Con la proliferazione delle legaltech negli ultimi anni, la digitalizzazione del settore legale è diventata una preoccupazione fondamentale per i professionisti. Tanto numerose quanto promettenti, queste soluzioni digitali sollevano tuttavia una serie di interrogativi. La diversità dei prodotti e delle tecnologie offerte rende l’argomento complesso.
Robot, intelligenza artificiale, algoritmi, dati, dematerializzazione… tutti termini affascinanti e difficili da comprendere, soprattutto se applicati a una materia prima così delicata come i contratti. Per avere un quadro più chiaro, vorremmo dare un’occhiata a questa ondata digitale: quali sono i rischi e i vantaggi di automatizzare la gestione dei contratti? Scopritelo in questo articolo.
Le sfide della gestione dei contratti
Iniziamo col definire il contesto di queste nuove tecnologie. Ogni contratto ha un ciclo di vita, dalla stesura alla negoziazione, dalla convalida all’attuazione, fino alla scadenza. Gestire con successo questi contratti significa padroneggiare ogni fase del processo, sia in termini di impegni assunti dall’azienda che di normative vigenti.
Volumi difficili da gestire manualmente
Con l’aumento del volume dei documenti, aumenta anche la complessità della tracciabilità dei contratti, con una media di 20.000-40.000 contratti per ogni azienda Fortune 1000(1). La gestione di volumi così elevati è tanto più dispendiosa in termini di tempo e di rischi quando il processo è manuale. Ad esempio, il 52% delle aziende non conosce la data di scadenza dei propri contratti(2) : ciò le espone al pericolo di rinnovi automatici di contratti insoddisfacenti. Un altro dato interessante è che circa il 15% dei contratti va perso(3), con conseguente perdita di informazioni e quindi di controllo del rischio, che può rivelarsi costosa per l’azienda.
Processi collaborativi complessi
La gestione di un contratto coinvolge diversi team che lavorano a fianco dell’ufficio legale. La sfida è duplice: in primo luogo, far sì che i team operativi adottino buone pratiche di gestione dei contratti, dato che un dipendente operativo su due(2) non ha ricevuto alcuna formazione giuridica sulle principali clausole contrattuali.
Si tratta anche di riuscire a scambiare le informazioni tra l’ufficio legale e i team operativi in un contesto di crescente turnover: la persona presente all’inizio del progetto non è necessariamente quella presente alla fine. Ancora una volta, questo passaggio di consegne può portare a una perdita di informazioni e di controllo sugli impegni presi.
Garantire la conformità normativa
Come se non bastasse, in media ogni 10 minuti in tutto il mondo cambia una normativa(4). Le conseguenze? Ore di ricerca nei contratti per individuare le clausole interessate e garantire la conformità. Per l’azienda, ciò significa anche il rischio di vedere il contratto finire in un contenzioso.
Per superare queste difficoltà, i professionisti si affidano sempre più alla tecnologia.
L’automazione nel settore legale
Immaginate un armadio pieno di contratti. Forse avete scansionato questi contratti. In tal caso, sono disponibili sul vostro computer in formato pdf. Forse avete anche usato un semplice programma per ufficio come Word per redigerli e condividere i vostri commenti via e-mail con i vostri collaboratori. Forse avete anche usato Excel per raccogliere i dati specifici di questi contratti e quantificarli per un’analisi successiva… Questi sono gli inizi della digitalizzazione del settore legale. Ma questi strumenti, pur essendo ancora molto utili, hanno i loro limiti. È qui che entra in gioco l’automazione.
Che cos’è l’automazione?
L’automazione è l’esecuzione totale o parziale di compiti tecnici da parte di macchine che operano senza l’intervento umano.
Nella gestione dei contratti, ciò significa affidare alla macchina alcuni compiti, come :
- l’inserimento e il recupero di dati che richiedono molto tempo,
- o di snellire il processo di approvazione prima della firma (niente più e-mail con i colleghi e niente più sigle cartacee piene di annotazioni),
- o la creazione di promemoria per assicurarsi di non perdere nessuna scadenza (un argomento critico).
L’esempio dell’intelligenza artificiale: dalla gestione all’analisi dei contratti
Oltre agli strumenti di gestione tradizionali, l’intelligenza artificiale facilita l’analisi dei contratti. Trasforma i contratti in un database a sé stante.
