La trasformazione digitale è una vera e propria leva strategica e negli ultimi anni è diventata una preoccupazione fondamentale per le aziende. Molti dipartimenti (marketing, acquisti, ecc.) hanno fatto il grande passo e ora è il turno della professione legale. I vantaggi promessi ai professionisti legali sono numerosi: semplificazione dei processi di lavoro, risparmio di tempo e di produttività, miglioramento della collaborazione tra i vari dipartimenti, ecc. Ma anche se i vantaggi sono certi, ci sono ancora delle resistenze da superare. Come potete aiutare il vostro ufficio legale a gestire con successo il cambiamento digitale? Scopritelo in questo articolo.
Il desiderio di trasformare
Secondo uno studio del Cercle Montesquieu, il 2019 è stato l’anno del passaggio all’intelligenza artificiale per gli uffici legali. Il 2020 è destinato a seguire l’esempio. Entro il prossimo anno, le intenzioni di digitalizzazione saranno raddoppiate rispetto al 2019. L’importanza della trasformazione digitale è stata dimostrata anche per il settore legale.
Con l’ascesa del legaltech, i dipartimenti legali vengono incoraggiati e sostenuti nella loro transizione digitale. Questa transizione non deve essere qualcosa che devono subire. Gli esperti legali devono essere la forza trainante, in modo da poterla portare avanti nei loro dipartimenti e mantenerne il controllo.
Prendete in mano la situazione, invece di farvela imporre.
Trasformazione individuale, la prima fase della trasformazione digitale
La trasformazione digitale implica una trasformazione a tutto tondo. Intraprendere questo progetto significa accettare un cambiamento profondo nel modo in cui la vostra organizzazione e le sue operazioni funzionano. La chiave di volta di questo processo è il personale, che è sia iniziatore che protagonista del progetto. Il coinvolgimento delle risorse interne fin dall’inizio del progetto di digitalizzazione è quindi uno dei fattori chiave del suo successo. Il progetto deve avere un senso e rispondere alle difficoltà dei team aziendali.
Incanalate le loro aspirazioni in una trasformazione che risponda a problemi concreti con un obiettivo preciso. Per garantire che la vostra iniziativa non vacilli, è importante tenere a mente gli obiettivi sollevati dai vostri team interni. Durante tutto il progetto.
Gestire la resistenza interna
Per avere successo, è necessario accettare gli ostacoli. La trasformazione digitale non è qualcosa che viene naturale a tutti, e alcune persone saranno diffidenti. Siate consapevoli fin da ora degli sforzi che dovrete fare per unire le persone intorno al vostro progetto.
Alcuni temono il rischio che comporta. La vostra azienda potrebbe aver già implementato progetti tecnologici che sono falliti, e il ricordo di questi fallimenti potrebbe essere rinfacciato. Rassicurate i vostri team: i cambiamenti organizzativi comportano necessariamente l’assunzione di rischi, ma quando sono gestiti correttamente, tutto fila liscio. Questo è il vantaggio dei fallimenti passati: vi impediscono di commettere di nuovo gli stessi errori.
La diffidenza tecnologica è anche una delle obiezioni più comuni alla digitalizzazione. Accettare di digitalizzare significa aprire il vaso di Pandora per i tecno-scettici:”ma fino a dove arriverà l’automazione del mio lavoro?“. Anche in questo caso, è necessario rassicurarli. Iniziate chiedendo loro quale sia l’impatto dell’errore umano nella loro organizzazione. Se questo è significativo, mostrate loro qual è la vera posta in gioco con la digitalizzazione.
Per sua natura, l’elaborazione manuale dei documenti legali è rischiosa, a causa della mole di documenti e della natura lunga della gestione dei contratti. Con l’adozione di uno strumento, potrete mettere al sicuro la decisione umana e di conseguenza limitare questi errori.
Infine, pensate a creare un consenso con i vostri team. A parte i più diffidenti, ognuno avrà la propria esperienza digitale e vorrà fare le cose a modo suo. Stilate una tabella di marcia con le vostre priorità e i vostri obiettivi, per mantenere la rotta ed evitare di disperdervi troppo. In questo modo sarà anche più facile scegliere. Se vi attenete a ciò che avete stabilito, non dovrete far altro che selezionare la soluzione che soddisfa il più possibile i vostri criteri.
Ostacoli da superare nell’implementazione della transizione digitale
Dopo la diffidenza interna, si dovranno superare anche gli ostacoli associati alla creazione di un progetto tecnologico.
