesamten Lebenszyklus zu verfassen, zu überwachen und zu analysieren. Der Lebenszyklus eines Vertrags kann in mehrere Phasen unterteilt werden:
- Redaktion
- Verhandlungen
- Bestätigung und Unterschrift
- Ausführung
- Erneuerung
Alle diese Schritte müssen von den Unternehmen perfekt beherrscht werden, denn ein mangelhaftes Vertragsmanagement kann schwerwiegende Folgen für die Beziehungen zu den Parteien (Kunden, Lieferanten) haben, aber auch zu großen finanziellen Verlusten führen; dies ist zum Beispiel der Fall, wenn die Termine für die automatische Verlängerung nicht bekannt sind.
Das Vertragsmanagement umfasst also ein recht breites Spektrum an Funktionen:
- Administrative Verwaltung von Verträgen.
- Verwaltung der Beziehung zu den Parteien, vor der Unterzeichnung, aber auch während der gesamten Dauer der Ausführung.
- Vermeidung von Vertragsrisiken, die vor allem rechtlicher und finanzieller Art sind.
- Analyse der Vertragsleistung, d. h. der Kosten und des Nutzens, aber auch der Qualität und der Fristen.
Diese Funktionen können bereichsübergreifend von verschiedenen Abteilungen wahrgenommen werden: hauptsächlich von der Rechtsabteilung, der kaufmännischen Leitung, der Finanzabteilung und dem Einkauf.
Um Zeit zu sparen und das Risiko von Fehlern zu verringern, ziehen es einige Unternehmen jedoch vor, alle diese Aufgaben einer speziellen Person, dem Vertragsmanager, zu übertragen. Es handelt sich um eine relativ neue Funktion, die ein breites Spektrum an rechtlichen, kaufmännischen, finanziellen und technischen Fähigkeiten erfordert.
Unabhängig davon, ob es in einem Unternehmen eine spezielle Stelle für das Vertragsmanagement gibt oder nicht, stellt die Menge der zu verwaltenden Dokumente immer ein Problem dar. Die meisten Unternehmen verwalten große Mengen an Verträgen, laut PwC zwischen 20.000 und 40.000.
Unter diesen Bedingungen wird deutlich, dasseine manuelle Verwaltung der Verträge nicht möglich ist. Das Unternehmen muss sich mitdigitalen Werkzeugen ausstatten, die esermöglichen, die Erstellung von Verträgen zu automatisieren, schnell auf die darin enthaltenen Informationen zuzugreifen und ihre Leistung zu analysieren, ohne auf zeitraubende manuelle Berechnungen zurückgreifen zu müssen.
Wie kann man sein Vertragsmanagement automatisieren?
Ab einem bestimmten Vertragsvolumen können sich Unternehmen für eine effiziente und sichere Verwaltung nicht mehr mit Tools wie Word oder Excel begnügen. Denn es geht nicht nur um die Digitalisierung der Dokumente: Die meisten Verträge enthalten sensible Daten, die geschützt werden müssen; außerdem muss der Zugang zu den Verträgen für alle Personen, die sie einsehen müssen, vereinfacht werden.
Um das Vertragsmanagement zu zentralisieren und zu optimieren, ist die beste Wahl ein intelligentes Vertragsmanagement, das auf der Nutzung einer speziellen digitalen Lösung basiert. Es gibt heute Software für das Vertragsmanagement, die speziell dafür entwickelt wurde, die Risiken zu begrenzen und die Leistung des Vertragsmanagements zu verbessern.
Diese Werkzeuge werden als integrierte Plattformen umgesetzt, die folgende Funktionen bieten:
- Standardisierte und vereinfachte Vertragserstellung
- Integration eines Moduls für elektronische Signaturen
- Beschleunigte und sichere Abwicklung von Vertragsverhandlungen und dem damit verbundenen Austausch
- Optimierte Nachverfolgung der Vertragserfüllung (z. B. Bestellungen, Verlängerungen, Fristen)
- Erleichterte Leistungsanalyse durch konfigurierbare Reports und Dashboards
Diese Lösungen sind Teil des sogenanntenintelligenten Vertrags managements, da sie wertvolle Zeit bei der Eingabe von Vertragsinformationen, der Ablage und anderen zeitraubenden und sich wiederholenden Aufgaben einsparen. Sie schaffen eine digitale Vertragsbibliothek, die die tägliche Arbeit mit Verträgen erleichtert.
Darüber hinaus bieten Vertragsmanagement-Tools einen echten Mehrwert für das Unternehmen, da sie wichtige Informationen und Indikatoren liefern, die zur Entscheidungsfindung herangezogen werden können. Diese bessere Kontrolle über die Verträge beruht auf Funktionen wie :
- Die intelligente Suchmaschine, die in Sekundenschnelle zu einer bestimmten Information (Klausel oder anderes rechtliches Element) führt.
- Audit- und Reporting-Tools, die mit wenigen Klicks einen umfassenden Überblick über die Vertragsaktivitäten und deren Leistung geben
Software für das Vertragsmanagement ist daher darauf ausgelegt, das Vertragsmanagement auf allen Ebenen und während des gesamten Lebenszyklus einer Vereinbarung zu optimieren, von der Erstellung bis zum Ende der Ausführung.
Alle Abteilungen gewinnen mehr Kontrolle über die Verträge: die Rechtsabteilung natürlich, aber auch der Vertrieb, die Einkaufsabteilung, die Finanzabteilung oder die Personalabteilung.
Intelligentes Vertragsmanagement ermöglicht es Fachleuten, große Mengen an Verträgen einfach zu handhaben, ohne das Risiko von Fehlern oder Annäherungen, mit einem Überblick, der die Entscheidungsfindung erleichtert.
Auch die Vereinfachung des Verfassens, Aushandelns und Überwachens von Vereinbarungen bietet eine erhebliche Zeitersparnis, die die Produktivität und das Wachstum des gesamten Unternehmens steigert. Denn je schneller ein Vertrag unterzeichnet wird, desto mehr kann die Anzahl der pro Tag, Woche oder Monat unterzeichneten Verträge steigen. Zu dieser Verbesserung kommen auch Einsparungen bei versteckten Kosten und verpassten Gelegenheiten im Zusammenhang mit Verträgen hinzu, die von der Software automatisch erkannt werden.
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