Che cosa significa? L’intelligenza artificiale è in grado di recuperare informazioni importanti direttamente dai documenti e persino di identificare i tipi di contratto. Da quel momento in poi, tutti questi dati sono a disposizione dell’esperto legale, che può gestirli e analizzarli facilmente, senza perdere tempo a elencarli. Inoltre, poiché i dati si evolvono con i contratti, questo sistema garantisce l’accesso a un database sempre aggiornato.
Cosa c’è dopo? Funzioni di ricerca intelligente (per trovare istantaneamente qualsiasi tipo di contratto, clausola o informazione), cruscotti statistici (per aiutare il processo decisionale) e schede di riepilogo per ogni contratto (per identificare le informazioni chiave a colpo d’occhio)… queste sono solo alcune delle caratteristiche che vi aiuteranno a ottenere il massimo dal vostro database dei contratti.
→ Leggi anche: Garantire una governance sostenibile nell’era dell’IA.
I vantaggi dell’automazione per la gestione dei contratti
Secondo uno studio del Cercle Montesquieu, i principali benefici attesi dai dipartimenti legali dalla digitalizzazione delle loro attività sono l’efficienza e l’organizzazione del lavoro. L’accento è quindi posto sul miglioramento delle prestazioni e sulla semplificazione delle attività quotidiane. In termini di contratti, l’automazione permette di :
#1 Gestire gli impegni contrattuali
L’automazione vi offre una maggiore visibilità delle informazioni contenute nei vostri contratti, grazie all’identificazione automatica dei dati chiave (come il tipo di documento, le clausole, le date, gli importi, le parti, ecc.) È possibile identificare più facilmente i rischi e le opportunità nascoste nei contratti.
L’automazione traduce inoltre questi dati in statistiche utilizzabili, utili per il processo decisionale. D’ora in poi, avrete i vostri KPI e la visibilità sul tipo e sull’evoluzione dei vostri contratti!
Automazione significa anche invio di notifiche di promemoria, per non perdere mai più una scadenza. I rinnovi taciti non sfuggono più alla vostra attenzione.
#2 Risparmiare tempo nella revisione e nell’analisi dei contratti
L’automazione vi fa risparmiare ore di ricerca manuale e di inserimento dei dati. Invece di perdere tempo in attività noiose e non a valore aggiunto, potete concentrarvi sul vostro core business e sfruttare al meglio le vostre competenze.
L’automazione accelera anche i processi di approvazione prima della firma. Aggiungendo un overlay di firma elettronica, è possibile ridurre il tempo necessario per firmare un accordo. Questo significa meno opportunità perse e meno personale operativo che va e viene dal vostro ufficio…
#3 Semplificare l’organizzazione e ottimizzare la collaborazione in materia di contratti.
Centralizzando i vostri documenti, avrete una base comune dove sarà facile trovarli e condividerli. Basta con gli ingombranti armadietti dei contratti!
Strumenti come il clausier condiviso o i modelli di contratto consentono inoltre di condividere internamente le conoscenze contrattuali e le best practice.
#4 Modernizzare l’immagine della funzione legale
Negli ultimi anni, i dipartimenti legali hanno trasformato radicalmente la loro immagine di moderni attori aziendali, utilizzando le nuove tecnologie e incidendo concretamente sulle attività dell’azienda.
Approfittate di questa opportunità per aumentare il vostro profilo interno: utilizzando i vostri nuovi KPI, potrete non solo riferire in modo più efficace ai vostri superiori, ma anche fornire agli altri team un quadro più chiaro del vostro valore aggiunto per l’azienda. Non esitate a parlare di intelligenza artificiale – se ne disponete – per rafforzare la vostra immagine di “avvocato aumentato”!
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Automazione e funzioni legali: quali sono i rischi?
Sebbene i vantaggi dell’automazione siano ormai consolidati, ci sono ancora alcune domande sul suo impatto e sulla sua implementazione. Ma non preoccupatevi, qui abbiamo risposto a tutte.
Sostituire gli esseri umani?
Non se ne parla! Mentre le nuove tecnologie sono talvolta percepite come una minaccia per i posti di lavoro, l’approccio delle legaltech è molto diverso. Queste soluzioni servono “ad aumentare l’uomo, non a sostituirlo”, dichiara Alexandre Grux, CTO di DiliTrust. Infatti, nessuna tecnologia può sostituire la competenza professionale di un avvocato. Le tecnologie sono strumenti complementari progettati per sollevare i professionisti da compiti noiosi, ben lontani dalle motivazioni originarie che li spingevano a studiare legge…
Fiducia negli strumenti digitali?