In generale, il primo ostacolo è il budget. L’implementazione di una soluzione interna richiede un budget, e sono poche le aziende che mettono a disposizione dei propri team legali un budget dedicato alla digitalizzazione.
Per negoziare un budget, è necessario considerare l’economia complessiva del progetto e i suoi benefici per l’azienda nel suo complesso. Ricordate di identificare tutte le parti interessate. L’ufficio legale è un dipartimento che serve gli altri dipartimenti dell’azienda (acquisti, finanza, vendite, ecc.), per cui deve essere incluso nel progetto. I benefici devono essere apprezzati e assimilati dal personale operativo, in modo che diventi sponsor del progetto. Più attori sono coinvolti nell’avvio di un progetto, più è facile venderlo alla direzione.
La seconda barriera che i responsabili di progetto possono incontrare è l’utilizzo. Bisogna distinguere tra l’idea e l’implementazione. In tutti i progetti, c’è una naturale resistenza all’uso della tecnologia… Anche una volta che è stata adottata e messa in atto, a volte ci sono difficoltà a coinvolgere l’organizzazione. Che senso ha acquistare un software, distribuirlo e non usarlo? Non ha alcun senso.
Impostare con successo il vostro progetto: i nostri consigli
Come potete superare questi ostacoli e portare al successo il vostro progetto di digitalizzazione?
→ Mappare le esigenze dei vostri team
L’obiettivo non è digitalizzare l’ufficio legale per allinearlo agli altri reparti dell’azienda, ma rispondere a problemi pratici. Prima di scegliere la soluzione, è necessario identificare i punti dolenti del personale legale e operativo.
→ Adottare la strategia dei “piccoli passi”.
La parola chiave del vostro progetto di digitalizzazione è pazienza. Si tratta di un progetto a lungo termine e bisogna accettare il fatto che i risultati non saranno immediati.
Secondo BengS, i benefici sono visibili in media 24 mesi dopo l’installazione dello strumento.
→ Identificare gli ambasciatori del progetto
Il successo del vostro progetto dipende dai vostri team. Per gestire il progetto, avete bisogno di sponsor e di“early birds”. Sono le persone che sosterranno il progetto, ne saranno gli ambasciatori e lo promuoveranno internamente. Secondo BengS, rappresentano tra il 10% e il 15% della popolazione.
Identificateli rapidamente in modo da poter coinvolgere il resto del personale. Coinvolgendo il maggior numero di persone possibile, potrete garantire il successo a lungo termine del vostro progetto.
La nomina di un project manager digitale garantirà anche la gestione del successo. Questo ruolo, che potrebbe già esistere nella vostra azienda, richiede tempo e investimenti. Questa persona sarà responsabile dell’impostazione del progetto, della conduzione di workshop per aiutare le persone a familiarizzare con lo strumento e del suo corretto utilizzo.
→ Interagire con legaltech
Legaltech è a disposizione per aiutarvi. Se avete difficoltà a decidere da dove iniziare, non esitate a chiedere aiuto a loro, che hanno l’esperienza necessaria per impostare un progetto e sapranno indicarvi la direzione giusta.
→ Comunicare i successi a livello interno
Sfruttate al massimo il vostro team! Il team legale non è solo un centro di costo. Evidenziate i vostri successi aziendali e le vostre sfide digitali. Dimostrate a tutta l’azienda che siete in grado di rinnovarvi e di adattarvi alle nuove esigenze del mercato.
Trasformazione digitale: un’opportunità per i professionisti legali di diventare architetti e costruttori della loro funzione
Gli avvocati sono fortunati perché non sono i primi a lanciarsi in questi progetti digitali. Altri dipartimenti, come il marketing, sperimentano la tecnologia digitale da una decina d’anni. Possono quindi trarre ispirazione dalle buone pratiche ed escludere quelle che hanno fallito nel garantire il successo della loro digitalizzazione.
Gli uffici legali sono gli architetti della loro funzione, responsabili dei progetti futuri e della loro sinergia con il resto dell’azienda. Prendendo l’iniziativa di questo progetto, che semplificherà il lavoro quotidiano del vostro personale operativo e vi farà risparmiare tempo e produttività, vi renderete indispensabili per i vostri superiori.
La digitalizzazione dell’ufficio legale deve essere vista come un’opportunità e un vero vantaggio competitivo. Permette all’avvocato di affermare la sua posizione strategica di partner commerciale.
Diventate protagonisti della trasformazione digitale con la nostra guida scaricabile per superare la resistenza al cambiamento:
