Die Entwarnung ist gekommen, und für viele Unternehmen zeichnet sich im Mai die Aussicht auf eine Wiederaufnahme der Geschäftstätigkeit ab. In diesem Zusammenhang ist ein gutes Vertragsmanagement und die effiziente Verwaltung von Verträgen von entscheidender Bedeutung, sowohl um Risiken und Kosten zu kontrollieren als auch um Chancen zu erkennen und so neues Wachstum zu generieren. Online-Lösungen für das Vertragsmanagement sind großartige Werkzeuge, um dies zu erreichen. Diejenigen, die während des Einschlusses mit ihnen ausgestattet waren, können dies übrigens bezeugen, insbesondere in Bezug auf den Vertragsabschluss aus der Ferne und die Analyse der Risiken im Zusammenhang mit der Gesundheitskrise. Wir erfassen hier die Fragen, die sie sich gestellt haben, bevor sie ihre Verträge in die Cloud verlagert haben. Wenn auch Sie sich diese Fragen stellen, sei es, um sich jetzt auszurüsten oder um die Zukunft zu planen, wird Ihnen dieser Artikel Aufschluss geben.
#1 Warum sollte man sich für eine Online-Lösung und nicht für eine Software vor Ort entscheiden?
Der erste Vorteil von Online-Software im Vergleich zu sogenannten „On-Premise“-Lösungen (d. h. Lösungen, die vor Ort installiert werden müssen) ist der Fernzugriff. Das Containment hat es deutlich gezeigt: Die Kontinuität der Geschäftstätigkeit hängt davon ab, dass man von jedem Ort aus auf seine Dokumente zugreifen und Verträge abschließen kann.
Außerdem erfordern SaaS-Lösungen keine komplizierte Installation, sondern in der Regel nur einen Internetzugang, ein Login und ein Passwort, um sich anzumelden. Dadurch wird die Einführung der Technologie durch Ihr IT-Team und die Übernahme durch alle Abteilungen des Unternehmens erheblich vereinfacht!
Die Möglichkeit, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten, sowie die einfache Benutzeroberfläche machen Online-Software sehr beliebt. Dieser scheinbar selbstverständliche Vorteil sollte jedoch nicht unterschätzt werden. Wird Software aufgrund ihrer komplizierten Handhabung nicht genutzt, verliert sie ihren Zweck. Das gilt sowohl für einzelne Nutzer als auch für Teams, die Schwierigkeiten haben, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Eine effektive Lösung für das Vertragsmanagement muss daher vor allem im Unternehmen aktiv genutzt werden.
#2 Werden meine Vertragsinformationen sicher sein?
Dies ist die kritischste Frage, die man sich vor dem Start stellen muss, da die Daten in Ihren Verträgen sensibel sind. Vor einigen Jahren noch unverstanden, sind Cloud-Technologien heute gut erprobt und weit verbreitet. Sie profitieren von transparenten Standards und soliden Sicherheits- und Verfügbarkeitsmaßnahmen.
Das bedeutet nicht, dass Sie unüberlegt starten sollten. Bevor Sie eine SaaS-Lösung abonnieren, fragen Sie Ihren Anbieter nach den eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen. Vier wichtige Elemente sind dabei entscheidend für eine langfristige und sichere Zusammenarbeit mit Ihrem Softwarepartner:
- Infrastruktur ;
- die Daten (z. B. mit Verschlüsselung) ;
- die Organisation ;
- die Backups.
Einige bewährte Sicherheits- und Vertraulichkeitsmaßnahmen kann Ihr Unternehmen selbst verwalten. Dazu gehören die Zugriffsrechte der Benutzer. Sie bestimmen, wer die Vertragsdatenbank einsehen oder Dokumente bearbeiten darf. Dies ist umso wichtiger im Hinblick auf die Fluktuation: Was tun Sie z. B., wenn ein Projektleiter das Unternehmen verlässt? Die Möglichkeit, Rechte mit einem Klick zu übertragen oder auszusetzen, ist ein weiterer Vorteil von Online-Lösungen.
#3 Kann ich meine bestehenden Verträge einfach in meine Lösung übernehmen?
