Wenn Unternehmen wachsen, fällt es oft schwer, sich in der komplexen Landschaft der Rechtsstrukturen zurechtzufinden und den Compliance- und Verwaltungsanforderungen gerecht zu werden. Laut einer EY-Umfrage aus dem Jahr 2021 haben 89% der Unternehmen Schwierigkeiten bei der Verwaltung ihrer Rechtsstrukturen , und 87 % der Rechtsabteilungen geben an, dass sie zu viel Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben verbringen.
Um die oben genannten Hindernisse zu überwinden, können Organisationen auf automatisierte Lösungen wie Entity-Management zurückgreifen. Diese Tools automatisieren zeitraubende Aufgaben und steigern die Produktivität.
Dieser Artikel untersucht drei Gründe, warum Unternehmen den Einsatz eines Entity-Management-Tools unbedingt in Betracht ziehen sollten. Durch den Einsatz solcher Tools können die Prozesse zur Verwaltung von Rechtsstrukturen optimiert und die Gesamtproduktivität gesteigert werden.
Was ist ein Entity Management-Tool?
Bevor wir auf die Gründe für die Verwendung einer Lösung zur Verwaltung von Rechtspersönlichkeiten eingehen, sollten wir zunächst klären, was damit gemeint ist. Ein Tool zur Verwaltung von juristischen Personen ist eine Softwarelösung, die Unternehmen bei der Verwaltung ihrer juristischen Personen und Tochtergesellschaften unterstützt. Es gibt zwei Arten von Software: Enterprise und SaaS. Bei der einen muss die Software heruntergeladen werden, während die andere online gehostet wird und über das Internet zugänglich ist.
Jedes Tool zur Verwaltung von Rechtspersonen hat seine eigenen Funktionen. Das Ziel ist jedoch, eine zentrale Anlaufstelle für alle datenbezogenen Informationen zu bieten. So können Unternehmen Informationen wie Eigentumsstrukturen, Einhaltung von Vorschriften und Steuererklärungen nachverfolgen. Die angebotenen Funktionen können je nach Anbieter unterschiedlich sein. Beispielsweise bieten einige Tools Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung und Berichterstellung an.
Warum sollte ich ein Entity-Management-Tool nutzen?
Die Verwaltung von Entitäten kann eine komplexe Aufgabe sein, an der verschiedene Interessengruppen und unterschiedliche gesetzliche Anforderungen beteiligt sind. Durch den Einsatz von Software können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, ihre Effizienz steigern und ihre Kosten insgesamt senken. Hier sind drei Hauptgründe, warum Sie ein Tool zur Verwaltung von Rechtseinheiten benötigen, um rechtliche Strukturen zu verwalten.
1 – Zentralisierung und Sicherung der Daten
Der Verlust von Dokumenten und die fehlende Nachverfolgung wichtiger Informationen können für Unternehmen, die nicht über ein Tool zur Verwaltung von juristischen Personen verfügen, alltäglich sein. Solche Lücken können zu potenziellen Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften führen und die Anfälligkeit für Cyberangriffe erhöhen.
Ein Hauptvorteil eines Legal Entity Management Tools besteht darin, wichtige datenbezogene Informationen zu zentralisieren. Organisationen können leicht auf diese Daten zugreifen und sie aktualisieren, um Echtzeitdaten bereitzustellen, die das Unternehmen und seine zahlreichen Entities repräsentieren, wie beispielsweise die Verteilung des Kapitals. Sicherheitsfunktionen auf Legal Entity Management Tools wie Zugangskontrollen und Audit-Trails können sicherstellen, dass alle Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind und nur von relevanten Interessengruppen eingesehen werden können.
Die Verwendung eines solchen Tools kann daher Sicherheitsrisiken erheblich reduzieren.
2 – Umfassende Berichtsfunktionen und Dokumentenverwaltung
Effizienz ist in allen Bereichen eines Unternehmens entscheidend, und dies gilt auch für die Verwaltung der Legal Entities. Die Verwaltung von Entities umfasst viele Interessengruppen wie Rechtsabteilungen, Buchhaltung und Geschäftseinheiten. Daher ist es entscheidend, eine reibungslose Zusammenarbeit für alle sicherzustellen. Eine mangelnde Kommunikation kann dazu führen, dass auf Entities bezogene Aufgaben sich in die Länge ziehen und fehleranfällig werden.
Eine Lösung zur Verwaltung der Legal Entities kann diese Herausforderungen bewältigen. Sie bietet Nachverfolgbarkeit und Transparenz für alle relevanten Aufgaben.
Funktionen wie Dateifreigabe und Dokumentenverlauf erleichtern die Organisation. Zudem helfen Benachrichtigungen für das Ende von Mandaten oder Vertragsfristen. Dadurch können Unternehmen ihre auf Entities bezogenen Prozesse optimieren.
Das Risiko von Fehlern und Verzögerungen wird reduziert. Einige Legal Entity Management Tools bieten zudem Berichterstattungs- und Analysefunktionen. So lassen sich alle Bereiche eines Unternehmens besser verfolgen. Außerdem können Verbesserungspotenziale leichter identifiziert werden.
Die Nachverfolgbarkeit vereinfacht auch spezifische Audit-Anforderungen von Organisationen.
3 – Legal Entities und Beteiligungen verwalten und den Überblick behalten
Die Fähigkeit, eine Organisation und ihre Entities zu betrachten, ist wichtig. Sie hilft dabei, deren Struktur besser zu verstehen. Dadurch können rechtliche, steuerliche und behördliche Anforderungen geklärt werden. Zudem wird die Compliance verbessert. Ein Legal Entity Management Tool kann dabei unterstützen. Es ermöglicht einen ganzheitlichen Überblick über ein Unternehmen und seine Entities. Dabei kann es beispielsweise die Verteilung von Stimmrechten und Kapital abbilden. Dadurch können Unternehmen ihre Organisationsstruktur leichter verstehen.
Durch die Verfolgung von Eigentumsstrukturen und die Überwachung von Compliance-Anforderungen kann ein Entity Tool zur Verwaltung Unternehmen dabei helfen, ihre auf Entities bezogenen Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und die bisher aufgewendete Zeit und Ressourcen zu reduzieren. Darüber hinaus verfügen einige Lösungen über integrierte Berichtsfunktionen, die Organisationen dabei unterstützen können, Verfahren und Entwicklungsbereiche weiter zu optimieren.
Einblick in alle Geschäftsbereiche zu haben bedeutet, dass Organisationen mehr Kontrolle über alle Vorgänge haben. Zudem bedeutet es langfristig Geld zu sparen, indem sie Bußgelder und Strafen im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften vermeiden.
Durch die Investition in ein Tool zur Verwaltung der Rechtsstruktur können Unternehmen sicherstellen, dass ihre entitätsbezogenen Prozesse optimiert, effizient und konform sind.
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Die Verwaltung von juristischen Personen ist eine komplexe Aufgabe, die geeignete Werkzeuge erfordert, um den heutigen Anforderungen gerecht zu werden. Das Entity-Management-Modul der DiliTrust Suite wurde speziell entwickelt, um einen zentralen Ort für alle datenbezogenen Informationen zu bieten und die Effizienz durch Nachvollziehbarkeit zu steigern. Ein klarerer Überblick über alle Entitäten trägt zur Effizienz und Produktivität aller beteiligten Interessengruppen bei.
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