Matter Management war schon immer eine der Hauptaufgaben von Rechtsteams. Unabhängig davon, ob sie teilweise ausgelagert oder intern bearbeitet werden, kann dies in der heutigen Zeit ohne die richtigen Instrumente eine Herausforderung darstellen. Matter Management bezieht sich auf den Prozess der strukturierten und effizienten Bearbeitung von Rechtsangelegenheiten, einschließlich Dokumentation, Kommunikation und Zusammenarbeit. Ein gut implementiertes System für Matter Management hilft Rechtsteams dabei, ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
Matter Management erklärt
Traditionelle Wege des Matter Managements
Wie bei vielen anderen Aufgaben auch, war der traditionelle Ansatz manuell. Das bedeutet, dass Rechtsteams früher ihre Angelegenheiten mit Akten, Ordnern und einer großen Menge an Papierkram bearbeiteten. Früher waren papiergestützte Ablagesysteme die Norm, doch diese Methoden sind heute überholt. Im Laufe der Zeit verlagerten sich die Prozesse auf digitale Systeme; dennoch waren Tabellenkalkulationen und gemeinsam genutzte Laufwerke nicht die sicherste Lösung. Hier kommt ein Tool für Matter Management ins Spiel.
Das Risiko, wichtige Dokumente zu verlegen, kritische Fristen zu übersehen und sogar Datenschutzverletzungen zu erleiden, wird dank digitaler Sachbearbeitungslösungen erheblich verringert. Dies ist nicht nur vorteilhaft, sondern auch unerlässlich, da eine solche Software den Teams Zeit verschafft, sich auf die eigentliche juristische Arbeit zu konzentrieren, anstatt auf administrative Aufgaben.
Matter Management vs. Case Management
Obwohl die Begriffe Sachbearbeitung und Fallbearbeitung oft synonym verwendet werden, handelt es sich um zwei unterschiedliche Konzepte.
Einerseits ist Matter Management eine Strategie, die sowohl von Anwaltskanzleien als auch von Organisationen genutzt werden kann. Es ist in Unternehmen weit verbreitet und umfasst verschiedene Verfahren zur Behandlung von Rechtsfragen. Am Matter Management sind in der Regel interne Teams beteiligt, es kann aber auch externe Parteien einbeziehen, wenn dies als notwendig erachtet wird. Andererseits ist Case Management ein Begriff, der typischerweise für groß angelegte Rechtsstreitigkeiten verwendet wird, die von Anwaltskanzleien bearbeitet werden. Wenn verschiedene Anwaltskanzleien gemeinsam an einem Fall arbeiten, verlassen sie sich auf das Fallmanagement, um die erforderliche Dokumentation zu verfolgen und zu bearbeiten.
Insgesamt deckt Matter Management ein breiteres Spektrum rechtlicher Aktivitäten für interne Rechtsteams ab und geht über die Zentralisierung von Dokumenten hinaus. Es umfasst u. a. Vertragsmanagement, Compliance und rechtliche Angelegenheiten. Die Teilnehmer können Angelegenheiten eröffnen, den Fortschritt verfolgen und bei Bedarf mit externen Parteien zusammenarbeiten. Im Folgenden werden einige gemeinsame Merkmale dieser Tools erläutert.
Herausforderungen im Matter Management für juristische Teams
Ineffizienzen
Rechtsteams erhalten nicht nur Anfragen von externen Teams und kümmern sich um das Tagesgeschäft, wie z. B. die Vertragsverwaltung, sondern sie verwalten auch ihre eigenen Projekte, die direkt mit ihrem Fachwissen verbunden sind. Wenn dann noch Matter Management hinzukommt, kann es ohne ein geeignetes Tool zur Zentralisierung der Aufgaben schnell unübersichtlich werden. Dies führt zu Ineffizienzen und kann Chancen oder wichtige Termine für das Unternehmen gefährden.