Sich mit einer Cloud-Lösung für Vertragsmanagement zu verbinden, reicht nicht aus, um deren Vorteile zu nutzen. Denn ohne Dokumente im Inneren ist sie nur eine leere Hülle. Natürlich können Sie dort neue Verträge erstellen, aber die Wiederherstellung Ihrer Historie ist entscheidend, um alle Vertragsinformationen des Unternehmens zu zentralisieren. Wie können Sie also Hunderte oder gar Tausende von Verträgen, ob in Papierform oder digital, in Ihre Lösung integrieren, ohne Monate damit zu verbringen?
Die Übernahme der bestehenden Software direkt durch Ihren Softwareanbieter wird Ihnen viel Zeit ersparen. Bei DiliTrust kümmert sich unser Customer Success Team darum. Es stützt sich auf künstliche Intelligenz, um die importierten Dokumententypen und ihre Schlüsselinformationen wie Klauseln oder auch Begriffe wie Datum, Beträge, Laufzeiten usw. automatisch zu erkennen. Diese automatische Erkennung und Eingabe, die von unseren Legal Experts kontrolliert wird, ermöglicht es Ihnen, die Integration Ihrer Dokumente je nach Umfang in 1 bis 3 Monaten abzuschließen, im Vergleich zu 6 Monaten bis 1 Jahr, wenn Sie dies von Hand tun müssten.
Sie erhalten eine vollständig integrierte Lösung, die Sie sofort nutzen können. Programmieren Sie Fälligkeitserinnerungen und finden Sie auf einen Blick Verträge, die gerade validiert werden. Identifizieren Sie Verträge mit einer Klausel über höhere Gewalt. Kurz gesagt: Nutzen Sie sofort alle relevanten Daten für eine effiziente Verwaltung von Verträgen.
#4 Werde ich die Möglichkeit haben, meine Daten außerhalb der Vertragsmanagementlösung zu verwenden?
Es ist gut, einen klaren Überblick über Ihre Verträge zu haben, der sowohl präzise als auch global ist, wie es Vertragsmanagement-Software mit KI bietet. Noch besser ist es, wenn Sie Ihre Daten auch außerhalb dieser Arbeitsumgebung exportieren können.
Zum einen ist der Vertrag ein bereichsübergreifendes Objekt, das zwischen den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens zirkuliert, z. B. im Einkauf für Lieferantenverträge oder im Vertrieb für Kundenverträge. Daher ist es wichtig, dass diese Teams nicht nur Zugriff auf die Vertragsmanagementlösung haben, sondern vor allem die Daten in ihre eigene Branchensoftware (CRM, ERP, DMS…) abrufen können, ohne sie ein zweites Mal eingeben zu müssen. Die Konnektivität der Vertragsmanagementlösung mit den Informationssystemen des Unternehmens ist daher ein nicht zu vernachlässigender Vorteil, wenn Sie den vollen Wert Ihrer Verträge unternehmensweit nutzen und gleichzeitig die Produktivität der einzelnen Teams optimieren wollen.
Andererseits müssen Sie im Falle einer Prüfung oder eines Reportings die Daten schnell und vollständig abrufen können. Das ist jedoch nicht immer einfach. Ihre Vertragsmanagementlösung sollte daher ein statistisches Dashboard mit klaren rechtlichen KPIs bereitstellen. Gleichzeitig muss sie die Möglichkeit bieten, diese Daten in Excel zu exportieren. So können Sie sie leichter analysieren und weitergeben.
#5 Kann die Software an die Besonderheiten meiner Organisation angepasst werden?
Ihre Online-Lösung für das Vertragsmanagement muss flexibel sein, um Ihre Herausforderungen und Bedürfnisse zu erfüllen. Gleichzeitig sollte sie skalierbar sein, damit sie sich an zukünftige Veränderungen im Unternehmen anpassen kann.
Konkret geht es darum, Ihre Dokumente gemäß Ihrer Baumstruktur zu organisieren. Der Zugriff kann jederzeit nach Benutzer und Team fein verwaltet werden. Vertragsspezifische Informationen lassen sich schnell finden. Passen Sie Ihre Dashboards nach individuellen Kriterien an. Definieren Sie zudem Ihre internen Genehmigungswege. All diese Möglichkeiten helfen, die Lösung optimal an Ihre Organisation anzupassen.
Wie sieht es morgen aus? Diese Flexibilität muss natürlich bestehen bleiben, aber nicht nur. Wenn Ihre Lösung KI einsetzt, muss sie sich auf Machine Learning stützen, um weiterhin aus den Entwicklungen Ihrer Verträge zu lernen. Neue Vorschriften, neue Vertragstypen, neue Klauseln, neue Begriffe, die es zu beachten gilt … Mit jedem Klick des Nutzers lernt die KI selbstständig dazu, um immer leistungsfähiger und aktueller zu werden.
Schließlich sollten Sie wissen, dass SaaS-Software von Updates profitiert, ohne dass Sie darüber nachdenken müssen. Sie müssen sich nicht mit dem Kauf einer neuen Version abfinden, sondern arbeiten immer mit der neuesten Version und können sich entspannt zurücklehnen.
#6 Welche Begleitung wird mir angeboten?
Auch wenn der Einstieg in Online-Lösungen oft einfach ist, bedarf es manchmal ein wenig Hilfe, insbesondere wenn Sie bestimmte Tools anpassen und einige Anpassungen vornehmen möchten. Denken Sie also daran, sich zu erkundigen, ob bei der Einführung Schulungen angeboten werden: Diese Leistung ist ein echter Pluspunkt, da sie die schnelle Übernahme durch die Teams des Unternehmens fördert. Bei einigen Anbietern ist die Schulung bereits im Kauf der Lösung enthalten.
Achten Sie in der Folgezeit darauf, dass Sie über ein aktuelles Online-Hilfezentrum verfügen, das rund um die Uhr erreichbar ist, und über einen reaktionsschnellen menschlichen Support, der Sie bei Ihren Problemen im Laufe der Zeit individuell betreuen kann.
#7 Welchen Wert bringt die Lösung für das Unternehmen?
Was bringt das? Die Frage taucht sowohl am Anfang als auch am Ende der Überlegungen auf, wenn es darum geht, seine Vorgesetzten davon zu überzeugen, ein Projekt zur Digitalisierung der Vertragsprozesse zu genehmigen. Die Vorteile für das gesamte Unternehmen und nicht nur für den einzelnen Nutzer sind Argumente, die in die Waagschale geworfen werden müssen. Wenn eine Vertragsmanagementlösung in allen Phasen des Vertragslebenszyklus eingesetzt wird, kann sie den vollen Wert eines Vertrags ausschöpfen. Unter den zu berücksichtigenden Vorteilen sind vier Hauptvorteile hervorzuheben:
- Sie maximiert den Umsatz durch Tools zur Vertragsgenerierung, interne Genehmigungsworkflows und eSignaturen, die die Verhandlungen beschleunigen und die Markteinführungszeit verkürzen. Hinzu kommen Messinstrumente, mit denen sich Geschäft und Leistung bewerten lassen, um die richtigen Entscheidungen zu treffen.
- Sie bietet eine bessere Kontrolle über die Risiken und reduziert die damit verbundenenKosten. Dies geschieht durch Erinnerungen an Verpflichtungen, die es ermöglichen, keine Fristen zu verpassen. Aber auch durch intelligente Suchwerkzeuge und Übersichtsblätter, die dabei helfen, schnell und einfach alle Informationen in den Verträgen zu finden. Die Zentralisierung aller Vertragsströme in einer einzigen, aktualisierten und gemeinsam genutzten Umgebung sorgt ebenfalls für globale Transparenz.
- Sie verbessert die Compliance durch Suchfunktionen und Reporting-Tools, die es ermöglichen, jederzeit und insbesondere bei Audits die richtigen Informationen in der gesamten Vertragsdatenbank zu finden. Das Verzeichnis der Vertragsvorlagen und der Klauselkatalog fördern zudem den Wissensaustausch sowie die betriebliche und regulatorische Compliance.
- Sie optimiert die Produktivität von Teams, indem sie Aufgaben mit geringer Wertschöpfung automatisiert. Dazu gehören das Sammeln, Erfassen und Ordnen von Informationen. Gleichzeitig bietet sie moderne, reibungslose kollaborative Prozesse. So werden Engpässe und Kommunikationslücken vermieden.
Mit einer nicht vernetzten Lösung können Sie diese Vorteile nicht voll ausschöpfen. Nur eine Online-Software gibt Ihnen die Möglichkeit, eine Vertragsdatenbank auf einmal aufzubauen:
- in Echtzeit aktualisiert;
- überall und jederzeit zugänglich;
- für alle Beteiligten nutzbar;
- nahtlos in Ihre andere Software integrierbar.
Außerdem ist es aufgrund der schnellen Bereitstellung und der einfachen Handhabung möglich, ein solches Projekt kurzfristig umzusetzen!