L’automazione è da tempo utilizzata in molti settori, come il marketing e le vendite, e ha dimostrato di essere una soluzione affidabile. Tuttavia, questo non significa che sia infallibile, poiché riduce il margine di errore associato all’elaborazione manuale. Gli esseri umani perdono il controllo quando ci sono molti dati e le attività diventano troppo ripetitive. Perdono la vigilanza e il rischio di errore diventa molto elevato. Il lavoro legale è pieno di piccoli compiti che richiedono una precisione perfetta per evitare di copiare e incollare troppo o di dimenticare un’informazione chiave”, secondo Alexandre Grux. La macchina è in grado di riprodurre milioni di compiti senza errori, senza affaticarsi e in pochi minuti. E se il dubbio persiste, potete stare certi che l’uomo avrà sempre l’ultima parola: in DiliTrust, ad esempio, l’AI pone sistematicamente l’utente in una posizione di controllo, sottoponendo a convalida le informazioni che individua nei contratti.
La creazione di una legaltech è complessa?
Le soluzioni online (SaaS) sono rapide da configurare, in quanto non richiedono prerequisiti tecnici. Tutto ciò che serve è un login e una password per connettersi allo strumento. Generalmente intuitive ed ergonomiche, le interfacce sono progettate per ottimizzare l’esperienza dell’utente e consentire una rapida adozione interna. Tuttavia, qualsiasi progetto di digitalizzazione deve essere adeguatamente preparato: casi d’uso, contratti da importare, compatibilità con altri software aziendali… sono solo alcune delle domande da porsi quando si sceglie la propria legaltech.
La tecnologia cambierà le mie abitudini?
Sì, certo. Ma in modo positivo, facilitando e migliorando il vostro lavoro quotidiano. Le tecnologie non sono progettate per imporre i vostri usi, ma per assistervi. La transizione deve essere graduale.
Ricordate che dietro al software ci sono le persone. Le Legaltech sono sempre alla ricerca del vostro feedback, per garantire che i loro strumenti si evolvano costantemente per offrirvi i migliori servizi possibili – in un mondo frenetico, questo è un aspetto cruciale per loro! I loro team sono a disposizione per supportarvi nella vostra trasformazione digitale: consigli, tutorial, feedback, dimostrazioni, assistenza, esperienza pratica… potete contare sul loro know-how e sulla loro attenzione per aiutarvi a sfruttare al meglio i vostri strumenti digitali.
E la sicurezza dei miei dati?
Dematerializzare i contratti non significa necessariamente perdere sicurezza. Al contrario, la protezione dei dati contrattuali è una priorità assoluta per le aziende del settore legale. Esistono standard di sicurezza e riservatezza. Archiviazione, crittografia, hosting, disponibilità, vigilanza… rivolgetevi direttamente alla vostra legaltech!
Software, sì, ma a quale costo?
Il budget è senza dubbio uno dei maggiori ostacoli ai progetti di digitalizzazione legale. Tuttavia, le legaltech offrono un buon compromesso tra il costo finanziario molto più elevato di un fornitore esterno di servizi e il tempo necessario per svolgere i vari compiti internamente, quindi stiamo parlando più che altro di un rapporto costi/benefici e quindi di un investimento. Considerate anche i rischi di rinnovi indesiderati o di opportunità mancate, che pesano molto sul bilancio dell’azienda. Un supporto tecnologico ben utilizzato può aiutarvi a evitarli e a partecipare alla crescita dell’azienda.
3 CIFRE CHIAVE ILLUSTRANO I COSTI ASSOCIATI A UNA GESTIONE INCONTROLLATA DEI CONTRATTI:
- Le aziende perdono 100 miliardi di dollari all’anno a causa di contratti mal gestiti(3)
- L’elaborazione e la revisione di un contratto standard costa in media $6.900(5)
- Il 10% è la perdita media di vendite che può derivare da una cattiva gestione dei contratti(6).
Non esitate a sottoporre questi argomenti ai vostri superiori se state pianificando un progetto di digitalizzazione!
Per saperne di più, scaricate il nostro white paper “Come scegliere la vostra soluzione LegalTech: criteri essenziali e consigli degli esperti”.