Unzureichende Daten und Informationen
Da eines zum anderen führt, kann das Fehlen zentraler Informationen zu ungenauen Daten und fehlender Dokumentation führen. Die Arbeit mit den richtigen Zahlen, Namen, Fristen und anderen wichtigen Details ist für Unternehmensjuristen unerlässlich. Das Fehlen von strukturierten Informationen und zuverlässigen Daten führt zu Fehlern und verlangsamt die Arbeit aller Beteiligten. Ohne ein robustes Tool für Matter Management und ohne gut organisierte Daten kann die Unternehmensführung daher ernsthaft gefährdet sein.
Unordentliche Zusammenarbeit
Eine große Herausforderung für Rechtsteams (und so ziemlich jedes Team in einem Unternehmen) ist die mangelnde Transparenz von Projekten. Beim Matter Management sind in einigen Fällen neben allen internen Mitarbeitern auch externe Parteien, z. B. externe Anwälte, beteiligt. Bei einem derart komplexen Netz von Beteiligten und zahlreichen zu verwaltenden Angelegenheiten führt mangelnde Transparenz unweigerlich zu Engpässen, Fehlkommunikation, Fehlern … und natürlich zu Verzögerungen.
Compliance-Risiken
Wenn es etwas gibt, das kein Unternehmen will, dann ist es die Nichteinhaltung von Gesetzen und Vorschriften. Die Rechtslandschaft entwickelt sich schnell, und für international tätige Unternehmen ist dieses Tempo sogar noch höher. Wenn die Dokumentation unorganisiert ist und Informationen ausschließlich per E-Mail ausgetauscht werden, wird die Zusammenarbeit innerhalb der Rechtsteams chaotisch. Darüber hinaus erhöht sich das Risiko von Datenschutzverletzungen und schwerwiegenden Fehlern, wie z. B. dem Versäumen einer wichtigen Frist. Eine Studie der International Legal Technology Association(ILTA) hat ergeben, dass 67 % der befragten Anwaltskanzleien Compliance-Fehler aufgrund von unorganisierten Systemen melden.
Das Fehlen eines organisierten und strukturierten Systems für Matter Management kann für Rechtsteams sehr kostspielig sein. Vergeudete Zeit bei der Suche nach Unterlagen, Nichteinhaltung von Fristen, Verstöße gegen Vorschriften und eine frustrierte Rechtsabteilung sind nur einige der Folgen. Glücklicherweise gibt es Lösungen.
Vorteile eines Matter Management Tools
Die Wahl des richtigen Tools für Matter Management wird die Arbeitsweise von Rechtsteams revolutionieren. Zu den Vorteilen gehören unter anderem:
Strukturierte Projektverwaltung
- Vorgangsaufnahme und Triage: Teams können den Eingang einer Angelegenheit verfolgen und erhalten einen schnellen Überblick über wichtige Informationen wie das Datum der Anfrage, die Frist und die zuständige Person.
- Aufgabenzuweisung und -verwaltung: Ähnlich wie bei einem Projektmanagement-Tool können Aufgaben den erforderlichen Parteien – auch externen – zugewiesen werden, wobei Prioritätsstufen festgelegt werden.
- Verfolgung in Echtzeit: Die richtige Lösung stellt sicher, dass Sie dank sofortiger Benachrichtigungen nichts verpassen, damit alle am Ball bleiben.
Optimierte Arbeitsabläufe
Zuverlässige Daten
- Tracking Boards: Überwachen Sie alle relevanten Aktivitäten und verschaffen Sie sich jederzeit einen umfassenden Überblick über den Fortschritt Ihrer Angelegenheit.
- Relevante Einblicke: Mit der richtigen Software lassen sich wichtige Kennzahlen wie offene Angelegenheiten, Art der Angelegenheiten und Komplexitätsgrad in einem einzigen Dashboard verfolgen.
- Informierte Entscheidungsfindung: Durch den Zugriff auf zentralisierte Informationen können Teams Ineffizienzen erkennen und datengestützte Entscheidungen treffen.
- Einfache Berichterstattung: Da alle Informationen an einem Ort gespeichert sind, lassen sich mühelos Berichte erstellen, z. B. über die für jede Angelegenheit aufgewendete Zeit.
Verbesserte Zusammenarbeit
- Sichere gemeinsame Nutzung von Dokumenten: Eliminieren Sie die Risiken, die mit dem Versand sensibler Informationen per E-Mail verbunden sind. Die Dokumente werden im Sachbearbeitersystem gespeichert und sind nur für bestimmte Mitarbeiter zugänglich.
