Möchten Sie Ihren Vertragsmanagementprozess verbessern? Ein gutes Vertragsmanagement ist ein strategischer Hebel. Doch laut einer von Deloitte durchgeführten Studie verfügten auch 2019 schätzungsweise mehr als die Hälfte der Unternehmen nicht über ein Instrument zur Vertragsüberwachung. Damit diese nicht zu einem Produktivitätshindernis werden, finden Sie hier die 4 Schritte, die Sie unternehmen müssen, um die Vertragsverwaltung in Ihrem Unternehmen zu optimieren. Erfahren Sie, wie Sie Ihr Vertragsmanagement vereinfachen.
Wie lässt sich das Vertragsmanagement vereinfachen?
Wussten Sie, dass große Unternehmen im Durchschnitt zwischen 20.000 und 40.000 Verträge haben? Von der Ausarbeitung und Unterzeichnung bis hin zur einfachen Konsultation ist die Verwaltung dieser Verträge daher eine wichtige Aufgabe, um ihre Effizienz und einen reibungslosen internen Ablauf zu gewährleisten.
Ein effizientes Vertragsmanagement spart Zeit und hilft, vertragsbezogene Risiken zu kontrollieren. Fälligkeitstermine, Beträge, Stichtage, Lieferanten… Dutzende und Aberdutzende von wichtigen und potenziell risikoreichen Daten sind in Verträgen enthalten.
Ein gutes Management wirkt sich daher direkt auf die Gesundheit und Rentabilität eines Unternehmens aus. Heute gibt es automatisierte Lösungen, die Fachleute bei der Verwaltung der Lebenszyklen von Verträgen unterstützen, ihre Erstellung vereinfachen und eine optimale und sichere Überwachung gewährleisten. Diese werden als digitale Vertragsmanagementlösungen bezeichnet.
1. Dokumentieren Sie Ihren aktuellen Prozess
Bevor Sie sich für eine Vertragsverwaltungssoftware entscheiden, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, was im derzeitigen Vertragslebenszyklus Ihres Unternehmens funktioniert und was nicht. Wie gehen wir auf der Einkaufsseite vor? Was ist mit der Rechtsabteilung? Hat die Personalabteilung ihre eigene Art, Dokumente zu verwalten?
Beginnen Sie mit der Überprüfung aller internen Prozesse. Diese Dokumentationsphase hilft Ihnen, die Bedürfnisse und Anwendungen aller Ihrer Teams zu verstehen.
Erst wenn die Gewohnheiten und Anforderungen Ihrer Mitarbeiter erfasst sind, können Sie Ziele festlegen und das CLM und die dazugehörigen Funktionalitäten finden, die für alle Ihre Teams geeignet sind.
Die Einführung einer Vertragsmanagement-Software bedeutet, dass Sie die Vertragsmanagement-Prozesse in Ihrem Unternehmen vereinheitlichen und den internen Prozess von Anfang bis Ende verbessern, unabhängig von der jeweiligen Abteilung. Dies erfordert einen Fahrplan, um den Übergang zu erleichtern.
Durch die Einrichtung einer Dokumentation helfen Sie Ihren Mitarbeitern, den aktuellen Stand eines Prozesses zu ermitteln, seinen Fortschritt zu verfolgen, Ziele zu setzen und vor allem zu dokumentieren.
Im Falle einer neuen Vertragspolitik ermöglicht sie es den Nutzern, über die Änderung informiert zu werden und so Informationsasymmetrien zu vermeiden.
Laut einer Studie von Goldman Sachs kann die Einführung einer Vertragspolitik helfen:
- Beschleunigung der Verhandlungszyklen um 50 %.
- Verringerung der fehlerhaften Zahlungen um 75-90 %.
- Senkung der Betriebs- und Bearbeitungskosten für das Vertragsmanagement um 10 bis 30 %.
Zu lesen (und von Ihren Kollegen lesen zu lassen): Was sind die größten Herausforderungen im Vertragsmanagement?
2. Automatisierung der Vertragserstellung und -verfolgung
Die Inanspruchnahme eines CLM bedeutet, dass der Vertragsprozess von der Erstellung bis zur Unterzeichnung durch die Automatisierung aller Prozesse erleichtert wird. Durch die Automatisierung aller Prozesse lässt sich das Vertragsmanagement vereinfachen und effizienter gestalten.
