Gérer efficacement les affaires juridiques est indéniablement un défi pour de nombreuses équipes juridiques. Avec une charge de travail croissante, des informations éparpillées et de nombreuses parties prenantes impliquées, le suivi de tous les projets peut devenir insurmontable. Les méthodes traditionnelles qui fonctionnaient autrefois sont aujourd’hui moins efficaces. Notamment Excel. Ne vous méprenez pas, nous apprécions également Excel. Cependant, pas pour gérer des affaires juridiques complexes.
En pratique, les équipes qui gèrent leurs dossiers sur tableur font face à quatre problèmes récurrents :
- Dossiers dispersés entre Outlook, dossiers locaux, SharePoint et cabinets externes
- Aucune vue consolidée sur qui fait quoi et où en est le dossier
- Échéances judiciaires suivies manuellement, avec un risque d’erreur significatif
- Impossible de mesurer la charge de travail réelle du département juridique
Une approche plus intelligente avec la solution Matter Management de DiliTrust
Pour répondre à ces défis de collaboration et d’efficacité, notre solution Matter Management (Gestion des dossiers juridiques) est particulièrement adaptée. Ce module présente les caractéristiques idéales pour centraliser les affaires juridiques, structurer les projets et s’assurer que toutes les parties impliquées travaillent harmonieusement. Elles ont accès au même degré d’information. Nous savons que l’adoption d’un nouvel outil peut être une source de crainte et sembler être un long processus. C’est pourquoi notre module Matter Management est conçu pour être adopté en 30 minutes seulement.
Dans cet article, nous allons vous présenter les principales fonctionnalités de notre module Matter Management.
Mises à jour générées par l’IA avec QuickView
Les mises à jour de statut en toute simplicité sont désormais disponibles ! Avec QuickView, vous obtenez en quelques secondes un aperçu de l’état de votre dossier, généré par l’IA. Non seulement cela apporte une clarté instantanée, mais cela permet également aux équipes de rester alignées avec un minimum d’effort. Des mises à jour claires et concises sur les dossiers tiennent tout le monde informé, sans complications inutiles.
Une unique plateforme pour tout contrôler : une vue centralisée des affaires
Le module Matter Management de DiliTrust offre une vue à 360° sur tous vos dossiers juridiques. Sur la page principale, accédez rapidement à toutes les informations clés. Consultez les affaires en cours ou spécifiques en un clic. Les équipes internes et externes suivent les progrès en temps réel. Elles peuvent aligner leurs efforts et anticiper les risques comme le non-respect des délais.
Ne manquez plus jamais une échéance grâce au suivi des projets juridiques
Grâce à la vue centralisée des dossiers, les utilisateurs peuvent laisser des commentaires et rester informés des changements en temps réel. Les équipes juridiques n’ont plus besoin de s’appuyer sur des mises à jour fragmentées, dispersées sur plusieurs plateformes. Toutes les mises à jour, qu’elles soient critiques ou non, sont consolidées en un seul endroit. Cela garantit une communication transparente entre les utilisateurs et les parties concernées pour chaque dossier.
Vous cherchez une information ? Il suffit simplement d’utiliser la barre de recherche
La liste des dossiers juridiques sert de point central pour la gestion des affaires. Les utilisateurs peuvent rechercher rapidement une affaire, filtrer les dossiers actifs, en attente ou terminés, et accéder aux détails clés (propriétaires, mises à jour). La barre de recherche dynamique offre un accès direct aux affaires, améliorant ainsi la visibilité. Elle permet une vue complète de tout le portefeuille juridique d’une entreprise ou d’un cabinet.
Vous avez des difficultés à structurer les questions ? Utilisez des modèles préétablis ou créez-les
Travailler avec des modèles et des règles structurés est essentiel pour assurer le bon fonctionnement du département juridique. Avec le module Matter Management de DiliTrust, vous pouvez créer votre propre modèle adapté à vos besoins. Si vous préférez travailler avec des modèles prêts à l’emploi, vous pouvez choisir parmi les trois modèles de dossiers préconstruits proposés par défaut. Ces modèles correspondent aux trois types d’affaires les plus fréquents : litiges, affaires générales et conseils juridiques. Les équipes juridiques peuvent ainsi démarrer les dossiers avec des structures cohérentes qui garantissent la conformité et réduisent les erreurs. Vous pouvez vous assurer que toutes les données nécessaires sont correctement remplies, quel que soit le type d’affaire.
Suivez de près vos indicateurs de performance (KPIs) grâce aux fonctionnalités d’analyse
Les équipes juridiques ont souvent du mal à suivre leurs indicateurs de performance. Une solution Matter Management facilite ce suivi. Parmi les KPIs les plus utiles à piloter :
- Nombre de dossiers ouverts et clos sur une période
- Durée moyenne de traitement par type d’affaire
- Étapes où apparaissent des goulots d’étranglement
- Charge de travail par juriste ou par équipe
- Respect des échéances critiques
- Répartition des dossiers par typologie (litiges, contrats, projets, compliance)
- Identification et suivi des risques juridiques
Grâce à ces données, les équipes maîtrisent leur charge de travail, prennent des décisions éclairées et évitent la surcharge des départements.
Modernisez votre gestion des dossiers juridiques
La collaboration et l’efficacité sont essentielles à la réussite. La solution Matter Management de DiliTrust permet aux équipes juridiques de centraliser leurs dossiers, de structurer les processus et de suivre les indicateurs clés de performance. Cet outil permet aux professionnels du droit de travailler plus efficacement, de limiter les erreurs et d’améliorer la productivité globale.
En pratique, l’un de nos clients du secteur retail gère aujourd’hui 100 entités juridiques et 80 utilisateurs sur une plateforme unifiée. L’équipe bénéficie de structures de dossiers claires qui facilitent la prévision des risques. Ce qui avait commencé comme une transformation initiée par la direction est désormais intégré dans le quotidien des équipes juridiques.
Prêt à transformer la façon dont vous traitez les dossiers juridiques ? Découvrez tout le potentiel de notre solution Matter Management.
FAQ : Matter Management pour les équipes juridiques
Qu’est-ce que le Matter Management et à qui s’adresse-t-il ?
Le Matter Management est une approche structurée de la gestion des dossiers juridiques. Elle centralise documents, tâches, intervenants et échéances dans un espace unique. Il s’adresse aux juristes, General Counsels, responsables compliance, chefs de projet M&A et à toutes les équipes opérationnelles impliquées dans des dossiers juridiques. Son objectif est de remplacer les tableurs et les échanges par email par un outil dédié, traçable et collaboratif.
Pourquoi passer d’Excel à un logiciel de Matter Management ?
Excel permet de lister des dossiers, mais il ne permet pas de collaborer en temps réel, de suivre les échéances automatiquement, de partager des documents de façon sécurisée avec des cabinets externes, ni de produire des KPIs fiables sur l’activité juridique. Un logiciel de Matter Management comble ces lacunes en offrant une vue centralisée, des alertes automatiques et un tableau de bord de pilotage en temps réel.
Combien de temps faut-il pour déployer le module Matter Management de DiliTrust ?
Le module Matter Management de DiliTrust est conçu pour une prise en main rapide. Il peut être adopté en 30 minutes grâce à des modèles prêts à l’emploi (litiges, affaires générales, conseils juridiques). Les équipes n’ont pas besoin de formation longue. Pour aller plus loin sur le choix d’un logiciel de gestion des dossiers juridiques, consultez notre guide complet.