- Zentralisierte Dokumentation: Alle erforderlichen Informationen sind leicht zugänglich, in der Regel mit einer Suchfunktion. Die Angelegenheiten sind nach Fällen strukturiert, so dass die Teams mühelos aktuelle Unterlagen finden können.
- Integrierte Kommunikation: Die meisten Tools bieten integrierte Kommunikationsfunktionen, einschließlich automatischer Benachrichtigungen und Notizen zu verschiedenen Themen. Auf diese Notizen können autorisierte Mitarbeiter (einschließlich externer Parteien) zugreifen, um alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten.
Das Plus: Personalisierte und KI-gestützte Funktionen liegen voll im Trend, und das gilt auch für Tools für Matter Management. Immer mehr Lösungen bieten jetzt KI-gestützte Funktionen, wie z. B. Zusammenfassungen von Angelegenheiten und KI-generierte Status-Updates.
Was sollte Ihre Matter-Management-Lösung beinhalten?
Bei der Auswahl eines Tools für Matter Management sind Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit von entscheidender Bedeutung . Zu den wesentlichen Funktionen Ihrer Lösung sollten gehören:
Zentralisierte Dokumentenverwaltung
Ein robustes System für Matter Management sollte über einen sicheren, cloudbasierten Speicher verfügen, der es Rechtsteams ermöglicht, Rechtsdokumente mühelos zu speichern, zu organisieren und darauf zuzugreifen.
Automatisierung von Aufgaben und Arbeitsabläufen
Ein effektives Tool sollte automatisierte Prozesse und Arbeitsabläufe für verschiedene Funktionen unterstützen. So sollte es beispielsweise Aufgaben an die richtigen Personen delegieren, Fristen verfolgen und Erinnerungen und Benachrichtigungen versenden.
Erweiterte Berichte und Analysen
Die Lösung muss den Teams helfen, Einblicke in die Effizienz zu gewinnen und die Ergebnisse an die Führungsebene zu melden. Ein umfassendes Berichtswesen sollte die Visualisierung von Daten sowohl auf Sach- als auch auf globaler Ebene ermöglichen. Dazu gehört die Verfolgung des Zeitaufwands pro Angelegenheit, des Prozentsatzes der abgeschlossenen und gewonnenen Angelegenheiten und anderer relevanter Metriken.
Benutzerfreundliches Interface
Bei der Einführung neuer Technologien ist die Akzeptanz entscheidend. Ein System für Matter Management sollte über eine intuitive Schnittstelle verfügen, die nur minimalen Schulungsaufwand erfordert. Auch die mobile Zugänglichkeit ist von entscheidender Bedeutung, da sie es den Rechtsteams ermöglicht, Angelegenheiten aus der Ferne zu verwalten und auf wichtige Dokumente von jedem Gerät aus zuzugreifen.
Funktionen für Sicherheit und Compliance
Rechtsangelegenheiten beinhalten oft hochsensible Informationen. Eine Lösung für Matter Management sollte starke Sicherheitsfunktionen bieten, einschließlich Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Compliance-Tracking. Die Einhaltung von Branchenvorschriften wie GDPR und HIPAA ist unerlässlich.
Tools für Zusammenarbeit und Kommunikation
Ihre Lösung sollte eine einfache Kommunikation zwischen internen und externen Beteiligten ermöglichen. Funktionen wie integriertes Messaging, gemeinsame Nutzung von Dokumenten in Echtzeit und rollenbasierte Berechtigungen verbessern die Koordination.
Schlussfolgerung
Insgesamt wird ein geeignetes Tool für Matter Management die Art und Weise verbessern, wie Ihr Rechtsteam intern und mit externen Parteien zusammenarbeitet. Dank einer leistungsstarken Lösung, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können, werden Sie Zeit sparen, die Zusammenarbeit verbessern, Compliance-Risiken vermeiden und in vielerlei anderer Hinsicht profitieren.
Möchten Sie mehr über die Matter Management Lösung von DiliTrust erfahren? Buchen Sie noch heute Ihren Anruf bei uns