An erster Stelle steht der Legal Council. Damit können Sie alle Musterklauseln, die in den Verträgen Ihres Unternehmens enthalten sind, an einem Ort sammeln, wie in einer riesigen Datenbibliothek.
Diese Musterklauseln erleichtern die Erstellung von Dokumenten und die Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften. Dies gewährleistet nicht nur ein besseres Risikomanagement, sondern setzt auch die Zeit der Rechtsabteilungen frei, um sich auf Aufgaben mit höherem Mehrwert zu konzentrieren.
Diese Automatisierung gilt auch für die Überprüfung und Änderung von Verträgen. Diese werden automatisch in einer Änderungshistorie festgehalten.
Darüber hinaus wird die Vertragsverfolgung automatisiert und in eine Schleife, den so genannten Validierungsworkflow, eingebunden. Dadurch werden alle Beteiligten über den Fortschritt des Vertrags informiert und benachrichtigt, wenn sie ihn überarbeiten und/oder unterzeichnen müssen.
Zu den Verträgen, die automatisiert werden können, gehören Rahmenvereinbarungen, Dienstleistungs- und Lieferantenverträge sowie alle damit zusammenhängenden Rechtsdokumente.
3. Bauen Sie Ihre Vertragsdatenbank auf
Die Investition in ein CLM bedeutet auch die Einrichtung einer Vertragsdatenbank. Das ist eine Bibliothek, in der alle Ihre Verträge gespeichert werden, so dass Sie nicht mehr von einem Aktenschrank zum anderen gehen müssen und keine Verträge mehr verloren gehen!
Der Einsatz einer Vertragsdatenbank bringt sowohl Vorteile für die Dokumentenverwaltung als auch für die Arbeitsabläufe. Zu diesen Vorteilen gehören:
- Schnelle Vertragsprüfung und -validierung: Alle Ihre Dokumente sind nur einen Klick entfernt.
- Zuverlässige und sichere Archivierung Ihrer Dokumente: Sie werden sicher in einer verschlüsselten Datenbank abgelegt.
- Verwaltung von Vertragsversionen, Revisionen und Anmerkungen.
- Benutzerzugriffsverwaltung: Sie haben die volle Kontrolle über die Benutzer der Lösung und deren Berechtigungen.
- Zugriff auf Dokumente, auch wenn Sie unterwegs oder in der Telearbeit sind: Da alle Verträge in einer sicheren Bibliothek in der Cloud abgelegt sind, können Sie sie jederzeit und überall abrufen. Sie müssen nicht im Büro sein.
Für ein Unternehmen bedeutet ein digitales Vertragsmanagement also eine erhebliche Verbesserung der Kontrolle über die vertraglichen Verpflichtungen und eine Verbesserung der betrieblichen Effizienzerträge.
4. Automatisieren Sie zeitaufwändige Aufgaben mit künstlicher Intelligenz
Einige Vertragsmanagementlösungen, wie DiliTrust, sind mit künstlicher Intelligenz ausgestattet, um zeitaufwändige, nicht wertschöpfende Aufgaben wie das Eingeben, Suchen oder Ablegen von Informationen zu rationalisieren.
Künstliche Intelligenz erkennt direkt relevante Informationen in Vertragsdokumenten, wie z. B. Klauseln, wichtige Daten, Beträge, Laufzeiten usw., und benachrichtigt Sie entsprechend.
So entgehen Ihnen keine Informationen, die das Wohlergehen Ihres Unternehmens oder die ordnungsgemäße Ausführung eines Vertrags gefährden könnten!
KI macht somit zeitaufwändige Recherchen der Rechts- und Betriebsteams überflüssig, zumal wir dank eines CLM immer wissen, wo sich unsere Dokumente befinden.
Ein gutes Vertragsmanagement verbessert die Zusammenarbeit zwischen Teams und stellt die Einhaltung von Verträgen sicher. Zudem reduziert es menschliche Fehler sowie unnötige Abstimmungsprozesse erheblich. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben lassen sich Risiken leichter kontrollieren und die Leistung sofort verbessern.
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